"Bỏ Túi" 4 Bí Quyết Giúp Quản Lý Cửa Hàng Mỹ Phẩm Thêm Phần Chuyên Nghiệp Và Khoa Học

"Quản lý cửa hàng mỹ phẩm có gì đâu mà khó!" - đây là suy nghĩ của rất nhiều người khi ai đó nhắc đến việc mình đang có một shop mỹ phẩm. Nhưng ông bà ta từ xưa đã có câu "nằm trong chăn mới biết có rận", chỉ những người chủ hay người quản lý mới biết được mình đang gặp những khó khăn gì. Quản lý doanh số, quản lý kho và quản lý nhân viên luôn là những vấn đề khiến chủ shop đau đầu nhất.

1. Theo dõi doanh thu bán hàng hằng ngày

Quản lý sát sao doanh thu mỗi ngày chính là việc cần thiết để bạn đảm bảo nguồn sống cho cửa hàng của mình. Do đó bạn cần theo dõi xem mỗi ngày cửa hàng của bạn bán ra bao nhiêu sản phẩm, thu về bao nhiêu hay nhân viên nào bán ra những sản phẩm nào? Trong những ngày đầu mới kinh doanh, để tiếp kiệm chi phí, bạn sẽ nghĩ đến việc tự mình vừa làm chủ vừa là nhân viên khi đó việc quản lý tiền bán hàng diễn ra rất dễ dàng. Tuy nhiên, khi công việc kinh doanh đã đi vào quỹ đạo, bạn muốn thuê thêm nhân viên cũng như đẩy mạnh việc bán hàng, đây là lúc bạn cần có kỹ năng và kinh nghiệm quản lý cửa hàng mỹ phẩm.

MIỄN PHÍ dùng thử

Bắt đầu từ hình thức theo dõi đơn giản nhất và cũng thủ công nhất chính là sử dụng sổ ghi chép. Ngay khi một sản phẩm được bán ra, nhân viên sau khi nhận tiền bán sẽ ghi lại thông tin sản phẩm với số lượng bán ra, giá tiền và thời gian bán. Đến cuối ngày bạn chỉ việc cộng lại số tiền được ghi trên sổ và tiền mặt nhận được sẽ ra được số lượng bán ra và doanh thu trong ngày. Tuy nhiên nếu muốn kinh doanh lâu dài chuyên nghiệp hơn thì thay vì ghi chép trong sổ sách, bạn hãy kiểm kê nhanh bằng số lượng và giá trị hóa đơn được in ra mỗi ngày. Để in hóa đơn bán hàng bạn cần có máy in hóa đơn, máy tính, phần mềm quản lý bán hàng và lưu thông tin sản phẩm theo mã vạch. Các dòng mỹ phẩm hầu như đều có sẵn mã vạch trên sản phẩm nên bạn chỉ cần quét mã vạch và nhập thông tin vào phần mềm. Với các sản phẩm không có sẵn mã vạch, bạn có thể tạo mã vạch bằng phần mềm quản lý bán hàng luôn, sau đó in ra và dán lên sản phẩm và sử dụng bình thường. Khi bán hàng bạn chỉ cần dùng máy quét mã vạch trên sản phẩm sẽ hiển thị thông tin trên màn hình như tên sản phẩm, giá bán, số lượng tồn kho,… Cuối ngày, các báo cáo thống kê sẽ được tự động tính toán, bạn chỉ cần nhìn vào phần mềm có thể thấy ngay doanh thu, lãi lỗ,… mà không cần phải hiểu biết nhiều về các hàm tính excel hay đau đầu với sổ sách nữa. 

Xem thêm: [Hướng dẫn] Ứng dụng công nghệ quản lý cửa hàng mỹ phẩm

Mọi khoản thu chi, hóa đơn bán hàng sẽ được TỔNG KẾT VÀO CÁC BÁO CÁO để bạn dễ dàng truy cập và nắm bắt về dòng tiền của cửa hàng. Đừng lo lắng nếu bạn phải đi công tác hay bận rộn công việc riêng không thể có mặt tại cửa hàng, bởi với ứng dụng công nghệ điện toán đám mây, KiotViet cho phép bạn QUẢN LÝ TỪ XA: có thể truy nhập hệ thống báo cáo từ bất kỳ nơi đâu và bất cứ lúc nào chỉ với thiết bị di động trong tay như một chiếc điện thoại. Những biểu đồ trực quan, sinh động và dễ hiểu sẽ cho bạn cái nhìn bao quát nhất về toàn bộ hoạt động giao dịch của cửa hàng, giúp xử lý kịp thời tình huống phát sinh, đưa ra quyết định chính xác khi cần thiết.

2. Kiểm soát các sản phẩm có trong cửa hàng

Để thu hút và tạo ấn tượng với khách hàng, một người chủ shop ngay khi bắt đầu kinh doanh sẽ nhập nhiều chủng loại mỹ phẩm khác nhau và trưng bày sao cho đa dạng. Khi số lượng sản phẩm còn ít, bạn có thể nhập số liệu theo dõi trong file excel hoặc đơn giản hơn là theo dõi qua sổ sách. Tuy nhiên khi số lượng sản phẩm lên đến hàng trăm, hàng nghìn sản phẩm, với nhiều chủng loại và thương hiệu khác nhau, để theo dõi qua sổ hay file quả thật là công việc đầy thách thức, tốn nhiều thời gian và gây mệt mỏi, đau đầu. Do đó, ngay từ khi bắt tay vào kinh doanh tại cửa hàng, bạn cần lựa chọn hình thức quản lý sản phẩm phù hợp và có định hướng lâu dài. Dù lựa chọn hình thức quản lý nào, các sản phẩm đang được bày bán phải được quản lý theo các thông số gồm những mặt hàng nào, số lượng bao nhiêu, thuộc thương hiệu nào và giá bán ra sao. Cuối ngày bạn sẽ tổng hợp lại những sản phẩm đã bán và hàng còn trưng bày để luôn nắm rõ tình hình kinh doanh.

Đối với phần mềm quản lý cửa hàng mỹ phẩm của KiotViet, hàng hóa được sắp xếp theo danh mục, quản lý bằng mã vạch/mã số riêng. Phân loại chi tiết từng sản phẩm theo thương hiệu, màu sắc, kích thước, chủng loại... Rất tiện cho người quản lý có thể theo dõi tổng thể giúp giúp nhân viên rút ngắn được quá trình bán hàng.

3. Kiểm kho định kỳ vào cuối tháng

Dù cửa hàng mỹ phẩm của bạn có quy mô lớn hay nhỏ, dù bán được ít hay bán được nhiều thì việc kiểm kê sản phẩm cũng vẫn là công việc quan trọng không thể phớt lờ. Nếu việc theo dõi lượng mỹ phẩm bán ra hằng ngày giúp bạn nắm rõ ràng tình hình kinh doanh ngắn hạn thì kiểm kê định kỳ sẽ cho bạn biết tình hình kinh doanh của cửa hàng cũng như theo dõi sự trùng khớp giữa số liệu ghi chép và sản phẩm bán ra. Với số lượng sản phẩm ít, bạn có thể kiểm nhanh cả cửa hàng và trong kho trong một ngày và đối chiếu được ngay số lượng tồn và lượng hàng đã bán ra. Đến khi có nhiều sản phẩm hơn và số lượng bán ra đã nhiều, việc kiểm kê có thể tiêu tốn của bạn nhiều thời gian hơn, nhưng đây là công việc rất cần thiết nếu bạn muốn nắm chắc tình hình kinh doanh của cửa hàng. Không chỉ giúp bạn đối chiếu và theo dõi sản phẩm, thông qua việc kiểm kê kho hàng định kỳ, bạn còn lên kế hoạch lấy hàng cũng như đưa ra chương trình khuyến mãi, xả hàng phù hợp với các sản phẩm bán chậm hay còn tồn kho nhiều.

Để rút ngắn quá trình kiểm kho và tăng tính chính xác đến từng sản phẩm, KiotViet giúp bạn nắm bắt được quy trình từ nhập hàng, kiểm hàng cho đến cảnh báo lượng sản phẩm tồn kho kèm theo thông tin về sản phẩm. Gửi thông tin cảnh báo các sản phẩm sắp hết hàng, hết HSD để có phương án xử lý.

Xem thêm: Giải pháp quản lý cửa hàng mỹ phẩm đa kênh, đồng bộ đơn hàng Online từ Website, sàn TMĐT 

4. Quản lý nhân viên bán hàng mỹ phẩm

Trong những tháng đầu khi khai trường bán hàng bạn có thể chưa cần thuê nhân viên bán hàng vì muốn tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, khi công việc đã dần đi vào ổn định và muốn tập trung quản lý thì sẽ cần đến các nhân viên giúp bạn bán hàng và khi đó bạn cần thêm trợ thủ để quản lý nhân viên hiệu quả. Nhân viên của bạn sẽ làm theo ca hay làm cả ngày, thời gian làm việc cùng mức lương và trợ cấp cũng như tiền hoa hồng,…những thông tin đó đều cần được lưu lại để phục vụ việc quản lý nhân viên.

Với cửa hàng mỹ phẩm, nhân viên bán hàng còn có thể được quản lý qua đơn hàng bán ra trong thời gian làm việc. Điều này không chỉ giúp bạn quản lý thời gian làm việc mà còn có thể đối chiếu sản phẩm bán ra, doanh thu trong ngày khi cần thiết. KiotViet đem đến giải pháp quản lý nhân viên tinh gọn, tối ưu cho mọi cửa hàng dựa trên nghiên cứu nhu cầu của người sử dụng để mang đến các tính năng hiện đại với giao diện thân thiện và dễ dàng sử dụng nhất.

Phần mềm cho phép khai báo và tùy chỉnh thời gian mỗi ca làm việc của các chi nhánh khác nhau, xử lý thay đổi và đặt lịch làm việc cho nhân viên, định nghĩa giờ công làm việc, số ngày công trong tháng, ngày nghỉ lễ và cập nhật chính xác thời gian làm việc thực tế của nhân viên. Mọi tính toán lương thưởng đều được vận hành tự động, hạn chế nhầm lẫn, sai sót và quan trọng có thể TRUY CẬP MỌI LÚC MỌI NƠI từ máy tính khi được kết nối internet nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý, giải quyết công việc nhanh nhất dù không có mặt ở cửa hàng.

MIỄN PHÍ dùng thử

Hiện có rất nhiều phương  pháp giúp bạn quản lý từ sản phẩm, kho hàng, thu chi và nhân viên như sổ sách, file excel hay bằng phần mềm quản lý bán hàng. Tùy theo nhu cầu và mức ngân sách, bạn sẽ chọn được giải pháp phù hợp với mình. Tuy nhiên, quản lý cửa hàng hiệu quả và khoa học bằng phần mềm sẽ tạo nền tảng vững chắc để phát triển và mở rộng cửa hàng kinh doanh mỹ phẩm của mình ở hiện tại và cả tương lai sau này.