Chủ Quán Chủ Động 24/7 Trong Việc Lập Hóa Đơn Với Giải Pháp Tích Hợp Hóa Đơn Điện Tử Khởi Tạo Từ Máy Tính Tiền

Chuyển đổi số qua hóa đơn điện tử đã được phổ cập cho tất cả mọi người đang kinh doanh, trong đó bao gồm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Mô hình này đem đến lợi ích không nhỏ trong quá trình vận hành. Vậy, chủ quán cần quan tâm điều gì với loại hóa đơn này, xem chi tiết những điều cần lưu ý trong bài viết sau.

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?

Máy tính tiền có kết chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền dữ liệu điện tử, là một hay hệ thống thiết bị điện tử có giải pháp công nghệ thông tin, gồm những chức năng chính:

• Tính tiền
• Lưu trữ dữ liệu bán hàng
• Khởi tạo hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
• Tra cứu & báo cáo giao dịch

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền, theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử.

Xem thêm: [Hướng dẫn] Thủ tục đăng ký kinh doanh quán cafe mới nhất (2023)

Căn cứ pháp lý của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền?

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có căn cứ pháp lý rõ ràng

Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC.

1. Thông tin nghị định

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khới tạo từ máy tính tiền là hóa đơn theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử.

2. Luật pháp cho phép

Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định: Doanh nghiệp, Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp Kê khai trong lĩnh vực:

• Trung tâm thương mại
• Siêu thị
• Bản lẻ hàng tiêu dùng
• Ăn uống, nhà hàng, khách sạn
• Bản lẻ thuộc tân dược
• Dịch vụ vui chơi, giải trí
• Dịch vụ khác

3. Chính phủ khuyến khích

Tổng cục Thuế triển khai chương trình Quay mã dự thưởng bằng mã hóa đơn điện tử khới tạo từ máy tính tiền nhằm kích thích thị trường:

• Người tiêu dùng chủ động lựa chọn dịch vụ tại các địa điểm đáp ứng xuất HDMTT
• DN/HKD chủ động áp dụng HDMTT để thu hút khách hàng

Dùng thử miễn phí

Lợi ích của việc triển khai giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Việc triển khai hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền mang lại những lợi ích thiết thực cho cả người bán và người mua khi thực hiện giao dịch kinh doanh. 

Người bán chủ động 24/7 trong việc lập hóa đơn khi có phát sinh bán hàng hóa, dịch vụ; xử lý triệt để vướng mắc về độ trễ giữa thời điểm thanh toán và thời điểm lập hóa đơn. Đồng thời, người mua có thể nhận hóa đơn điện tử ngay khi thanh toán – tạo điều kiện thuận lợi để người tiêu dùng có được hóa đơn tham gia dự thưởng chương trình “Hóa đơn may mắn”. 

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc có chữ ký số; khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế. Đồng thời, chủ động 24/7 trong việc xử lý sai sót phát sinh ngay trên thiết bị của NNT nếu đã được cài đặt phần mềm HĐĐT từ máy tính tiền theo chuẩn của cơ quan thuế.

Hướng dẫn kết nối tài khoản trên phần mềm quản lý Nhà hàng - Quán ăn - Cafe - Trà sữa KiotViet

Chủ quán có thể thiết lập hóa đơn điện tử tại màn hình thu ngân

Bước 1: Thiết lập kết nối tài khoản trên Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet FNB

Quản trị viên đăng nhập vào KiotViet FNB trên Website https://fnb.kiotviet.vn/

Truy cập Thiết lập > Thiết lập cửa hàng > Giao dịch và Bật Thiết lập kết nối Hóa đơn điện tử

Tại màn hình Kết nối Hóa đơn điện tử, nhập thông tin tài khoản đăng nhập Viettel - SInvoice và lựa chọn hình thức Phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền -> Sau đó ấn Tiếp tục

Lựa chọn mẫu hóa đơn sử dụng để phát hành hóa đơn điện tử -> Sau đó ấn Lưu

Bước 2: Thiết lập Hóa đơn điện tử trên màn hình bán hàng

Khách hàng có thể thiết lập Hóa đơn điện tử tại màn hình thu ngân như sau:
Tại Màn hình thu ngân > Thiết lập hiển thị. Tại đây người dùng có thể thực hiện các thiết lập: 

• Bật/Tắt Tự động phát hành hóa đơn điện tử
• Ấn Thay đổi để chỉnh sửa mẫu hóa đơn phát hành (Mẫu hóa đơn khi phát hành sẽ phát hành theo mẫu được chọn tại đây)
• Bật/Tắt Tự động in thông tin hóa đơn điện tử (Mặc định Bật với tất cả thiết bị) > Ấn Lưu lại

Bước 3: Phát hành Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

• Tạo hóa đơn bán hàng > Tại Phiếu thanh toán -> Tích chọn Phát hành hóa đơn điện tử khi thanh toán -> Sau đó ấn Thanh toán
• Xem lại danh sách Hóa đơn điện tử đã phát hành trong ngày
• Người dùng ấn vào Menu mở rộng > Chọn Danh sách HĐĐT
• Hệ thống mở pop-up Danh sách Hóa đơn điện tử đã phát hành

Lưu ý: Danh sách này sẽ chỉ hiển thị các Hóa đơn được phát hành bởi nhân viên đang đăng nhập. Tài khoản admin sẽ được xem của tất cả nhân viên thuộc chi nhánh.

Xem thêm: [Hướng dẫn] 6 tính năng nhất định phải có của phần mềm quản lý quán cafe

In thông tin Hóa đơn điện tử Đã phát hành

• Tại Danh sách Hóa đơn điện tử đã phát hành > Ấn biểu tượng "Máy in" > In
• Thông tin Hóa đơn điện tử in ra sẽ hiển thị các thông tin
• Phát hành lại Hóa đơn điện tử phát hành lỗi (Hóa đơn phát hành lại sẽ sử dụng mẫu hóa đơn được chọn tại thời điểm hiện tại)
• Tại Danh sách Hóa đơn điện tử đã phát hành > Chọn Biểu tượng "Phát hành lại"

Bước 5: Tra cứu Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trên trang vinvoice.viettel.vn/utilities/invoice-search

Khách hàng có thể sử dụng mã tra cứu trên hóa đơn để tra cứu hóa đơn điện tử đã phát hành trên trang: vinvoice.viettel.vn/utilities/invoice-search

Các thông tin cần nhập bao gồm:
- MST bên bán
- Mã số bí mật (Hay Mã tra cứu)

Bước 6: Gửi Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đến Cơ quan thuế trên VIETTEL SINVOICE

Sau khi phát hành hóa đơn thành công từ KiotViet, hóa đơn sẽ được hiển thị trên mục Quản lý hóa đơn > Hóa đơn đã phát hành trên SInvoice

Tại đây, người dùng chọn hóa đơn muốn gửi > chọn thao tác > Chọn Gửi CQ Thuế

Dùng thử miễn phí

Giải pháp Tích hợp phát hành hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cho phép người dùng khởi tạo hóa đơn điện tử từ máy tính tiền một cách dễ dàng, an toàn và nhanh chóng. Ngoài ra, KiotViet còn tích hợp đầy đủ các nghiệp vụ theo yêu cầu của Tổng cục Thuế như: hủy hóa đơn, Thay thế/Điều chỉnh hóa đơn …mang lại sự tiện lợi cho cả người bán lẫn người mua.