Hướng dẫn sử dụng Dịch vụ vận chuyển

Hướng dẫn sử dụng Dịch vụ vận chuyển

KiotViet hỗ trợ tính năng tích hợp với Hãng vận chuyển (HVC) Ahamove. Ngay khi Hóa đơn được tạo, các yêu cầu giao vận tự động được chuyển tới HVC sau đó trạng thái giao hàng cũng được đồng bộ tự động theo cập nhật.

I. Thiết lập tính năng giao hàng

- Trong Thiết lập -> Thiết lập cửa hàng -> Giao dịch -> Giao hàng, trong Chi tiết bạn có thể tùy chọn bật hoặc tắt tính năng tự động tạo vận đơn thông qua HVC.

- Để bật tính năng:

Lưu ý: Trước khi bật tính năng này bạn cần điền đầy đủ thông tin:

(1) Thông tin Địa chỉ và Khu vực trong mục Thông tin cửa hàng.

(2) Thông tin Địa chỉ, Khu vực và Phường xã trong Thiết lập -> Quản lý chi nhánh.

• Bạn tích vào Sử dụng dịch vụ của hãng vận chuyển có tích hợp với KiotViet -> điền số điện thoại liên kết với HVC Ahamove (hệ thống hiển thị mặc định số điện thoại của gian hàng, bạn có thể thay đổi thông tin này) (1) -> kích Xong để lưu thông tin (2).

• Nếu bạn chưa điền đầy đủ thông tin Địa chỉ, Khu vực và Phường xã trong Thiết lập -> Quản lý chi nhánh, hệ thống sẽ hiện thông báo và không cho lưu thiết lập.

- Để tắt tính năng, bạn bỏ tích Sử dụng dịch vụ của hãng vận chuyển có tích hợp với KiotViet (1) -> kích Xong (2).

II. Tạo đơn giao hàng giao qua HVC

- Khi tạo mới đơn hàng có loại Giao đi, nếu người dùng lựa chọn giao qua Ahamove -> giao diện hiện ra như sau: 

- Tùy theo Giá trị cần thu hộ, Địa chỉ nhận hàng, Trọng lượng, Kích thước của món hàng hệ thống sẽ hiện danh sách các dịch vụ vận chuyển và mức cước phí tương ứng để gian hàng lựa chọn.

- Người dùng có thể kích vào biểu tượng  để sắp xếp các Dịch vụ theo thời gian dự kiến giao hàng hoặc theo giá trị Tổng phí.

- Ngoài dịch vụ giao hàng người dùng có thể lựa chọn các dịch vụ cộng thêm khác bao gồm:

• Quay lại nơi lấy hàng: Chỉ áp dụng với dịch vụ Siêu Tốc và Giao gần. Phí quay lại = 80% phí chiều đi và được cộng trực tiếp vào tổng phí.

• Hỗ trợ tài xế: Giá trị từ 1 đến 5 x 5.000 vnđ, dùng khi muốn tài xế giao hàng lên lầu, hỗ trợ gửi xe hoặc ưu tiên nhận đơn. Số tiền này sẽ được cộng trực tiếp vào tổng phí.

• Dùng tài khoản trả phí: Trả phí ship bằng số dư đã nạp trên Ahamove bằng SĐT liên hệ của gian hàng.

• Lưu ý khi phát: bạn có thể chọn 1 trong 3 lựa chọn sau để bưu tá thực hiện khi giao hàng
  • Không cho xem hàng
  • Cho xem hàng không thử
  • Cho thử hàng

• Ghi chú: các lưu ý khác muốn thông báo cho bưu tá khi chuyển hàng VD: giao hàng ở cổng sau, lấy hàng sau 10h sáng…

- Sau khi bạn kích Cập nhật, hệ thống đóng lại màn hình giao đi, khi thanh toán hóa đơn thì yêu cầu giao hàng ngay lập tức được chuyển tới HVC.

- Lưu ý: Hệ thống KHÔNG hỗ trợ:

• Tạo vận đơn qua HVC với các đơn hàng offline.
• Trả hàng với các hóa đơn có giao hàng qua HVC.
• Sao chép với các hóa đơn có giao hàng qua HVC.

III. Quản lý hóa đơn giao qua HVC

- Những hóa đơn được chọn giao bởi HVC, thông tin vận đơn hay trạng thái giao hàng sẽ tự động được đồng bộ cập nhật, ngay khi HVC có thay đổi thông tin giao vận.

- Bạn có thể tìm kiếm các vận đơn theo Trạng thái giao hàng tương ứng phía bên trái màn hình Hóa đơn.

- Khi trạng thái vận đơn thay đổi thì trạng thái của hóa đơn cũng được cập nhật tự động tương ứng như bảng sau:

- Lưu ý: Khi hóa đơn bị hủy thì hệ thống sẽ tự động hủy vận đơn liên quan.

- Để kiểm tra lịch trình của đơn hàng, trên màn hình Giao dịch -> Hóa đơn, bạn kích vào tab Lịch sử giao hàng

- Bảng này liệt kê các mốc thời gian thay đổi trạng thái của vận đơn (Chờ xử lý, Đang lấy hàng, Đang giao hàng, Giao thành công, Đang chuyển hoàn, Đã chuyển hoàn hoặc Đã hủy).

- Để hiển thị các thông tin liên quan đến vận đơn ngay trên danh sách hóa đơn, trong Tùy chọn, bạn tích chọn các cột thông tin cần hiển thị.

IV. Thanh toán với đối tác giao hàng

Hệ thống hỗ trợ việc thanh toán không chỉ tiền thu hộ COD mà còn tiền Phí trả ĐTGH hoặc đã khấu trừ Phí trả ĐTGH vào tiền thu hộ trên hoá đơn.

- Trên màn hình Giao dịch -> Hóa đơn, bạn kích chọn hóa đơn chưa thanh toán.

- Kích Thanh toán với đối tác giao hàng (1)

- Chọn và nhập số tiền thanh toán với đối tác giao hàng (2). Hệ thống hỗ trợ tạo phiếu thu, chi theo 1 trong 3 lựa chọn sau:

• Tổng (COD- Phí trả ĐTGH): hệ thống tự động tạo phiếu thu COD và phiếu chi với đối tác giao hàng.
• Tiền thu hộ (COD): chỉ tạo phiếu thu với số tiền thu hộ.
• Phí trả ĐTGH: chỉ tạo phiếu chi với đối tác giao hàng.

- Kích Tạo phiếu thu, chi (3)

- Lưu ý:

• Để thực hiện Thanh toán với đối tác giao hàng, người dùng cần có quyền Thêm mới trong mục Thanh toán NCC, ĐTGH

• Tất cả các phiếu thu tiền thu hộ COD hoặc phiếu chi phí trả ĐTGH gắn với hoá đơn đều được hiển thị trong tab Lịch sử thanh toán thuộc hoá đơn đó.

V. Quản lý đối tác giao hàng

Trên màn hình Danh sách đối tác giao hàng:

- Khi có 1 vận đơn đầu tiên trong hệ thống được tạo qua HVC -> thông tin HVC tự động hiển thị trong danh sách đối tác giao hàng.

- Tổng phí giao hàng = Tổng phí giao hàng cần trả của các vận đơn gắn với hóa đơn ở tất cả các trạng thái giao hàng khác Đã hủy.

VI. Báo cáo tài chính

Trên Báo cáo tài chính, Phí giao hàng (trả đối tác) bao gồm tất cả chi phí giao hàng thanh toán cho đối tác giao hàng của tất cả các vận đơn, ngoại trừ các vận đơn đã hủy.

Như vậy, KiotViet đã thực hiện xong phần hướng dẫn sử dụng Dịch vụ vận chuyển.

Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài tư vấn bán hàng 1800 6162, tổng đài hỗ trợ phần mềm 1900 6522 hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: hotro@kiotviet.com để được hỗ trợ và giải đáp.

Chúc Quý khách thành công!

Tài liệu được cập nhật mới nhất ngày 06/09/2022