Cập nhật & Theo dõi tình trạng buồng phòng một cách thường xuyên với phần mềm quản lý khách sạn

Trong ngành khách sạn, bộ phận buồng phòng là chìa khóa để duy trì chất lượng dịch vụ và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Tuy nhiên, việc quản lý thủ công có thể dẫn đến chậm trễ, sai sót, đặc biệt trong những khách sạn hoặc resort lớn với số lượng phòng lớn. Với phần mềm quản lý khách sạn KiotViet, bộ phận buồng phòng có thể tối ưu hóa công việc hàng ngày. 

1. Cập nhật trạng thái buồng phòng tự động và theo thời gian thực

Trong giờ cao điểm, một khách sạn có hơn 50 phòng khách đang chờ dọn dẹp. Trước đây, nhân viên buồng phòng thường xuyên phải gọi lễ tân để kiểm tra xem khách đã check-out chưa. Điều này gây mất thời gian, đôi khi còn dẫn đến sai sót nếu lễ tân bận rộn hoặc quên cập nhật trạng thái phòng. 

Với phần mềm quản lý khách sạn KiotViet, ngay khi khách check-out, trạng thái phòng được tự động đổi màu trên sơ đồ phòng của bộ phận buồng phòng, đồng thời có nhãn “Chưa dọn”. Nhân viên không cần liên hệ với lễ tân mà chỉ cần dựa vào hệ thống để lập kế hoạch công việc.

KiotViet giúp loại bỏ hoàn toàn các bước giao tiếp không cần thiết giữa các bộ phận, từ đó rút ngắn thời gian chuẩn bị phòng, đặc biệt là trong giờ cao điểm hoặc các đợt đón đoàn khách lớn. Điều này đặc biệt hữu ích khi có số lượng phòng lớn, giúp bộ phận buồng phòng theo dõi tình hình tổng quát của khách sạn mà không bị gián đoạn.

2. Tự động hiển thị và cập nhật trạng thái phòng

Trong thực tế, tại các khách sạn, nhân viên dọn phòng thường phải ghi nhận phòng đã dọn xong vào giấy tờ và gửi thông báo đến lễ tân. Có lần, do giấy tờ thất lạc, phòng đã sạch nhưng lễ tân vẫn không biết và thông báo sai cho khách chờ nhận phòng. Điều này gây mất lòng tin và làm giảm chất lượng dịch vụ.

Với KiotViet, khi nhân viên buồng phòng hoàn thành việc dọn dẹp, họ chỉ cần cập nhật ngay trên giao diện phần mềm. Hệ thống sẽ tự động thông báo phòng đã sẵn sàng cho lễ tân, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quá trình vận hành.

Phần mềm quản lý khách sạn KiotViet tự động hiển thị các trạng thái phòng như phòng sạch, phòng chưa dọn... trên hệ thống. Khi khách làm thủ tục check-in hoặc check-out, thông tin sẽ tự động cập nhật theo thời gian thực, giúp bộ phận buồng phòng nắm bắt chính xác trạng thái phòng mà không cần sự can thiệp từ nhân viên lễ tân.

Bên cạnh đó, khi có bất kỳ thay đổi nào về tình trạng buồng phòng (ví dụ như dọn phòng hoặc cập nhật phòng bẩn), thông tin này cũng được chuyển tự động đến bộ phận lễ tân và đặt phòng, giúp toàn bộ quy trình diễn ra một cách liền mạch và chính xác.

Xem thêm: 7 Lý do khiến doanh thu khách sạn ngày một đi xuống và cách khắc phục

3. Hỗ trợ cập nhật trạng thái nhiều phòng cùng lúc

Ví dụ, tại một resort cao cấp có hơn 200 phòng, và việc kiểm tra, cập nhật trạng thái từng phòng một bằng phương pháp truyền thống rất mất thời gian. Đặc biệt, trong những kỳ nghỉ lễ đông khách, bộ phận buồng phòng thường xuyên gặp khó khăn trong việc dọn phòng kịp thời để đón khách mới.

KiotViet hỗ trợ cập nhật trạng thái phòng cho nhiều phòng cùng lúc trên cùng một giao diện, giúp giảm tải công việc cho nhân viên. Chỉ với vài thao tác đơn giản, toàn bộ trạng thái phòng sẽ được cập nhật đồng loạt, giúp quản lý dễ dàng hơn và tiết kiệm thời gian trong các khâu điều phối công việc.

4. Quản lý minibar và dịch vụ khách sạn cung cấp

Khách tại khách sạn thường sử dụng minibar nhưng khi thanh toán, đôi khi có trường hợp nhân viên lễ tân không nhận đủ thông tin về các dịch vụ đã sử dụng, dẫn đến tính thiếu tiền hoặc gây khó chịu cho khách.

Khi sử dụng phần mềm quản lý khách sạn KiotViet, nhân viên buồng phòng có thể trực tiếp ghi nhận hàng hóa khách đã sử dụng tại minibar ngay trên hệ thống. Thông tin này sẽ được cập nhật tự động tới lễ tân, đảm bảo hóa đơn của khách luôn chính xác và đầy đủ. 

Thay vì phải ghi chép thủ công, nhân viên buồng phòng có thể nhập trực tiếp các dịch vụ này từ màn hình quản lý buồng phòng, và thông tin sẽ được chuyển tự động đến bộ phận lễ tân để thêm vào hóa đơn của khách. Tính năng này giúp tối ưu hóa quy trình quản lý dịch vụ phụ trợ, giảm thiểu sai sót và tránh việc bỏ sót các dịch vụ đã sử dụng. Điều này không chỉ giúp nhân viên lễ tân dễ dàng hơn trong việc kiểm tra mà còn tạo sự minh bạch và chuyên nghiệp cho khách sạn.

5. Quản lý định mức hàng đặt phòng

Trong thực tế, tại khách sạn, trong mỗi phòng đều được cung cấp 2 chai nước miễn phí. Tuy nhiên, khi kiểm tra lượng hàng, quản lý thường thấy mức tiêu thụ nước vượt quá so với tiêu chuẩn, gây lãng phí và không kiểm soát được chính xác lượng hàng sử dụng.

Với KiotViet, khách sạn có thể quản lý định mức hàng đặt phòng theo từng phòng hoặc từng khách. Ví dụ, hệ thống sẽ tự động ghi nhận rằng phòng 101 sẽ được cung cấp 2 chai nước và một bàn chải mỗi ngày. Từ đó, quản lý có thể so sánh lượng hàng thực tế xuất đi với định mức tiêu chuẩn và phát hiện ngay nếu có sự sai lệch, giúp kiểm soát chi phí hiệu quả hơn.

Xem thêm: Tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng với tính năng tích điểm và quản lý voucher trên phần mềm quản lý khách sạn KiotViet

6. Quản lý đồ hư hỏng trong phòng

Trong một lần dọn phòng tại khách sạn, nhân viên buồng phòng phát hiện ghế sofa trong phòng 202 bị hỏng. Thay vì phải báo cáo bằng miệng hoặc viết tay, họ có thể ngay lập tức cập nhật tình trạng này lên hệ thống phần mềm quản lý khách sạn KiotViet. Bộ phận lễ tân hoặc kỹ thuật sẽ nhận được thông báo và xử lý kịp thời.

Tính năng này giúp nhân viên không cần mất thời gian tìm kiếm hoặc báo cáo trực tiếp với quản lý, đồng thời đảm bảo đồ đạc trong phòng luôn được sửa chữa và bảo dưỡng kịp thời, tránh ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách.

7. Hiển thị tự động số lượng phòng sắp check-in, check-out

Vào mùa cao điểm, các khách sạn thường phải đối mặt với hàng loạt lượt check-in và check-out trong cùng một ngày. Việc không dự báo trước số lượng phòng cần dọn đã khiến nhân viên buồng phòng bị quá tải, không kịp chuẩn bị phòng sẵn sàng cho khách mới.

Phần mềm quản lý khách sạn KiotViet hiển thị tự động số lượng phòng sắp check-in, chuẩn bị check-out, và phòng hiện đang lưu trú. Thông tin này giúp quản lý buồng phòng lập kế hoạch công việc, phân chia nhân lực hợp lý để đảm bảo các phòng luôn sẵn sàng cho khách trong thời gian ngắn nhất.

Dùng thử miễn phí

Phần mềm quản lý khách sạn KiotViet không chỉ giúp bộ phận buồng phòng hoạt động hiệu quả hơn mà còn tạo ra sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận khác nhau trong khách sạn. Từ việc cập nhật trạng thái phòng tự động đến quản lý minibar và hàng đặt phòng, phần mềm này giúp tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian, và đặc biệt là nâng cao trải nghiệm của khách hàng. Trong các khách sạn và resort lớn, KiotViet trở thành công cụ không thể thiếu giúp bộ phận buồng phòng duy trì chất lượng dịch vụ và vận hành trơn tru hơn.