6 tính năng cần có của phần mềm quản lý bán hàng tại bar, pub club để đạt được doanh số bán hàng cao hơn

Bạn không chắc chắn liệu phần mềm quản lý quán bar có tạo ra sự khác biệt cho việc kinh doanh của mình không? Đáp ứng nhu cầu đó phần mềm quản lý quán bar, pub, club của KiotViet được xây dựng, phát triển với mục tiêu nâng cao tính chuyên nghiệp trong khâu vận hành với chi phí hợp lý.

Tầm quan trọng của việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng cho quán bar, pub, club hiện nay

"Ồ, lại một ngày dài đầy thách thức tại quán bar! Hàng tồn kho rượu lại tăng lên mà chẳng biết phải làm sao, thực đơn cần chỉnh sửa vì giá cả thị trường đang thay đổi, báo cáo cuối ngày doanh thu lại không khớp. Thật là một cơn đau đầu thật sự!”

Nhu cầu của quán bar hiện đại là rất lớn: vấn đề tồn kho, yêu cầu của khách hàng, giá cả biến động và - có lẽ là vấn đề lớn nhất - nhân sự. Phần mềm quản lý quán bar là một cách chuyển tiếp công nghệ hỗ trợ xử lý nhiều yếu tố cần thiết để vận hành quán bar thành công. Tùy thuộc vào giải pháp bạn chọn, phần mềm này có thể bao gồm các tính năng khác nhau phù hợp với nhu cầu sử dụng.

Phần mềm giúp tự động hóa và hợp lý hóa nhiều khâu trong quá trình quản lý, giảm căng thẳng cho nhà kinh doanh, đồng thời giải phóng nhân viên để phục vụ khách hàng tốt hơn.

Xem thêm: Báo cáo kinh doanh thông minh trên ứng dụng FnB Quản lý nhà hàng

Phương pháp quản lý truyền thống và những bất cập

1. Quản lý bằng giấy tờ

Đối với những cơ sở kinh doanh có nguồn lực hạn chế, hồ sơ, giấy tờ là hai công cụ quản lý khá phổ biến. Phương pháp quản lý này chủ yếu liên quan đến việc ghi lại thông tin và phân công nhiệm vụ trên giấy.

Mặc dù việc sử dụng sổ sách để quản lý việc kinh doanh không tốn kém và nó tương đối linh hoạt vì cho phép người ghi chép thêm hoặc bớt nội dung dựa trên nhu cầu cá nhân và có thể dễ dàng mang theo bên mình. Mang theo giấy và bút; không có thiết bị khác được yêu cầu.

Tuy nhiên, hạn chế rõ ràng của phương pháp truyền thống này là khó tra cứu và truy xuất thông tin. Người quản lý sẽ cần trợ giúp để theo dõi luồng thông tin và lập báo cáo với các số liệu nhất quán.

Hơn nữa, sử dụng giấy hoặc sổ ghi chép không phải là phương pháp quản lý tối ưu vì nó cần bảo mật hơn, dễ bị mất cắp, hư hỏng hoặc mất mát. Nếu thông tin cần lưu trữ quá nhiều, số lượng sách, tài liệu cũng khá lớn và khó bảo quản, hoặc quá trình lưu trữ bị gián đoạn khi phải thay đổi sổ sách.

2. Quản lý bằng phần mềm Excel

So với sổ sách, phần mềm Excel là công cụ quản lý miễn phí được nhiều chủ nhà hàng ưa chuộng. Công cụ này rất hữu ích trong việc quản lý nhà hàng với bảng tính đơn giản, rõ ràng. Người dùng cũng có thể xem biểu đồ và sử dụng các ô công thức để biểu diễn và tính toán dữ liệu một cách chính xác.

Phần mềm Excel được tích hợp vào hầu hết các thiết bị điện tử và máy tính và không yêu cầu bất kỳ nhà phát triển hay khoản phí bổ sung nào để sử dụng. Công cụ này có thể đáp ứng mọi nhu cầu của nhà kinh doanh với giao diện đơn giản, dễ vận hành, hỗ trợ quản lý chuỗi quán bar, pub, club hiệu quả mà vẫn tiết kiệm chi phí.

Tuy nhiên, Excel có một số nhược điểm như yêu cầu người dùng phải có kiến ​​thức tổng quát về Excel và sử dụng thành thạo hệ thống công thức của Excel để có thể áp dụng hợp lý cho nhà hàng của mình. Hơn nữa, trên Excel không có chức năng phân quyền theo vai trò cho từng cá nhân mà chỉ chia sẻ quyền xem và chỉnh sửa. Điều đó có nghĩa là chủ sở hữu và người quản lý phải tự mình kiểm soát tất cả các tệp. Khi trao quyền chỉnh sửa cho người khác, dữ liệu dễ bị chỉnh sửa, xóa nhầm chỗ và không dễ khôi phục dữ liệu.

Bảo mật kém và bảo mật thông tin thấp dễ làm mất dữ liệu. Excel không phải là công cụ lý tưởng để quản lý việc kinh doanh. Ngoài ra, phần mềm Excel không thể liên kết với bên thứ ba để xử lý giao dịch tức thời và không in được hóa đơn. Chủ quán không thể theo dõi tình hình kinh doanh tổng thể thông qua báo cáo vì Excel không hỗ trợ chức năng này.

Xem thêm: Phần mềm quản lý quán bar: Chìa khóa để kiểm kê tồn kho, lên menu và theo dõi báo cáo bán hàng hiệu quả

6 tính năng cần có của phần mềm quản lý bán hàng tại bar, pub club

1. Tính năng phục vụ bàn 

Một số bên cung cấp phần mềm quản lý quán bar cho rằng các quán bar và club chỉ phục vụ đồ uống, nhưng nếu cơ sở kinh doanh của bạn phục vụ cả đồ ăn, thì hệ thống phần mềm quản lý của bạn nên tích hợp với dịch vụ phục vụ bàn để có thể đặt chỗ ngồi. Phần mềm quản lý bar, club của KiotViet cho phép truyền trực tiếp thông tin đơn hàng từ bộ phận lễ tân đến bộ phận bar/ bếp để nhân viên pha chế hoặc đầu bếp có thể chuẩn bị đồ ngay lập tức. Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet dành riêng cho bar, pub, club là một công cụ hoàn hảo cho người dùng hệ điều hành Windows, Android, iOS muốn triển khai hoặc nâng cấp lên một trong những hệ thống quản lý tốt nhất cho việc kinh doanh của mình. 

2. Quản lý khách hàng dễ dàng

Khách hàng đang mong chờ một buổi tối đi chơi vui vẻ nên kỳ vọng về dịch vụ thân thiện, thuận tiện là rất cao. Giữ cho khách hàng hài lòng đồng nghĩa với việc các đồ uống và món ăn sẽ được bán ra nhiều hơn và doanh số bán hàng sẽ cao hơn. Phần mềm quản lý bar, club của KiotViet mang đến cho mọi người sự tiện lợi mà họ mong đợi. 

Bên cạnh đó, phần mềm quản lý bán hàng KiotViet còn giúp lưu trữ và quản lý thông tin cá nhân của khách hàng, từ lịch sử đơn hàng đến sở thích và phản hồi. Điều này giúp cá nhân hóa trải nghiệm mỗi khách hàng và tạo ra mối quan hệ chặt chẽ hơn.
Xây dựng chương trình khách hàng thân thiết và tăng cường lòng trung thành bằng cách cung cấp ưu đãi đặc biệt, giảm giá và quà tặng cho các khách hàng đăng ký thành viên.

3. Quản lý menu dễ dàng

Phần mềm quản lý quán bar cung cấp khả năng dễ dàng thêm mới, chỉnh sửa, và xóa bỏ sản phẩm từ danh sách thực đơn. Quản lý thực đơn trở nên linh hoạt và nhanh chóng, giúp quán bar thích ứng với sự thay đổi nhanh chóng trong nhu cầu khách hàng.

Tính năng này cho phép người quản lý tạo ra các nhóm và phân loại cho sản phẩm, giúp nhân viên lễ tân dễ dàng lên đơn cho khách. Sự tổ chức hợp lý trong danh sách thực đơn giúp tăng trải nghiệm của khách hàng và nâng cao khả năng phục vụ.

Phần mềm quản lý quán bar của KiotViet còn có khả năng thiết lập mức giá thay đổi cho các sự kiện khuyến mãi khác nhau, trong đó giá cả phụ thuộc vào ngày và giờ. Người quản lý quán bar hoặc club có thể cài đặt trước các món ăn và đồ uống đặc biệt vào hệ thống vào ngày hoặc khung thời gian cụ thể, vì vậy những người pha chế bận rộn không cần tính toán giảm giá hoặc nhấp vào màn hình bổ sung để áp dụng giá khuyến mại. Khi giá giờ khuyến mãi hoặc sự kiện đặc biệt kết thúc, hệ thống sẽ tự động trở lại giá thông thường. 

4. Thanh toán linh hoạt

Phần mềm cung cấp công cụ để tạo và quản lý hóa đơn thanh toán một cách tự động. Giúp giảm thời gian cho quy trình thanh toán, đồng thời tăng tính chính xác của các giao dịch.

Phần mềm tính tiền quán bar, pub, club của KiotViet cho phép tích hợp nhiều phương thức thanh toán như tiền mặt, thẻ tín dụng, ví điện tử, đảm bảo rằng khách hàng có nhiều lựa chọn tiện lợi khi thanh toán.

5. Quản lý hàng tồn kho 

Phần mềm quản lý quán bar của KiotViet có chức năng quản lý hàng tồn kho nâng cao giúp theo dõi mức tồn kho và cảnh báo số lượng hàng tồn vào thời điểm thích hợp. Phần mềm cũng cung cấp cho bạn các báo cáo dễ đọc cho phép bạn theo dõi xu hướng và nhu cầu đặt và gọi món của khách hàng, điều này giúp cho việc lên kế hoạch đặt hàng của bạn diễn ra chính xác hơn, đảm bảo bạn đang đặt hàng đúng mặt hàng với số lượng phù hợp. Báo cáo quản lý hàng tồn kho cũng sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc về loại đồ uống có cồn đang có nhu cầu, cũng như đồ uống có tỷ suất lợi nhuận cao và tỷ suất lợi nhuận thấp. 

6. Báo cáo

Nếu bạn đang quản lý hàng tồn kho một cách chính xác và hiệu quả, các báo cáo chi tiết sẽ cung cấp thông tin chi tiết về hàng tồn kho, hiển thị rõ ràng lãi và lỗ và giúp bạn thiết lập tỷ lệ phân tích. 

Phần mềm cung cấp báo cáo chi tiết về doanh số bán hàng, giúp bạn đánh giá hiệu suất kinh doanh và đưa ra các quyết định chiến lược.

Phần mềm quản lý quán bar của KiotViet còn cung cấp thống kê chi tiết về doanh thu và lợi nhuận, giúp chủ quán hiểu rõ về hiệu suất tài chính và đề xuất các biện pháp cải thiện.

Dùng thử miễn phí

Phần mềm quản lý quán bar, pub, club của KiotViet đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường hiệu suất làm việc và giảm thiểu sai sót trong mọi khía cạnh của quản lý. Tính năng tự động hóa các quy trình, như cập nhật tồn kho, xử lý thanh toán và theo dõi đơn đặt hàng, giúp giảm nguy cơ phát sinh lỗi nhân sự và đảm bảo tính chính xác trong dữ liệu.