4 TUYỆT CHIÊU quản lý công nợ khách hàng hiệu quả

Một trong những yếu tố quan trọng nhất trong kinh doanh chính là quản lý công nợ. Bởi giá trị sản phẩm rất lớn vì vậy chỉ cần lỏng lẻo trong quản lý nợ là có thể dẫn đến thất thoát ngay lập tức. Thậm chí cửa hàng phải đối mặt với nguy cơ phá sản. Điều này rất đúng với ngành vật liệu xây dựng, bởi kinh doanh mặt hàng này phải chấp nhận việc khách ghi nợ thường xuyên, do các công trình dự án hay lấy hàng nhiều lần và thanh toán theo đợt.

Như trường hợp của một cửa hàng Vật liệu xây dựng trên đường Trường Chinh - Hà Nội, mới đây đã phải tạm đóng cửa để giải quyết “khủng hoảng” do công nợ khách hàng gây ra. Chủ kinh doanh chia sẻ cũng bởi sử dụng sổ sách để quản lý nên nhiều khi xảy ra sai sót trong việc ghi chép, gây nên hậu quả khôn lường. Vài ba đơn hàng nhưng giá trị hàng trăm triệu đồng không được ghi lại chi tiết, đã khiến cửa hàng rơi vào cảnh “tiến thoái lưỡng nan”, hoàn toàn đóng băng. 

Vậy đâu là những phương pháp quản lý công nợ hiệu quả, giúp chủ cửa hàng vật liệu xây dựng tránh được hiểm họa PHÁ SẢN?

1. Lưu giữ mọi thông tin chi tiết về khoản nợ

Thông tin chi tiết, rõ ràng là cơ sở để cửa hàng đối chiếu nợ và liên hệ với khách hàng khi cần thiết. Bất cứ khi nào có khoản nợ phát sinh, chủ cửa hàng cần lưu lại ngay toàn bộ thông tin cơ bản như tên khách hàng, số điện thoại liên hệ, số lượng mặt hàng bán ra, tổng tiền hàng ghi nợ kèm theo ngày giờ cụ thể và chữ ký của khách. 

Tuyệt đối hạn chế những trường hợp ghi nợ qua “mồm” dù đó là người quen. Thứ nhất, điều này có thể gây ra thất thoát cho cửa hàng bởi không có bằng chứng đối chiếu với khách khi đòi nợ. Thứ hai, chủ cửa hàng vật liệu xây dựng dễ dàng “quên” luôn khoản nợ đó sau cả ngày buôn bán mệt mỏi, do vậy số tiền ấy có thể “không cánh mà bay”.

2. Thiết lập chính sách chi trả nợ rõ ràng

Để quản lý các khoản nợ chính xác và hiệu quả, việc thiết lập chính sách chi trả nợ là vô cùng cần thiết. Chủ cửa hàng vật liệu xây dựng cần xác định rõ ràng những tiêu chí như: Cửa hàng cho phép khách ghi nợ trong bao lâu? Điều kiện để được chấp nhận mua nợ là gì? Biện pháp xử lý khi khách hàng thanh toán chậm là như thế nào?...Những chính sách và điều khoản rõ ràng sẽ giúp hạn chế tối đa tranh chấp.

3. Xây dựng phương án dự phòng 

Với phần lớn những trường hợp phá sản do quản lý không tốt công nợ, nguyên nhân chủ quan xuất phát từ phía chủ kinh doanh là không có biện pháp dự phòng. Trong bất kỳ trường hợp nào, chủ cửa hàng vật liệu xây dựng cũng cần chuẩn bị sẵn cho mình những phương án đối phó các tình huống không thu hồi được nợ theo ý muốn. 

Ví dụ, cửa hàng cần có một khoản tiền hàng dự phòng cho những trường hợp “khủng hoảng” không lường trước được. Đồng thời với những hóa đơn hàng lớn, cần thương lượng với khách thanh toán trước một phần, thậm chí không cho ghi nợ nếu cảm thấy tiềm tàng nhiều nguy cơ.

4. Sử dụng phần mềm chuyên dụng để quản lý công nợ khách hàng

Thay vì sử dụng sổ sách - phương pháp quản lý theo lối cũ, chủ kinh doanh nên tìm hiểu ngay phần mềm quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng. Được thiết kế chuyên biệt cho ngành hàng này, không chỉ toàn bộ thông tin về sản phẩm, giao dịch mua bán, thu chi...mà tất cả những khoản công nợ của khách hàng cũng được tự động cập nhật nhanh chóng, chính xác.

Toàn bộ công nợ sẽ được cập nhật đầy đủ về thông tin khách mua hàng, số lượng sản phẩm, tổng tiền cùng với thời gian cụ thể. Đồng thời mỗi khi có sự thay đổi, công nợ sẽ được hệ thống cập nhật tự động, hoàn toàn chính xác, chủ kinh doanh không cần mất công tính toán. Thông tin khách hàng sẽ kèm theo cả mục công nợ để tiện lợi cho việc theo dõi.