Đặt lịch online

Hướng dẫn sử dụng Đặt lịch online

Để hỗ trợ cửa hàng nhận lịch hẹn từ khách hàng tự động, tăng sự chuyên nghiệp, đơn giản hóa thao tác cho nhân viên, KiotViet ra mắt tính năng Đặt lịch online.

I. Thiết lập tính năng

- Tại màn hình Quản lý, từ menu Thiết lập (1), bạn chọn Thiết lập gian hàng (2)

- Trong khối Thiết lập cửa hàng bạn chọn Đặt lịch online (3), kích vào biểu tượng  để bật tính năng Khách hàng tạo lịch hẹn và gửi thông tin về màn hình thu ngân (4)

- Pop-up Thiết lập trang đặt lịch hiện lên, bạn thiết lập thông tin chi tiết (5) -> chọn Lưu (6)

• Link đặt lịch online: 
  • ​Bạn có thể sử dụng link hoặc mã QR để chia sẻ lên các trang mạng xã hội thông báo tới khách hàng của mình. Khách hàng chỉ cần truy cập link hoặc quét mã QR để tự thao tác đặt lịch.
  • Hệ thống hỗ trợ chỉnh sửa link đăng lịch với các điều kiện:
    • Cho phép nhập các ký tự chữ, số, hoặc dấu (.), dấu (_) dấu (-), không chứa ký tự đặt biệt.
    • Tối đa 50 ký tự.
    • Không trùng lặp với gian hàng khác trên hệ thống.

• Giao diện hiển thị:

  • Màu sắc: cho phép bạn chỉnh sửa màu sắc giao diện hiển thị trên link đặt online của khách hàng.​

• Hiển thị giá dịch vụ:

  • Hệ thống mặc định tắt hiện thị giá dịch vụ lúc này khi đặt lịch khách hàng chỉ có thể nhìn thấy tên và thời lượng của dịch vụ

  • Bạn có thể thay đổi cách hiển thị thông tin bằng cách tích Hiển thị giá dịch vụ. 

• Hiển thị SDT khách

• Hiển thị nhân viên: hiển thị các nhân viên của cửa hàng để khách hàng chọn khi đặt lịch online. Nếu bạn tích chọn Hiển thị nhân viên thì tùy chon Bắt buộc chọn nhân viên mới xuất hiện.

• Bắt buộc chọn nhân viên:

• Sắp xếp dịch vụ: Mặc định tất cả các gian hàng sắp xếp theo Tên A-Z hoặc ngược lại.

• Hiển thị địa chỉ: phục vụ cho khách hàng cần dùng tính năng đặt lịch online nhưng có địa chỉ ở nước ngoài, bao gồm hai lựa chọn:

  • Địa chỉ và khu vực: hiển thị đầy đủ địa chỉ, phường xã của cửa hàng.

  • Địa chỉ, số nhà, đường: chỉ hiển thị phần địa chỉ nhập văn bản của cửa hàng, không hiển thị địa chỉ, phường xã.

• Thời gian nhận khách:

  • Nhận làm tại nhà: Nếu tích chọn tùy chọn này, ở mục lịch hẹn sẽ hiển thị thông tin nhập địa chỉ khách hàng để nhân viên của hàng đến trực tiếp và thực hiện dịch vụ cho khách hàng.

• Khung giờ nhận khách: Bạn điền khung giờ cửa hàng bắt đầu nhận khách. Đây cũng là khoảng thời gian, khách hàng có thể chủ động chọn để đặt lịch hẹn làm dịch vụ. Hiện hệ thống hỗ trợ tối đa 2 khung giờ. 

• Mỗi khung giờ hẹn: là khoản cách các khung giờ khách hàng được đặt lịch. Hệ thống mặc định 30 phút, bạn có thể tùy chọn thay đổi thành 60 phút.

• Tối đa mỗi khung giờ: tính năng hỗ trợ cửa hàng giới hạn số lượng khách nhận được trong một khung giờ.

  • Số lượng khách được đếm bao gồm cả lịch hẹn Online và Offline.

• Ngày không nhận khách: bạn có thể chọn các ngày nghỉ của cửa hàng để không nhận khách, các ngày được cách nhau bằng dấu phẩy. 

• Chi nhánh nhận khách:

  • Hệ thống mặc định tất cả các chi nhánh đang hoạt động của cửa hàng đều được nhận khách và Cho phép khách chọn trong danh sách tất cả nhân viên khi đặt lịch.

  • Bạn có thể thay đổi thông tin như sau:

    • Bỏ tích Cho phép khách chọn nhân viên: Hệ thống sẽ ẩn ô Chọn nhân viên khi khách hàng đặt lịch hẹn.

• Kích  để xóa chi nhánh không muốn khách đặt được lịch.

• Trên dòng chi tiết chi nhánh, chọn tất cả nhân viên trong chi nhánh hoặc 1 vài nhân viên cụ thể để khách có thể đặt lịch hẹn. 

• Sau khi thay đổi thông tin, bạn chọn Lưu để hệ thống ghi nhận thiết lập. Nếu không muốn thay đổi, bạn chọn Khôi phục về mặc định trước khi kích Lưu.

II. Khách hàng đặt lịch online

- Để thực hiện việc đặt lịch online, khách hàng của cửa hàng truy cập vào link hoặc quét mã QR cửa hàng đã gửi trong Thiết lập trang đặt lịch. Khách hàng có thể đặt lịch hẹn linh hoạt, nhanh chóng trên máy tính hoặc điện thoại.

• Giao diện trên máy tính

• Giao diện trên điện thoại

- Khách hàng Chọn ngôn ngữ, chi nhánh và Dịch vụ tương ứng. Lưu ý: Nếu cửa hàng chỉ có 1 chi nhánh nhận khách, khách hàng không cần chọn chi nhánh.

• Thao tác Chọn ngôn ngữ

​

• Thao tác Chọn chi nhánh

• Thao tác Chọn dịch vụ:

- Hệ thống chuyển sang màn hình tiếp theo, khách hàng có thể thực hiện các thao tác:

• Thay đổi chi nhánh muốn đặt lịch (1)
• Xóa dịch vụ không muốn đặt lịch (2)
• Thêm dịch vụ cần đặt lịch (3)
• Chọn Nhân viên cụ thể thực hiện dịch vụ (4)
• Chọn thời gian muốn sử dụng dịch vụ (5),
  • ​Hệ thống chỉ hiển thị các khung giờ cho mà cửa hàng cho phép đặt lịch phép và cho phép chọn các khung giờ nhân viên đã được chọn không bận. 
  • Với lựa chọn ngày khác, hệ thống cho phép chọn thời gian trong vòng 1 năm từ ngày hiện tại.
• Chọn Tiếp tục (6)

- Trên màn hình Xác nhận đặt lịch, bạn điền thông tin liên hệ, xác nhận không phải người máy (1) -> chọn Xác nhận (2)

- Lịch hẹn được đặt thành công sẽ hiển thị thông tin sau:

III. Cửa hàng xử lý lịch đặt online

- Ngay khi khách hàng đặt lịch thành công, màn hình Thu ngân sẽ hiển thị  dấu hiệu nhận biết trên cả 2 tab Xem lịch và Bán hàng.

- Bạn kích chọn   hoặc chọn Tùy chọn  (1) -> Lịch đặt online (2).

- Màn hình danh sách Khách đặt online đang Chờ xác nhận mở ra, bạn có thể:

• Tìm kiếm lịch hẹn theo mã đặt lịch, tên khách hàng, số điện thoại  (1). Lưu ý tìm kiếm từ 3 ký tự trở lên
• Xác nhận trên từng lịch hẹn (2)
• Chỉnh sửa thông tin lịch hẹn (3)
• Xóa lịch hẹn (4)
• Chọn hàng loạt lịch hẹn (5) để
  • Hủy lịch hàng loạt (6)
  • Xác nhận hàng loạt (7)

- Sau khi xác nhận lịch hẹn thì lịch đó sẽ chuyển sang trạng thái chưa tới trên màn hình xem lịch và ẩn khỏi danh sách chờ xác nhận. Lịch hẹn sẽ được tiếp tục xử lý như các lịch hẹn khác của cửa hàng.

Như vậy, KiotViet đã thực hiện xong phần hướng dẫn sử dụng Đặt lịch online.

Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài tư vấn bán hàng 1800 6162, tổng đài hỗ trợ phần mềm 1900 6522 hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: hotro@kiotviet.com để được hỗ trợ và giải đáp.

Chúc Quý khách thành công!

Tài liệu được cập nhật mới nhất ngày 10/11/2023