Excel hay phần mềm quản lý bán hàng - Kẻ cũ người mới, bên nào lợi hơn?

Khi được hỏi về công cụ quản lý bán hàng, nhiều chủ cửa hàng hiện nay vẫn cho rằng Excel là công cụ đơn giản, hiệu quả, còn phần mềm quản lý bán hàng thì thao tác rắc rối, khó sử dụng. Liệu sự thực có đúng như vậy? Hãy cùng chúng tôi chúng tôi đi sâu tìm hiểu bằng cách so sánh ưu, nhược điểm của 2 phương pháp quản lý này trong bài viết dưới đây.

Excel - phần mềm truyền thống, được nhiều người sử dụng

1 - Đánh giá qua hiệu quả quản lý

Có lẽ đây là một trong những vấn đề mà các chủ cửa hàng dành sự quan tâm khi so sánh Excel và phần mềm quản lý bán hàng.

Khi quản lý bằng phần mềm Excel

Ưu điểm: Excel là phần mềm phổ biến được nhiều người sử dụng. Phần mềm này cũng là một phần trong chương trình học tin học phổ thông, đại học. Chủ cửa hàng sử dụng Excel để lưu trữ thông tin sản phẩm, tồn kho, khách hàng, …  và quản lý theo từng sheet, tệp riêng rõ ràng, đơn giản.

Nhược điểm: Người dùng phải tự nhập liệu bằng tay, khó tránh phải sai sót. Bên cạnh đó, khi lượng thông tin lớn, bạn sẽ phải mất nhiều thời gian để tra cứu khi làm các loại báo cáo. Để dùng hiệu quả Excel, chủ cửa hàng cần phải nắm chắc các công thức, hàm tính toán.

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để quản lý

Ưu điểm: Mọi công thức đều đã thiết lập sẵn, thậm chí còn được tối ưu để phù hợp hơn trong từng  trường hợp thực tế. Thông tin hàng hóa, khách hàng, … đều được lưu trữ trên phần mềm, kèm một mã riêng. Khi cần, bạn chỉ cần nhập tên hay mã là phần mềm sẽ trả về kết quả ngay lập tức.

Khi thay đổi thông tin dữ liệu, hệ thống sẽ tự lưu lại. Người quản lý có thể dễ dàng kiểm tra, không lo thất thoát.

Nhược điểm: Mặc dù có nhiều ưu điểm, nhưng phần mềm nào cũng có những yếu điểm. Các phần mềm do các nhà cung cấp lập trình, thiết kế. Chính vì vậy, khi có lỗi xảy ra, bạn chỉ có thể liên hệ tổng đài để được tư vấn và tìm cách khắc phục.

2 - So sánh chi phí và mức độ bảo mật

Hầu hết các chủ cửa hàng hiện nay đều dùng Excel của Microsoft mà không có bản quyền. Người dùng hoàn toàn có thể làm vậy, tuy nhiên khi sử dụng miễn phí thì phần mềm của bạn sẽ không được hỗ trợ bảo mật hay nâng cấp. Khi hầu hết thông tin kinh doanh của bạn đều được lưu trên máy tính, chỉ một sự cố lỗi do virus tấn công thì nguy cơ mất dữ liệu sẽ rất cao.

Bảo mật thông tin - vấn đề mà các nhà quản lý quan tâm

Hiện nay, các nhà sản xuất phần mềm quản lý đều thiết kế phần mềm bán hàng online sử dụng công nghệ điện toán đám mây. Dù máy tính của bạn xảy ra bất kỳ vấn đề gì như hỏng hóc, virus tấn công, … thì dữ liệu cũng được bảo vệ an toàn, nguyên vẹn.  

Chi phí cho một phần mềm quản lý bán hàng hiện nay thương được tính theo tháng, với trung bình khoảng 100.000 - 200.000 VNĐ/tháng, tương đương 3.000 - 6.000 VNĐ/ngày. Với mức giá này, bạn đã có thể sở hữu một phần mềm bán hàng online sử dụng công nghệ điện toán đám mây. Dù máy tính của bạn xảy ra bất kỳ vấn đề gì như hỏng hóc, virus tấn công, … thì dữ liệu cũng được bảo vệ an toàn, nguyên vẹn.  

Khi trả phí sử dụng, bạn sẽ luôn được nhà cung cấp phần mềm chăm sóc. Mỗi khi có tính năng mới thì ngay lập tức bạn sẽ được cập nhật ngay. Có thể nói, đây là mức giá quá tốt, so với những gì mà bạn nhận được.

3 - Khả năng kết nối và sử dụng linh hoạt

Phần mềm bán hàng hiện nay đều hỗ trợ kết nối với các loại máy quét mã vạch đọc thông tin sản phẩm, máy in hóa đơn, … Đồng thời, nhiều phần mềm cũng cho phép người dùng đồng bộ với các thiết bị di động thông minh. Dù bạn ở bất cứ nơi đâu, bất kỳ lúc nào, chỉ cần có mạng wifi là bạn có kết nối với phần mềm bán hàng trên iphone, ipad, … nhanh chóng, tiện lợi.

Phần mềm hỗ trợ đa kết nối

Ngược lại, Excel không được cung cấp những tính năng này, khiến việc quản lý khó khăn, ảnh hưởng đến hiệu suất công việc. Gần đây, Excel đã nâng cấp tính năng làm việc trực tuyến, cho phép xử lý các tệp trên điện thoại, máy tính bảng nhưng nhìn chung việc nhiều tính năng còn thiếu, quản lý không được tiện lợi.

4 - Khả năng đáp ứng theo quy mô cửa hàng

Phần mềm Excel hiện nay đã dần không thể đáp ứng được nhu cầu quản lý của cửa hàng bán hàng. Khi phải xử lý lượng công việc lớn, phần mềm thể hiện rõ sự chậm chạp trong việc xử lý hay hạn chế về tính năng. Tuy nhiên, vẫn có nhiều cửa hàng với quy mô nhỏ hay người kinh doanh cá nhân vẫn duy trì, tiếp tục sử dụng. Bởi phần lớn những cửa hàng này chỉ có nhu cầu quản lý đơn giản, muốn tiết kiệm chi phí.

Phần mềm bán hàng được thiết kế dành riêng cho việc quản lý kinh doanh. Chính vì vậy, mọi tính năng của phần mềm đều hướng tới việc đáp ứng tối đa mong muốn của người dùng. Do đó, dù quy mô của bạn nhỏ như tiệm tạp hóa hay lớn một chuỗi cửa hàng thì phần mềm đều có phương án hỗ trợ tối ưu nhất.

Sau khi tham khảo bài viết này, Excel hay phần mềm chắc hẳn bạn đã có lựa chọn rồi chứ? Nếu vẫn còn băn khoăn, mời bạn đăng ký dùng thử phần mềm quản lý bán hàng free tốt nhất được nhiều tin cậy Tại Đây để cảm nhận nhé!