Cách quản lý kho hàng hóa đơn giản, tránh thất thoát

Quản lý hàng tồn kho luôn là bài toán đau đầu của các chủ shop. Làm sao để thiết lập hệ thống quản lý hàng hóa đạt hiệu quả cao? Bài viết dưới đây sẽ đưa đến những cách quản lý hàng hóa trong kho hiệu quả và tránh việc nhầm lẫn, thất thoát trong hoạt động quản lý.

--- Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet chia sẻ kiến thức hữu ích đến bạn ---

1. Cách quản lý hàng hóa trong khoa khoa học

Quản lý hàng hóa trong kho rất quan trọng đối với cửa hàng

1.1. Sắp xếp kho ngăn nắp

Phương pháp quản lý hàng tồn kho đầu tiên cần nhắc đến là việc sắp xếp kho hàng ngăn nắp. Điều kiện đầu tiên để quản lý kho dễ dàng hơn đó là luôn giữ cho không gian kho được sạch sẽ, ngăn nắp. Nhân viên cần sắp xếp hàng hóa trong kho thật cẩn thận, tuân thủ nguyên tắc nhập trước xuất trước khi sắp xếp kho.

Xem thêm: Tải miễn phí phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp, tốt nhất

Xem thêm: Sơ đồ quản lý kho hàng - vật tư đầy đủ, tránh thất thoát cho cửa hàng

Bên cạnh đó, sau mỗi lần nhập hoặc xuất hàng hóa, cần vệ sinh không gian kho cũng như bỏ đi những vật dụng, hàng hóa không cần thiết. Điều này sẽ tạo điều kiện cho việc quản lý hàng hóa diễn ra suôn sẻ và thuận lợi hơn.

1.2. Dán nhãn hàng hóa

Dãn nhãn là cách giúp thiết lập hệ thống quản lý hàng hóa logic, khoa học, phục vụ cho việc tìm kiếm dễ dàng. Nếu bạn muốn sử dụng phương pháp quản lý kho bằng mã vạch nhanh chóng và tiện lợi, việc dán nhãn cho hàng hóa trong kho là điều không thể thiếu. Nhân viên cần dán nhãn đầy đủ cho hàng hóa với thông tin đầy đủ về mặt hàng như mã hàng, màu sắc, kích thước, tên,…

Dán nhãn không chỉ hỗ trợ cho việc quản lý kho hàng hóa chính xác bằng mã vạch mà còn giúp việc phân loại, tìm kiếm hàng hóa trong kho đơn giản, dễ dàng hơn.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý kho DỄ SỬ DỤNG nhất, hơn 150.000 cửa hàng đang sử dụng

>> Xem thêm: 6 kỹ năng quản lý kho hàng nhất định PHẢI CÓ 

• Link tải Phần mềm Quản lý Kho Hàng Hóa trên IOS:          ​
• Link tải Phần mềm Quản lý Kho Hàng Hóa trên ANDROID:​

1.3. Sử dụng thẻ kho 

Thẻ kho là một loại sổ tờ rời được sử dụng để theo dõi số lượng hàng hóa xuất nhập tồn của cửa hàng. Mỗi mặt hàng trong kho hàng hóa cần được cấp một thẻ kho riêng và được nhân viên cập nhật số liệu trong thẻ thường xuyên.

Nhờ hệ thống quản lý hàng hóa bằng thẻ kho chủ cửa hàng sẽ dễ dàng theo dõi và quản lý đầy đủ tình hình hàng hóa có trong kho, hạn chế sai sót, nhầm lẫn xảy ra.

1.4. Kiểm kho thường xuyên

Trong các phương pháp quản lý hàng tồn kho được nhiều chủ cửa hàng áp dụng, kiểm hàng thường xuyên vẫn là ưu tiên hàng đầu. Chủ cửa hàng nên kiểm kho định kỳ 6 tháng một lần nhằm đối chiếu số lượng hàng hóa trong thực tế và trong số sách cũng như kiểm soát chất lượng của hàng trong kho. Đây cũng là dịp để bạn có thể sắp xếp lại và loại bỏ những mặt hàng bị hư hỏng hay suy giảm chất lượng.

Xem thêm: Quy trình quản lý kho theo ISO áp dụng sao cho đúng?

Sau khi hoàn thành việc kiểm kê, kết quả kiểm đếm kho hàng hóa sẽ được ghi lại trong biên bản nhằm phục vụ cho những công việc khác. 

1.5. Hạn chế nhân viên tiếp cận kho

Kho hàng hóa là nơi cực kỳ quan trọng đối với công việc kinh doanh của cửa hàng, do đó chủ cửa hàng cần hạn chế nhân viên đến kho trừ những người có nhiệm vụ. Điều này sẽ đảm bảo an ninh cho kho cũng như tránh tình trạng gian lận của nhân viên.

Trong trường hợp muốn kiểm soát hoàn toàn người vào kho, bạn có thể cung cấp đồng phục và thẻ ra vào cho nhân viên.

1.6. Sử dụng phần mềm chuyên dụng để quản lý kho

Công việc quản lý kho ngày càng trở nên khó khăn và tốn nhiều thời gian, công sức hơn bởi số lượng hàng hóa khổng lồ cũng như yêu cầu công việc cao. Nhiều phương pháp quản lý hàng tồn kho được ứng dụng nhưng phần lớn vẫn quá thủ công, mất nhiều thời gian, không đảm bảo tính chính xác. 

Xem thêm: Phần mềm quản lý kho online đơn giản, dễ dùng nhất 2018

Do đó chủ cửa hàng nên sử dụng hệ thống quản lý hàng hóa bằng phần mềm chuyên dụng. Quản lý kho hàng bằng phần mềm quản lý kho trên điện thoại hoặc máy tính thay cho việc sử dụng sổ sách giấy tờ. Với phương pháp quản lý này, bạn có thể dễ dàng kiểm soát số lượng hàng hóa lớn cũng như giảm thiểu thất thoát kho hiệu quả.

2. Những lưu ý trong cách quản lý hàng hóa

Đối với những cửa hàng kinh doanh sản phẩm khác nhau sẽ có quy trình quản lý kho riêng biệt. Một số lưu ý trong cách quản lý hàng hóa sau sẽ giúp các chủ cửa hàng áp dụng hiệu quả trong việc theo dõi kho hàng.

2.1. Lưu ý trong cách quản lý kho thực phẩm tại nhà hàng

• Quản lý hạn sử dụng của thực phẩm: Đối với các nhà hàng, hạn sử dụng của thực phẩm là rất quan trọng bởi nó quyết định sự an toàn của món ăn. Do đó, nhân viên cần thường xuyên kiểm tra hạn sử dụng của thực phẩm cũng như có cách xử lý kịp thời đối với các mặt hàng hết hạn sử dụng.
• Quản lý chất lượng hàng nhập vào: Ngay trong giai đoạn nhập hàng, chủ nhà hàng nên có những biện pháp kiểm tra chất lượng của những mặt hàng này. Điều này sẽ đảm bảo được chất lượng của các món ăn cũng như tránh gây ra các sự cố không đáng có cho khách hàng.
• Bảo quản thực phẩm cẩn thận: Một lưu ý trong cách quản lý kho nhà hàng đó là phải bảo quản thực phẩm đúng cách và cẩn thận. Mỗi mặt hàng sẽ cần một phương pháp bảo quản riêng. Chủ nhà hàng cần theo dõi sát sao quá trình bảo quản để hạn chế các sai sót xảy ra.

2.2. Lưu ý trong cách quản lý kho vật tư - hàng hóa

• Thiết lập đinh mức tồn kho: Đối với kho vật tư, chủ cửa hàng cần thiết lập một định mức tồn kho nhất định dựa trên thực tế kinh doanh của cửa hàng. Điều này sẽ giúp đảm bảo số lượng vật tư hàng hóa luôn ở mức ổn định, không xảy ra tình trạng nguồn hàng không đáp ứng đủ nhu cầu khách hàng.
• Lên kế hoạch nhập kho: Chủ cửa hàng cần lên kế hoạch nhập kho theo từng kỳ dựa trên tình hình kho của kỳ trước cũng như thực trạng kinh doanh của cửa hàng. Nhờ đó việc nhập hàng sẽ hợp lý hơn, hạn chế sự lãng phí không đáng có.

  Xem thêm: Ứng dụng phần mềm KiotViet quản lý kho bằng mã vạch

3. Hướng dẫn cách quản lý kho hàng hóa bằng phần mềm KiotViet

Những phần mềm bán hàng tích hợp tính năng quản lý kho là một công cụ rất hữu ích cho các chủ cửa hàng hiện nay. KiotViet là một phần mềm hỗ trợ quản lý kho cực kỳ hiệu quả với những tính năng thông minh, giúp công việc trong kho trở nên dễ dàng và đơn giản hơn bao giờ hết.

BẠN CÓ BIẾT hơn 150.000 cửa hàng đang sử dụng Phần mềm quản lý kho thay cho file excel, điều này giúp tiết kiệm thời gian gấp nhiều lần, giảm rủi ro thất thoát hàng hóa và đặc biệt là ai cũng có thể sử dụng

• Link tải Phần mềm Quản lý Kho Hàng Hóa trên IOS:          ​
• Link tải Phần mềm Quản lý Kho Hàng Hóa trên ANDROID:​

3.1. Sử dụng thẻ kho, tồn kho

Phương pháp quản lý hàng tồn kho bằng KiotViet - Hơn 150.000 chủ shop sử dụng

Với chức năng thẻ kho, KiotViet cho phép người dùng theo dõi lịch sử thay đổi số lượng hàng hóa trong kho qua mỗi lần nhập hàng, bán hàng, luân chuyển hàng hay kiểm hàng. Nhờ đó chủ cửa hàng sẽ dễ dàng kiểm soát tình hình hàng hóa và hạn chế thất thoát đáng kể.

Bên cạnh đó, KiotViet còn có chức năng xem tồn kho với số lượng hàng được thống kê đầy đủ. Điều này sẽ giúp chủ cửa hàng có kế hoạch nhập hàng hợp lý và chính xác hơn.

3.2. Mã vạch

KiotViet hỗ trợ chủ cửa hàng tạo và in mã vạch từ mã hàng hóa sẵn có đơn giản và nhanh chóng. Mỗi hàng hóa sẽ có một mã vạch riêng, do đó khi bán ra thông tin hàng hóa sẽ được ghi lại chính xác trên hệ thống nhờ việc quét mã.

Xem thêm: QUẢN LÝ HÀNG HÓA BẰNG MÃ VẠCH mang lại BAO NHIÊU LỢI ÍCH?

Chủ cửa hàng có thể theo dõi tình hình hàng hóa đầy đủ và hạn chế tối đa tình trạng thất thoát cho cửa hàng.

3.3. Kiểm kho

Màn hình kiểm kho của phần mềm quản lý bán hàng KiotViet

Khi sử dụng phần mềm KiotViet, người dùng có thể dễ dàng tạo phiếu kiểm kho và thực hiện các hoạt động kiểm kê nhanh chóng hơn với sự trợ giúp của phần mềm. Chủ cửa hàng có thể theo dõi tình hình hàng hóa thực tế và số lượng sai lệch được hiển thị đầy đủ trên hệ thống.

Cuối cùng, sau khi các thao tác kiểm kho hoàn thành, hệ thống quản lý kho hàng của KiotViet sẽ lưu trữ thông tin và giúp chủ cửa hàng nắm bắt chính xác thông tin tồn kho hàng hóa.

Đặc biệt, bạn có thể tải ngay ứng dụng quản lý bán hàng miễn phí của KiotViet ngay trên điện thoại để việc quản lý được thuận tiện và dễ dàng hơn. Chỉ với 1 chiếc smartphone, ứng dụng quản lý bán hàng miễn phí tải về vẫn cho phép chủ shop quản lý số lượng xuất nhập tồn kho chính xác, quét mã vạch kiểm kho vô cùng dễ dàng và tiện lợi.

Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet là Phần mềm quản lý kho tốt nhất hiện nay. Bạn có thể tải miễn phí app quản lý tồn kho hàng hóa trên điện thoại di động tại đây: 

• Link tải miễn phí ứng dụng quản lý kho hàng hóa trên Android:   ​​

• Link tải miễn phí ứng dụng quản lý kho hàng hàng hóa trên IOS: ​

Bài viết trên đã đưa đến những cách quản lý hàng hóa trong kho dành cho các chủ cửa hàng. Hy vọng những chia sẻ này đã giúp ích được phần nào cho bạn trong quá trình quản lý kho của cửa hàng.