7 Tính Năng Nhất Định Phải Có Của Phần Mềm Quản Lý Khách Sạn

Công nghệ là một trong những công cụ quan trọng mà các chủ khách sạn tận dụng để giúp vận hành dễ dàng hơn và phần mềm quản lý khách sạn là hệ thống quan trọng nhất trong toàn bộ khách sạn. Cho dù bạn làm việc tại một nhà nghỉ hay một chuỗi khách sạn, hệ thống quản lý khách sạn là công cụ không thể thiếu giúp bạn kinh doanh hiệu quả hơn.

Phần mềm quản lý khách sạn là gì?

Phần mềm quản lý khách sạn -  Tiếng Anh là Property Management System (PMS), là phần mềm hỗ trợ hoạt động quản lý, kinh doanh của khách sạn với những tính năng cơ bản như: quản lý đặt phòng, tình trạng phòng, quản lý buồng phòng, quản lý thu-chi, báo cáo doanh thu hằng ngày, quản lý khách hàng, thống kê dự báo, quản lý từ xa…

Tại sao cần sử dụng phần mềm quản lý khách sạn?

Với sự mở rộng quy mô cả về số lượng và chất lượng các dịch vụ khách sạn, đòi hỏi nhà quản lý cần thay đổi phương pháp, cách thức quản lý các hoạt động của khách sạn sao cho hiệu quả nhất, tiết kiệm chi phí nhất. Đây là lúc các nhà quản trị cần sự hỗ trợ đắc lực của phần mềm quản lý khách sạn. 

Những lợi ích có thể kể đến khi sử dụng phần mềm quản lý khách sạn: 

• Tiết kiệm thời gian, nhân lực
• Độ chính xác cao
• Dữ liệu được lưu trữ trực tiếp trên hệ thống
• Quản lý hoạt động kinh doanh từ xa
• Giao diện dễ sử dụng

Xem thêm: Quản Lý Khách Sạn Bằng Phần Mềm: Giải Quyết Bài Toán Nan Giải Của Phương Pháp Quản Lý Thủ Công

7 tính năng nhất định phải có khi lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn

Công nghệ là một trong những công cụ quan trọng mà các chủ khách sạn tận dụng để giúp vận hành dễ dàng hơn

Quản lý phòng

Một khía cạnh quan trọng của quản lý khách sạn là theo dõi tình trạng phòng trống, giá cả và nhu cầu bảo trì. Một hệ thống quản lý khách sạn tốt sẽ cung cấp các công cụ để dễ dàng xem và cập nhật tình trạng phòng trống, cũng như đặt các mức giá khác nhau cho nhiều thời điểm hoặc loại phòng khác nhau. Nó cũng phải cung cấp một cách để theo dõi nhu cầu bảo trì cho từng phòng để đảm bảo rằng mọi thứ đều hoạt động tốt cho khách.

Việc có một hệ thống tập trung để quản lý các nhiệm vụ này có thể cải thiện đáng kể hiệu quả và năng suất của nhân viên khách sạn, mang lại trải nghiệm tổng thể tốt hơn cho khách. 

Quản lý dọn phòng

Một chức năng quan trọng khác của phần mềm quản lý khách sạn là quản lý công việc dọn phòng. Một phần mềm quản lý bán hàng tốt sẽ cho phép bạn theo dõi phòng nào sạch sẽ, phòng nào cần được dọn dẹp và phòng nào đang được bảo trì tại bất kỳ thời điểm nào. Nó cũng sẽ cho phép bạn thêm ghi chú cho từng yêu cầu của khách. Bằng cách này, nhân viên dọn phòng có thể biết được bất kỳ nhu cầu đặc biệt nào đối với một phòng cụ thể.

Quản lý khách

Quản lý khách hàng là rất quan trọng trong quản lý khách sạn. Phần mềm tốt sẽ cho phép bạn dễ dàng quản lý việc đặt chỗ, nhận phòng và trả phòng của khách. Điều này bao gồm khả năng theo dõi tình trạng phòng trống và giá cũng như mọi yêu cầu hoặc ghi chú đặc biệt dành cho từng khách.

Hệ thống cũng sẽ cung cấp cách tạo và lưu trữ hồ sơ cho khách của bạn. Điều này có thể bao gồm thông tin liên hệ của họ, bất kỳ chương trình khách hàng thân thiết hoặc trạng thái thành viên nào và những lần lưu trú trước đây tại khách sạn. Điều này mang lại trải nghiệm cá nhân hóa hơn cho khách hàng của bạn và giúp hợp lý hóa quy trình đặt phòng và nhận phòng.

Tối ưu hóa cho thiết bị di động và máy tính bảng

Khi người quản lý, nhóm dọn phòng và các nhân viên khác của bạn cần nhanh chóng kiểm tra thông tin chi tiết về đặt phòng, họ không cần phải quay lại văn phòng. Bất kỳ hệ thống nào bạn sử dụng không chỉ phải có khả năng truy cập mà còn phải được tối ưu hóa để sử dụng trên điện thoại di động và máy tính bảng. 

Đa dạng hình thức thanh toán 

Đã qua rồi cái thời khách thanh toán bằng tiền mặt, vì vậy bạn sẽ muốn có một phần mềm có bộ xử lý thanh toán tích hợp cho phép bạn dễ dàng tính phí vào thẻ tín dụng của khách và có quyền truy cập an toàn vào các cổng thanh toán chính.

Báo cáo và phần tích tình hình kinh doanh

Làm thế nào để bạn biết liệu khách sạn của bạn có hoạt động tốt hay không nếu bạn không thể đo lường hiệu suất của mình? Phần mềm quản lý khách sạn với các tính năng báo cáo mạnh mẽ sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về doanh thu của mình và hàng loạt số liệu khác để bạn có thể tìm thấy cơ hội phát triển – và theo dõi tiến trình hướng tới mục tiêu của mình.

Lưu lịch sử và quyền của người dùng

Với doanh thu rất lớn trong ngành khách sạn, điều quan trọng là phải đảm bảo nhân viên có trách nhiệm với phạm vi công việc trong thẩm quyền của mình. Ngoài ra, chúng ta đang sống trong một thế giới nơi người tiêu dùng yêu cầu mức độ bảo mật cao hơn, do đó, điều quan trọng là nhân viên chỉ có thể truy cập vào các phần của hệ thống quản lý khách sạn cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ cốt lõi của họ mà không cần truy cập thông tin nhạy cảm một cách không cần thiết như dữ liệu thẻ tín dụng.

Xem thêm: Cách Xử Lý Khiếu Nại & Đối Phó Với Những Vị Khách Tức Giận Dành Cho Lễ Tân Khách Sạn

Phần mềm quản lý khách sạn KiotViet: Tối đa vận hành - Tối ưu hiệu suất

Phần mềm quản lý khách sạn của KiotViet được thiết kế với những tính năng vượt trội đáp ứng được hầu hết các nhu cầu quản lý của chủ kinh doanh cùng giao diện hiện đại, thông minh và thân thiện. 

Tính tiền phòng theo giờ, theo ngày chính xác

Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet tự động tính tiền phòng theo giờ & các sản phẩm, dịch vụ phụ thu khi khách hàng check out, giúp thu ngân tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót, nhầm lẫn. Giao diện đơn giản, dễ sử dụng cho mọi bộ phận từ lễ tân, buồng phòng, thu ngân...

Quản lý phòng hiệu quả

Theo dõi số lượng phòng trống, phòng đang sử dụng, phòng đã đặt, phòng sắp trả. Từ đó khách sạn có thể lên lịch đặt phòng, dọn dẹp và đón tiếp khách hàng hợp lý. Tránh trường hợp nhầm lẫn khiến khách hàng khó chịu.

Thanh toán nhanh, giảm thất thoát

Phần mềm hỗ trợ thanh toán qua các phương thức như quét mã QR, tiền mặt, chuyển khoản, quẹt thẻ. Tất cả thao tác của nhân viên đều được quản lý & lưu trữ rõ ràng, dễ dàng tra cứu khi khách sạn cần.

Quản lý khách hàng chi tiết

Thông tin đặt phòng và khách lưu trú được phần mềm quản lý chi tiết trên hệ thống giúp chủ khách sạn dễ dàng liên hệ, hỗ trợ cho từng khách hàng hiệu quả. Nhờ đó xây dựng được hình ảnh chuyên nghiệp của khách sạn trong mắt khách hàng.

Doanh thu vượt trội, quản lý từ xa

Phần mềm quản lý khách sạn KiotViet dùng được trên mọi thiết bị như máy tính, điện thoại, tablet. Quản lý tập trung nhiều chi nhánh trên một tài khoản. Giúp bạn dễ dàng theo dõi hoạt động kinh doanh của khách sạn từ xa, theo thời gian thực.

Dùng thử miễn phí

Có thể nói, phần mềm quản lý khách sạn là trợ thủ đắc lực của nhà quản lý trong thời đại công nghệ số, giúp việc quản lý trở nên đơn giản, dễ dàng và mang về hiệu quả tốt nhất. Qua những thông tin vừa chia sẻ về các tính năng phần mềm khách sạn, hy vọng rằng bạn sẽ chọn lựa được phần mềm phù hợp, hiệu quả nhất cho việc kinh doanh của mình.