3 tử huyệt cần tránh khi làm báo cáo kết quả kinh doanh

Báo cáo kết quả kinh doanh không hề xa lạ với người làm ăn. Dù quy mô nhỏ như tiệm tạp hóa đến quy mô lớn hơn như chuỗi hệ thống thì bạn đều cần làm báo cáo hoạt động kinh doanh. Một báo cáo chính xác, rõ ràng sẽ giúp bạn có đánh giá đúng, định hướng phát triển cho cửa hàng.

Những điều nên tránh khi làm báo cáo đánh giá hoạt động kinh doanh

Trước hết, chúng ta cần hiểu báo cáo kết quả kinh doanh là một trong các loại báo cáo tài chính thể hiện tình hình hoạt động chung của cửa hàng. Báo cáo về doanh thu, chi phí phải chi trả, lợi nhuận thu về sau khi trừ chi phí,… Có thể thấy, báo cáo chính là công cụ đắc lực giúp chủ cửa hàng biết được mình đang lời hay lỗ để có kế hoạch buôn bán phù hợp.

Mặc dù hiểu rõ sự cần thiết của báo cáo nhưng không phải chủ cửa hàng nào cũng có thể tự mình tính toán đầy đủ, chính xác. Dưới đây là những những sai lầm mà cửa hàng thường xuyên mắc phải khi làm báo cáo kinh doanh và gợi ý một số phương án giải quyết những vấn đề đó.

1 - Lỗi khi tính toán khi làm báo cáo kết quả kinh doanh

Từ lâu, phần mềm Excel vẫn công cụ quản lý tin cậy của nhiều cửa hàng. Lớn thì có báo cáo kinh doanh hàng năm, nhỏ thì có báo cáo thu chi tiền mặt hàng ngày, chủ cửa hàng đều tra cứu dữ liệu trong Excel để làm báo cáo.

Tuy nhiên, những Excel chỉ hỗ trợ phương pháp nhập liệu thủ công bằng tay nên khó có thể tránh khỏi những sai sót. Những lỗi như viết thừa thiếu số, lệch dấu, sai hàm tính toán,… tưởng chừng như nhỏ nhưng có thể làm sai lệch toàn bộ kết quả báo cáo.

Giải pháp: Một báo cáo phản ánh đúng thực trạng của cửa hàng thì bạn phải đảm bảo số liệu với chuẩn ngay từ bước nhập liệu ban đầu. Thay vì sử dụng sổ sách như trước đây, hiện nay nhiều phần mềm quản lý bán hàng cho phép người quét mã hóa đơn, nhập thẳng thông tin lên hệ thống. Dựa vào những dữ liệu này, phần mềm sẽ tự động tạo thành báo cáo doanh thu bán hàng, báo cáo thu chi,… chính xác nhất.

2 - Tính nhầm lương thưởng giữa các nhân viên

Mỗi cửa hàng sẽ có cách quản lý nhân viên khác nhau tùy theo phương thức kinh doanh. Với cửa hàng chia thời gian làm việc ra theo từng ca, kíp thì nhân viên làm việc vào khung giờ khác nhau có thể sẽ được hưởng đãi ngộ khác nhau. Với cửa hàng có quy mô nhỏ, bạn có thể tính toán nhanh mà không có vấn đề gì, Nhưng với 2, 3 hay một chuỗi cửa hàng có hàng tới hàng trăm nhân viên, rất khó để đảm bảo không bị nhầm lẫn khi chi trả lương.

Tính nhầm lương thưởng là tình trạng chung ở các cửa hàng đông nhân viên

Giải pháp: Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng hỗ trợ quản lý nhân viên theo mã số, theo từng chi nhánh. Mỗi nhân viên được cấp một mã số riêng, được quản lý chung trên hệ thống. Phần mềm sẽ tính toán hiệu quả công việc cụ thể, giúp bạn chi trả lương thưởng cho từng nhân viên đúng và đầy đủ nhất.

3 - Không sao lưu, làm mất dữ liệu

Như đã nói ở trên, hầu hết các cửa hàng hiện nay vẫn ghi chép các khoản thu chi trong ngày vào phần mềm Excel. Như mọi ngày bạn vẫn ghi chép đầy đủ vào sổ sách và nhập thông tin lên Excel. Tuy nhiên, do bất cẩn mà bạn quên chưa lưu lại thông tin sau cả đêm tính toán và phải làm lại từ đầu. Tệ hơn, máy tính hỏng hoàn toàn, mất báo cáo công nợ, khiến bạn không biết mình phải chi trả như thế nào, bắt đầu từ đâu. Công việc của bạn sẽ hoàn toàn đình trệ.

Giải pháp: Nhiều phần mềm quản lý bán hàng hiện nay đều ứng dụng công nghệ điện toán đám mây. Các hóa đơn, khoản thu chi,... liên tục được cập nhập lên hệ thống theo thời gian thực. Bất kỳ khi ở đâu, khi nào bạn có nhu cầu bạn đều có thể đối chiếu, kiểm tra dễ dàng.

Giải pháp toàn diện với phần mềm quản lý bán hàng KiotViet

Trên đây là 3 lỗi quen thuộc mà cửa hàng nào cũng có thể mắc phải và hầu hết là do lỗi của con người. Để giảm bớt những sai sót này, chủ cửa hàng nên thay đổi quy trình hoạt động. Hạn chế các bước ghi chép, tính toán thủ công thay vào đó là sử dụng các phần mềm để hỗ trợ quản lý, bán hàng được tốt hơn.

KiotViet hiển thị báo cáo dưới dạng biểu biểu đồ dễ hiểu

Nếu vẫn còn băn khoăn khi lựa chọn, bạn có thể tham khảo KiotViet - phần mềm quản lý bán hàng Phổ Biến Nhất trên thị thường hiện nay. KiotViet chính là giải pháp toàn diện nhất giúp bạn giải quyết những vấn đề trên, với chức năng:

- Thông tin được đồng bộ 24/7 trên hệ thống, sao lưu mọi lúc bạn muốn không lo mất dữ liệu;

- Quản lý chuỗi cửa hàng với hàng trăm ngàn nhân viên rành mạch với chức năng Quản lý chi nhánh;

- Hệ thống tự tính toán, tự động tạo các mẫu báo cáo kết quả kinh doanh với nội dung được trình bày rõ ràng, dễ hiểu;

Bên cạnh đó, với KiotViet, chủ cửa hàng có thể quản lý dễ dàng ngay trên điện thoại di động. Giờ đây, dù ở bất cứ nơi đâu hay vào bất cứ thời điểm nào cần, bạn đều có thể tra cứu thông tin, làm báo cáo kinh doanh dễ dàng, nhanh chóng.