9 cách quản lý nhà hàng, quán cafe hiệu quả, tránh thất thoát

Bạn đang là chủ của một nhà hàng, một quán cà phê, một quán ăn, một “tay đua” mới trong lĩnh vực nhà hàng & đồ uống. Vậy nên, bạn có rất nhiều ý tưởng thú vị và hay ho để thu hút khách hàng nhưng bạn không nhận ra một điều quan trọng đó là việc quản lý tốt cửa hàng để giảm thất thoát còn đơn giản hơn so với việc tăng thêm lượng khách hàng hiện tại. Bài viết dưới đây, KiotViet đưa ra những giải pháp giúp bạn quản lý cửa hàng của mình hiệu quả để giảm chi phí hoạt động và gia tăng lợi nhuận.

Hàng trăm nghìn quán cafe đang sử dụng phần mềm quản lý quán cafe để quản lý cửa hàng, hạn chế thất thoát. Xem ngay tại: 

Xem thêm: Phần mềm quản lý quán cafe, tính tiền quán cafe đơn giản, dễ dùng

1. Quản lý nhân viên

Quản lý nhân viên luôn là khó nhất và cũng là điều quan trọng nhất. Nhân viên chính là “bộ mặt” của cửa hàng, thái độ phục vụ của họ sẽ ảnh hưởng đến cảm nhận của khách. Để nhận được sự thiện cảm từ phía khách hàng và khuyến khích nhân viên làm việc thật tốt thì bạn cũng cần có những tiêu chuẩn để quản lý nguồn nhân lực của cửa hàng. 

1.1 Hiểu nhân viên của bạn

Điều này nghe có vẻ như là một chuyện đương nhiên nhưng lại không dễ làm. Cần phải có thời gian để xây dựng mối quan hệ, bạn không phải lúc nào cũng có thời gian và nhân viên thì không phải ai cũng giống nhau.

Nhưng mọi thứ vốn dĩ là như vậy, “muốn thu được nhân tâm thì phải đổi bằng chân tâm”. Hãy dành thời gian và trò chuyện dù chỉ một chút ít với nhân viên về bất cứ điều gì, từ công việc, các mối quan hệ, giải trí,...

1.2 Đối xử công bằng với nhân viên

Để có một môi trường làm việc thoải mái, gần gũi thì việc đối xử công bằng với nhân viên chính là yếu tố quyết định. Thật ra, chúng ta luôn có thiên hướng thiên vị đối với những người mà mình có cảm tình hơn, để giữ được mức độ trung lập cần thiết phải có những quy định cụ thể. Những quy định này không chỉ dành cho nhân viên mà còn dành cho chính chủ cửa hàng. 

Cần đảm bảo sự công bằng giữa nhân viên với khách hàng, khách hàng không phải luôn đúng. Nếu nhân viên thấy mình được tôn trọng và trân trọng, họ sẽ có tinh thần sảng khoái để làm việc, cùng là giúp bộ mặt cửa hàng được “đẹp” hơn.

1.3 Quản lý nhân viên bằng hệ thống KPI

Hệ thống KPI là công cụ đắc lực để nắm bắt hiệu suất làm việc của nhân viên trong một thời gian nhất định thường là theo tháng. Dựa vào kết quả KPI bạn có thể đánh giá khả năng của nhân viên trong tháng và từ đó đưa ra các khoản thưởng nếu hiệu quả đạt được vượt qua mức KPI đề ra.

Một số chỉ tiêu dùng để đánh giá KPI: các công việc cần thực hiện, mục tiêu đề ra, thực tế đạt được, thời gian thực hiện,...

1.4 Sử dụng các công cụ hỗ trợ quản lý nhân viên - giải pháp không thể thiếu

Nếu cửa hàng của bạn có số lượng nhân viên không quá nhiều (Dưới 5 người) thì hoàn toàn có thể kiểm soát hoạt động của nhân viên (Chấm công, nghỉ phép,...) bằng phương pháp truyền thống như sử dụng sổ sách, excel. Nhưng số lượng nhân viên sẽ tăng dần theo quy mô cửa hàng, để quản lý chính xác hơn, nên sử dụng các phần mềm quản lý nhân viên. 

KiotViet là phần mềm quản lý bán hàng có tình năng quản lý nhân viên hoàn thiện với đầy đủ những chức năng liên quan đến nhân viên như hồ sơ nhân viên, chấm công, hoa hồng, tính lương,...Linh hoạt quản lý ở mọi nơi chỉ cần có thiết bị kết nối Internet như điện thoại, máy tính, smartphone.

2. Giảm thất thoát khi quản lý nguyên liệu - tồn kho 

Một đặc trưng khi kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng và đồ uống đó là nguyên liệu cần tươi, thời gian bảo quản ngắn nên việc quản lý nguyên liệu không chỉ ảnh hưởng đến chi phí hoạt động mà còn tác động đến chất lượng đồ. Việc nhập bao nhiêu thì cần phải có kinh nghiệm, nhưng bạn vẫn có thể quản lý những vấn đề khác bằng một số tips đơn giản.

2.1 Kiểm tra định kỳ

Luôn dành ra một khoảng thời gian đầu ngày và cuối ngày để kiểm tra nguyên liệu đang có trong cửa hàng. 

Một số tiêu chí để bạn theo dõi tồn kho của cửa hàng: Tên loại hàng hóa/ nguyên liệu; đơn vị đo, số lượng tồn kho, giá nhập, tổng chi phí, nguyên nhân thất thoát, người kiểm tra,...

Bạn còn có thể dựa vào những tiêu chí này để theo dõi và nhập số lượng nguyên liệu, mặt hàng phù hợp cho những lần sau.

2.2 Sử dụng phương pháp “Nhập trước - Xuất trước”

Đây là một cách sử dụng nguyên liệu thông minh mà bạn đôi khi “quên mất”. Cách thức đơn giản, nguyên liệu nào nhập trước sẽ được sử dụng trước, và nguyên liệu nhập sau sẽ sử dụng sau.

Nhưng để có thể quản lý theo cách này bạn cần tuyệt đối tuân thủ quy tắc và sắp xếp kho theo phân loại ngày nhập. Điều này đôi khi sẽ dẫn đến những khó khăn về mặt không gian để nguyên liệu, bạn hoàn toàn có thể tìm những cách sắp xếp kho thông minh trên Internet, cũng rất đơn giản.

2.3 Sử dụng phần mềm/ ứng dụng quản lý nguyên liệu

Giống như việc quản lý nhân viên, bạn hoàn toàn có thể kiểm soát được hàng tồn kho và nguyên liệu trong kho khi sử dụng các ứng dụng dạng này.

Từ ngày nhập đến vị trí để trong kho, hạn dùng, báo cáo về hàng hóa nguyên liệu đều có thể dễ dàng theo dõi. 

KiotViet có cách sử dụng đơn giản, chỉ cần ít phút để có thể thông thạo việc này. Và thế là  bạn có thể quản lý được nguyên liệu cửa hàng một cách hiệu quả, giảm tối đa mức thất thoát.

3. Quản lý dòng tiền

Mục tiêu cuối cùng của bất cứ việc kinh doanh nào đều là doanh thu và lợi nhuận. Kiểm soát thu - chi sẽ giúp cho bạn có cái nhìn toàn cảnh về hoạt động và phương hướng phát triển của cửa hàng.

3.1 Quản lý thu  - chi

Ai làm kinh doanh cũng biết là mình cần phải quản lý chặt chẽ việc thu chi của cửa hàng. Nhưng không phải ai cũng làm tốt. Điều quan trọng nhất trong việc quản lý thu - chi đó là bạn cần kiểm soát TẤT CẢ những khoản thu, chi, ghi chép lại chi tiết và lưu trữ thông minh.

Việc thất thoát là không thể tránh khỏi nhưng bạn cần biết nguồn tiền thất thoát ở giao dịch nào, do ai. Cần kiểm soát chặt chẽ nhưng bạn cũng có thể giao việc cho nhân viên (Không thể ôm đồm hết mọi việc) chỉ cần nắm chắc nguyên tắc: nắm rõ về các giao dịch này, ai thực hiện, hóa đơn lưu,...

Cùng với đó bạn phải ngăn ngừa một số nguyên nhân chủ quan như: nhân viên không trung thực, nhận tiền của khách nhưng không đưa lại, đưa nhầm, sai tiền trong quá trình thanh toán.

3.2 Quản lý công nợ

Để giữ cho dòng tiền của cửa hàng luôn được ổn định thì ngoài quản lý thu - chi, công nợ cũng là một mục quan trọng đặc biệt trong lĩnh vực nhà hàng, quán cafe.

Một số bí kíp giúp việc quản lý công nợ hiệu quả mà bạn có thể tham khảo:

- Tạo một hệ thống theo dõi hoàn chỉnh bao gồm các mục: Số thứ tự, tên, ngày, nội dung, kỳ trước, kỳ này,...

- Duy trì tốt các mối quan hệ với đối tác

- Xem lại các khoản phải thu thường xuyên

- Gửi hóa đơn chứng từ đến khách hàng nhanh chóng

- Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để theo dõi công nợ

4. Quản lý tất cả bằng KiotViet

Một điểm chung trong 9 Tips quản lý trên đó là bạn đều có thể thực hiện nó thông qua một phần mềm về quản lý. Việc quản lý bằng phần mềm sẽ tiết kiệm thời gian, giảm thất thoát cho cửa hàng đồng thời giúp bạn theo dõi sát sao các hoạt động và có các kế hoạch điều chỉnh cần thiết.

Đó cũng chính là điều mà KiotViet hướng đến khi phát triển phần mềm quản lý dành riêng cho lĩnh vực nhà hàng, quán cafe, quán ăn. Với KiotViet bạn có thể dễ dàng làm quen và quản lý chỉ sau 15 phút. 

Xem chi tiết về phần mềm quản lý dành riêng cho nhà hàng - quán cà phê tại:

Xem thêm: KiotViet - Phần mềm quản lý nhà hàng quán cà phê

Việc sử dụng KiotViet đối với các nhà hàng, quán cafe sẽ giúp:

- Order nhanh chóng, chính xác: với menu điện tử hiển thị đầy đủ thông tin về menu, vị trí bàn khách hàng, tất cả các yêu cầu của khách hàng cũng có thể ghi lại chi tiết.

- Kết nối trực tiếp với bộ phận bếp: bộ phận chế biến, bếp sẽ nhận được thông tin ngay khi khách hàng order, giúp họ có thời gian chuẩn bị và chủ động chế biến.

- Tiết kiệm thời gian cho nhân viên phục vụ khi các quá trình đều được cập nhật tự động và linh hoạt sử dụng trên nhiều thiết bị. Order tại bàn, phục vụ chính xác và thanh toán ngay lập tức.

Với KiotViet, việc kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, quán cafe sẽ được tối ưu hóa để thu được hiệu quả cao nhất và tránh thất thoát và giúp bạn tiết kiệm thời gian quản lý dành cho những công việc khác.