Hướng dẫn khắc phục lỗi máy in hóa đơn không in được hoặc in bị lỗi trên máy bán hàng

Máy in hóa đơn là thiết bị không thể thiếu trong các cửa hàng, quán ăn, siêu thị... Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, việc gặp phải các lỗi khiến máy in không hoạt động hoặc in ra hóa đơn bị lỗi là điều khó tránh khỏi. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách khắc phục những lỗi thường gặp nhất với máy in hóa đơn và từ đó đưa ra giải pháp để lựa chọn thiết bị máy in phù hợp hoặc phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả như KiotViet.

Máy in hóa đơn là gì?

Máy in hóa đơn hay còn gọi là máy in bill là một thiết bị dùng để in danh sách những món hàng và giá cả cho khách hàng sau khi kết thúc quá trình thanh toán. Chúng được sử dụng rộng rãi tại nhiều mô hình kinh doanh như các siêu thị, nhà hàng, cửa hàng bán lẻ,…

Máy in hóa đơn tuy là một thiết bị đơn lẻ nhưng chúng không thể vận hành một mình nếu thiếu một trong những thiết bị sau: máy quét mã vạch hoặc phần mềm quản lý bán hàng, cuộn giấy in, máy tính. Bởi máy quét mã vạch, phần mềm bán hàng là nơi các dữ liệu như thông tin tên sản phẩm, mã code sản phẩm, giá cả được nhập vào. Còn máy in hóa đơn lại là nơi thực hiện các thao tác tổng hợp dữ liệu và xuất dữ liệu ra giấy.

Xem thêm: Đánh giá Top 5 máy POS tính tiền giá rẻ phổ biến nhất 2024

Những lỗi thường gặp khi sử dụng máy in hóa đơn trong kinh doanh

1. Máy in hóa đơn không hoạt động hoặc không nhận lệnh in

Nguyên nhân:

• Kết nối kém: Dây cáp USB hoặc cáp mạng kết nối giữa máy in và máy tính bị lỏng hoặc không kết nối đúng cách.
• Nguồn điện: Máy in không được cung cấp đủ nguồn điện hoặc nguồn điện bị ngắt.
• Cấu hình sai: Máy in chưa được cài đặt đúng driver hoặc cổng in chưa được thiết lập chính xác trong phần mềm quản lý bán hàng.

Cách khắc phục:

• Kiểm tra kết nối: Đảm bảo rằng dây cáp kết nối giữa máy in và máy tính được cắm chặt. Bạn có thể thử sử dụng cổng USB hoặc cáp mạng khác để kiểm tra.
• Kiểm tra nguồn điện: Đảm bảo rằng máy in đã được bật và đèn nguồn sáng. Kiểm tra nguồn điện để đảm bảo máy in không bị mất điện.
• Cài đặt lại driver: Kiểm tra xem máy in đã được cài đặt đúng driver. Nếu chưa, hãy cài đặt driver mới nhất từ trang web của nhà sản xuất. Bạn cũng có thể thử cài đặt lại máy in từ đầu.
• Cấu hình phần mềm quản lý bán hàng: Trong phần mềm quản lý bán hàng, vào phần cài đặt máy in để kiểm tra xem máy in đã được chọn đúng cổng và cấu hình chưa.

2. Máy in ra hóa đơn bị mờ, lem mực hoặc in không rõ ràng

Nguyên nhân:

• Giấy in không đạt chất lượng: Giấy in hóa đơn kém chất lượng hoặc không phù hợp với loại máy in đang sử dụng.
• Ruy băng hoặc mực in hết: Đối với máy in kim, ruy băng đã bị mòn hoặc mực in đã hết.
• Đầu in bẩn: Đầu in bị bám bụi bẩn hoặc mực thừa lâu ngày không được vệ sinh.

Cách khắc phục:

• Thay giấy in: Kiểm tra loại giấy in đang sử dụng và thay bằng giấy in chất lượng tốt, đúng chuẩn. Đảm bảo giấy in không bị ẩm ướt hoặc cuộn giấy không bị nếp gấp.
• Kiểm tra mực in: Nếu bạn sử dụng máy in kim, hãy kiểm tra ruy băng và thay thế nếu cần. Đối với máy in nhiệt, hãy kiểm tra chất lượng giấy in nhiệt.
• Vệ sinh đầu in: Sử dụng bông tăm nhúng cồn để lau sạch đầu in. Thao tác này cần được thực hiện nhẹ nhàng để tránh làm hỏng đầu in.

3. Máy in hóa đơn in ra giấy trắng hoặc không đủ nội dung

Nguyên nhân:

• Lắp giấy in sai chiều: Giấy in nhiệt bị lắp ngược, mặt in không tiếp xúc với đầu in.
• Phần mềm bị lỗi: Phần mềm quản lý bán hàng hoặc driver máy in bị lỗi, không truyền đúng dữ liệu đến máy in.

Cách khắc phục:

• Kiểm tra cách lắp giấy: Mở khay giấy và kiểm tra xem giấy in đã được lắp đúng chiều chưa. Nếu giấy bị lắp ngược, hãy tháo ra và lắp lại đúng chiều.
• Khởi động lại phần mềm: Tắt và khởi động lại phần mềm bán hàng để reset lại quá trình in. Nếu vấn đề vẫn tiếp diễn, hãy thử cài đặt lại driver máy in.

4. Máy in hóa đơn kêu tiếng ồn lớn hoặc kéo giấy không đều

Nguyên nhân:

• Kẹt giấy: Giấy in bị kẹt trong máy in, gây ra tiếng ồn lớn hoặc kéo giấy không đều.
• Lỗi cơ cấu: Các bộ phận bên trong máy in bị mòn hoặc hư hỏng, làm ảnh hưởng đến quá trình in.

Cách khắc phục:

• Xử lý kẹt giấy: Tắt máy in, mở nắp và kiểm tra xem có giấy bị kẹt bên trong không. Nếu có, nhẹ nhàng rút giấy ra theo hướng ngược lại với chiều kéo giấy của máy.
• Kiểm tra cơ cấu máy: Nếu vấn đề vẫn tiếp diễn, hãy kiểm tra các bộ phận bên trong máy hoặc liên hệ với trung tâm bảo hành để được hỗ trợ kỹ thuật.

Xem thêm: Review các loại máy tính tiền giá tốt, được nhiều chủ quán sử dụng hiện nay

Tại sao nên chọn phần mềm quản lý bán hàng KiotViet để giải quyết các vấn đề về in hóa đơn?

Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet không chỉ là một công cụ hỗ trợ bán hàng đơn thuần, mà còn là một giải pháp toàn diện giúp tối ưu hóa mọi khía cạnh của quy trình bán hàng, từ quản lý kho, theo dõi doanh thu, chăm sóc khách hàng, đến việc in hóa đơn. Khi gặp các vấn đề liên quan đến in hóa đơn, việc sử dụng KiotViet có thể giúp bạn khắc phục nhanh chóng và hiệu quả hơn.

• Tích hợp dễ dàng với các loại máy in hóa đơn

KiotViet hỗ trợ hầu hết các loại máy in hóa đơn phổ biến trên thị trường, từ các dòng máy in kim truyền thống đến máy in nhiệt hiện đại. Việc tích hợp này giúp bạn dễ dàng cài đặt và kết nối máy in với phần mềm mà không gặp phải nhiều khó khăn. Hơn nữa, KiotViet cung cấp hướng dẫn chi tiết và hỗ trợ kỹ thuật 24/7, đảm bảo bạn luôn có thể in hóa đơn một cách suôn sẻ.

• Tính năng in hóa đơn nhanh chóng và chính xác

Một trong những tính năng nổi bật của KiotViet là khả năng in hóa đơn nhanh chóng và chính xác. Sau khi hoàn tất giao dịch, phần mềm tự động tạo hóa đơn, nhân viên thu ngân chỉ cần click vào nút “In hóa đơn”, điều này giúp tiết kiệm thời gian và tránh tình trạng khách hàng phải chờ đợi lâu. 

• Quản lý lỗi in hóa đơn và báo cáo chi tiết

KiotViet cung cấp tính năng báo cáo chi tiết về tất cả các hoạt động bán hàng, bao gồm cả việc in hóa đơn. Nếu xảy ra lỗi in ấn, bạn có thể dễ dàng truy xuất lại dữ liệu để kiểm tra và xử lý nhanh chóng. Phần mềm cũng lưu trữ các bản sao hóa đơn điện tử, giúp bạn quản lý và kiểm soát mọi giao dịch một cách minh bạch và hiệu quả.

• Hỗ trợ in hóa đơn điện tử và in trực tiếp từ thiết bị di động

Trong xu hướng số hóa, hóa đơn điện tử đang dần trở thành lựa chọn tối ưu cho nhiều doanh nghiệp. KiotViet không chỉ hỗ trợ in hóa đơn giấy mà còn tích hợp tính năng xuất hóa đơn điện tử, giúp bạn dễ dàng gửi hóa đơn qua email cho khách hàng. Ngoài ra, với KiotViet, bạn có thể in hóa đơn trực tiếp từ các thiết bị di động như điện thoại hoặc máy tính bảng, mang lại sự tiện lợi và linh hoạt trong quản lý bán hàng.

• Giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm chi phí

Với phần mềm quản lý bán hàng KiotViet, bạn không còn phải lo lắng về việc mất hóa đơn hay sai sót trong quá trình in ấn. Phần mềm giúp giảm thiểu tối đa các rủi ro liên quan đến lỗi kỹ thuật, đồng thời giúp bạn tiết kiệm chi phí giấy in và mực in nhờ tính năng in ấn tối ưu. Ngoài ra, việc quản lý hóa đơn trên nền tảng số cũng giúp bạn tiết kiệm không gian lưu trữ và dễ dàng truy xuất dữ liệu khi cần thiết.

Dùng thử miễn phí

Việc lựa chọn một phần mềm quản lý bán hàng phù hợp như KiotViet không chỉ giúp bạn khắc phục các vấn đề về in hóa đơn mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh. KiotViet không chỉ cung cấp các tính năng in hóa đơn tiên tiến, mà còn tích hợp toàn diện các công cụ quản lý bán hàng, giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý bán hàng toàn diện và đáng tin cậy, KiotViet chính là sự lựa chọn hoàn hảo.