6 lưu ý phải biết khi QUẢN LÝ CỬA HÀNG XE MÁY

Đối với các chủ kinh doanh xe máy, vấn đề quản lý cửa hàng xe máy đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động và doanh thu của cả cửa hàng. Nếu quản lý không rõ ràng, chi tiết và hiệu quả rất dễ dẫn đến tình trạng nhầm hàng, tồn kho, thất thoát trang thiết bị, phụ tùng tới 12% mỗi tháng, gây thiệt hại không nhỏ cho người kinh doanh. Vậy nên phải biết 6 lưu ý dưới đây nhằm quản lý cửa hàng hiệu quả nhất. 

1. Hoạt động bán hàng

Mỗi hoạt động bán hàng hàng ngày của cửa hàng xe máy đều phải được theo dõi chi tiết và kỹ lưỡng. Vì không phải mỗi xe hay thiết bị đều có sẵn, có thiết bị có số lượng nhiều, có thiết bị có số lượng ít, do đó nếu một mặt hàng được bán ra mà trong kho hết hàng, không bổ sung kịp thời sẽ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Ví dụ: nếu một người đến một cửa hàng xe máy muốn mua xăm cho xe Lead-Honda, nhưng trong kho vừa bán hết hôm qua mà chưa kịp bổ sung, hàng đang muốn mua ngay mà cửa hàng không có, họ sẽ không chờ đợi mà qua cửa hàng khác.

Như vậy, quản lý hoạt động bán hàng không chỉ thống kê báo cáo bán hàng mỗi ngày/mỗi tháng/mỗi quý xem doanh thu mang về là bao nhiêu, mà còn cho chủ cửa hàng biết tình hình của các trang thiết bị cần bổ sung kịp thời để không làm gián đoạn hoạt động bán hàng. Khi bán hàng cần làm rõ các chi tiết như: mẫu mã, chủng loại, đặc điểm, giá tiền, xuất xứ, sau khi bán trong kho còn bao nhiêu,...

2. Hoạt động mua hàng

Tương tự như hoạt động bán hàng, mua hàng vào nhập kho ở mỗi cửa hàng xe máy cần chú trọng ở khâu nhập số liệu về số lượng, mẫu mã, chủng loại, đặc điểm,... Vì không phải mặt hàng nào cũng có sẵn ở các chợ đầu mối hay các nhà cung cấp, do đó nếu không theo dõi mua hàng bổ sung thường xuyên sẽ khiến hoạt động kinh doanh của chính cửa hàng xe máy bị ngưng trệ.

Khi theo dõi hoạt động mua hàng, cần để ý lịch sử mua hàng, hàng nào được bán với số lượng nhiều và mang tính thường xuyên để bổ sung, và bổ sung bao nhiêu là hợp lý. Bởi nếu với những mặt hàng có giá trị cao mà cửa hàng bổ sung với số lượng nhiều, có thể gây ra tình trạng tồn kho.

3. Quản lý công nợ đối với nhà cung cấp và khách hàng

Hiện nay, có rất nhiều cửa hàng xe máy có chính sách mua trả góp, cho phép khách hàng trả thành nhiều đợt. Quản lý công - nợ đối với khách hàng sẽ giúp cửa hàng xe máy tính được doanh thu theo từng giai đoạn cụ thể, lãi tính theo chi phí hàng tháng và tổng lãi cuối cùng. Tương tự đối với các nhà cung cấp xe máy và phụ tùng, thiết bị, mỗi lần nhập hàng với số lượng lẻ tẻ, hoặc số lượng với giá trị lớn mà chưa kịp thời thanh toán cho bên cung cấp hoặc đã thanh toán đều phải được quản lý rõ ràng.

4. Quản lý dịch vụ kiểm tra định kỳ của khách hàng

Đối với mỗi khách mua xe tại cửa hàng, chủ kinh doanh cũng phải chú ý rất kỹ về dịch vụ kiểm tra định kỳ và bảo dưỡng, vì đó là hoạt động đánh giá chất lượng dịch vụ và đem lại doanh thu định kỳ với các chi phí như: thay dầu, nhớt, dầu lap, … Quản lý dịch vụ kiểm tra định kỳ sẽ giúp cửa hàng biết được có bao nhiêu khách hàng cần bảo trì, khi nào đến thời gian khách hàng cần bảo trì xe để cửa hàng có hoạt động chăm sóc khách hàng, gọi điện thông báo chủ cửa hàng đến kiểm tra định kỳ.

5. Quản lý thông tin khách hàng

Rất nhiều cửa hàng xe máy lưu lại thông tin của khách hàng khi họ đến để sửa chữa, kiểm tra hoặc thay dầu, nhớt định kỳ để có chính sách chăm sóc cho từng đối tượng. Việc lưu lại thông tin và có các hoạt động dịch vụ chăm sóc hàng tốt là yếu tố giúp khách quay lại cửa hàng, hoặc giới thiệu cho bạn bè, người thân mà chủ kinh doanh không cần đầu từ vào chi phí quảng cáo để kết nối với khách hàng.

6. Quản lý kho phụ tùng cửa hàng xe máy

Để hoạt động kinh doanh diễn ra trơn tru, hiệu quả, việc quản lý kho phụ tùng là khâu thiết yếu trong các công đoạn quản lý cửa hàng xe máy. Việc kiểm tra kho phụ tùng thường xuyên, sắp xếp kho một cách có trật tự, ngăn nắp, quản lý xuất - nhập kho theo quy trình chi tiết sẽ giúp chủ kinh doanh tiết kiệm được thời gian và tiền bạc.

Trên đây là 6 vấn đề cần lưu ý khi quản lý cửa hàng xe máy. Mặc dù khá phức tạp, song nếu chỉ quản lý bằng sổ sách hoặc Excel sẽ vô cùng mất thời gian, thiếu tính chính xác, chưa kể nếu nhân viên không trung thực chủ cửa hàng cũng khó lòng phát hiện. Các chủ cửa hàng có thể áp dụng việc quản lý cửa hàng bằng phần mềm quản lý cửa hàng xe máy, giúp chủ cửa hàng chuẩn hóa quy trình bán hàng, theo dõi được hoạt động bán hàng mỗi ngày, quản lý tồn kho và thống kê doanh thu của cửa hàng một cách toàn diện, chính xác từng ngày, từng giờ, tối ưu. Không chỉ dừng lại ở đó, với phần mềm quản lý cửa hàng xe máy, chủ kinh doanh không nhất thiết phải có mặt tại cửa hàng nhưng vẫn theo dõi được hiệu quả làm việc, tình trạng chăm sóc từng khách hàng đang diễn ra tại cửa hàng xe máy của mình chỉ bằng một chiếc điện thoại/máy tính bảng có kết nối wifi/3G, giúp chủ cửa hàng rút ngắn 1/3 thời gian quản lý so với trước đây.