Hạn chế tình trạng khách đặt bàn trước rồi lại không đến

Việc hủy vào phút cuối và vắng mặt ở nhà hàng có thể khiến bạn rất khó chịu, đặc biệt là khi bạn đang phải giữ bàn trong những khung giờ cao điểm. Vậy thì, có cách nào hiệu quả để giảm thiểu số lần khách đặt bàn trước rồi lại không đến mà không ảnh hưởng đến trải nghiệm dùng bữa của khách và danh tiếng nhà hàng của bạn không?

Khách đặt bàn trước rồi lại không đến là thế nào?

Khách đặt bàn rồi không đến là trường hợp khách hàng liên hệ đặt bàn ăn hoặc dịch vụ tại nhà hàng, cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống và đã được xác nhận - giữ chỗ trên hệ thống nhưng lại không đến dùng bữa hay sử dụng dịch vụ đúng hẹn.

Tuy nhiên, vì nhiều lý do khác nhau như khách không muốn đi ăn nữa, khách tìm được nhà hàng khác có giá rẻ hơn/ view đẹp hơn/ nhiều chính sách ưu đãi hơn… và quyết định hủy đặt bàn hay đặt bàn nhưng không đến. Trường hợp này gây nên rất nhiều hệ lụy cho nhà hàng. Cụ thể:

• Mất đi một nguồn doanh thu - lợi nhuận đáng kể vì không được phục vụ thực khách đã đặt bàn với những tiện ích, dịch vụ sẵn có
• Mất đi một lượng khách hàng tiềm năng có nhu cầu đặt phòng bàn tại cùng thời điểm với vị khách đã chốt, nhất là vào mùa cao điểm

Xem thêm: Hướng dẫn cách viết content seeding trên facebook cho nhà hàng, quán ăn, quán cafe, trà sữa

Làm thế nào để hạn chế tình trạng khách đặt bàn nhưng không đến?

Khách hàng liên hệ đặt bàn ăn hoặc dịch vụ tại nhà hàngvà đã được xác nhận nhưng lại không đến dùng bữa đúng hẹn

1. Thiết lập chính sách hủy đặt bàn, quy trách nhiệm ra thành mức phí cụ thể

Để giảm thiểu tình trạng khách đặt bàn rồi không đến, nhà hàng nên thiết lập chính sách hủy đặt bàn với các điều khoản và quy định cụ thể về thời hạn khách được phép hủy đặt bàn nếu không muốn đến; trường hợp quá hạn nhưng hủy, khách sẽ phải trả một khoản phí nhất định hoặc sẽ phải chịu trách nhiệm thanh toán toàn bộ chi phí ban đầu. Làm được điều này, chắc chắn nhà hàng của bạn sẽ giảm được đáng kể tình trạng hủy bàn vào phút cuối hoặc đặt bàn nhưng không đến; từ đó, có giải pháp tối ưu để tiếp nhận yêu cầu đặt bàn mới, giúp doanh thu nhà hàng không bị ảnh hưởng.

2. Đưa ra chính sách ưu đãi cho khách xác nhận đặt bàn

Có thể là chính sách giảm giá, khuyến mãi, tặng voucher hay miễn phí một dịch vụ nào đó. Đa số khách hàng thường có xu hướng lựa chọn những sản phẩm dịch vụ có ưu đãi hơn. Do đó, việc đưa ra những chính sách ưu đãi thiết thực, cụ thể không chỉ giúp giảm tình trạng khách đặt bàn rồi không đến; mà còn giúp thu hút một lượng lớn khách hàng tiềm năng đến với nhà hàng của bạn.

3. Nhắn tin hoặc gọi điện nhắc khéo khách về việc đặt bàn của họ

Khách hàng có thể đặt bàn từ cách đó rất lâu để được hưởng ưu đãi và tránh tình trạng “cháy bàn” vào những dịp lễ đặc biệt; do đó, họ có thể quên và không đến nhận bàn đúng thỏa thuận. Vì vậy, để giảm thiểu tình trạng khách đặt bàn rồi không đến, nhân viên nhà hàng nên khéo léo gửi đến họ những lời nhắc thông qua tin nhắn hay gọi điện nhằm thông báo về việc đặt bàn, thời gian giữ bàn; qua đó, cũng bày tỏ mong muốn của nhà hàng khi có sự hiện diện của họ, đồng thời hỏi thêm khách có yêu cầu gì khác không. Một hành động nhắc nhở ngầm như thế sẽ giúp tạo thiện cảm với khách hàng về dịch vụ chăm sóc chuyên nghiệp; từ đó tình trạng khách hủy đặt bàn cũng giảm đi đáng kể.

4. Chuẩn bị sẵn phương án dự phòng

Khách thường hủy đặt bàn hoặc không đến vì nhiều lý do

Hầu hết nhà hàng chấp nhận đặt bàn trước với số lượng vượt quá giới hạn phục vụ, vì cho rằng khách hàng có thể không đến bất cứ lúc nào. Tuy nhiên, điều này khá mạo hiểm và buộc nhà hàng phải tính toán thật kỹ khả năng đáp ứng, nhất là vào các dịp cuối tuần hay lễ tết, để giới hạn số lượng đặt bàn trước. Chuẩn bị sẵn phương án dự phòng nhằm khắc phục tại chỗ những rủi ro có thể xảy đến như thiếu bàn, thiếu nhân viên, … Ngoài ra, việc áp dụng các chương trình giảm giá hay khuyến mãi cho những khách đặt bàn trước là rất cần thiết vào thời điểm vắng khách. Đây là cách thu hút khách hàng tốt nhất, đảm bảo đem lại lợi ích cho cả hai bên - khách được nhận ưu đãi, giá giảm, được phục vụ tốt, còn nhà hàng thì có được lợi nhuận.

Xem thêm: Quản lý nguyên liệu nhà hàng, quán cafe hiệu quả, tiết kiệm 90% chi phí với phần mềm quản lý bán hàng

5. Chấp nhận sự chậm trễ trong một khoảng cho phép

15 phút là khoảng thời gian nhà hàng có thể cân nhắc để giữ bàn cho khách, cho phép họ đến trễ hoặc trước khi họ quyết định huỷ đặt bàn.

Có thể khách bị kẹt xe, tắc đường, gặp sự cố hoặc bận việc đột xuất,... Việc chấp nhận sự chậm trễ này được xem như sự hỗ trợ cần thiết và thiện cảm, tạo điểm cộng cho dịch vụ chăm sóc khách hàng của nhà hàng. Nếu khách huỷ đặt bàn thì đừng quên đề nghị khách dời ngày đặt bàn sang một thời điểm khác.

6. Liên hệ với khách hàng khi họ không đến nhận bàn

Liện hệ với khách hàng trong trường hợp họ không đến nhận bàn để tìm hiểu nguyên nhân; đồng thời đưa ra lý do tại sao khách phải thanh toán phí cho việc này (nếu nhà hàng áp dụng mức phí đối với việc khách hủy bàn sát giờ hoặc không đến) để khách được biết; ngoài ra, hãy thể hiện mong muốn được tiếp đón khách đến nhà hàng vào lần đặt phòng sau. 

7. Lên kế hoạch báo cáo và tìm nguyên nhân cụ thể

Hãy thống kế số liệu cụ thể và báo cáo thường xuyên tình trạng khách hủy đặt bàn, khách đặt bàn rồi không đến cho quản lý nhà hàng, tìm hiểu nguyên nhân cụ thể dẫn đến tình trạng này (giá cao, chất lượng dịch vụ không đảm bảo, view không có hoặc không đẹp, ưu đãi không có hoặc quá ít…). Từ đó, người quản lý có thể nắm bắt tâm lý khách hàng và xu hướng đặt bàn của họ để đưa ra những giải pháp tối ưu đáp ứng nhu cầu chung, khắc phục tình trạng hiện có.

Câu nói “phòng bệnh hơn chữa bệnh” cũng được áp dụng cho việc hủy đặt bàn. Cách tốt nhất để “đối phó” với những cuộc hẹn bị hủy là ngăn chặn chúng xảy ra ngay từ đầu. Mọi trường hợp khách hàng đặt bàn rồi huỷ hoặc không đến mà không báo trước, đều sẽ gây ra những tổn thất cho nhà hàng, không ít thì nhiều. Do đó, mỗi người chủ hoặc người quản lý nhà hàng cần có những biện pháp để hạn chế tối đa việc xảy ra tình trạng này.