4 cách quản lý cửa hàng hiệu quả và đơn giản nhất

Để hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả thì việc quản lý cũng cần được quản lý chặt chẽ để giảm thất thoát doanh thu.  Và điều quan trọng nhất trong việc quản lý đó là cần năm bắt được các số liệu, giao dịch diễn ra để từ đó có các bước điều chỉnh hoạt động kinh doanh cho phù hợp. Dù là đối với một cửa hàng buôn bán trà đá ven đường cho đến những chuỗi cửa hàng lớn, việc ghi chép luôn luôn cần thiết.

Trong bài viết dưới đây, Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet sẽ đưa ra những cách quản lý cửa hàng hiệu quả nhất mà bạn hoàn toàn có thể áp dụng.

1. Quản lý bằng sổ sách - phương pháp truyền thống

Quản lý bằng sổ sách là một phương pháp đã có từ rất lâu, từ thời phong kiến chúng ta đã có thể thấy việc kinh doanh, thông thương đã được quản lý bằng cách ghi chép lại. Và lý thuyết về cách ghi chép tính toán trên giấy cũng chính là điểm cốt lõi của các hệ thống ghi chép bằng excel hay phần mềm hiện nay.

Tuy nhiên, để quản lý bằng sổ sách một cách hiệu quả thì có nhiều điểm mà bạn cần quan tâm để trong quá trình quản lý giảm thiểu sai sót và thất thoát.

1.1 Ưu, nhược điểm

Ưu điểm

- Không tốn nhiều chi phí quản lý, bạn chỉ cần một quyển sổ một chiếc bút, thước là có thể bắt tay ngay và việc quản lý việc kinh doanh của mình.

- Tương đối tiện lợi và linh hoạt khi sử dụng, có thể thêm bớt nội dung theo nhu cầu cá nhân.

- Giúp người ghi chép nắm chắc về các số lượng được ghi trong sổ

Nhược điểm: 

- Khó khăn trong việc tra cứu lại thông tin trong sổ

- Việc lưu trữ bị hạn chế, và ngắt quãng trong trường hợp thay sổ

- Lượng thông tin được lưu trữ trong sổ sách khá hạn chế so với nhu cầu sử dụng ngày nay.

- Tính bảo mật kém và dễ bị mất thông tin trong trường hợp mất sổ.

- Mất nhiều công sức trong việc ghi chép và ghi nhớ số liệu.

- Quản lý, lập báo cáo mất nhiều thời gian, và khó theo dõi các thông tin để đưa ra các đánh giá cho tình hình kinh doanh hiện tại.

- Không linh hoạt, đồng bộ trong việc quản lý.

1.2 Những điều cần chuẩn bị

Đối với việc quản lý sổ sách thì “hành trang” cần cho bạn rất đơn giản chỉ cần giấy và bút là bạn có thể bắt đầu cho việc ghi chép của mình.

Tuy nhiên, bạn còn cần chuẩn bị thêm kiến thức để tạo lập những thông tin cần thiết để quản lý như:

- Nguyên vật liệu (đối với lĩnh vực nhà hàng, quán ăn,...); hàng hóa, tồn kho có chứa các thông tin về: tên loại hàng hóa/ nguyên liệu, số lượng, lịch sử nhập, xuất hàng

- Doanh thu theo ngày/ tháng/ năm

- Giao dịch bán hàng theo ngày

- Công nợ

- Một số khoản thu/ chi khác

1.3 Ghi chép bằng sổ sách thích hợp với những đối tượng nào?

Có thể thấy việc ghi chép bằng sổ sách khá hạn chế nên nó sẽ hữu dụng với những đối tượng như: hộ kinh doanh gia đình, những quán nước, quán ăn siêu nhỏ và chỉ cần ghi chép về tổng hợp không quản lý đến từng giao dịch,... Những thông tin mật không thể lưu trữ bằng các thiết bị điện tử. 

2. Sử dụng excel - luôn miễn phí

Excel là một trong những công cụ miễn phí nhưng rất hữu dụng trong việc quản lý cửa hàng. Với hệ thống ô, cột công thức, được thể hiện thông minh. Ứng dụng Excel hiện nay đã có thể đáp ứng được rất nhiều nhu cầu quản lý của các chủ cửa hàng. 

Ngay cả giao diện cũng dễ theo dõi chỉ cần làm quen một thời gian là có thể nắm bắt được hệ thống bảng biểu. Với việc xuất hiện của Google Spreadsheet và Excel Online, việc quản lý trên nhiều thiết bị đồng thời cũng được giải quyết.

2.1 Ưu, nhược điểm

Ưu điểm:

- Dễ dàng tạo mới, thêm mới các file quản lý tùy theo nhu cầu sử dụng do excel không phụ thuộc vào nhà phát triển nào.

- Không cần bỏ ra chi phí sử dụng.

- Hệ thống công thức, cách khai báo dữ liệu đầy đủ, phục vụ được gân fn hư toàn bộ các nhu cầu quản lý cửa hàng hiện nay.

Tạo lập các bảng thống kê, báo cáo, phân tích từ các số liệu đã có mà không tốn thời gian

Nhược điểm: 

- So với quản lý bằng sổ sách thông thường thì bạn cần đầu tư một số thiết bị như máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn. Tuy nhiên, nếu so với mức độ phổ cập hiện nay thì nó không hẳn là một trở ngại quá lớn.

- Cần có kiến thức mới có thể sử dụng và quản lý cửa hàng với Excel. Dù hiện tại đã có rất nhiều file mẫu để sử dụng nhưng bạn vẫn cần học cách sử dụng để hiểu và áp dụng sao cho phù hợp với cửa hàng của mình. Và việc học này không hề đơn giản, bạn có thể phải đi học thêm một số khóa học bên ngoài.

- Chức năng phân quyền còn chưa được thể hiện rõ ràng, điều này dẫn đến hai khả năng. Một là bạn sẽ một mình kiểm soát hết các file và phải thông qua bạn để sửa chữa các bảng này, hai là bạn sẽ phân quyền cho người khác (khi sử dụng các ứng dụng excel online) và phải thật cẩn thận để bảng không bị sửa, xóa không đúng chỗ, không thể khôi phục được dữ liệu

- Tính bảo mật kém. Do không có khả năng phân quyền quá nhiều nên độ bảo mật thông tin của excel còn chưa cao, có thể dễ dàng bị chỉnh sửa, download mà bạn không hề truy được nguồn gốc.

- Không có tính liên kết với một bên đối tác thứ ba để xử lý các giao dịch tưc thời như dịch vụ giao đồ ăn, vận chuyển,...

- Không in được các loại hóa đơn khổ 80mm hoặc 57mm thông dụng mà chỉ có thể in trên khổ B5 hoặc A2

- Dữ liệu dễ dàng bị mất.

2.2 Những điều cần chuẩn bị

Từ những ưu nhược điểm trên bạn có thể rút ra cho mình một số điều cần chuẩn bị nếu như muốn quản lý công việc kinh doanh của mình bằng excel

Hệ thống file mẫu chuyên dùng cho các mục đích khác nhau: file quản lý khách hàng, file quản lý hàng hóa, kho, file quản lý bán hàng,...

Kiến thức về sử dụng excel từ cơ bản đến nâng cao, vì bạn không chỉ cần điền thông tin mà còn cần lập báo cáo, phân tích dữ liệu nên việc đi học một khóa về excel là điều không thể thiếu.

Sắp xếp và lưu trữ, phân loại các file theo hệ thống: Hàng hóa; Bán hàng, Nhân viên, Khách hàng,...

Bổ sung các tính năng hoặc bảng liên kết với các bên thứ 3 như vận chuyển, giao đồ ăn,...

2.3 Excel thích hợp với đối tượng nào?

Tuy Excel có thể đáp ứng được hầu hết các nhu cầu sử dụng đối với một cửa hàng nhưng tính linh hoạt lại không cao vì vậy khả năng áp dụng cũng sẽ hạn chế.

Excel sẽ thích hợp với các cửa hàng có quy mô nhỏ, lượng khách không nhiều hoặc các quán ăn uống truyền thống không cần in hóa đơn, chỉ cần tổng hợp lại số liệu cuối ngày.

Excel không thích hợp với những cửa hàng có quy mô lớn với nhiều chi nhánh, sẽ gây kho khăn trong việc thu thập dữ liệu và tính bảo mật không được đảm bảo.

Các xưởng sản, cơ sở sản xuất quy mô vừa và nhỏ không phát sinh quá nhiều giao dịch mỗi ngày. 

Hộ gia đình kinh doanh nhỏ như quán ăn, quán nước,...

3. Sử dụng các phần mềm offline miễn phí & trả phí

Các phần mềm quản lý bán hàng offline có thể hỗ trợ những tiện ích cần thiết trong hoạt động kinh doanh của các cửa hàng. Các tiện ích hỗ trợ rất đa dạng đầy đủ như: quản lý bán hàng, quản lý khách hàng, quản lý nhập hàng, quản lý nhân viên,...

3.1 Ưu, nhược điểm

Ưu điểm:

- Không bị phụ thuộc vào Internet, tốc độ mạng.

- Hỗ trợ nhiều chức năng và công việc trong dữ liệu hoạt động kinh doanh. Số liệu chính xác được cập nhật thường xuyên.

- Miễn phí hoặc trả phí 1 lần duy nhất, không mất thêm phí dịch vụ tiếp theo.

Nhược điểm: 

- Không phù hợp với những hệ thống lớn có nhiều chi nhánh cần có Internet để đồng bộ dữ liệu

- Những phần mềm offline chỉ phát huy được ưu điểm của mình trong một thời điểm nhất định và sử dụng mạng nội bộ

- Tiềm ẩn nhiều rủi ro bất ngờ và chế độ an toàn dữ liệu hoặc trục trặc khi hệ điều hành gặp sự cố

- Gặp khó khăn trong việc cập nhật và nâng cấp phần mềm.

3.2 Một số phần mềm offline hiện nay

LAI

Tất cả các dữ liệu được lưu trong máy tính an toàn và tiện lợi. Có thể thao tác mọi lúc mọi nơi

Tính năng đồng bộ dữ liệu lên các ứng dụng lưu trữ trên điện thoại thông minh.

Vẫn có thể sử dụng dù  không có kết nối Internet.

Webkynang PRO

Có thể quản lý được hầu hết các hoạt động phát sinh trong quá trình hoạt động của cửa hàng như: dữ liệu hàng hóa và vật tư; lập báo cáo doanh thu theo ngày/ tháng/ năm; quản lý chi phí bán hàng; quản lý tiền và đối chiếu doanh thu chính xác, lập phiếu thu-chi,...

HTsoft ​

Được thiết kế dành riêng cho các công ty, doanh nghiệp, chuỗi cửa hàng. 

HTsoft sử dụng mạng LAN trên Windows, những nền tảng phổ biến hiện nay.

Phần mềm này có thể hỗ trợ việc quản lý kho, doanh thu bán hàng, tình hình tài chính, công nợ, hóa đơn, quản lý bằng mã vạch.

Augess

Cũng hướng đến đối tượng là các doanh nghiệp lớn để quản lý phần doanh thu.

Augess sử dụng mạng LAN trên Windows. Các tính năng hỗ trợ cho việc bán hàng cũng tương đối giống với HTsoft

4. Sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng online - quản lý nhanh chóng hiệu quả

Các phần mềm quản lý bán hàng online đã xuất hiện để giải quyết các điểm bất cập của những hình thức quản lý cũ. Giúp người dùng, các chủ cửa hàng, có thể tiết kiệm thời gian, giảm thiểu tối đa các sai sót, thất thoát tại cửa hàng.

Các phần mềm quản lý bán hàng hiện nay đều dễ sử dụng và thích hợp cho mọi đối tượng sử dụng.

BẠN CÓ BIẾT: Hiện nay Phần mềm KiotViet đang có chương trình Dùng Thử hoàn toàn Miễn Phí. Đăng ký nhanh nhất tại đây: 

MIỄN PHÍ dùng thử

4.1 Ưu, nhược điểm

Ưu điểm:

Phần mềm quản lý bán hàng online đã khắc phục được mọi khuyết điểm của các cách quản lý trên, không những thế loại hình quản lý này còn ngày càng hoàn thiện để đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng.

- Quản lý mọi hoạt động của cửa hàng, từng giao dịch, từng hành động đều được ghi lại giúp việc quản lý được chính xác và giảm thất thoát.

- Quản lý, theo dõi được tình hình hàng hóa hiện có trong cửa hàng theo số lượng, chất lượng, giá cả, vị trí và cảnh báo khi mức tồn kho tới giới hạn cho phép

- Quản lý nhân viên, chấm công, hoa hồng, lương thưởng.

- Tạo lập báo cáo, bảng biểu thống kê dễ dàng giúp bạn theo dõi tình hình phát triển hiện tại ở cửa hàng

- Sử dụng đơn giản, giao diện thân thiện với mọi đối tượng, không cần có kiến thức chuyên môn về kỹ thuật vẫn có thể sử dụng.

- Đồng bộ hoạt động kinh doanh nếu như cửa hàng có nhiều chi nhánh

- Chức năng phân quyền nhân viên, giúp bạn có thể phân quyền mà vẫn giữ được quyền kiểm soát các hoạt động một cách đơn giản

- Liên kết với các trang TMĐT, đối tác vận chuyển, giao hàng, web bán hàng để bạn có thể quản lý tập trung trên 1 nền tảng duy nhất.

- Linh hoạt quản lý trên tất cả các thiết bị như điện thoại, máy tính bảng, laptop,...

- Quản lý thu/ chi, công nợ của một cách đơn giản, chi tiết.

- Hoạt động bán hàng được tùy chỉnh sao cho phù hợp với từng ngành hàng với những đặc trưng khác nhau giúp tối ưu hóa việc quản lý các giao dịch phát sinh.

- Và còn rất nhiều những ưu điểm khác tùy thuộc vào từng loại phần mềm,...

• Link tải miễn phí ứng dụng quản lý bán hàng trên Android: ​

• Link tải miễn phí ứng dụng quản lý bán hàng trên IOS:       ​

Nhược điểm: 

- Phải trả phí sử dụng hàng tháng. Tuy nhiên mức chi phí này tương đối hợp lý chỉ từ 6.000 VNĐ/ ngày 

- Người dùng cần quen thuộc với cách sử dụng Internet và có điều kiện để kết nối Internet.

4.2 Những điều cần chuẩn bị

Để có được những ưu điểm trên thì điều bạn cần chuẩn bị lại ít ỏi vô cùng, đó là đăng ký/ mua tài khoản quản lý bán hàng và bỏ ra khoảng 15 - 30 phút để làm quen là bạn có thể nắm bắt đến 90% cách hoạt động của phần mềm. Còn lại là dành cho các mục báo cáo và các tính năng quản lý nâng cao. 

4.3 Ai nên dùng các phần mềm bán hàng online

Với tính ứng dụng cao cùng giao diện dễ sử dụng bạn, các phần mềm quản lý bán hàng hiện nay thích hợp với hầu hết các ngành hàng và mọi đối tượng sử dụng.

Không chỉ dễ dàng trong việc quản lý mà nó cũng thể hiện sự chuyên nghiệp hơn cho cửa hàng của bạn.

Mức chi phí cho một phần mềm thường không quá cao chỉ từ 100.000 đồng trở lên, một mức giá hợp lý nhưng lại mang đến hiệu quả cao khi sử dụng.

Xem thêm: Như thế nào là một phần mềm quản lý đáng tin cậy?