Bạn không thể quản lý hóa đơn bằng Excel

Hiện nay quản lý hóa đơn bằng Excel được khá nhiều chủ cửa hàng sử dụng bởi sự chính xác và tiết kiệm chi phí đầu tư. Tuy nhiên phương pháp này lại còn tồn tại nhiều hạn chế, đưa đến sự bất tiện cho người dùng. Bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu được vì sao bạn không nên quản lý hóa đơn bằng Excel.

--- Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet chia sẻ đến bạn kiến thức hữu ích ---

1. Những lý do bạn không thể quản lý hóa đơn bằng Excel

Quản lý hóa đơn bằng Excel

Quản lý hóa đơn bằng file Excel sẽ giúp việc kiểm soát hóa đơn của cửa hàng diễn ra hiệu quả hơn. Tuy nhiên nó lại ẩn chứa nhiều hạn chế ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh doanh nói chung của cửa hàng.

Xem thêm: Quy trình Quản Lý Hóa Đơn bán hàng hiệu quả

Xem thêm: Phần mềm in hóa đơn bán hàng miễn phí hay có phí thì tốt hơn?

1.1. File Excel quản lý hóa đơn quá đơn giản, không đồng bộ theo thời gian thực

Khi sử dụng file Excel quản lý hóa đơn, nhân viên sẽ phải nhập thông tin đơn hàng thủ công cũng như không kết nối trực tiếp với màn hình bán hàng. Do đó sẽ rất khó để file Excel đồng bộ theo thời gian thực của hoạt động bán hàng.

Chính vì vậy việc quản lý hóa đơn sẽ trở nên bất tiện và tốn nhiều thời gian, công sức.

1.2. File Excel chỉ sử dụng trực tiếp trên máy tính, dễ hỏng hóc

File Excel được lưu trữ và sử dụng trực tiếp trên máy tính chung của cửa hàng. Điều này sẽ dẫn đến một số vấn đề như mất dữ liệu do máy tính gặp hỏng hóc, dễ bị kẻ gian truy cập hay không kiểm soát được hoạt động nhập xuất hóa đơn của nhân viên.

Xem thêm: Nên chọn phần mềm in hóa đơn bán hàng miễn phí hay có phí

Những vấn đề này có thể ảnh hưởng đến hoạt động bán hàng cũng như quản lý của cửa hàng.

1.3. Không có nhiều tính năng cần thiết để quản lý hóa đơn

Excel là một phần mềm được xây dựng nhằm hỗ trợ cho hoạt động kế toán hay lập các báo cáo doanh thu. Do đó file Excel không có nhiều tính năng cần thiết để quản lý hóa đơn. Do đó nếu sử dụng phần mềm này trong công việc quản lý hóa đơn, chủ cửa hàng sẽ không đạt được kết quả như mong muốn.

2. Quản lý hóa đơn đầy đủ, nhanh chóng, chính xác bằng phần mềm bán hàng

Một trong những giải pháp thay thế tuyệt với cho file Excel quản lý hóa đơn đó là phần mềm bán hàng. Những tính năng của phần mềm này không chỉ giúp việc quản lý hóa đơn nhanh chóng và chính xác hơn mà còn hỗ trợ cho chủ cửa hàng trong nhiều hoạt động khác.

Trong đó KiotViet là một phần mềm bán hàng sở hữu nhiều tính năng nổi bật được nhiều chủ cửa hàng ưa chuộng.

>> BẠN CÓ BIẾT các quy trình Quản Lý Hóa Đơn hiệu quả nhất hiện nay

• Trải nghiệm Miễn phí Phần Mềm Quản lý Hóa Đơn, Đơn Hàng trên IOS:          ​
• Trải nghiệm Miễn phí Phần Mềm Quản lý Hóa Đơn, Đơn Hàng trên ANDROID:​

2.1. Dễ dàng kiểm tra và quản lý nhiều hóa đơn

Quản lý hóa đơn bằng phần mềm KiotViet

• - Tìm kiếm, sắp xếp hóa đơn: Sau khi thông tin về hóa đơn được lưu trữ trên hệ thống, hóa đơn sẽ được sắp xếp theo danh sách với các thông tin chi tiết như mã hóa đơn, thời gian, khách hàng, trạng thái đơn. Người dùng sẽ có thể tìm kiếm hóa đơn theo nhiều tiêu chí hoặc sắp xếp danh sách theo yêu cầu của công việc. Kết hợp với tính năng xuất file, chủ cửa hàng có thể tự tạo nhiều báo cáo theo các tiêu chí tìm kiếm, từ đó theo dõi và quản lý hiệu quả hơn.
• - Xem lịch sử thanh toán hóa đơn: KiotViet cho phép người dùng xem lịch sử thanh toán đối với từng hóa đơn. Điều này sẽ giúp chủ cửa hàng kiểm soát hóa đơn, hạn chế tình trạng thất thoát cho cửa hàng.

  Xem thêm: Xây dựng mẫu hoá đơn bán hàng chuyên nghiệp với KiotViet

2.2. Hỗ trợ quản lý hóa đơn theo nhiều kênh bán hàng

KiotViet cho phép người dùng quản lý hóa đơn theo nhiều kênh bán háng

Tính năng quản lý giao dịch theo kênh bán hàng của KiotViet giúp bạn quản lý và phân loại các hóa đơn theo từng kênh bán hàng như bán trực tiếp, Facebook, Lazada,… Bạn có thể cập thông tin về đơn hàng ứng với từng giao dịch, từ đó chủ cửa hàng sẽ dễ dàng quản lý nguồn bán của đơn hàng. Bên cạnh đó, chủ cửa hàng cũng có thể thống kê thông tin giao dịch theo từng kênh bán hiệu quả và linh động.

2.3. Tích hợp máy in

Phần mềm KiotViet có thể kết nối với máy in hóa đơn, hỗ trợ việc bán hàng và in hóa đơn nhanh chóng và thuận tiện hơn. Điều này giúp nhân viên  tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức trong quá trình bán hàng.

2.4. Đồng bộ hóa đơn với bộ phận bán hàng

Tính năng đồng bộ hóa đơn với bộ phận bán hàng của KiotViet giúp nhân viên cập nhật chính xác và kịp thời thông tin của hóa đơn. Nhờ đó hoạt động bán hàng sẽ diễn ra suôn sẻ, thuận lợi và nhanh chóng hơn.

Xem thêm: 4 lí do CỬA HÀNG nên IN HÓA ĐƠN bằng phần mềm

2.5. Những tính năng khác

• Quản lý hàng hóa: Với KiotViet, chủ cửa hàng có thể dễ dàng cập nhật thông tin hàng hóa mọi lúc mọi nơi cũng như điều chỉnh mức giá bán cho các mặt hàng. Bên cạnh đó, phần mềm còn hỗ trợ việc kiểm kho hiệu quả, giảm thiểu tỷ lệ thất thoát cho cửa hàng.
• Quản lý thông tin khách hàng/nhà cung cấp: KiotViet cho phép người dùng theo dõi được khách hàng/nhà cung cấp theo các thông tin chi tiết như thời gian mua hàng, số lần mua hàng, công nợ hiện tại, loại khách hay khu vực. Nhờ đó chủ cửa hàng sẽ có được kế hoạch kinh doanh và có được những chương trình ưu đãi phù hợp với từng nhóm.
• Quản lý giao dịch: Các giao dịch như đặt hàng, bán hàng, trả hàng,….sẽ được ghi lại một cách chi tiết trên hệ thống của phần mềm. Những thông tin này sẽ giúp cửa hàng hạn chế tình trạng sai sót trong hoạt động kinh doanh.
• Quản lý thu chi: Người dùng có thể lập phiếu thu chi ứng với các giao dịch phát sinh một cách dễ dàng và đơn giản. Từ đó chủ cửa hàng sẽ chủ động hơn trong việc kiểm soát dòng tiền và hạn chế tình trạng vượt mức thu chi.

Quản lý hóa đơn bằng Excel với những hạn chế của nó sẽ khiến việc chủ cửa hàng gặp nhiều bất tiện trong quá trình quản lý. Phần mềm bán hàng sẽ là một sự lựa chọn hợp lý hơn dành cho công việc quản lý hóa đơn tại cửa hàng.