Hóa đơn bán hàng: Quy tắc và Lợi ích mà có thể bạn chưa biết

Hóa đơn bán hàng là một chứng từ rất quan trọng mà cửa hàng cần cung cấp cho khách hàng. Thế nhưng nhiều cửa hàng sử dụng hóa đơn chỉ như một hình thức thể hiện sự chuyên nghiệp mà vô tình vi phạm những nguyên tắc, ảnh hưởng tới lợi ích của cửa hàng.

Hóa đơn bán hàng và những quy tắc đừng vi phạm

Đừng vi phạm những quy tắc này khi lập hóa đơn bán hàng

“Hóa đơn bán hàng cần được viết ra sau 5 ngày sau khi gửi thông báo tới cơ quan thuế.” hay “Mỗi hóa đơn không được viết hai màu mực” Đây là những quy tắc nhỏ mà nhiều cửa hàng bỏ qua nhưng không gây lỗi nghiêm trọng. Tuy nhiên, những quy tắc dưới đây là những yếu tố khi trong cách làm hóa đơn bán hàng mà bạn không được phép mắc phải.

Quy tắc 1: Nội dung một hóa đơn cần chuẩn xác, rõ ràng

Hiện nay trên mạng trực tuyến có sẵn nhiều loại mẫu hóa đơn bán hàng, bạn có thể tải xuống và mang về sử dụng. Tuy nhiên, trước khi tải bạn cần hiểu rõ xem hóa đơn đã có đầy đủ những mục dưới đây hay chưa?

- Tên cửa hàng

- Địa chỉ, số điện thoại liên hệ

- Mã số hóa đơn

- Ngày tháng năm

- Thông tin khách hàng: Họ tên, Số điện thoại, Địa chỉ

- Nội dung hóa đơn thể hiện rõ: tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng cụ thể và thành tiền.

- Chữ ký của người bán và mua

Tùy theo hình thức kinh doanh mà các nội dung trong hóa đơn của mỗi cửa hàng có thể được trình bày khác nhau. Nhưng chủ cửa hàng cần đảm bảo đầy đủ những thông tin trên.

Quy tắc 2: Những con số trong hóa đơn bán hàng

Con số trong hóa đơn bán hàng cần đảm bảo chính xác

Để đảm bảo nội dung của hóa đơn chính xác, với các hóa đơn in sẵn chủ cửa hàng cần phải chú ý tới các con số bên trong nội dung.

- Về cách trình bày, mỗi số cần được viết rõ ràng, không tẩy xóa. Các con số cần phải được viết liền nhau.

- Hóa đơn bán hàng cần được viết theo đúng thứ tự, không ngắt quãng để tránh ảnh hưởng đến quá trình kiểm tra nếu có.

- Một lưu ý quan trọng khác khi viết số Tiền Thanh Toán, người lập hóa đơn cũng cần viết lại bằng chữ để đảm bảo chính xác, minh bạch.

Quy tắc 3: Các sản phẩm sử dụng nội bộ cũng phải xuất hóa đơn

Có nhiều trường hợp cửa hàng trả lương cho nhân viên bằng sản phẩm hàng hóa, xuất hàng làm biếu tặng, quyên góp từ thiện, … đều cần phải xuất hóa đơn và kê khai các loại thuế giá trị gia tăng rõ ràng. Cửa hàng có thể thống kê và xuất hóa đơn bổ sung sau nếu quên để tránh khi bị ảnh hưởng đến công việc quyết toán sau này.

Những lợi ích không ngờ khi dùng phần mềm in hóa đơn bán hàng

Nhiều cửa hàng hiện nay vẫn sử dụng hóa đơn bán hàng Excel hay dùng phương pháp viết tay, tuy nhiên cả 2 cách này đều là phương pháp thủ công có thể gây sai sót, nhầm số liệu. Do không hỗ trợ máy in hóa đơn hay đầu đọc mã vạch nên việc nhập hàng bằng Excel sẽ rất phức tạp.

Mẫu hóa đơn bán hàng KiotViet

Hiện nay, nhiều chủ cửa hàng đang ưa chuộng sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để in hóa đơn. Bên cạnh việc hỗ trợ kết nối với các loại máy in, đầu đọc mã vạch, thiết bị di động,… phần mềm còn mang đến nhiều lợi ích khác.

- Tăng sự tin tưởng với khách hàng: Phần mềm quản lý và in chính xác từng mã vạch, tránh các sai sót hay nhầm lẫn trong quá trình ghi chép. Khách hàng dễ dàng kiểm tra hóa đơn và tăng niềm tin vào cửa hàng.

- Hạn chế tối đa thất thoát, gian lận: Trong trường hợp bán hàng, người nhân viên có thể gian lận bằng cách không in hay thay đổi giá niêm yết khi bán hàng. Cửa hàng chỉ cần nhắc nhở khách hàng nhận hóa đơn sau khi mua hàng là có thể hạn chế được tình trạng này.

- Là căn cứ để kiểm tra khi có sai sót: Trong quá trình bán hàng, không ít khách hàng yêu cầu đổi trả. Nguyên nhân có thể xuất phát từ khách hàng hay nhân viên nhưng nếu có hóa đơn đối chiếu với hệ thống, chủ cửa hàng sẽ có đầy đủ thông tin để xử lý hơn.

- Một cách quảng cáo miễn phí cho cửa hàng: Hóa đơn bán hàng không chỉ nội dung về đơn hàng. Trong hóa đơn còn chứa các nội dung như Logo, địa chỉ, số điện thoại của cửa hàng. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sử dụng phần mềm tùy chỉnh, in thêm nội dung khuyến mãi, quảng cáo lên mỗi hóa đơn.

Bài viết trên đây đã chia sẻ những Quy tắc và Lợi ích khi sử dụng phần mềm hỗ trợ. Hi vọng những chia sẻ sau đây sẽ giúp cho các chủ cửa hàng có quyết định chính xác khi quyết định sử dụng phần mềm in hóa đơn bán hàng.