Xem mục lục
Tính năng Thuê tháng
Hướng dẫn sử dụng
Tính năng Thuê tháng
Ngoài các hình thức lưu trú theo giờ, ngày, đêm như hiện tại, một số cơ sở còn cung cấp hình thức lưu trú dài ngày như: theo tháng, quý, năm tùy thuộc vào yêu cầu của khách hàng.
Vì vậy, Kiotviet phát triển thêm hình thức lưu trú mới là thuê theo tháng để đáp ứng nhu cầu mở rộng của khách hàng
- Sau khi bật tính năng thuê tháng, khi thêm mới hoặc cập nhật một hạng phòng, bạn có thể thao tác thiết lập giá thuê tháng cho hạng phòng đó.
- Thêm mới Hạng phòng:
- Cập nhật Hạng phòng
Tương tự như các hình thức lưu trú khác, bạn có thể chọn hình thức lưu trú theo tháng khi thêm mới đặt phòng:
- Nếu thêm đặt phòng từ nút 
rồi chọn Tạo đặt phòng mới, trên màn hình Chọn phòng, bạn có thể chọn hình thức lưu trú thuê Theo tháng
- Nếu thêm đặt phòng từ phòng trống trên màn hình sơ đồ phòng hay sau khi đã chọn phòng, trên màn hình Thêm đặt phòng, bạn chạm xem chi tiết phòng đặt có thể chọn hình thức lưu trú thuê theo tháng
- Lưu ý:
- Khi đặt phòng cho khách đoàn (nhiều phòng sử dụng trong cùng đặt phòng) thì tất cả các phòng đều phải cùng hình thức lưu trú theo tháng:
- Nếu thêm phòng vào đặt phòng đang có phòng thuê theo tháng thì phòng mới thêm mặc định chọn hình thức thuê tháng.
- Nếu đặt phòng đang có nhiều phòng cùng hình thức thuê tháng, khi cập nhật hình thức lưu trú trong chi tiết phòng đặt các hình thức khác mờ đi không chọn thay đổi được.
- Thời gian mặc định hệ thống gợi ý là 1 tháng. Trường hợp khách thuê thời gian lẻ (tháng và ngày), giá tháng sẽ được tính theo giá thiết lập trong hạng phòng còn giá ngày lẻ tính theo bảng giá đang chọn trên đặt phòng.
- Tương tự như các hình thức lưu trú khác, bạn có thể nhận phòng ngay tại thao tác thêm mới đặt phòng hoặc nhận cho các phòng ở trạng thái Đã đặt trước. Khi nhận phòng ở trạng thái Đã đặt trước, bạn cũng có thể chỉnh sửa lại thời gian nhận trả phòng.
- Lưu ý: Trường hợp đặt phòng với hình thức lưu trú theo tháng thì dù số ngày sử dụng nhỏ hơn thời gian thiết lập làm tròn thành 1 tháng vẫn tính thời gian sử dụng là 1 tháng. Nếu muốn tính tiền theo ngày cần điều chỉnh đặt phòng và thay đổi thành hình thức lưu trú ngày.
- Với các đặt phòng chưa tạo hóa đơn: điều chỉnh các thông tin tùy theo trạng thái đặt phòng tương tự các hình thức lưu trú ngắn hạn khác
- Với các đặt phòng ở trạng thái Đang sử dụng đã tạo hóa đơn:
- Các sản phẩm, dịch vụ đã được tạo hóa đơn sẽ không thể xóa khỏi đặt phòng
- Nếu thay đổi thời gian trả phòng làm giảm thời gian lưu trú của tháng đã tạo hóa đơn -> hệ thống hiển thị pop-up Xác nhận thay đổi -> bạn chọn 1 trong 2 tùy chọn hủy hóa đơn và cập nhật thời gian lưu trú hoặc giữ nguyên hóa đơn và các mốc thời gian lưu trú để xử lý hóa đơn. Nếu chọn tùy chọn giữ lại hóa đơn: mốc thời gian gắn với hóa đơn vẫn là thời gian cũ, còn thời gian trên đặt phòng là thời gian vừa thao tác cập nhật.
- Nếu thay đổi thời gian trả phòng không ảnh hưởng tới thời gian lưu trú của các tháng đã tạo hóa đơn, hệ thống cập nhật theo thời gian vừa thao tác
- Lưu ý:
- Đặt phòng đã thanh toán một phần không hỗ trợ chuyển về trạng thái trước.
- Đặt phòng cho khách đoàn có phòng thuê tháng không hỗ trợ các hình thức lưu trú khác nhau.
- Đặt phòng thuê tháng chưa hỗ trợ thao tác đổi phòng.
Để thanh toán tạm ứng cho đặt phòng thuê tháng, Lễ tân có thể thực hiện như sau:
- Trên màn hình chi tiết đặt phòng -> chọn 
(1) để chỉnh sửa đặt phòng -> chọn Thanh toán (2) -> Nhập tiền vào trường Khách thanh toán (3) -> Chọn Lưu (4)
- Với đặt phòng thuê theo tháng, phần mềm hỗ trợ tạo hóa đơn một phần với đặt phòng chưa trả phòng, còn ở trạng thái đang sử dụng
- Để tạo hóa đơn một phần, trên màn hình chi tiết đặt phòng chọn 
(1) -> Chọn Tạo hóa đơn một phần (2) sau đó chọn các phòng, sản phẩm dịch vụ hàng hóa muốn tạo hóa đơn (3) rồi chạm Thanh toán (4) điền tiền khách thanh toán (5) rồi chọn Hoàn thành (6) để tạo hóa đơn.
- Trường hợp phiếu thu trước đó đã thu là tiền cọc và bạn không muốn sử dụng để thanh toán cho tiền phòng tháng này, bạn chọn Khách đã trả (1) bỏ tích chọn phiếu thu đã thu tiền cọc (2) rồi bấm quay lại 
(3) để tiếp tục thanh toán, hệ thống sẽ không tính phiếu thu đó vào số tiền khách đã trả.
- Sau khi đã có hóa đơn một phần trên đặt phòng, lần sau khi bạn bấm thanh toán một phần hay trả phòng và tạo hóa đơn sẽ chỉ hiển thị các phòng và dịch vụ hàng hóa chưa thanh toán để thực hiện thanh toán.
- Khi thực hiện trả phòng, Lễ tân có thể điều chỉnh thời gian lưu trú khác với thời gian dự kiến đặt trước đó.
- Tùy theo thời gian trả phòng thay đổi có ảnh hưởng đến hóa đơn đã tạo trước đó không mà phần mềm sẽ hiển thị pop-up để người dùng chọn tùy chọn xử lý hóa đơn đã tạo tương tự như khi cập nhật đặt phòng.
Như vậy, KiotViet đã thực hiện xong phần hướng dẫn Tính năng Thuê tháng trên ứng dụng KiotViet Hotel.
Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài tư vấn bán hàng 1800 6162, tổng đài hỗ trợ phần mềm 1900 6522 hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: hotro@kiotviet.com để được hỗ trợ và giải đáp.
Chúc Quý khách thành công!
Tài liệu được cập nhật mới nhất ngày 16/05/2024
KiotViet - Phần mềm quản lý bán hàng phổ biến nhất
- Với 300.000 nhà kinh doanh sử dụng
- Chỉ từ: 6.000đ/ ngày
