Xem mục lục
Cảnh báo công nợ Khách hàng
Hướng dẫn sử dụng tính năng
Cảnh báo công nợ Khách hàng
KiotViet cung cấp chức năng cảnh báo công nợ, giúp các gian hàng có thể kiểm soát và theo dõi những khách hàng đang nợ lâu và nợ nhiều.
- Tại màn hình Quản lý, từ menu Thiết lập (1), bạn chọn Thiết lập cửa hàng (2).
- Trên khối Thiết lập quản lý bạn chọn Đối tác (3), kích chọn biểu tượng 
để bật tính năng Cảnh báo công nợ khách hàng (4)
- Hệ thống hiển thị pop-up Thiết lập cảnh báo công nợ khách hàng.
- Bạn cần tích chọn 1 hoặc cả 2 lựa chọn Nợ hiện tại, Số ngày nợ và thiết lập các thông tin như sau:
- Nợ hiện tại:
- Bạn tích chọn và điền số tiền tối đa khách được nợ. Nếu khách hàng nợ vượt quá số tiền quy định, hệ thống sẽ cảnh báo hoặc chặn khi giao dịch.
- Nếu không tích chọn, hệ thống sẽ bỏ qua, không cảnh báo theo điều kiện Nợ hiện tại.
- Số ngày nợ:
- Bạn tích chọn và điền số ngày tối đa khách được nợ, mặc định số ngày nợ được tính từ giao dịch nợ đầu tiên, bạn có thể chọn lại cách tính theo giao dịch cuối. Nếu khách hàng nợ quá ngày quy định, hệ thống sẽ cảnh báo hoặc chặn khi giao dịch.
- Nếu không tích chọn, hệ thống sẽ bỏ qua, không cảnh báo theo điều kiện Số ngày nợ.
- Cho phép khách hàng nợ thêm nếu vượt quá hạn mức
- Nếu tích chọn: hệ thống hiển thị cảnh báo và tiếp tục cho phép khách hàng nợ thêm khi vượt quá hạn mức thiết lập ở trên.
- Nếu không tích chọn:
- Khi phát sinh các giao dịch làm cho số tiền nợ của khách vượt quá hạn mức (như Tạo hóa đơn, Lập phiếu chi) hệ thống sẽ chặn không cho thực hiện tiếp.
- Hệ thống không chặn khi đồng bộ giao dịch offline, đồng bộ giao dịch từ sàn thương mại điện tử, hóa đơn có giao hàng COD, hủy hóa đơn, hủy phiếu thanh toán.
- Sau khi kích Lưu, hệ thống thực hiện tiến trình Xử lý thiết lập tính số ngày nợ cho từng khách hàng.
- Khi gian hàng không muốn cảnh báo công nợ khách hàng nữa thì có thể tắt tính năng này -> bạn kích chọn biểu tượng 
-> hệ thống sẽ hiển thị thông báo hoàn tất việc tắt tính năng:
- Sau khi gian hàng bật tính năng Cảnh báo công nợ khách hàng, danh sách Khách hàng trên màn hình Quản lý hiển thị thêm thông tin Số ngày nợ (1), bạn có thể bật/tắt hiển thị trong Tùy chọn (2), tìm kiếm trong bộ lọc bên trái màn hình (3) và xuất file (4) bao gồm thông tin này.
- Sau khi gian hàng bật tính năng Cảnh báo công nợ khách hàng, hệ thống có thêm tiện ích để thông báo số lượng khách đang nợ trên màn hình Tổng quan, giúp gian hàng có thể biết được số lượng khách hàng cần thu nợ.
- Để xem thông tin các khách hàng đang nợ, bạn có thể kích vào link số lượng khách hàng (1) -> hệ thống chuyển đến màn hình Đối tác -> Khách hàng và hiện danh sách theo điều kiện tương ứng (2).
- Hệ thống mặc định hạn mức thông báo theo giá trị ở phần thiết lập gian hàng, bạn có thể thay đổi hạn mức hiển thị thông báo khi kích vào giá trị Nợ hiện tại hoặc Số ngày nợ.
- Lưu ý: hạn mức cảnh báo công nợ trên màn hình Tổng quan được tách biệt với hạn mức trong Thiết lập cửa hàng và không làm ảnh hưởng đến giao dịch của khách hàng.
- Với các gian hàng có bật thiết lập Cảnh báo công nợ khách hàng, tại màn hình Bán hàng, khi tạo hóa đơn cho khách hàng có công nợ vượt quá hạn mức nợ hiện tại hoặc số ngày nợ trong thiết lập cửa hàng, hệ thống sẽ bôi đỏ thông tin khách hàng và Nợ của khách:
- Bạn có thể xem chi tiết thông tin nợ của khách hàng khi kích vào tên khách hàng.
- Khi Thanh toán hóa đơn, nếu gian hàng thiết lập KHÔNG cho phép khách hàng nợ thêm nếu vượt quá hạn mức thì:
- Hệ thống hiển thị thông báo và chặn không cho thực hiện giao dịch với trường hợp:
- Khách hàng có tên trên hệ thống thanh toán thiếu và nợ của khách hàng đã vượt quá hạn mức.
- Khách lẻ không ghi tên trên hệ thống nhưng có nợ hiện tại vượt quá hạn mức.
- Trường hợp khách hàng thanh toán đủ thì hệ thống vẫn cho phép thực hiện giao dịch kể cả khi nợ của khách hàng trước đó đã vượt quá hạn mức
- Tương tự với trường hợp cập nhật hóa đơn, khi hóa đơn đó có thay đổi làm cho khách hàng phát sinh nợ, hệ thống sẽ kiểm tra tổng nợ của khách hàng, nếu vượt quá sẽ tùy theo thiết lập để tiếp tục cho phép thực hiện hoặc chặn không cho thao tác tiếp.
- Khi đổi trả hàng, nếu khách hàng phát sinh thêm nợ, hệ thống sẽ kiểm tra tổng nợ của khách hàng. Trong trường hợp công nợ của khách hàng (bao gồm cả khách có tên và khách lẻ) đã vượt quá hạn mức, tùy theo thiết lập cửa hàng, hệ thống sẽ tiếp tục cho phép thực hiện hoặc chặn không cho thao tác tiếp.
- Khi tạo phiếu chi trên màn hình Sổ quỹ, hệ thống sẽ kiểm tra tổng nợ của khách hàng. Trong trường hợp bạn lựa chọn Có tính vào công nợ nhưng công nợ của khách hàng đã vượt quá hạn mức, tùy theo thiết lập cửa hàng, hệ thống sẽ tiếp tục cho phép thực hiện hoặc chặn không cho thao tác tiếp.
Như vậy, KiotViet đã thực hiện xong phần hướng dẫn tính năng Cảnh báo công nợ Khách hàng.
Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài tư vấn bán hàng 1800 6162, tổng đài hỗ trợ phần mềm 1900 6522 hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: hotro@kiotviet.com để được hỗ trợ và giải đáp.
Chúc Quý khách thành công!
Tài liệu được cập nhật mới nhất ngày 16/03/2023
KiotViet - Phần mềm quản lý bán hàng phổ biến nhất
- Với 300.000 nhà kinh doanh sử dụng
- Chỉ từ: 6.000đ/ ngày
