7 Lý Do Nên Đầu Tư Vào Phần Mềm Quản Lý Nhà Hàng

Phần mềm quản lý nhà hàng là công cụ giúp bạn có thể vận hành và kinh doanh nhà hàng, quán ăn một cách trơn tru. Các chủ nhà hàng có thể tối ưu quy trình phục vụ của nhân viên, xem báo cáo hàng ngày, quản lý nguyên liệu kho của từng chi nhánh.

Phần mềm quản lý nhà hàng là gì? 

Phần mềm quản lý nhà hàng là một nền tảng giúp chủ và người quản lý nhà hàng thực hiện các quy trình khác nhau trong hoạt động kinh doanh của họ. Một phần mềm quản lý nhà hàng cụ thể có thể giúp bạn trong các lĩnh vực như hàng tồn kho, bảng lương, hệ thống đặt chỗ, đặt gọi món, phân tích báo cáo, lên lịch, v.v. 
Phần mềm quản lý nhà hàng được thiết kế để cải thiện các hoạt động hàng ngày diễn ra trong nhà hàng của bạn. Nó thậm chí có thể loại bỏ tất cả các thao tác thủ công, ghi chú, thủ tục giấy tờ và các trang giấy khó hiểu, giúp công việc của bạn diễn ra suôn sẻ và dễ dàng hơn, cũng như giảm nguy cơ gây ra lỗi của con người.

Xem thêm: Phần mềm quản lý nhà hàng, bar, cafe tốt nhất 2022

Tại sao việc sở hữu phần mềm quản lý nhà hàng có thể là một trong những khoản đầu tư tốt nhất cho các chủ quán?

Có nhiều lý do tại sao việc sở hữu các loại phần mềm quản lý nhà hàng khác nhau có thể là một trong những khoản đầu tư tốt nhất mà bạn nên thực hiện. Bất kể bạn là chủ một quán cà phê hay một chuỗi nhà hàng lớn, ít nhất một trong những phần mềm quản lý này sẽ cải thiện đáng kể hoạt động hàng ngày của bạn và hỗ trợ bạn quản lý cơ sở kinh doanh của mình theo cách tốt nhất có thể.
 
Có một số loại phần mềm quản lý nhà hàng, tập trung vào các lĩnh vực rất cụ thể và một số hoạt động trên nhiều lĩnh vực. Khi được thực hiện đúng, phần mềm quản lý nhà hàng có thể là một công cụ cực kỳ thành công cho nhà hàng, quán bar, quán cà phê, quán karaoke của bạn. Dưới đây, KiotViet đã tập hợp 7 lý do tại sao đầu tư vào phần mềm quản lý nhà hàng có thể là một khoản đầu tư quý giá và chắc chắn có lãi cho cơ sở kinh doanh của bạn.

MIỄN PHÍ dùng thử

Xem thêm: 4 Lý do bạn nên sử dụng phần mềm oder cafe, nhà hàng ngay!

1. Công nghệ dựa trên công nghệ điện toán đám mây mang lại sự linh hoạt hơn

Trong nhiều nhà hàng, hệ thống và phần mềm thường lưu trữ dữ liệu trên các thiết bị riêng tại cửa hàng. Tuy nhiên, để có và hưởng lợi từ phần mềm quản lý nhà hàng, các chủ cơ sở kinh doanh nên hướng tới phần mềm hoàn toàn dựa trên công nghệ điện toán đám mây. 

Tại sao phần mềm dựa trên công nghệ điện toán đám mây tốt hơn? Câu trả lời là, bạn sẽ linh hoạt hơn nhiều vì các hệ thống của bạn sẽ được tích hợp và điều đó sẽ giảm thời gian dành cho việc sử dụng một số thiết bị hoặc hệ thống. Hầu hết các chủ nhà hàng đánh giá cao việc họ không phải bận tâm đến các vấn đề kỹ thuật và công nghệ thông tin, vì họ đã có sẵn rất nhiều thứ. 

Một hệ thống phần mềm dựa trên công nghệ điện toán đám mây rất có lợi do tính linh hoạt của nó. Nếu bạn đang sử dụng nhiều thiết bị và nền tảng khác nhau, loại phần mềm này cho phép bạn kiểm soát và quản lý thông tin, dữ liệu tập trung. Ngoài ra, phần mềm dựa trên đám mây hiển thị dữ liệu theo thời gian thực và sẽ cho phép bạn truy cập thông tin này từ bất kỳ đâu vào bất kỳ lúc nào. Ngoài ra, khi bạn chuyển sang công nghệ dựa trên đám mây, hệ thống, dữ liệu, quy trình,... của bạn sẽ được bảo vệ nhiều hơn. 

MIỄN PHÍ dùng thử

2. Kiểm soát chi phí và có cái nhìn tổng quan theo thời gian thực

Một số phần mềm quản lý nhà hàng thậm chí có thể giúp quản lý và kiểm soát chi phí kinh doanh của bạn. Ví dụ: nếu bạn đầu tư vào Phần mềm quản lý hàng tồn kho, các quy trình hàng ngày của bạn thậm chí còn hiệu quả hơn thông qua phần mềm lưu trữ tất cả các sản phẩm, nguyên vật liệu bạn có tại nhà hàng của mình (từ khăn giấy đến dao kéo, rau) và theo dõi chi phí của mọi thứ. Tìm cách giảm chi phí là quan trọng, nhưng tìm các công cụ có giá trị có thể giúp bạn làm điều đó cũng quan trọng không kém. Bằng cách này, bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho những gì bạn làm tốt nhất, chẳng hạn như dịch vụ khách hàng hoặc quản lý nhân viên nhà hàng và để Phần mềm quản lý kho cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan.

Với Phần mềm quản lý hàng tồn kho, bạn sẽ có thể theo dõi hàng tồn kho của mình (những gì bạn đã có trong kho và những gì cần mua) và bạn có thể tích hợp phần mềm vào thiết bị của mình để có một cái nhìn tổng quan đầy đủ và được cập nhật liên tục trong thời gian thực.

Theo dõi hàng tồn kho tự động cũng có thể được tích hợp vào hệ thống POS để giảm thiểu việc sản xuất/đặt hàng thực phẩm và đồ uống thừa hoặc thiếu. Phần mềm cũng có thể đưa ra các gợi ý và dự đoán về bán hàng và đặt hàng. Hơn nữa, một hệ thống kiểm kê sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về những gì bạn đang thực sự tiêu tiền của mình vào.

Xem thêm: Câu hỏi thường gặp về hệ thống điểm bán hàng POS tại quán ăn nhà hàng

3. Tăng hiệu quả với phần mềm quản lý nhà hàng

Phần mềm quản lý nhà hàng là một khoản đầu tư tốt vì bạn sẽ nhận được nhiều ứng dụng và vô số tính năng được tích hợp vào phần mềm, tất cả đều có sẵn để giúp bạn quản lý tốt nhất cơ sở kinh doanh của mình. Dưới đây là một số ví dụ về các tính năng sẽ giúp bạn điều hành nhà hàng của mình một cách hiệu quả và cho bạn nhiều thời gian hơn để tập trung vào khách hàng cũng như những công việc quan trọng hơn:

• Tính tiền đặt cọc hoặc thanh toán trước tự động khi đặt phòng được thực hiện. Một số nhà hàng, quán bar hoặc những nơi tương tự yêu cầu đặt cọc khi đặt chỗ. Với tính năng thanh toán trực tuyến tự động được kích hoạt trong phần mềm quản lý của bạn, bạn có thể chọn số tiền và thời điểm thanh toán cần thiết - và tự động khấu trừ khoản này khỏi tổng thanh toán khi khách ăn/uống xong.
• Theo dõi sơ đồ phòng bàn, dễ dàng theo dõi chỗ ngồi của khách và các bàn. Sơ đồ phòng bàn có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhà hàng của bạn và cho phép nhân viên của bạn hiểu rõ hơn về tình trạng sẵn có và sức chứa để cung cấp dịch vụ tốt nhất có thể cho khách.

 MIỄN PHÍ dùng thử

4. Tiết kiệm thời gian với phần mềm tích hợp đầy đủ

Tiết kiệm thời gian bằng cách tích hợp liền mạch tất cả các công cụ phần mềm được sử dụng trong nhà hàng. Việc có một hệ thống được tích hợp đầy đủ giúp bạn tránh được các giải pháp thay thế tùy chỉnh tốn kém, đồng thời giúp giảm các quy trình dài hơn và sự thiếu hiệu quả trong phần mềm không được tích hợp.

Ngoài ra, đừng quên về tự động hóa. Để có trải nghiệm người dùng tốt hơn và ít lỗi do con người gây ra hơn, việc tự động hóa quy trình làm việc của bạn chỉ mang lại lợi ích. Cuối cùng, bạn sẽ có các quy trình đáng tin cậy hơn và thậm chí có thể tăng khả năng sinh lời, vì việc tự động hóa quy trình làm việc, trong nhiều trường hợp rẻ hơn so với một nhân viên được thuê để đảm nhận các nhiệm vụ vận hành.

Một lần nữa, nếu bạn có phần mềm quản lý nhà hàng được tích hợp với tất cả các phần mềm khác của bạn (cho dù đó là hệ thống bán hàng hay phần mềm quản lý hàng tồn kho), rất có thể bạn sẽ thấy rằng rất nhiều lỗi do con người sẽ biến mất. Ngoài ra, bạn sẽ có thể nhận được dự đoán và báo cáo về doanh số bán hàng, khoảng không quảng cáo và đặt chỗ, tất cả đều giúp bạn tiết kiệm thời gian vì bạn sẽ không phải tìm dữ liệu và thông tin từ các nguồn và phần mềm khác nhau. Hơn nữa, việc có dữ liệu thời gian thực từ phần mềm quản lý nhà hàng sẽ giúp bạn đưa ra những quyết định và thay đổi sáng suốt.

5. Giảm chi phí lao động với lịch trình tự động

Bằng cách tối ưu hóa và tự động hóa lịch trình (lịch làm việc, bàn, đặt chỗ), chi phí lao động có thể giảm đáng kể. Đối với nhiều chủ nhà hàng, chi phí lao động là một trong những chi phí lớn nhất. 

Khi sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng, bạn có thể theo dõi ngân sách lao động một cách hiệu quả hơn. Một số nhà hàng có quá ít nhân viên phục vụ vào những thời điểm bận rộn và quá nhiều người phục vụ trong những giờ nhà hàng vắng khách. Một cách tiếp cận không hiệu quả để quản lý lao động sẽ không mang lại lợi nhuận và về lâu dài sẽ gây khó khăn cho ngân sách. Việc phát hiện các số liệu và xu hướng chính trong dài hạn là rất quan trọng vì bạn có thể điều chỉnh cho phù hợp - đồng thời việc lập lịch trình tự động cũng như giám sát sự phát triển của chi phí nhân viên sẽ giúp bạn thực hiện điều đó.

MIỄN PHÍ dùng thử

6. Bán hàng và kế toán dễ dàng hơn 

Trong hầu hết các phần mềm quản lý nhà hàng, bạn có thể theo dõi và phân tích doanh thu hàng ngày, hàng tháng và hàng năm. Bằng cách tích hợp Phần mềm kế toán nhà hàng vào Phần mềm quản lý nhà hàng tổng thể của bạn, các báo cáo kế toán và bán hàng sẽ được tạo tự động hàng ngày để bạn theo dõi các số liệu. Khi tự động hóa dữ liệu, bạn có quyền truy cập để xem lại báo cáo bán hàng và phân tích kinh doanh. Dữ liệu đó có thể giúp bạn phát triển nhà hàng của mình theo đúng hướng.

Xem thêm: Cách phần mềm quản lý nhà hàng cho phép bạn điều hành chuỗi cửa hàng

7. Cung cấp trải nghiệm khách hàng tốt hơn nữa

Khi bạn đầu tư vào hệ thống và phần mềm quản lý cho nhà hàng của mình, bạn đang đầu tư vào nhiều khía cạnh trong hoạt động kinh doanh.

Hệ thống đặt bàn, quản lý lịch trình và ca làm việc cũng như nền tảng để giao tiếp với khách hàng là yếu tố thay đổi cuộc chơi - và đó là khoản đầu tư vào đội ngũ nhân viên của bạn. Nó giúp nhân viên nhà hàng làm việc có hệ thống hơn và do đó, nhanh hơn. Nó dẫn đến việc giải một bài toán quan trọng: trải nghiệm khách hàng tốt hơn.

Trải nghiệm khách hàng tốt hơn là CHÌA KHÓA cho mọi nhà hàng, vì khách có khả năng quay lại và sẽ để lại review tốt. Khi phần mềm được tích hợp, trải nghiệm người dùng cho khách trở nên ít phức tạp hơn và cơ hội tạo mối quan hệ lâu dài với khách hàng tăng lên. Điều này dẫn đến tăng trưởng, bán hàng tốt hơn và danh tiếng tốt, và ai lại không muốn điều đó?

MIỄN PHÍ dùng thử

Ngành nhà hàng đang phát triển không ngừng, đây là một ngành phức tạp và được tự động hóa rất nhiều trong những năm qua. Sự thành công của nhà hàng phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm cả cách bạn đầu tư tiền bạc, thời gian và sức lực. Nó đòi hỏi một hệ thống quản lý vững chắc, "xương sống" cho cơ sở kinh doanh của bạn, để bạn có thể tối đa hóa hiệu quả, nâng cao lợi nhuận và tiếp tục phát triển. Tại KiotViet, chúng tôi nghĩ rằng Hệ thống quản lý nhà hàng là điểm khởi đầu tốt cho cơ sở kinh doanh của bạn, vì nó sẽ giúp bạn, nhân viên và khách hàng của bạn rất nhiều.