Bí quyết giảm 30% chi phí vận hành khách sạn trong mùa thấp điểm mà các chủ kinh doanh cần biết

Trong ngành dịch vụ khách sạn, việc duy trì hoạt động kinh doanh trong mùa thấp điểm luôn là một thách thức không nhỏ. Trong khi mùa cao điểm giúp tăng doanh thu và lợi nhuận, mùa thấp điểm lại đặt ra yêu cầu khắt khe về việc quản lý chi phí vận hành để không ảnh hưởng đến hoạt động tổng thể của khách sạn. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn giảm thiểu chi phí trong mùa thấp điểm mà vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ tốt cho khách hàng.

1. Tối ưu hóa nhân sự

Nhân sự là một trong những yếu tố chiếm phần lớn chi phí vận hành. Để giảm bớt gánh nặng trong mùa thấp điểm, việc điều chỉnh lịch làm việc cho nhân viên là rất quan trọng. Bạn có thể:

+ Điều chỉnh số lượng ca làm việc dựa trên lượng khách đặt phòng.
+ Tạm thời chuyển một số nhân viên sang các bộ phận khác để đảm bảo hiệu quả làm việc cao nhất.
+ Đào tạo chéo cho nhân viên để họ có thể làm việc ở nhiều vị trí khác nhau, giúp tiết kiệm chi phí thuê thêm nhân viên thời vụ.

Điều này không chỉ giúp bạn giảm chi phí lương mà còn giữ chân nhân viên, tránh tình trạng nhân viên rời bỏ khi công việc trở nên ít hơn.

2. Kiểm soát chi phí năng lượng

Một trong những chi phí lớn trong khách sạn là năng lượng. Để giảm chi phí này, bạn có thể thực hiện các biện pháp sau:

+ Sử dụng đèn LED: Thay thế các loại đèn thông thường bằng đèn LED giúp tiết kiệm điện năng một cách đáng kể.
+ Tận dụng ánh sáng tự nhiên: Trong mùa thấp điểm, khi lượng khách ít hơn, việc tận dụng ánh sáng tự nhiên trong các không gian chung như sảnh khách sạn sẽ giúp bạn tiết kiệm điện năng chiếu sáng.
+ Lắp đặt hệ thống cảm biến: Sử dụng cảm biến để tự động tắt các thiết bị điện khi không có người sử dụng, chẳng hạn như đèn, máy lạnh, và quạt.

Những biện pháp này sẽ giúp bạn tiết kiệm không chỉ chi phí vận hành mà còn góp phần bảo vệ môi trường.

Xem thêm: Quản lý, kiểm kê, phân phối vật tư khách sạn hiệu quả bằng phần mềm KiotViet: Tối ưu chi phí vận hành kinh doanh

3. Tận dụng công nghệ trong quản lý chi phí

Công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc giảm chi phí vận hành. Đặc biệt, phần mềm quản lý khách sạn KiotViet có thể giúp bạn tối ưu hóa các quy trình từ đặt phòng, check-in, check-out, đến quản lý nhân sự và tài sản.

Một số tính năng nổi bật bao gồm:

+ Quản lý phòng thông minh: Phần mềm giúp bạn dễ dàng theo dõi tình trạng phòng trống, thao tác cập nhật ngay trên màn hình lễ tân khi có khách đặt hoặc check-out. Điều này giúp bạn tối ưu việc sử dụng quỹ phòng và tránh lãng phí tài nguyên. Các dịch vụ khách lựa chọn cũng được hiển thị khi bạn chọn phòng. Nhờ có phần mềm, lễ tân dễ dàng nắm bắt tình trạng phòng để chủ động hơn trong việc đón tiếp và sắp xếp phòng cho khách hàng.

+ Quản lý nhân sự và ca làm việc: KiotViet hỗ trợ lên lịch ca làm việc cho nhân viên một cách linh hoạt, đảm bảo không có nhân sự dư thừa trong mùa thấp điểm. Bạn có thể quản lý ca trực, kiểm soát công việc một cách nhanh chóng và chính xác.

+ Báo cáo tài chính chi tiết: Phần mềm cung cấp báo cáo tài chính chi tiết, giúp bạn dễ dàng theo dõi doanh thu, chi phí và lợi nhuận. Từ đó, bạn có thể điều chỉnh chi phí vận hành phù hợp, giảm thiểu lãng phí trong mùa thấp điểm.

4. Cải thiện chất lượng dịch vụ bằng chi phí thấp

Mùa thấp điểm là thời gian lý tưởng để cải thiện dịch vụ mà không cần tốn quá nhiều chi phí. Một số gợi ý giúp bạn duy trì và nâng cao chất lượng dịch vụ trong khi tiết kiệm:

+ Tổ chức các gói ưu đãi đặc biệt: Giảm giá cho các gói nghỉ dưỡng dài ngày hoặc tặng kèm dịch vụ miễn phí như bữa sáng, vé spa. Điều này sẽ giúp bạn thu hút khách hàng mới mà không phải tốn quá nhiều chi phí quảng cáo.

+ Cải thiện trải nghiệm khách hàng bằng dịch vụ cá nhân hóa: Mùa thấp điểm mang lại cho bạn cơ hội tập trung vào từng khách hàng cụ thể. Hãy tận dụng cơ hội này để cung cấp dịch vụ cá nhân hóa, từ việc nhớ tên khách đến việc sắp xếp phòng theo sở thích của họ. Điều này sẽ tạo ra ấn tượng tốt và giúp khách hàng quay lại vào mùa cao điểm.

Xem thêm: Cập nhật & Theo dõi tình trạng buồng phòng một cách thường xuyên với phần mềm quản lý khách sạn

5. Tối ưu hóa hoạt động bảo trì và sửa chữa

Một cách hiệu quả để giảm chi phí vận hành là thực hiện bảo trì định kỳ trong mùa thấp điểm. Đây là thời điểm lý tưởng để kiểm tra, bảo dưỡng các thiết bị, sửa chữa những hạng mục cần thiết mà không ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng. Thực hiện bảo trì định kỳ giúp ngăn chặn các sự cố lớn trong tương lai, giảm thiểu chi phí sửa chữa khẩn cấp và kéo dài tuổi thọ của tài sản.

6. Giảm chi phí quảng cáo

Trong mùa thấp điểm, việc giảm ngân sách quảng cáo là điều cần thiết, nhưng bạn vẫn có thể duy trì được hiệu quả bằng cách tận dụng các kênh quảng bá miễn phí như mạng xã hội, email marketing, hoặc hợp tác với các trang web du lịch để quảng bá khách sạn. Phần mềm quản lý khách sạn KiotViet hỗ trợ tích hợp các tính năng quảng cáo và quản lý dữ liệu khách hàng, giúp bạn thực hiện các chiến dịch quảng bá một cách hiệu quả với chi phí thấp.

7. Lên kế hoạch cho mùa cao điểm

Mùa thấp điểm là thời gian tốt để bạn lên kế hoạch cho mùa cao điểm sắp tới. Bạn có thể sử dụng khoảng thời gian này để tối ưu lại các quy trình, kiểm tra hệ thống và nâng cấp dịch vụ. Hơn nữa, hãy xem xét việc kết hợp KiotViet để quản lý phòng đặt trước cho mùa cao điểm, giúp tiết kiệm thời gian và giảm áp lực cho nhân viên khi lượng khách tăng lên.

Dùng thử miễn phí

Việc giảm chi phí vận hành trong khách sạn vào mùa thấp điểm là một quá trình yêu cầu sự linh hoạt và tối ưu hóa trong mọi khía cạnh. Từ việc quản lý nhân sự, kiểm soát năng lượng đến sử dụng công nghệ như phần mềm quản lý khách sạn KiotViet, bạn sẽ giảm thiểu được chi phí một cách hiệu quả mà không làm giảm chất lượng dịch vụ.