Bí quyết quản lý quán Karaoke hiệu quả nhất cho chủ quán mới

Với tiềm năng mang lại doanh thu “khủng”, Karaoke chính là một trong những hình thức kinh doanh phổ biến nhất và được nhiều nhà đầu tư quan tâm. Nhưng mở quán Karaoke đâu chỉ là cho thuê phòng hát mà còn phát sinh nhiều bất cập, vấn đề phức tạp như: thiếu hụt doanh thu không rõ nguyên nhân; vất vả trong tính toán thời gian sử dụng phòng hát của khách hàng. Chính vì vậy, việc áp dụng phần mềm quản lý thông minh, chuyên nghiệp đang trở thành lựa chọn hàng đầu của nhiều chủ quán Karaoke để giúp quy trình vận hành trơn tru, hiệu quả hơn.

1. Những khó khăn mà các chủ quán Karaoke mới mở thường gặp phải

• Nhầm lẫn, sai sót trong sắp xếp phòng hát cho khách hàng

Với đặc thù của ngành kinh doanh dịch vụ giải trí, quán Karaoke thường nhận rất nhiều lượt đặt phòng của khách hàng vào các khung thời gian khác nhau, đặc biệt là vào buổi tối và dịp cuối tuần. Nếu không có hệ thống quản lý hiệu quả, nhân viên sẽ dễ mắc sai sót, dẫn đến tình trạng trùng phòng, bỏ sót lịch hẹn, khách hàng đặt trước nhưng phải chờ nhân viên bố trí phòng hát. Về lâu dài, những rắc rối này không chỉ làm giảm trải nghiệm dịch vụ mà còn là nguyên nhân làm mất nhiều khách hàng tiềm năng, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và uy tín của quán.

• Khó khăn trong tính tiền phòng hát theo giờ

Karaoke là mô hình kinh doanh có nhiều mức giá linh hoạt, từ phòng thường đến phòng VIP, giá theo khung giờ cao điểm hay các dịp lễ, Tết. Bên cạnh đó, khách hàng còn thường gọi thêm đồ ăn nhẹ, bia, nước ngọt, trái cây, khăn lạnh... Nếu chỉ quản lý bằng sổ sách, nhân viên sẽ rất dễ bị nhầm lẫn giờ vào, giờ ra của khách, tính thiếu hoặc thừa phụ phí, áp dụng giá sai loại phòng, khiến khách hàng phàn nàn về hóa đơn không chính xác. 

• Thất thoát hàng hóa không rõ nguyên nhân

Thất thoát hàng hóa là một rủi ro đang lo ngại khi kinh doanh quán Karaoke. Trên thực tế đã có nhiều trường hợp những mặt hàng như: bia, nước ngọt, trái cây, khăn lạnh… bị hao hụt bất thường mà chủ quán không hay biết cho đến khi trực tiếp kiểm tra. Nguyên nhân có thể đến từ những sai sót trong khâu kiểm kê, nhân viên báo sai số lượng order của khách hoặc thậm chí gian lận, tự ý tiêu thụ hàng hóa. Nếu không giám sát và quản lý chặt chẽ, quán có thể rơi vào tình trạng thiếu hụt thực phẩm trong giờ cao điểm. Điều này không chỉ khiến hoạt động bán hàng trở nên lộn xộn, thiếu chuyên nghiệp mà còn ảnh hưởng đến doanh thu của quán.

• Tốn công sức, mất thời gian trong vận hành quán

Vận hành một quán Karaoke đòi hỏi nhà kinh doanh phải xử lý hàng loạt công việc, từ theo dõi số lượng hoa quả, bia, nước ngọt tồn kho, thống kê số khách đã dùng dịch vụ đến tính toán tổng doanh thu mỗi ngày. Nếu không có giải pháp hỗ trợ, khối lượng công việc khổng lồ này sẽ khiến chủ quán rơi vào tình trạng quá tải, thậm chí còn làm gián đoạn hoạt động kinh doanh của quán.

2. Bí quyết vận hành quán Karaoke hiệu quả với phần mềm quản lý KiotViet

• Quản lý thời gian sử dụng phòng hát theo giờ

Với tính năng đếm giờ tự động, phần mềm sẽ giúp chủ quán quản lý thời gian khách dùng dịch vụ hiệu quả. Khi khách hàng vào phòng hát, hệ thống sẽ bắt đầu tính thời gian và hiển thị chính xác chi phí dựa trên số giờ sử dụng.

Ví dụ, khi một nhóm khách vào phòng hát lúc 20:00 và kết thúc lúc 22:30, hệ thống sẽ tự động ghi nhận, tính toán tổng thời gian sử dụng là 2,5 giờ, đồng thời hiển thị giá tiền trên hóa đơn chi tiết. Điều này không chỉ giúp nhân viên thanh toán nhanh chóng, thay thế cách kiểm tra thủ công bằng sổ sách tốn thời gian mà còn tránh được những tranh cãi không đáng có về chi phí dịch vụ.

• Thiết lập bảng giá đa dạng cho phòng hát và các dịch vụ khác nhau

Chủ quán có thể dễ dàng tạo bảng giá linh hoạt cho từng loại phòng hát như phòng thường, VIP, Super VIP, tùy theo nhu cầu của khách hàng. Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ cài đặt giá theo khung giờ, ví dụ như: giá tăng lên 20% vào giờ cao điểm từ 19 giờ đến nửa đêm, cũng như thiết lập mức giá riêng cho các ngày lễ Tết, Giáng sinh, Valentine… Sự linh hoạt trong cách tính tiền phòng được tích hợp trên phần mềm quản lý KiotViet sẽ giúp chủ quán tối ưu lợi nhuận trong những dịp cao điểm, tăng doanh thu bán hàng hiệu quả.

Xem thêm: Tính tiền tự động theo thời gian sử dụng dịch vụ với phần mềm quản lý quán Karaoke – Bida

• Quản lý lịch hẹn của khách hàng chuẩn chỉ

Phần mềm quản lý KiotViet hỗ trợ chủ quán Karaoke hạn chế tình trạng trùng lịch của các khách đặt trước với tính năng quản lý lịch hẹn thông minh, chuyên nghiệp. Khi có khách liên hệ đặt phòng, nhân viên sẽ dễ dàng kiểm tra tình trạng phòng hát theo thời gian thực, xác định được phòng nào đang sử dụng, phòng nào còn trống trên màn hình phòng bàn để tư vấn cho khách thuận tiện hơn. Tiếp đó, chỉ với một vài thao tác nhập tên, số lượng khách, thời gian đến, nhân viên có thể xác nhận lịch đặt phòng và phần mềm sẽ tự động cập nhật trên hệ thống.

Nhờ tính năng này, phần mềm quản lý KiotViet không chỉ giúp chủ quán tối ưu hiệu suất kinh doanh mà còn là cách thức nâng cao trải nghiệm khách hàng vô cùng hiệu quả. Việc phục vụ chuyên nghiệp sẽ tạo sự hài lòng, giữ chân khách hàng và từ đó tạo lợi thế cạnh tranh lớn cho quán Karaoke.

• Quản lý số lượng hàng hóa trong kho tiện lợi

Bên cạnh dịch vụ phòng hát, các quán Karaoke còn kinh doanh nhiều mặt hàng đi kèm như bia, nước ngọt, cocktail, mojito, đồ ăn nhẹ, hoa quả… Đây không chỉ là những mặt hàng nâng cao trải nghiệm khách hàng mà còn là nguồn doanh thu quan trọng của quán, do đó cần có hệ thống quản lý hàng hóa thông minh. 

Với phần mềm quản lý KiotViet, mọi giao dịch nhập hay bán hàng trong quán Karaoke đều được kiểm soát chính xác theo thời gian thực. Khi có giao dịch phát sinh, hệ thống sẽ tự động cộng, trừ số liệu hàng hóa tương ứng trong kho, giúp chủ quán nắm bắt lượng bia, nước ngọt, đồ ăn nhanh đã tiêu thụ trong ngày và số lượng hàng hóa mới nhập về mà không cần mất thời gian kiểm kê thủ công. Điều này vừa giúp chủ quán tối ưu chi phí, hạn chế thất thoát, vừa đảm bảo quán luôn có đủ thực phẩm để phục vụ khách một cách chuyên nghiệp, không lo thiếu hụt vào giờ cao điểm.

• Báo cáo chi tiết, chính xác theo thời gian thực

Phần mềm sẽ tự động tổng hợp và phân tích số liệu về tình hình lợi nhuận từ các dịch vụ, sản phẩm mà quán cung cấp; doanh thu theo ngày/ tuần/ tháng. Với những dữ liệu trực quan, chi tiết, chủ quán có thể đưa ra quyết định kinh doanh như: điều chỉnh giá dịch vụ phù hợp hoặc lên kế hoạch nhập hàng kịp thời. Nhờ đó, việc vận hành quán Karaoke trở nên hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí và tối ưu lợi nhuận.

Dùng thử miễn phí

3. Lợi ích dành cho chủ quán khi áp dụng phần mềm quản lý quán Karaoke KiotViet

• Nâng cao chất lượng dịch vụ nhằm mang đến trải nghiệm tốt cho khách hàng

Với KiotViet, chủ quán có thể kiểm soát lịch đặt phòng hát theo thời gian thực, tránh tình trạng trùng phòng, nhầm lẫn lịch hẹn. Ngoài ra, nhân viên còn dễ dàng cập nhật thông tin về các sản phẩm, dịch vụ khách hàng đã sử dụng trên phần mềm khi họ đặt thêm nước uống, hoa quả, từ đó việc thanh toán trở nên chính xác, nhanh chóng hơn. Điều này sẽ tăng hiệu quả hoạt động, chất lượng dịch vụ của quán Karaoke và đảm bảo trải nghiệm của khách hàng.

Xem thêm: Review top 5 phần mềm quản lý quán Karaoke phổ biến nhất hiện nay

• Tiết kiệm chi phí, tối ưu hiệu suất kinh doanh

Toàn bộ quy trình từ nhập, bán hàng, tính toán hóa đơn đến cung cấp báo cáo lợi nhuận đều được tự động hóa, giúp giảm bớt công việc cho nhà quản lý và đảm bảo các số liệu luôn chính xác. Nhờ đó, chủ quán Karaoke có thể duy trì hoạt động vận hành trơn tru mà không lo thất thoát doanh thu từ những sai sót, nhầm lẫn trong khâu kiểm kho hay thanh toán. 

• Định hướng kinh doanh dễ dàng hơn

Với hệ thống báo cáo chi tiết từ KiotViet, chủ quán sẽ dễ dàng nắm bắt xu hướng tiêu dùng của khách hàng, ví dụ như khách hàng thường chọn đặt phòng VIP với thời lượng hát khoảng 2 giờ, bia kèm hoa quả là dịch vụ thêm bán chạy nhất... Dựa trên các dữ liệu này, chủ quán có thể điều chỉnh chiến lược kinh doanh để tối ưu lợi nhuận và thu hút nhiều khách hàng hơn.

Quản lý quán Karaoke chưa bao giờ là điều dễ dàng, đặc biệt với những chủ quán mới khi phải đối mặt với hàng loạt thách thức từ kiểm soát doanh thu, quản lý hàng hóa đến đảm bảo trải nghiệm khách hàng. Nếu đang tìm kiếm một giải pháp hỗ trợ chuyên nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa lợi nhuận, phần mềm quản lý bán hàng KiotViet chính là lựa chọn hàng đầu cho các chủ quán Karaoke. Hãy đăng ký KiotViet và dùng thử MIẾN PHÍ ngay để cảm nhận hiệu quả vượt trội trong vận hành quán nhé!