Giải pháp quản lý giúp shop mỹ phẩm tạm biệt thất thoát hàng hóa

Thất thoát hàng hóa cứ bám riết khiến chủ shop mỹ phẩm mãi đau đầu? Đừng lo, đã có KiotViet – trợ thủ đắc lực giúp quản lý kho chặt chẽ với nhiều tính năng hữu dụng.

1. Nguyên nhân thường thấy dẫn đến thất thoát hàng hóa tại các shop mỹ phẩm

1.1. Hàng hóa hư hỏng do hết hạn

Các shop mỹ phẩm thường có hàng trăm, thậm chí hàng nghìn sản phẩm khác nhau với nhiều dòng, mẫu mã, dung tích, màu sắc... Do đó, việc quản lý lượng hàng tồn khổng lồ là vô cùng khó khăn, dễ dẫn đến tình trạng hàng hóa quá hạn mà không được phát hiện kịp thời. Điều này thường xảy ra ở những sản phẩm ít được khách hàng ưa chuộng hoặc shop nhập quá nhiều nhưng chưa xả hàng hợp lý.

1.2. Sử dụng phương pháp thủ công để kiểm kê dẫn đến sai lệch

Hiện nay, nhiều cửa hàng mỹ phẩm vẫn đang áp dụng phương pháp quản lý thủ công như ghi chép sổ sách, giấy tờ trong kiểm kê kho. Tuy nhiên, khi hàng hóa ngày càng đa dạng từ skincare, kem dưỡng đến mặt nạ, serum, phương pháp này không chỉ tốn thời gian mà còn dễ sai sót, nhầm lẫn. Những sai lệch đó dần tích tụ theo thời gian, khiến tình trạng thất thoát ngày càng trở nên nghiêm trọng.

Đặc biệt, vào những dịp cao điểm như khuyến mãi hay Valentine, khi lượng hàng nhập và bán ra tăng đột biến, nếu không có công cụ quản lý thông minh, chủ shop dễ rơi vào tình trạng rối loạn, không kiểm soát được kho. Điều này có thể dẫn đến nhập hàng quá nhiều hoặc hết hàng mà không hay biết.

1.3. Thất thoát do tình trạng nhân viên rút lõi hàng hóa

Một trong những nguyên nhân gây thất thoát đáng lo ngại nhất chính là gian lận từ nội bộ. Các sản phẩm mỹ phẩm như son, phấn mắt, nước hoa mini thường xuyên bị nhân viên rút lõi bởi tính chất nhỏ gọn, tiện cầm nắm của chúng. Đặc biệt, với những cửa hàng bán mỹ phẩm vẫn thống kế hàng hóa qua sổ sách, việc mất một vài món đồ mỗi ngày có thể không dễ nhận ra ngay, nhưng về lâu dài, đây sẽ trở thành vấn đề vô cùng nan giải. 

2. Giải pháp quản lý kho hàng hóa hiệu quả cho shop mỹ phẩm từ KiotViet

2.1. Kiểm soát hàng tồn theo lô, hạn sử dụng

KiotViet mang đến tính năng hỗ trợ quản lý sản phẩm theo lô, hạn sử dụng vô cùng tiện lợi. Trong quá trình thực hiện giao dịch, phần mềm sẽ cung cấp thông tin về những lô hàng cận date để chủ shop chủ động bán trước, đảm bảo hạn chế tổn thất không đáng có và giảm bớt thời gian thao tác cho nhân viên. 

Ví dụ: Chủ shop dành hàng tiếng đồng hồ để kiểm kê sổ sách nhưng vẫn không bao quát được hạn sử dụng của từng lô kem dưỡng da của từng dòng. Giờ đây, nhờ áp dụng phần mềm quản lý bán hàng KiotViet, chủ shop sẽ kịp thời nhận biết về một lô serum dưỡng trắng chỉ còn 45 ngày trước khi hết hạn. Nhờ đó có thể nhanh chóng lên kế hoạch giảm giá, chạy chương trình khuyến mãi mua 1 tặng 1 để đẩy hàng đi.

Ngoài ra, hệ thống còn tự động cảnh báo khi sản phẩm dưới định mức tồn, giúp chủ shop có kế hoạch nhập hàng hóa hợp lý, tránh tình trạng hết hàng mà không biết. Điều này vừa tiết kiệm chi phí, lại vừa giữ vững niềm tin từ khách hàng khi họ luôn nhận được sản phẩm chất lượng tốt nhất từ cửa hàng.

2.2. Quản lý, kiểm soát, cập nhật số lượng hàng hóa tự động

Nếu chủ shop từng mất hàng giờ để kiểm đếm từng hộp phấn phủ hay lọ serum nhưng vẫn không ra con số chính xác, thì với KiotViet, lượng hàng hóa sẽ luôn được cập nhật tự động theo thời gian thực. Mỗi khi có giao dịch nhập hàng và bán ra, hệ thống sẽ tự động điều chỉnh số lượng trên phần mềm. Nhờ đó, việc quản lý trở nên đơn giản hơn, tránh sai sót, thất thoát không đáng có.

Xem thêm: Cách quản lý kho hàng hóa đơn giản, tránh thất thoát

2.3. Đồng bộ thông tin hàng hóa chính xác giữa các kênh online và offline

Bán hàng đa kênh đang là xu hướng tất yếu của ngành mỹ phẩm, làm đẹp. Nhưng việc bán trực tiếp tại cửa hàng, trên Facebook, TikTok Shop hay Shopee cùng lúc gần như là không thể nếu không có công cụ hỗ trợ. Hiểu rõ nhu cầu này, KiotViet cung cấp tính năng đồng bộ dữ liệu hàng hóa chính xác, nhanh chóng. Dù khách hàng mua sắm qua website, sàn thương mại điện tử hay trực tiếp tại cửa hàng, thông tin về số lượng hàng tồn kho sẽ luôn được đồng bộ và cập nhật theo thời gian thực. Điều này cho phép chủ shop quản lý kinh doanh trên nhiều nền tảng trơn tru, tối ưu nhất.

2.4. Quản lý nhân viên chặt chẽ

Khi sử dụng KiotViet, chủ shop có thể giám sát kỹ càng hoạt động của đội ngũ nhân viên và theo dõi chi tiết lịch sử bán hàng, kiểm soát giao dịch một cách rõ ràng, minh bạch. Điều này giúp hạn chế tối đa tình trạng thất thoát, gian lận mà không cần lúc nào cũng có mặt tại cửa hàng. Dù bận rộn hay ở bất cứ đâu, chủ shop vẫn có thể yên tâm giám sát từ xa, đảm bảo công việc vận hành trơn tru và minh bạch.

2.5. Cung cấp báo cáo hàng ngày/ tháng/ năm theo thời gian thực 

Chủ shop có biết dòng sữa dưỡng da nào đang bán chạy nhất trong cửa hàng? Có bao nhiêu đơn đặt mua loại son này trong hôm nay? Tất cả những câu hỏi này sẽ được KiotViet giải đáp thông qua hệ thống báo cáo chi tiết, cập nhật theo thời gian thực. Chỉ với vài thao tác, chủ shop có thể theo dõi chính xác tình hình kinh doanh, lợi nhuận theo ngày/ tháng/ quý của từng mặt hàng để từ đó đưa ra quyết định kinh doanh kịp thời và hiệu quả hơn.

3. Lợi ích của chủ shop mỹ phẩm khi áp dụng KiotViet vào quản lý hàng hóa

3.1. Quá trình kiểm kho tiết kiệm thời gian hơn

Với tính năng cập nhật tồn kho tự động và hỗ trợ kiểm kê nhanh, chủ shop không còn mất hàng giờ, thậm chí cả ngày để rà soát từng lô nước  tẩy trang, serum trong kho nữa. Mọi thông tin đều sẽ được hiển thị rõ ràng trên hệ thống, giúp việc kiểm kho dễ dàng và chính xác hơn.

Xem thêm: Quản lý bán hàng hiệu quả với phần mềm miễn phí

3.2. Định hướng kinh doanh dễ dàng hơn

Nhu cầu thị trường đối với các mặt hàng mỹ phẩm không phải lúc nào cũng đồng đều. Một số sản phẩm như nước tẩy trang, sữa rửa mặt, kem nền có thể bán chạy quanh năm, nhưng những mặt hàng theo xu hướng như phấn mắt màu pastel hay cushion phiên bản giới hạn lại khó thu hút khách nếu không có kế hoạch đẩy mạnh. Nhờ các báo cáo chi tiết từ KiotViet, chủ shop có thể dễ dàng nhận biết sản phẩm nào đang hot, sản phẩm nào bán chậm để có chiến lược nhập hàng và xả hàng hợp lý.

3.3. Tiết kiệm, tối ưu chi phí cho chủ shop

KiotViet mang đến một giải pháp quản lý vận hành không chỉ hiệu quả mà còn hỗ trợ cửa hàng mỹ phẩm tối ưu chi phí hoạt động. Khi áp dụng KiotViet, toàn bộ quy trình từ nhập hàng, bán hàng đến báo cáo đều được tự động hóa, giúp giảm bớt công việc cho nhân viên và hạn chế tối đa tình trạng thất thoát. Nhờ đó, chủ shop hoàn toàn có thể cắt giảm chi phí thuê nhân sự kho mà vẫn đảm bảo mọi hoạt động vận hành trơn tru. Khi chi phí được tối ưu, lợi nhuận tăng lên, cửa hàng có thể đầu tư nhiều hơn vào sản phẩm, dịch vụ, nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Dùng thử miễn phí

Việc thất thoát hàng hóa là vấn đề mà hầu hết các chủ shop mỹ phẩm đều gặp phải. Tuy nhiên, với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý bán hàng KiotViet, chủ shop sẽ dễ dàng kiểm soát kho hàng, tiết kiệm chi phí và vận hành kinh doanh trơn tru hơn. Các chủ shop hãy đăng ký dùng thử KiotViet để thấy sự khác biệt trong quản lý cửa hàng mỹ phẩm của mình!