Trên thị trường hiện có rất nhiều công ty cung cấp phần mềm thông minh giúp các chủ cửa hàng quản lý tình trạng hàng hóa, giảm tải áp  lực công việc hằng ngày. Phần mềm xuất nhập tồn nào cũng được quảng cáo là tốt nhất, là tiện lợi nhất. Vậy làm thế nào để bạn có thể lựa chọn giải pháp phù hợp cho cửa hàng của mình? 
Dưới đây là những sai lầm kinh điển mà nhiều chủ cửa hàng mắc phải khi chọn mua phần mềm quản lý bán hàng, tham khảo và NÉ ngay trước khi quá muộn!

1. Phần mềm xuất nhập tồn đó có phù hợp với cửa hàng của bạn?

Một trong những sai lầm đầu tiên của các chủ cửa hàng, biết mình cần một phần mềm thông minh để quản lý, nhưng lại không biết nó có thực sự phù hợp hay không? Khi tìm kiếm, bạn không nắm rõ mong muốn của bản thân, không đặt ra những yêu cầu cụ thể. Rủi ro cao nhân viên tư vấn không có tâm lại chỉ muốn bán hàng cho nhanh bạn sẽ rước về một "trợ lý" không phù hợp với ngành hàng của mình. 

Đã có trường hợp khách hàng KiotViet chia sẻ, trước đây anh kinh doanh mặt hàng điện thoại, nhưng tai hại tìm kiếm trên mạng rồi mua nhầm phải phần mềm dành riêng cho ngành hàng siêu thị, tạp hóa.
Trong khi, bản chất của ngành kinh doanh điện thoại đó là mỗi một sản phẩm sẽ được định danh riêng bằng một mã imei nhất định. Việc theo dõi số imei/serial rất quan trọng đối với cửa hàng điện thoại để nắm bắt được thông tin hàng hóa nhập vào, xuất ra, số lượng tồn kho bao nhiêu một cách chính xác, kết quả PHÍ TIỀN mà chẳng quản lý được gì.

Vì vậy, chủ cửa hàng nên biết mình thực sự cần gì khi quyết tâm “số hóa” dữ liệu. Bằng cách trả lời các câu hỏi kiểu như: Mục đích chính khiến bạn cần đến công cụ này là gì? Kiểm soát số lượng hàng hóa? Kiểm kho nhanh? Quản lý cả online, phần mềm đó có giải quyết được nhu cầu của bạn không? Mức độ bao nhiêu?

2. Tiết kiệm chi phí quá mức

Bạn nhận ra tầm quan trọng của việc áp dụng một công cụ quản lý hiện đại, Việc lựa chọn phần mềm  miễn phí có vẻ cách tốt nhất để giảm chi phí. Nhưng liệu phần mềm “miễn phí” có thực sự “tiệt kiệm” nhưng bạn nghĩ?
Miễn phí thường đi kèm với  không đủ các tính năng hỗ trợ cho nhu cầu quản lý của bạn. Mặt khác, trong thời gian sử dụng phần mềm còn có những chi phí ẩn như bổ sung tính năng mới, hỗ trợ kỹ thuật, chi phí lắp đặp. Đặc biệt hiệu quả sử dụng kém sẽ làm tăng chi phí tổng thể. 
Tuy nhiên, việc này không có nghĩa là bạn phải chọn mua phần mềm quá “đắt tiền”. Hiện có rất nhiều phần mềm “trả phí” hiệu quả với mức giá hợp lý chỉ tương đương với một ly trà đá mỗi ngày. Điều này sẽ giúp bạn có kết quả kinh doanh tốt và giảm thiểu tối đa các chi phí phát sinh.

3. Vội vã sắm thiết bị phần cứng

Đa phần các nhà bán lẻ sau khi mua đầy đủ các thiết bị phần cứng như máy tính, máy in, máy quét mã vạch…mới tính tới chuyện tìm mua phần mềm phù hợp. Tuy nhiên, đây là một sai lầm rất lớn vì:
Thứ nhất, ngoại trừ trường hợp những phần mềm được thiết kế kiến trúc hệ thống mở, mỗi phần mềm hỗ trợ quản lý kho, kiểm soát hàng hóa đều có yêu cầu về thiết bị phần cứng và hệ thống điều hành riêng. Ví dụ, về phiên bản Windows, một số phần mềm sẽ yêu cầu phiên bản Unix, số khác yêu cầu phiên bản Linux. Thêm vào đó, mỗi phần mềm sẽ tương thích với một số thiết bị phần cứng nhất định.

Thứ hai, mỗi phần mềm lại có những tính năng và hoạt động riêng. Việc lựa chọn công cụ phù hợp sẽ ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả kinh doanh của bạn. Nếu bạn đầu tư các thiết bị phần cứng trước, lựa chọn của bạn sẽ bị hạn chế. Để giải quyết vấn đề này, bạn nên chọn mua phần mềm phù hợp trước, sau đó tham khảo các gợi ý từ nhà cung cấp về hệ điều hành và các thiết bị hỗ trợ.

4. “Nghe giới thiệu” mua phần mềm KHÔNG được dùng thử

Rất nhiều nhà cung cấp phần mềm xuất nhập tồn e ngại việc để cho khách trải nghiệm thử sản phẩm và “giấu nhẹm” việc dùng thử, đổi lại họ liên tục tung ra những khuyến mãi khủng, mua 1 lần dùng vĩnh viễn vô cùng hấp dẫn lôi kéo khách hàng, cộng thêm thói quen nghe “người ta” giới thiệu phần mềm này dễ dùng lắm, rất nhiều chủ cửa hàng đã gật đầu vì rẻ mà mua thử sẵn sàng bỏ qua bước dùng thử.
Để rồi sai càng thêm sai, phần mềm không phù hợp, không hướng dẫn chi tiết, hỗ trợ qua loa, bởi lẽ hầu hết những công ty này chỉ quan tâm đến việc BÁN chứ không để ý đến việc chăm sóc khách hàng về sau.

Trên đây là 4 sai lầm mà rất nhiều các chủ cửa hàng bán lẻ thường mắc phải. Hi vọng rằng, với những chia sẻ của KiotViet sẽ giúp các bạn kịp "né" những rắc rối kinh điển đó, và lựa chọn được giải pháp tối ưu cho cửa hàng của mình.

Đừng quên KiotViet! Phần mềm quản lý bán hàng PHỔ BIẾN NHẤT, phù hợp đến hơn 15 ngành hàng dành cho cả bán buôn lẫn bán lẻ, luôn miễn phí dùng thử với đầy đủ tính năng, bạn sẽ có cơ hội hiểu rõ hơn về cách sử dụng mà không mất bất kì một chi phí nào.