Đặt phòng online dễ dàng trên phần mềm quản lý khách sạn KiotViet

Bên cạnh các kênh OTA đặt phòng trực tuyến rất phổ biến hiện nay, khách sạn cần tích hợp thêm kênh đặt phòng online được liên kết với phần mềm để tăng khả năng thu hút & tìm kiếm khách hàng trên nền tảng trực tuyến. Điều này cũng giúp khách hàng của cơ sở lưu trú tăng thêm tính tiện lợi và hoàn toàn yên tâm khi đặt phòng trực tiếp với khách sạn mà không cần sử dụng liên kết từ bên thứ 3. Vậy làm thế nào để tạo link đặt phòng online nhanh chóng & tiện lợi nhất? Tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây!

Lợi ích khi sử dụng tính năng đặt phòng online trên phần mềm KiotViet

Không mất phí khởi tạo

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm, nền tảng đặt phòng riêng biệt với phí dịch vụ hàng tháng khá cao nhưng chỉ thực hiện được duy nhất một tác vụ đặt lịch hẹn không thực sự tối ưu chi phí. Thay vào đó, nếu sử dụng tính năng đặt phòng trực tuyến được tích hợp trên phần mềm quản lý bán hàng, chủ khách sạn sẽ không cần tốn thêm chi phí mỗi tháng cho phần mềm đặt lịch mà có thể đặt phòng trực tuyến ngay tại đường link hay mã QR đặt phòng của khách sạn tiện lợi.

Thiết lập dễ dàng

Chỉ với một thao tác bật tính năng trên phần mềm, chủ khách sạn đã nhanh chóng sở hữu ngay đường link & mã QR đặt lịch riêng của khách sạn. Phần mềm cũng cho phép thiết lập trang đặt phòng online đơn giản với các thông tin cần thiết như: số lượng phòng tối đa, thiết lập bảng giá áp dụng cho bảng giá chung hoặc giá theo giờ. Đồng thời, chủ khách sạn cũng có thể thiết lập màu sắc, hình ảnh nền theo ý muốn. 

Giao diện hiện đại, đẹp mắt, thông minh và thân thiện với người dùng

Không phải khách hàng nào cũng thành thạo về công nghệ. Chính vì vậy việc sử dụng một giao diện đặt phòng quá khó thao tác, khó nhìn và không được tối ưu cho người dùng sẽ khiến khách hàng rời bỏ hành động đặt phòng khi chưa hoàn tất. Phần mềm quản lý khách sạn KiotViet thiết kế giao diện hiện đại, thông minh và thân thiện với cả chủ khách sạn, khách đặt phòng với những tùy chỉnh cài đặt linh hoạt, dễ nhìn, dễ lựa chọn. 

Khách hàng có thể đặt phòng 24/7

Thay vì phải gọi điện, nhắn tin trong giờ làm việc của khách sạn để được nhân viên hỗ trợ đặt phòng, giờ đây, khách hàng có thể truy cập link hoặc quét mã QR đặt phòng online bất kỳ lúc nào. Hệ thống cũng sẽ tự động cập nhật theo thời gian thực các hạng phòng & số lượng phòng còn trống để thuận tiện lựa chọn, tránh trường hợp khách đặt phòng đã hết hoặc đã được đặt trước. Khi khách hàng hoàn tất đặt phòng, thông tin đặt phòng sẽ được thông báo ngay đến thu ngân để kịp thời xác nhận, xếp phòng và gửi thông báo, email xác nhận đặt phòng đến khách hàng nhanh chóng nhất. Không còn cảnh phải nghe điện thoại, check phòng nào còn, phòng nào hết một cách thủ công, với phần mềm quản lý khách sạn KiotViet, khách lưu trú hoàn toàn chủ động đặt phòng và chọn lựa theo ý muốn và biết trước giá phòng, tổng tiền phải trả là bao nhiêu cụ thể & minh bạch. Nếu đặt phòng thành công, hệ thống hiển thị thông báo chúc mừng kèm mã đặt phòng của khách hàng. Nếu phòng khách hàng chọn không còn trống tại thời điểm thao tác hoàn tất đặt phòng, hệ thống hiện pop-up thông báo lỗi. Lúc này, khách hàng cần trở lại giao diện tìm phòng để tìm và đặt phòng khác. 

Xử lý đặt phòng online tiện lợi, không lo nhầm lẫn

Ngay khi khách hàng đặt lịch thành công, màn hình Lễ tân sẽ hiển thị dấu đỏ trên menu  để nhân viên Lễ tân chú ý. Lễ tân có thể thao tác xác nhận đặt phòng và chọn phòng trống theo thời gian & hạng phòng khách đã đặt. Sau khi xác nhận lịch hẹn thì lịch đó sẽ chuyển sang trạng thái Đã đặt trước trên màn hình xem lịch và ẩn khỏi danh sách chờ xác nhận. Đặt phòng sau đó sẽ được tiếp tục xử lý như các đặt phòng khác của khách sạn. 

Xác nhận đặt phòng ngay trên điện thoại

Ngay khi khách hàng đặt phòng thành công, nếu trên app đang cài đặt bật thông báo cho Đặt phòng Online, bạn sẽ nhận được thông báo có đặt phòng mới qua website. Bạn chỉ cần thao tác chạm vào thông báo, ứng dụng sẽ mở màn hình danh sách các Đặt phòng online, tại đây bạn chạm chọn từng đặt phòng để điều chỉnh thông tin (nếu cần) và xác nhận đặt phòng nhanh chóng ngay trên điện thoại.

Báo cáo & phân tích đặt phòng

Phần mềm quản lý khách sạn KiotViet sẽ tổng hợp & báo cáo đặt phòng theo kênh bán theo thời gian cụ thể dưới dạng biểu đồ trực quan. Từ đó, chủ khách sạn có thể nắm bắt được tỷ lệ đặt phòng, doanh thu theo từng kênh bán cụ thể là bao nhiêu để đưa ra kế hoạch kinh doanh phù hợp. 

Xem thêm: Phần mềm quản lý khách sạn, nhà nghỉ tốt nhất hiện nay

Dùng thử miễn phí

Cách tạo link đặt phòng online vô cùng đơn giản

Thao tác thiết lập link đặt phòng online vô cùng đơn giản, chủ khách sạn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng KiotViet phiên bản dành cho ngành dịch vụ lưu trú có thể làm theo các bước sau đây: 
Bước 1: Thiết lập tính năng 
Tại màn hình Quản lý, từ menu Thiết lập bạn chọn Thiết lập cửa hàng => Đặt phòng online

Bước 2: Bật tính năng
Trong Đặt phòng online, bạn click vào biểu tượng bật tính năng. 

Bước 3: Thiết lập trang đặt phòng
Để thiết lập chi tiết cho trang đặt phòng, bạn bấm Chi tiết -> Pop-up Thiết lập trang đặt phòng hiện lên, bạn thiết lập thông tin các thông tin chi tiết bao gồm: 
• Link đặt phòng online: 
​Bạn có thể sử dụng link hoặc mã QR để chia sẻ lên các trang mạng xã hội thông báo tới khách hàng của mình. Khách hàng chỉ cần truy cập link hoặc quét mã QR để tự thao tác đặt phòng.
Hệ thống hỗ trợ chỉnh sửa link đặt phòng với các điều kiện: 
- Cho phép nhập các ký tự chữ, số, hoặc dấu (.), dấu (_) dấu (-), không chứa ký tự đặc biệt.
- Tối đa 50 ký tự.
- Không trùng lặp với gian hàng khác trên hệ thống

• Số lượng đặt phòng tối đa: Sử dụng cài đặt này nếu bạn muốn giới hạn tỷ lệ phòng có thể đặt từ trang đặt phòng online trên tổng số phòng đang trống. Ví dụ hạng phòng A khách sạn đang có 10 phòng trống, chỉ muốn khách đặt online nhìn thấy còn 02 phòng trống để đặt sẽ cài đặt giá trị này là 20%.

• Bảng giá áp dụng: Lựa chọn bảng giá bạn muốn áp dụng cho khách đặt phòng online.

Bước 4: Xử lý đặt phòng
Ngay khi khách hàng hoàn tất đặt phòng, hệ thống sẽ gửi thông báo ngay trên màn hình lễ tân. Thu ngân click vào thông báo để kiểm tra thông tin và xác nhận đặt phòng cho khách. Sau khi xác nhận lịch hẹn thì lịch đó sẽ chuyển sang trạng thái Đã đặt trước trên màn hình xem lịch và ẩn khỏi danh sách chờ xác nhận. Đặt phòng sau đó sẽ được tiếp tục xử lý như các đặt phòng khác của khách sạn.

Xem thêm: Hướng dẫn thiết lập trang đặt phòng online qua phần mềm KiotViet

Như vậy, chỉ với một vài thao tác đơn giản, chủ khách sạn dễ dàng tạo link hoặc mã QR đặt phòng online để chia sẻ trên các trang trực tuyến hoặc Fanpage của khách sạn giúp khách hàng đặt phòng online dễ dàng và tiện lợi. Hãy nhanh chóng thiết lập và chia sẻ link đặt phòng để gia tăng lượng khách hàng trực tuyến và tối ưu công suất phòng trong mùa cao điểm du lịch nhé.