Hóa đơn điện tử là gì? Cách xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm quản lý bán hàng

Theo quy định tại Thông tư 78, Nghị định 123, bắt buộc tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, hộ KD phải chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử từ tháng 07/2022. Chính vì vậy, xuất hóa đơn điện tử làm sao để vừa nhanh chóng, vừa tiện lợi và đúng theo mẫu quy định là vấn đề được rất nhiều chủ kinh doanh quan tâm. Trong bài viết này, phần mềm quản lý bán hàng KiotViet sẽ gửi đến bạn thông tin chí tiết về hóa đơn điện tử và cách xuất hóa đơn điện tử dễ dàng trên KiotViet. 

Hóa đơn điện tử là gì? 

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Lợi ích khi xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm quản lý bán hàng

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là một trong những hình thức hóa đơn điện tử được quy định tại Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền sẽ mang lại nhiều lợi ích cho cả chủ cửa hàng và người mua hàng:
• Giúp chủ cửa hàng chủ động 24/7 trong việc lập hóa đơn hoặc xử lý sai sót khi có phát sinh bán hàng hóa, dịch vụ.
• Xử lý triệt để vướng mắc về độ trễ giữa thời điểm thanh toán và thời điểm lập hóa đơn.
• Không bắt buộc có chữ ký số.

Xem thêm: Hóa đơn bán hàng - Quy tắc và lợi ích có thể bạn chưa biết

Danh sách các nhà cung cấp phát hành hóa đơn điện tử liên kết với KiotViet

Thực hiện theo đúng nghị định, thông tư của Nhà nước và đáp ứng nhu cầu của các chủ cửa hàng, KiotViet ra mắt tính năng phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền kết hợp với các nhà cung cấp lớn trên thị trường: MISA, VIETTEL, VNPT, FPT. 

Cách xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm quản lý bán hàng

Sau đây, KiotViet sẽ hướng dẫn chủ shop thiết lập tính năng xuất hóa đơn điện tử tử máy tính tiền nhanh chóng, đơn giản.

Bước 1: Thiết lập kết nối hóa đơn điện tử trên phần mềm quản lý bán hàng KiotViet 
• Tại màn hình Quản lý, từ menu Thiết lập, bạn kích chọn Thiết lập cửa hàng 
• Trong khối Thiết lập quản lý, bạn chọn Giao dịch, kích vào biểu tượng để bật tính năng Kết nối hóa đơn điện tử.
• Trên pop-up Thiết lập kết nối hóa đơn điện tử, bạn chọn một trong các nhà cung cấp hóa đơn điện tử (MISA, VIETTEL, VNPT, FPT) phù hợp => nhập thông tin đăng nhập trên hệ thống (Link đăng nhập đối với VNPT, Mã số thuế, Tên tài khoản, Admin, Mật khẩu, Link tra cứu)  => kích Lưu để hoàn tất. 
• Chọn Cho phép phát hành hóa đơn điện tử trên màn hình bán hàng. Nếu tích chọn gian hàng sẽ chủ động chuyển hóa đơn từ KiotViet qua hệ thống hóa đơn điện tử và thực hiện thao tác phát hành trên hệ thống đó. 
• Sau khi bạn lưu thông tin đăng nhập trên hệ thống thành công, hệ thống sẽ tiếp tục hiển thị danh sách mẫu hóa đơn điện tử theo hình thức tương ứng đang được sử dụng trên tài khoản (trong Hệ thống -> Hồ sơ hóa đơn điện tử -> Tùy chọn hóa đơn điện tử -> Hình thức hóa đơn), bạn chọn mẫu hóa đơn cần chuyển thông tin từ KiotViet, chọn Lưu. 

Dùng thử miễn phí

Bước 2: Xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền KiotViet
• Với những gian hàng cho phép phát hành hóa đơn điện tử trên màn hình bán hàng, tài khoản người dùng sẽ có quyền phát hành hóa đơn điện tử bằng cách chọn Giao dịch => Hóa đơn. Nếu người dùng ấn Tự động phát hành hóa đơn điện tử, khi người dùng thanh toán hóa đơn -> KiotViet sẽ đồng thời gửi thông tin sang hệ thống để phát hành hóa đơn điện tử.
• KiotViet sẽ hiển thị danh sách mẫu hóa đơn áp dụng xuất từ máy tính tiền => bạn chọn mẫu áp dụng cần sử dụng ở lần đầu tiên. Lưu ý: thông tin mẫu áp dụng được ghi nhớ theo từng người dùng và từng thiết bị.
• Sau khi thanh toán đơn hàng thành công hệ thống sẽ hiển thị trạng thái hóa đơn điện tử trong pop-up Xử lý hóa đơn điện tử dưới màn hình. 
• Bạn có thể thao tác: 
+ Xem thông tin hóa đơn: hệ thống hiển thị thông tin hóa đơn theo cú pháp: Mã hóa đơn KiotViet_ Tên khách hàng_4 số cuối của số điện thoại khách hàng (không hiển thị các thông tin không có dữ liệu).
+ Xem tình trạng các hóa đơn điện tử bao gồm: Đã phát hành: phát hành hóa đơn điện tử thành công trên hệ thống, Đang xử lý: hệ thống đang xử lý, hóa đơn điện tử chưa được phát hành -> không hỗ trợ xóa khỏi danh sách hiển thị, Phát hành lỗi: hệ thống không phát hành được hóa đơn điện tử do xảy ra lỗi, 
In hóa đơn điện tử: Với đơn có trạng thái Đã phát hành, gồm có: Đường link tra cứu hóa đơn điện tử, Mã QR của đường link tra cứu hóa đơn điện tử, Mã tra cứu. 

Xem thêm: Phần mềm quản lý hóa đơn hiệu quả

Dùng thử miễn phí

Bước 3: Gửi thông tin hóa đơn điện tử đến cơ quan Thuế
• Sau khi phát hành hóa đơn điện tử thành công trên KiotViet, để gửi thông tin đến cơ quan Thuế, gian hàng cần thực hiện thao tác trên các hệ thống. 
+ Misa meInvoice
Tích chọn Quản lý hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền trong Hệ thống => Tùy chọn => Gửi hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền đến CQT.
+ VIETTEL SInvoice
Sau khi phát hành hóa đơn điện tử thành công trên KiotViet, để gửi thông tin đến cơ quan Thuế, gian hàng cần thực hiện thao tác trên VIETTEL SInvoice như sau:
+ VNPT - Invoice
Sau khi phát hành hóa đơn điện tử thành công trên KiotViet, để gửi thông tin đến cơ quan Thuế, gian hàng cần thực hiện thao tác trên VNPT - Invoice: bạn chọn Lập hóa đơn => Danh sách hóa đơn => chọn hóa đơn muốn gửi => kích  Gửi lên Thuế. 

Bước 4: Tra cứu hóa đơn điện tử trên KiotViet
• Sau khi bật thiết lập kết nối hóa đơn điện tử với hệ thống phát hành hóa đơn thành công, trên màn hình Hóa đơn (Giao dịch => Hóa đơn) sẽ hiển thị thêm cột HĐ chuyển MISA/VIETTEL SInvoice/VNPT - Invoice/FPT Invoice. 
• Trạng thái của việc chuyển hóa đơn qua MISA tương ứng bao gồm:
+ Đã chuyển: Là các hóa đơn đã được đánh dấu chuyển qua MISA thành công.
+ Trống: Là các hóa đơn chưa từng được chuyển qua MISA hoặc đã được chuyển qua MISA nhưng thất bại.
+ Đã phát hành: Là các hóa đơn đã phát hành hóa đơn điện tử thành công.
+ Phát hành lỗi: Là các hóa đơn có lỗi, chưa phát hành được hóa đơn điện tử.
Khi xem chi tiết hóa đơn, nếu bạn cần lấy lại thông hóa đơn điện tử đã phát hành, hoặc lấy thông tin tra cứu của hóa đơn đó, bạn kích chọn biểu tượng dấu ba chấm cuối màn hình quản lý. Xem hóa đơn điện tử: hệ thống hiển thị ảnh hóa đơn điện tử tương ứng. Tại đây, bạn có thể: Tải về thiết bị với định dạng PDF, In hóa đơn điện tử.

Các chủ shop có thể theo dõi hướng dẫn thiết lập tính năng và xuất hóa đơn điện tử chi tiết theo từng hệ thống phát hành tại link dưới đây. 

Xem thêm: Hướng dẫn kết nối hóa đơn điện tử trên phần mềm KiotViet

Xuất hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm quản lý bán hàng KiotViet sẽ giúp các chủ shop thuận tiện hơn trong quá trình bán hàng, phát hành hóa đơn nhanh chóng, dễ dàng hơn theo quy định. Nhanh tay đăng ký DÙNG THỬ MIỄN PHÍ phần mềm quản lý bán hàng KiotViet 10 ngày ngay hôm nay.