Gửi email tự động cho khách hàng khi đặt phòng thành công, cập nhật thông tin hoặc xác nhận hủy đặt phòng ngay trên phần mềm

Trong ngành dịch vụ khách sạn, việc giao tiếp với khách hàng một cách hiệu quả và kịp thời là yếu tố then chốt để duy trì và phát triển kinh doanh. Một trong những cách thức giao tiếp quan trọng nhất là thông qua email. Email không chỉ là phương tiện thông tin mà còn là cầu nối tạo dựng niềm tin và sự hài lòng từ khách hàng. Với sự phát triển của công nghệ, việc gửi email tự động khi đặt phòng thành công, cập nhật thông tin đặt phòng, hoặc xác nhận hủy đặt phòng đã trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn bao giờ hết nhờ vào phần mềm quản lý khách sạn.

Tại sao Email tự động cho khách hàng lại quan trọng?

Gửi Email cho khách là điều quan trọng để duy trì liên lạc hiệu quả trong suốt thời gian khách hàng đặt phòng. Nó cung cáp thông tin và cập nhật cần thiết, trả lời các câu hỏi và thắc mắc, đồng thời gửi email chăm sóc/ cảm ơn sau khi họ rời đi.

• Tiết kiệm thời gian: Việc gửi email tự động giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên khách sạn, cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác như chăm sóc khách hàng trực tiếp.
• Chính xác và kịp thời: Email tự động đảm bảo thông tin được gửi đi chính xác và kịp thời, giảm thiểu nguy cơ sai sót và đảm bảo rằng khách hàng luôn nhận được thông tin cần thiết đúng lúc.
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Khi khách hàng nhận được email xác nhận ngay sau khi đặt phòng hoặc cập nhật thông tin, họ sẽ cảm thấy yên tâm và tin tưởng hơn vào dịch vụ của khách sạn.

Xem thêm: Thiết lập trang đặt phòng Online trên phần mềm quản lý khách sạn: Kiểm tra phòng trống và đặt phòng linh hoạt ngay trên máy tính, điện thoại

Các loại Email tự động thường được sử dụng trong quá trình quản lý và vận hành khách sạn

Email xác nhận đặt phòng thành công 

Khi khách hàng hoàn tất quá trình đặt phòng, hệ thống sẽ tự động gửi một email xác nhận bao gồm các thông tin quan trọng như:

• Chi tiết đặt phòng (ngày đến, ngày đi, loại phòng, giá phòng, các dịch vụ kèm theo).
• Chính sách hủy phòng và hoàn tiền.
• Hướng dẫn check-in và check-out.
• Thông tin liên hệ của khách sạn.

Ví dụ, một email xác nhận đặt phòng có thể như sau:

Chào [Tên Khách Hàng], 

Cảm ơn quý khách đã đặt phòng tại [Tên Khách Sạn]. Việc đặt phòng của quý khách đã được xác nhận với các chi tiết như sau: 

- Ngày đến: [Ngày] 
- Ngày đi: [Ngày] 
- Loại phòng: [Loại Phòng] 
- Giá phòng: [Giá Phòng] 
- Dịch vụ kèm theo: [Dịch Vụ] 
- Chính sách hủy phòng: [Chính Sách Hủy Phòng] 

Nếu quý khách có bất kỳ thắc mắc nào, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua [Thông Tin Liên Hệ]. 

Trân trọng, [Tên Khách Sạn]

Email cập nhật thông tin đặt phòng

Trong trường hợp có bất kỳ thay đổi nào về thông tin đặt phòng, hệ thống sẽ tự động gửi một email cập nhật tới khách hàng. Những thay đổi có thể bao gồm:

• Thay đổi ngày đến hoặc ngày đi.
• Thay đổi loại phòng.
• Cập nhật các dịch vụ kèm theo.
• Thay đổi chính sách hoặc giá phòng.

Email cập nhật thông tin đặt phòng sẽ giúp khách hàng nắm bắt kịp thời các thay đổi và điều chỉnh kế hoạch của mình một cách linh hoạt.

Ví dụ về email cập nhật thông tin đặt phòng:

Chào [Tên Khách Hàng], 

Chúng tôi xin thông báo về việc cập nhật thông tin đặt phòng của quý khách tại [Tên Khách Sạn] như sau: 

- Ngày đến: [Ngày Mới] 
- Ngày đi: [Ngày Mới] 
- Loại phòng: [Loại Phòng Mới] 
- Giá phòng: [Giá Phòng Mới] 
- Dịch vụ kèm theo: [Dịch Vụ Mới]

Nếu quý khách có bất kỳ thắc mắc hoặc yêu cầu nào, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua [Thông Tin Liên Hệ]. 

Trân trọng, [Tên Khách Sạn]

Email xác nhận hủy đặt phòng

Khi khách hàng hủy đặt phòng, hệ thống sẽ gửi một email xác nhận hủy đặt phòng kèm theo các thông tin liên quan như:

• Chi tiết đặt phòng đã hủy.
• Chính sách hoàn tiền (nếu có).
• Hướng dẫn nhận lại tiền (nếu áp dụng).

Email xác nhận hủy đặt phòng không chỉ là minh chứng về việc hủy bỏ mà còn giúp khách hàng yên tâm về quy trình hoàn tiền.

Ví dụ về email xác nhận hủy đặt phòng:

Chào [Tên Khách Hàng], 

Chúng tôi rất tiếc vì quý khách đã hủy đặt phòng tại [Tên Khách Sạn]. 

Chi tiết đặt phòng đã hủy của quý khách như sau: 

- Ngày đặt phòng: [Ngày Đặt] 
- Ngày đến: [Ngày Đến] 
- Ngày đi: [Ngày Đi] 
- Loại phòng: [Loại Phòng] 
- Giá phòng: [Giá Phòng] 
- Chính sách hoàn tiền: [Chính Sách Hoàn Tiền] 

Nếu quý khách có bất kỳ thắc mắc hoặc cần hỗ trợ thêm, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua [Thông Tin Liên Hệ]. 

Trân trọng, [Tên Khách Sạn]

Xem thêm: Phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm quản lý khách sạn KiotViet

Lợi ích của việc sử dụng tính năng tự động gửi Email xác nhận cho khách hàng khi đặt phòng thành công, cập nhật thông tin đặt phòng, hoặc xác nhận hủy đặt phòng ngay trên phần mềm quản lý khách sạn KiotViet

Việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn để gửi email tự động mang lại nhiều lợi ích vượt trội:

• Tự động hóa quy trình: Phần mềm tự động gửi email dựa trên các sự kiện như đặt phòng, cập nhật hoặc hủy phòng, giúp giảm thiểu công việc thủ công và tăng hiệu quả làm việc.
• Quản lý tập trung: Tất cả các thông tin khách hàng và giao dịch được quản lý tập trung, dễ dàng truy cập và theo dõi.
• Tùy chỉnh linh hoạt: Phần mềm cho phép tùy biến nội dung email theo từng tình huống cụ thể, đảm bảo rằng thông điệp được truyền tải một cách chính xác và phù hợp.

Hướng dẫn thao tác sử dụng tính năng gửi email tự động trên phần mềm quản lý khách sạn KiotViet

KiotViet hỗ trợ người dùng gửi email tự động cho khách hàng có đặt phòng thành công, cập nhật thông tin đặt phòng, hoặc xác nhận hủy đặt phòng nhằm tăng sự chuyên nghiệp và uy tín cho gian hàng.

Dùng thử miễn phí

Thao tác thiết lập cụ thể như sau:

Việc gửi email tự động cho khách hàng khi đặt phòng thành công, cập nhật thông tin đặt phòng, hoặc xác nhận hủy đặt phòng là một bước tiến quan trọng trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ khách sạn. Nhờ vào phần mềm quản lý khách sạn KiotViet, quy trình này trở nên đơn giản, chính xác và hiệu quả hơn bao giờ hết.