Hướng dẫn cách xếp lịch, chốt hẹn “phút mốt” cho các salon tóc

Việc sắp xếp lịch hẹn nhanh chóng, hợp lý giúp salon tóc hoạt động hiệu quả và mang đến trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng. Với tính năng Quản lý lịch hẹn của KiotViet Salon, chủ tiệm có thể theo dõi lịch đặt trước, nhắc lịch tự động qua Zalo, SMS, Gmail và phân công thợ hợp lý. Nhờ đó, khách hàng dễ dàng đặt lịch hẹn, còn salon tiết kiệm thời gian và phục vụ chuyên nghiệp hơn.

1. Những khó khăn các chủ salon tóc thường gặp phải khi quản lý lịch hẹn của khách 

• Chồng chéo lịch hẹn 

Khách hàng thường tranh thủ những thời gian rảnh như giờ nghỉ trưa, tan tầm hoặc cuối tuần để đi làm tóc. Điều này khiến các salon dễ gặp tình trạng khách đặt lịch trùng nhau trong cùng một khung giờ. Ngoài ra, một số trường hợp khác như khách hàng đã đặt lịch đến làm tóc trước cả tháng nhưng khi phát sinh lịch mới, chủ tiệm lại quên mất lịch của khách sẵn có và sắp xếp thêm lịch của khách mới dẫn đến khách hàng phải chờ đợi lâu vì trùng lịch.

• Nhầm lịch, quên hoặc bỏ sót lịch hẹn

Hầu hết các salon hiện nay vẫn quản lý lịch hẹn theo cách thủ công, như là khách gọi điện hoặc nhắn tin đặt lịch, sau đó chủ tiệm ghi chép lại vào sổ sách hay lưu vào ghi chú điện thoại. Nhưng lại không kiểm tra xem liệu có khách nào khác đặt trùng với lịch đó không, đã sắp xếp công việc cho từng nhân viên hay chưa. Chính vì vậy, việc kiểm soát lịch hẹn gặp khó khăn, dễ dẫn đến nhầm lẫn hoặc bỏ sót lịch hẹn, khiến khách phải chờ đợi hoặc không được phục vụ đúng giờ.

• Khó khăn trong việc sắp xếp nhân viên phục vụ

Lịch hẹn không được sắp xếp khoa học khiến việc phân công nhân sự gặp nhiều khó khăn. Đôi khi, có quá ít nhân viên vào lúc đông khách hoặc bị thừa trong các khung giờ vắng. Ví dụ, nếu không có phần mềm theo dõi lịch làm việc của từng nhân viên, chủ tiệm dễ gặp tình trạng phân lịch cho một nhân viên đã có nhiều khách, khiến họ bị quá tải. Điều này không chỉ làm giảm hiệu quả công việc mà còn ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ.

• Khách hàng gặp khó khăn khi liên hệ để đặt lịch

Nhiều salon làm tóc vẫn chưa áp dụng hệ thống đặt lịch tự động, vì vậy khách hàng phải gọi điện hoặc nhắn tin trực tiếp để hẹn lịch. Điều này khiến khách hàng gặp phải một số khó khăn, như phải chờ đợi tiệm phản hồi và không biết liệu lịch hẹn có được nhận hay không. Khi đến salon, khách còn có thể phải chờ lâu vì lịch hẹn bị trùng nhau, không đủ nhân viên để phục vụ ngay.

Xem thêm: Chủ spa nên làm gì khi khách liên tục so sánh giá với spa khác

2. Hướng dẫn cách xếp lịch, chốt hẹn “phút mốt” cho các salon tóc với KiotViet

• Sắp xếp lịch hẹn một cách khoa học, không lo bị trùng

Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet hỗ trợ chủ salon tóc quản lý lịch hẹn một cách trực quan và hiệu quả. Sau khi nhận lịch hẹn từ khách qua kênh online hoặc hotline, chủ tiệm hay nhân viên thu ngân có thể xác nhận và nhập lịch trực tiếp trên phần mềm với giao diện dễ dùng. Hệ thống cho phép kiểm tra nhanh các khung giờ trống, khung giờ đã có khách, nhân viên nào đang bận. Nhờ vậy, việc sắp xếp lịch hẹn trở nên dễ dàng và chính xác hơn, hạn chế tối đa tình trạng trùng lịch.

• Theo dõi và cập nhật trạng thái lịch hẹn nhanh chóng

Khi khách đã có lịch hẹn trên hệ thống, chủ tiệm có thể dễ dàng theo dõi trạng thái lịch hẹn của khách một cách chi tiết và nhanh chóng. Từ loại dịch vụ, thời gian hẹn, nhân viên phụ trách, đến trạng thái như: đã xác nhận lịch, đang chờ, đang thực hiện hay đã hoàn thành, tất cả đều được cập nhật rõ ràng trên phần mềm. Nhờ đó, chủ tiệm hay nhân viên có thể chủ động trong việc đón tiếp, gọi điện, nhắn tin nhắc lịch và chuẩn bị phục vụ một cách chu đáo và chỉn chu nhất.

• Phân lịch và điều phối nhân viên nhanh chóng, hợp lý

Phần mềm KiotViet salon còn có tính năng hỗ trợ phân công công việc cho từng nhân viên dựa trên lịch hẹn và dịch vụ làm tóc cụ thể của khách hàng. Phần mềm sẽ hiển thị chi tiết thời gian làm việc của nhân viên, bao gồm khoảng thời gian đã được phân công và thời gian còn trống, giúp hạn chế tối đa tình trạng trùng lịch. Đặc biệt, nếu phân công lịch cho nhân viên đang bận, hệ thống sẽ hiện thông báo đỏ với nội dung “Nhân viên bận từ ... đến ...”, để chủ tiệm điều chỉnh lịch kịp thời và tránh nhân viên bị quá tải.

• Nhắc lịch tự động cho khách qua Zalo, SMS khi gần đến lịch hẹn

Phần mềm tích hợp tính năng gửi tin nhắn nhắc lịch và xác nhận thanh toán hóa đơn tự động qua Zalo, SMS và Gmail. Trước mỗi lịch hẹn, phần mềm quản lý bán hàng sẽ tự động gửi thông báo với nội dung chi tiết về thời gian, dịch vụ và địa điểm, giúp khách hàng nhớ rõ lịch đã đặt mà không cần chủ tiệm phải gọi điện hay nhắn tin để hỏi.

Xem thêm: Bật mí cách đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng

• Tự động gửi thông báo nhắc lịch cho nhân viên khi chuẩn bị tới ca làm

Ngoài việc nhắc lịch cho khách, KiotViet còn hỗ trợ thông báo đến nhân viên về lịch làm việc của mình. Nhân viên sẽ được nhắc trước ca làm, giúp họ có thời gian chuẩn bị trước, đảm bảo phục vụ khách hàng tốt nhất.

• Khách hàng có thể tự đặt lịch hẹn trực tiếp qua website khởi tạo từ phần mềm quản lý

Không cần đầu tư thêm phần mềm đặt lịch riêng, KiotViet tích hợp tính năng đặt lịch trực tuyến ngay trên phần mềm. Khách hàng có thể quét mã QR được khởi tạo trên phần mềm quản lý và tự đặt lịch qua website một cách dễ dàng. Khi khách đặt lịch thành công, hệ thống sẽ thông báo ngay lập tức để chủ tiệm hoặc nhân viên xác nhận và sắp xếp. Điều này vừa tiết kiệm thời gian cho cả khách hàng và chủ tiệm, vừa mang lại sự chuyên nghiệp cho salon.

Dùng thử miễn phí

Như vậy, có KiotViet hỗ trợ, chủ salon tóc có thể sắp xếp lịch hẹn dễ dàng, hạn chế trùng lịch, nhắc lịch tự động cho khách và phân công nhân viên hợp lý. Mọi thứ trở nên nhanh gọn, đơn giản giúp salon vận hành hiệu quả và phục vụ khách chuyên nghiệp hơn.