Cách quản lý lịch hẹn khách hàng hiệu quả cho spa, thẩm mỹ viện, salon 

Quản lý lịch hẹn khách hàng sao cho hiệu quả, hạn chế tối đa tình trạng nhầm lịch, sai lịch là vấn đề được rất nhiều chủ cơ sở làm đẹp quan tâm. Vậy có giải pháp gì để quản lý lịch hẹn chuyên nghiệp và chính xác hơn? Theo dõi ngay bí quyết trong bài viết dưới đây. 

Kinh doanh dịch vụ nói chung và dịch vụ làm đẹp như spa, thẩm mỹ hay salon tóc nói riêng, trải nghiệm khách hàng không gián đoạn luôn là vấn đề cần được ưu tiên. Để có thể mang đến cho khách hàng trải nghiệm trọn vẹn, cần bắt đầu tư khâu quản lý lịch hẹn. Mỗi ngày có hàng chục đến hàng trăm cuộc gọi hẹn lịch làm đẹp, với tính chất công việc bận rộn, chủ tiệm làm sao để có thể quản lý và sắp xếp lịch hẹn một cách chính xác và khoa học? 

Những khó khăn khi quản lý lịch hẹn 

• Trùng lịch hẹn

Khách hàng của spa, salon thường là dân văn phòng, những khashc hàng này sẽ tranh thủ khung giờ ngoài giờ hành chính như giờ nghỉ trưa, giờ tan tầm hoặc cuối tuần để đặt lịch làm đẹp. Chính vì vậy, rất nhiều spa gặp tình trạng khách hàng đặt trùng lịch. Một số trường hợp khác như khách hàng đã mua gói dịch vụ và có lịch làm đẹp được hẹn trước cả tháng, khi có lịch phát sinh, chủ tiệm lại quên mất lịch làm đẹp của khách sẵn có và sắp xếp thêm lịch của khách mới khiến khách hàng phải chờ đợi lâu khi bị trùng lịch. 

• Nhầm lịch hẹn

Đa số các cơ sở làm đẹp hiện nay đều quản lý lịch hẹn theo cách truyền thống như: khách hàng gọi điện đặt lịch, nhắn tin đặt lịch trên Fanpage => Ghi vào sổ sách => Khách hàng khác đặt lịch cũng ghi vào sổ và không kiểm soát được hai khách đó có đặt lịch trùng nhau hay không, đã sắp xếp công việc cho từng nhân viên cụ thể hay chưa. Không có phần mềm theo dõi rất dễ dẫn đến tình trạng nhầm lịch hẹn của khách này với khách khác, không chuẩn bị nhân lực, dụng cụ chu đáo khi đến lịch làm đẹp của khách. 

• Sắp xếp lịch dồn vào một khung giờ, các giờ khác thường xuyên vắng khách 

Rất nhiều spa gặp tình trạng, cả ngày chỉ đông khách vào buổi trưa hoặc buổi tối, các khung giờ còn lại hầu như không có khách. Vậy những khung giờ trống, làm thế nào để spa, salon có thể thu hút khách, tránh tình trạng nhân viên quá rảnh rỗi, lúc thì không có đủ nhân lực để làm dịch vụ cho khách. 

• Khách hàng không thể chủ động đặt lịch 

Đối với các cơ sở làm đẹp quy mô nhỏ, muốn đặt lịch khách hàng phải gọi điện hoặc nhắn tin để có thể được sắp xếp lịch làm đẹp. Các cơ sở này đều không đầu tư hệ thống nhận lịch hay phần mềm, website đặt lịch tự động vì tốn kém quá nhiều chi phí. Điều đó dẫn đến việc khách hàng gặp khó khăn trong việc đặt lịch làm đẹp, khi đến làm cũng phải chờ đợi rất lâu vì đến trùng lịch khi không có nhân viên hoặc khách hàng quá đông không có giường sẵn để thực hiện ngay. 

Giải pháp quản lý lịch hẹn hiệu quả cho cơ sở làm đẹp

Vậy, tất cả những khúc mắc đó có thể giải quyết được hay không và giải quyết như thế nào cho hiệu quả? Xem ngay gợi ý một số cách quản lý lịch hẹn khách hàng cho cơ sở làm đẹp hiệu quả từ phần mềm quản lý bán hàng KiotViet.

Hơn 200.000 chủ tiệm đã chuyển đổi từ phương pháp quản lý lịch hẹn truyền thống sang quản lý lịch hẹn trên phần mềm. Nâng cao sự chính xác, tiết kiệm thời gian

Xem thêm: Phần mềm quản lý salon, spa - Quản lý lịch hẹn chuyên nghiệp

Dùng thử miễn phí

• Sắp xếp lịch hẹn khoa học

Sau khi nhận lịch hẹn từ khách hàng qua kênh online hoặc hotline, chủ tiệm hoặc nhân viên thu ngân có thể nhập lịch hẹn ngay trên phần mềm với sơ đồ trực quan, dễ dàng theo dõi xem khung giờ nào còn trống, khung giờ nào đã có khách, nhân viên nào đang bận, phòng nào, giường nào đang có khách để hạn chế tối đa tình trạng trùng lịch, từ đó sắp xếp lịch làm đẹp cho khách hàng dễ dàng và chính xác hơn. 

Lịch hẹn làm đẹp được sắp xếp theo sơ đồ khoa học, dễ nhìn trên phần mềm KiotViet 

• Theo dõi trạng thái lịch hẹn dễ dàng

Sau khi khách hàng đã có lịch hẹn trên hệ thống, chủ tiệm có thể dễ dàng theo dõi trạng thái lịch hẹn của khách hàng như khách hàng làm dịch vụ gì, khung giờ nào, nhân viên nào thực hiện, khách hàng đã xác nhận lịch hay chưa, đang chờ, đang sử dụng hay đã xong để có phương án đón tiếp, gọi điện, nhắn tin nhắc lịch cũng như chuẩn bị phục vụ chu đáo nhất. 

Dễ dàng theo dõi và cập nhật trạng thái lịch hẹn của khách hàng

• Khách hàng có thể chủ động đặt lịch online

Không cần đầu tư thêm một phần mềm đặt lịch hẹn riêng biệt, KiotViet tích hợp tính năng đặt lịch hẹn online ngay trên phần mềm, hỗ trợ chủ tiệm nhận lịch hẹn từ khách hàng tự động, tăng sự chuyên nghiệp, đơn giản hóa thao tác cho nhân viên. Bạn có thể sử dụng link hoặc mã QR để chia sẻ lên các trang mạng xã hội thông báo tới khách hàng của mình. Khách hàng chỉ cần truy cập link hoặc quét mã QR để tự thao tác đặt lịch. 
Khi khách hàng đặt lịch thành công, phần mềm có thông báo tự động trên màn hình thu ngân bắt mắt để nhanh chóng xác nhận, giúp tiếp nhận thông tin chính xác và có kế hoạch đón tiếp phù hợp. Thu ngân có thể xác nhận trên từng lịch hẹn, chỉnh sửa thông tin lịch hẹn hoặc xóa lịch hẹn. Sau khi xác nhận lịch hẹn, lịch đó sẽ chuyển sang trạng thái chưa tới trên màn hình xem lịch và ẩn khỏi danh sách chờ xác nhận. Lịch hẹn sẽ được tiếp tục xử lý như các lịch hẹn khác của spa. 

Khách hàng của tiệm có thể chủ động đặt lịch làm đẹp qua link hoặc mã QR 

Xem thêm: Phần mềm quản lý spa online - Đặt lịch hẹn online dễ dàng

Dùng thử miễn phí

• Phân lịch cho nhân viên 

Nhằm hạn chế tình trạng nhân viên trùng lịch làm dịch vụ, phần mềm quản lý spa KiotViet có tính năng phân lịch cho nhân viên theo khách hàng, dịch vụ cụ thể. Hệ thống sẽ hiện thông báo khi nhân viên đã được phân công làm dịch vụ, bận vào khoảng thời gian nào, ngày nào đều hiển thị rất cụ thể. 

• Nhắc lịch tự động cho khách hàng qua Zalo, SMS 

Nhằm giúp chủ tiệm nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý spa KiotViet cũng đã tích hợp gửi tin nhắn nhắc lịch, xác nhận thanh toán hóa đơn qua Zalo, SMS tự động. Điều này giúp chủ tiệm tiết kiệm rất nhiều thời gian để gọi điện, nhắn tin xác nhận lịch hẹn đồng thời nâng cao tỷ lệ khách đến làm đẹp do quên lịch đã hẹn trước. 

• Phần mềm tự động gửi thông báo khi có lịch hẹn theo ngày cụ thể 

Để giúp chủ tiệm chuẩn bị chu đáo cả về nhân sự cũng như chất lượng dịch vụ, phần mềm cũng tự động gửi thông báo lịch hẹn sắp tới, nhắc lịch cho nhân viên trước một giờ khi có lịch được phân công. Điều này giúp chủ tiệm quản lý lịch hẹn hiệu quả và phục vụ khách hàng chuyên nghiệp hơn. 

Hơn 200.000 chủ tiệm đã sử dụng phần mềm quản lý spa KiotViet để quản lý lịch hẹn hiệu quả, khoa học hơn. Bên cạnh tính năng quản lý lịch hẹn, phần mềm cũng tích hợp rất nhiều tính năng dành riêng cho cơ sở kinh doanh dịch vụ làm đẹp như: quản lý liệu trình, lịch sử sử dụng của khách hàng, báo cáo doanh thu, lợi nhuận, quản lý nhân viên,...Các chủ tiệm hãy nhanh tay đăng ký DÙNG THỬ MIỄN PHÍ để trải nghiệm những tính năng vượt trội ngay nhé.