CỬA HÀNG BÁN BUÔN, làm sao để QUẢN LÝ CÔNG NỢ khách hàng?

Quản lý công nợ khách hàng là một trong số những vấn đề thường xuyên gây khó khăn cho chủ cửa hàng, nhất là ngành hàng thời trang. Bởi lẽ để vừa làm hài lòng khách hàng, vừa duy trì đươc nguồn vốn kinh doanh là chuyện không hề dễ dàng. Nếu không có phương pháp quản lý công nợ khách hàng sẽ gây tình trạng trì trệ trong khâu nhập hàng và thiếu hụt nguồn vốn.

1. Những tình huống phát sinh công nợ khách hàng

Trong hoạt động kinh doanh, có rất nhiều tình huống gây phát sinh công nợ. Đối với những khoản phải thu của khách hàng, thường gặp nhất là tình trạng cả nể tình nghĩa, vì mối quan hệ nên chủ cửa hàng chấp nhận cho khách hàng trả sau, trả dần hoặc trả theo tháng, theo kì. Từ đó lại khiến chủ cửa hàng phải nợ lại của nhà cung cấp, nhà sản xuất vì không đủ nguồn vốn tiền mặt.

Các cửa hàng kinh doanh có quy mô lớn, chuỗi cửa hàng hay các siêu thị thường ít khi cho khách hàng nợ. Nhưng tại những cửa hàng bán buôn có quy mô vừa và nhỏ, tình trạng này thường xuyên xảy ra, đặc biệt là tại những vùng nông thôn. Tổn thất mà hành động này mang lại sẽ được thể hiện rõ rệt theo thời gian, gây nên một tiền lệ xấu ảnh hưởng trực tiếp đến cửa hàng.

Trên thực tế, những khoản nợ như vậy rất khó để kiểm soát nếu không có phương pháp quản lý công nợ hợp lý. Thiếu sót trong việc ghi chép những khoản phải thu, những khoản khách hàng đã trả sẽ làm ảnh hưởng đến việc quản lý tài chính của cửa hàng. Trong trường hợp nhà cung cấp không cho phép nợ tiền nhập hàng, chủ cửa hàng sẽ bị cản trở, gây thiếu hụt nguồn hàng, chậm trễ công việc kinh doanh.

2. Làm sao để quản lý tốt công nợ khách hàng?

Hạn chế cho khách hàng nợ sẽ làm giảm rủi ro do vấn đề này mang lại. Trong trường hợp bất khả kháng, hãy đặt ra định mức tối đa khách hàng có thể nợ trong một khoản thời gian nhất định. Tất nhiên, bạn sẽ phải tính toán thật kĩ để số tiền khách hàng nợ không làm ảnh hưởng đến công việc kinh doanh và tái đầu tư của bạn.

Cần phải đối chiếu khoản nợ với khách hàng thường xuyên để tránh trường hợp mất lòng lẫn nhau, khi đó có thể bạn sẽ mất đi khách hàng và cả số tiền khách hàng còn nợ của bạn. Không cho khách hàng mua thiếu khi chưa thanh toán hết nợ cũ, ghi nhận đầy đủ thông tin khi khách trả tiền, nhắc nhở khi sắp đến kì hạn thanh toán công nợ, sử dụng các phần mềm hoặc công cụ giúp quản lý công nợ hiệu quả hơn.

Nắm bắt được tình trạng chung của các cửa hàng bán buôn hiện nay cùng với sự phát triển của công nghệ phần mềm, tính năng quản lý công nợ được đưa vào triển khai hoạt động trên hầu hết các phần mềm quản lý bán hàng. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp chủ cửa hàng thời trang giảm thiếu tối đa trong quá trình quản lý công nợ khách hàng, có được thống kê một cách nhanh chóng và chính xác nhất.

3. Tính năng quản lý công nợ trên phần mềm quản lý bán hàng

Các phần mềm quản lý bán hàng hiện nay trên thị trường có khả năng đáp ứng hầu hết nhu cầu của người dùng về các vấn đề thường xảy ra trong quá trình kinh doanh và đang dần trở thành trợ thủ đắc lực cho các chủ cửa hàng. Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet với nhiều tính năng tiện lợi, đặc biệt tính năng quản lý công nợ sẽ giúp các chủ cửa hàng giải quyết những khó khăn gặp phải trong vấn đề này.

Công nợ sẽ được thể hiện trong phần sổ quỹ, những khoản khách hàng nợ hay nợ nhà cung cấp sẽ được thể hiện ở phiếu thu, phiếu chi của mỗi giao dịch. Thao tác thu hồi công nợ cũng khá đơn giản, người dùng có thể thu nợ trực tiếp ở mục đối tác khách hàng, ở giao diện bán hàng hay ở sổ quỹ. Mọi thao tác đều được hệ thống ghi lại, giảm thiểu sai sót và mất thời gian khi tìm kiếm lại giao dịch.

Quản lý công nợ khách hàng có thể coi là việc gây trở ngại nhất cho người làm kinh doanh, nếu không chi tiết và rõ ràng trong việc ghi chép sẽ dễ gây ra sự mất lòng trong quá trình bán buôn. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng với tính năng quản lý công nợ sẽ giúp ích chủ cửa hàng rất nhiều trong quá trình kinh doanh, khiến công việc sẽ trở nên thuận lợi hơn.