Hướng dẫn quy trình đóng ca và bàn giao ca đối với bộ phận lễ tân tại khách sạn

Trong một khách sạn, lễ tân là bộ phận hoạt động liên tục 24/7. Chính vì thế, việc đóng ca và bàn giao ca giữa các lễ tân là một quy trình không thể thiếu, đòi hỏi sự chính xác, nhanh gọn và minh bạch để đảm bảo công việc được chuyển giao trôi chảy mà không ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng.

Tầm quan trọng của quy trình đóng ca và bàn giao ca

Đóng ca và bàn giao ca là công đoạn cuối cùng trong mỗi ca làm việc của lễ tân. Quá trình này không chỉ liên quan đến việc kiểm tra và đối chiếu các giao dịch đã thực hiện mà còn là lúc lễ tân chuyển giao toàn bộ thông tin, số liệu và trách nhiệm cho ca trực tiếp theo. Bàn giao ca hiệu quả sẽ giúp tránh các sai sót về tài chính, thông tin khách hàng và hạn chế tối đa các tình huống phát sinh không mong muốn trong thời gian khách lưu trú.

Xem thêm: Phân quyền truy cập trên phần mềm quản lý khách sạn KiotViet: Kiểm soát chặt chẽ - Ngăn ngừa thất thoát

Các bước đóng ca chuẩn tại khách sạn

1/ Kiểm tra và đối chiếu số liệu

Trước khi kết thúc ca làm việc, lễ tân cần kiểm tra lại tất cả các giao dịch trong ca của mình. Điều này bao gồm:

• Số tiền mặt: Kiểm tra tổng số tiền mặt thu được từ khách và so sánh với số liệu trong hệ thống.
• Giao dịch thẻ: Đối chiếu các giao dịch thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ đã thực hiện trong ca.
• Các khoản thu chi: Ghi lại các khoản thu chi ngoài như thu tiền phòng, dịch vụ ăn uống, giặt là, hoặc chi trả tiền lại cho khách hàng (nếu có).

Ví dụ một khách sạn tại Đà Nẵng đã gặp phải vấn đề khi lễ tân không kiểm tra kỹ số liệu trong ca. Kết quả là ca sau phát hiện thiếu hụt tiền mặt, dẫn đến việc mất thời gian đối soát. Do đó, việc kiểm tra kỹ lưỡng trước khi kết ca là yếu tố then chốt.

2/ Ghi nhận và tổng hợp các báo cáo

Sau khi kiểm tra xong, lễ tân cần lập báo cáo ca trực bao gồm:

• Tổng hợp doanh thu: Từ các nguồn như tiền mặt, thẻ và chuyển khoản.
• Các dịch vụ đã cung cấp: Liệt kê các dịch vụ đã được khách hàng sử dụng và thanh toán trong ca.
• Thông tin khách hàng: Đặc biệt là các yêu cầu còn tồn đọng, các trường hợp khách cần được chăm sóc đặc biệt hoặc có vấn đề chưa được giải quyết.

3/ Bàn giao cho ca trực tiếp theo

Lễ tân ca trước cần bàn giao toàn bộ thông tin, bao gồm cả tình trạng phòng, khách đặt phòng, các yêu cầu đặc biệt của khách (nếu có), và trạng thái của các giao dịch đang chờ xử lý. Điều này sẽ giúp ca trực tiếp theo nắm bắt nhanh chóng tình hình và tiếp tục công việc mà không gây gián đoạn.

Thực tế tại một khách sạn tại Hà Nội từng gặp tình huống khi lễ tân ca trước quên bàn giao thông tin về một khách VIP có yêu cầu đặc biệt. Kết quả là ca sau không kịp chuẩn bị, dẫn đến trải nghiệm không tốt cho khách hàng và ảnh hưởng đến uy tín khách sạn.

4/ Kết ca và chuyển giao tài chính

Đây là bước quan trọng trong quy trình đóng ca, khi lễ tân thực hiện việc giao nộp lại toàn bộ số tiền mặt, biên lai và giấy tờ liên quan cho người quản lý hoặc lễ tân ca trực tiếp theo. Quá trình này phải được thực hiện một cách minh bạch, có sự chứng kiến và ký nhận của cả hai bên.

Xem thêm: Kết ca nhanh chóng - Giao ca minh bạch với phần mềm quản lý khách sạn

Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn KiotViet để kết ca nhanh chóng và minh bạch

Trong thực tế, việc kết ca và bàn giao ca thủ công có thể gây ra nhiều khó khăn, đặc biệt là trong các khách sạn có quy mô lớn, lượng giao dịch nhiều. Để giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quy trình, việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn trở nên vô cùng cần thiết. Một trong những ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý khách sạn KiotViet là tính năng Kết ca, giúp lễ tân dễ dàng tổng kết và bàn giao ca một cách nhanh chóng và chính xác.

• Kết ca nhanh chóng, chính xác

Phần mềm quản lý khách sạn KiotViet cung cấp tính năng Kết ca với khả năng tự động tổng hợp tất cả các giao dịch trong ca, từ tiền mặt, thẻ tín dụng, đến các dịch vụ đã sử dụng. Lễ tân chỉ cần một vài thao tác đơn giản để hệ thống tự động tính toán và đối chiếu số liệu, từ đó đảm bảo sự chính xác và minh bạch trong việc bàn giao.

• Giảm thiểu sai sót và tranh chấp

Với tính năng này, mọi thông tin và số liệu đều được ghi nhận và lưu trữ trên hệ thống, giúp giảm thiểu tối đa sai sót do nhập liệu sai hoặc nhầm lẫn trong quá trình giao nhận. Điều này đặc biệt quan trọng trong các trường hợp cần đối soát số liệu giữa các ca hoặc khi xảy ra tranh chấp liên quan đến tài chính.

Một khách sạn tại TP.HCM đã ứng dụng phần mềm KiotViet và nhận thấy rằng, sau khi sử dụng tính năng Kết ca, thời gian đóng và bàn giao ca của lễ tân đã giảm đi đáng kể, từ 30 phút xuống còn chưa đầy 10 phút mà không gặp phải sai sót nào.

• Tạo báo cáo chi tiết

Tính năng Kết ca còn hỗ trợ việc tạo ra các báo cáo chi tiết về doanh thu, các giao dịch đã thực hiện, cũng như tình trạng của khách sạn trong suốt ca trực. Báo cáo này có thể được lưu trữ trên hệ thống và dễ dàng truy xuất khi cần thiết, giúp người quản lý dễ dàng theo dõi và kiểm soát tình hình hoạt động.

• Bàn giao nhanh chóng giữa các ca

Một trong những ưu điểm nổi bật của phần mềm KiotViet là khả năng bàn giao thông tin nhanh chóng và chính xác giữa các ca trực. Tất cả dữ liệu và thông tin cần thiết sẽ được hệ thống ghi nhận và chuyển giao dễ dàng chỉ với vài cú nhấp chuột. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu các rủi ro liên quan đến việc quên hoặc thiếu thông tin khi bàn giao ca.

Dùng thử miễn phí

Quy trình đóng ca và bàn giao ca là một phần không thể thiếu trong hoạt động của bộ phận lễ tân tại khách sạn. Để đảm bảo sự chính xác và minh bạch trong quá trình này, các khách sạn nên sử dụng công nghệ hiện đại như phần mềm quản lý khách sạn KiotViet. Với tính năng Kết ca thông minh, lễ tân có thể dễ dàng tổng kết ca làm việc và bàn giao nhanh chóng mà không lo sai sót. Điều này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn góp phần cải thiện chất lượng dịch vụ khách sạn, mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.