Bán hàng trước, thu tiền sau: Làm sao để không bị quên nợ, thất thoát vốn?

Quản lý công nợ chặt chẽ là chìa khóa giúp chủ hộ kinh doanh duy trì dòng tiền ổn định và giảm thiểu rủi ro tài chính. Tuy nhiên, không ít người vẫn loay hoay trong việc theo dõi các khoản nợ phải thu, phải trả. Phần mềm quản lý công nợ KiotViet chính là giải pháp tối ưu, giúp tự động hóa quy trình và kiểm soát công nợ dễ dàng, chính xác hơn.

Vì sao quản lý công nợ lại quan trọng?

Quản lý công nợ không chỉ giúp chủ hộ kinh doanh kiểm soát tài chính mà còn đảm bảo sự ổn định và phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Nếu không theo dõi chặt chẽ, công nợ dễ trở thành gánh nặng, gây thất thoát tiền bạc, ảnh hưởng đến dòng tiền và uy tín với đối tác. Một số tình huống liên quan đến công nợ mà các chủ cơ sở kinh doanh thường gặp phải có thể kể đến như:

• Bán hàng trước, thu tiền sau

Trong kinh doanh bán lẻ hoặc bán buôn, đặc biệt với khách quen, việc cho nợ là chuyện bình thường. Ví dụ: Một tiệm tạp hóa bán sỉ giao hàng trước cho các cửa hàng nhỏ và hẹn thu tiền vào cuối tháng. Tuy nhiên, nếu không ghi chép rõ ràng hoặc quên nhắc nhở, chủ tiệm có thể bị chậm thu tiền hoặc thậm chí mất khoản nợ nếu khách hàng không còn khả năng thanh toán.

• Công nợ với nhà cung cấp – không chỉ là chuyện tiền bạc

Không chỉ có khách hàng nợ chủ hộ kinh doanh, mà chính chủ hộ cũng có công nợ với nhà cung cấp. Nếu thanh toán trễ hoặc quên trả, họ có thể bị cắt nguồn hàng, mất giá ưu đãi hoặc giảm uy tín. Ví dụ: Một cửa hàng bán vật liệu xây dựng mua xi măng, gạch từ nhà cung cấp theo hình thức trả sau 30 ngày. Nếu quên hạn thanh toán, lần sau nhập hàng có thể phải trả trước hoặc mất cơ hội nhận giá tốt.

Thực tế hiện nay, nhiều chủ hộ kinh doanh vẫn sử dụng sổ tay hoặc file Excel để theo dõi công nợ. Ban đầu, cách này có thể hiệu quả khi quy mô kinh doanh nhỏ, nhưng khi danh sách khách hàng và nhà cung cấp ngày càng mở rộng, những sai sót bắt đầu xuất hiện.

Xem thêm: Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử KiotViet – Giải pháp tối ưu cho hộ kinh doanh

+ Nhầm lẫn số liệu

Nhập sai số tiền, quên cập nhật khi khách thanh toán, hoặc thất lạc sổ sách là những lỗi phổ biến. Một chủ tiệm tạp hóa có thể nhập nhầm số tiền khách đã trả, dẫn đến việc tính toán sai số dư công nợ.

+ Khó kiểm soát khi có nhiều giao dịch

Khi số lượng giao dịch tăng lên, chủ hộ kinh doanh phải mất nhiều thời gian tra cứu, đối chiếu số liệu. Ví dụ, một cửa hàng điện máy có hàng chục khách mua trả góp mỗi tháng, việc theo dõi từng khoản nợ bằng Excel sẽ rất mất thời gian và dễ sai sót.

+ Không có cảnh báo nhắc nhở

Khi quản lý thủ công, chủ cơ sở kinh doanh dễ quên hạn thanh toán của khách hàng hoặc nhà cung cấp, dẫn đến tình trạng thu hồi công nợ chậm hoặc trả chậm gây mất uy tín.

Do đó có thể thấy, quản lý công nợ chặt chẽ không chỉ giúp nhà kinh doanh bảo vệ dòng tiền, mà còn xây dựng uy tín, đảm bảo nguồn hàng và tránh những rủi ro tài chính không đáng có. Vì vậy, thay vì quản lý thủ công dễ sai sót, sử dụng phần mềm quản lý công nợ là giải pháp tối ưu giúp theo dõi công nợ tự động, chính xác và tiết kiệm thời gian.

Phần mềm quản lý công nợ KiotViet hỗ trợ nhà kinh doanh quản lý công nợ chính xác và hiệu quả

Quản lý công nợ phải thu

• Tự động ghi nhận công nợ: Mỗi lần bán hàng, hệ thống sẽ tự động ghi nhận số tiền còn nợ, giảm thiểu sai sót.
• Danh sách các khoản nợ chi tiết: Biết rõ ai đang nợ bao nhiêu, đã trả bao nhiêu, hạn thanh toán là khi nào.
• Nhắc nợ tự động: Hệ thống có thể gửi tin nhắn SMS hoặc email, Zalo nhắc nhở khách hàng trả nợ đến hạn.

Ví dụ: Một cửa hàng tạp hóa bán hàng cho khách sỉ bằng hình thức trả góp hoặc ghi nợ. Trước đây, chủ cửa hàng phải tổng hợp danh sách và nhắc nhở từng người. Giờ đây, phần mềm quản lý bán hàng KiotViet giúp hệ thống tự động nhắc nợ, tiết kiệm thời gian và công sức.

Quản lý công nợ phải trả

• Theo dõi số tiền còn nợ nhà cung cấp: Biết rõ cửa hàng còn nợ bao nhiêu, hạn trả là khi nào.
• Lịch sử giao dịch rõ ràng: Dễ dàng xem lại lịch sử thanh toán, tránh nhầm lẫn.
• Nhắc nhở trả nợ: Tránh bị trễ hạn hoặc phát sinh lãi do quên trả nợ.

Ví dụ: Một tiệm tạp hóa nhập hàng từ nhiều nhà cung cấp. Mỗi tháng phải trả nợ nhiều lần, rất dễ quên. Nhờ KiotViet, chủ cửa hàng biết chính xác có bao nhiêu hạn trả nợ, tránh quên hạn hoặc trễ thanh toán.

Dùng thử miễn phí

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý công nợ KiotViet

• Giảm thời gian quản lý: Tự động tổng hợp dữ liệu, hạn chế sai sót.
• Kiểm soát dòng tiền tốt hơn: Biết rõ cửa hàng đang có bao nhiêu tiền, bao nhiêu nợ cần thu/trả.
• Tăng uy tín: Thanh toán đúng hạn với nhà cung cấp, duy trì quan hệ tốt với khách hàng.
• Tránh rủi ro: Tránh bị quên nợ, giúp hộ kinh doanh luôn trong tình trạng tài chính ổn định.

Xem thêm: Mẫu kịch bản livestream TikTok dành cho người mới bắt đầu kinh doanh

Phần mềm quản lý công nợ KiotViet giúp chủ hộ kinh doanh tự động hóa việc theo dõi các khoản nợ, tăng hiệu quả quản lý và giảm rủi ro. Nếu bạn muốn kiểm soát dòng tiền hiệu quả, đây chính là giải pháp dành cho bạn.