Tính năng Khóa sổ

Hướng dẫn sử dụng tính năng Khóa sổ

Để giúp chủ cửa hàng chốt được dữ liệu, báo cáo thống kê kết quả kinh doanh tại một thời điểm nào đó nhằm tránh việc dữ liệu bị thay đổi, cũng như hạn chế được việc nhân viên của mình gian lận, KiotViet hỗ trợ thêm tính năng Khóa sổ. Với tính năng mới này, người dùng sẽ không thể thao tác chỉnh sửa các giao dịch trước ngày khóa sổ hoặc sửa đổi các giao dịch về trước ngày khóa sổ.

I. Thiết lập tính năng

Để sử dụng được tính năng Khóa sổ, bạn cần thao tác bật tính năng này trong phần Thiết lập. Thao tác thực hiện như sau:

- Tại màn hình Quản lý, từ menu Thiết lập (1), bạn chọn Thiết lập cửa hàng (2)

- Chọn tab Thiết lập tính năng (3) và tích chọn vào Tính năng khóa sổ (4)

- Trong khối Thiết lập quản lý bạn chọn Giao dịch (3), kích vào biểu tượng  để bật tính năng Khóa sổ (4)

- Hệ thống hiển thị Chi tiết để bạn thiết lập ngày khóa sổ cho một chi nhánh cụ thể:

• Trên màn hình Thiết lập ngày khóa sổ, bạn tích chọn vào các chi nhánh cần thiết lập (1) rồi chọn ngày muốn khóa sổ của chi nhánh đó (2).
• Sau khi chọn xong ngày khóa sổ cho 1 chi nhánh bất kỳ, bạn kích lại vào ô vừa nhập, hệ thống sẽ hiển thị thông báo cho phép áp dụng ngày vừa nhập cho tất cả các chi nhánh đã chọn.
  • Nếu áp dụng, bạn tích vào ô Áp dụng cho các chi nhánh đang chọn (3), sau đó kích OK (4).
  • Nếu KHÔNG kích ra ngoài.
• Sau đó, bạn kích Lưu (5) để lưu lại thông tin Khóa sổ vừa thiết lập.

II. Hoạt động của các giao dịch khi thiết lập khóa sổ

1. Giao dịch: Hóa đơn

1.1. Tạo hóa đơn mới

- Đối với giao dịch tạo đơn mới: hệ thống sẽ không cho phép hoàn thành giao dịch nếu chọn ngày giao dịch trước ngày khóa sổ. Khi kích Thanh toán, hệ thống hiển thị thông báo lỗi.

- Ví dụ: Ngày khóa sổ là 31/07/2022, ngày giao dịch là 30/07/2022 thì giao dịch này không thể thực hiện được.

1.2. Đồng bộ hóa đơn Offline

- Với những hóa đơn được tạo lúc offline mà có thời gian tạo trước ngày khóa sổ. Tại màn hình Đồng bộ phiếu, xuất hiện biểu tượng lỗi tại hóa đơn đó.

- Kích vào biểu tượng lỗi, hệ thống sẽ thông báo không thể bán hàng trước ngày khóa khóa sổ.

- Nếu kích Chọn hóa đơn đó để thực hiện đồng bộ, khi kích Lưu (F9) thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

- Nếu vẫn muốn đồng bộ được hóa đơn này, cần Mở sổ cho chi nhánh này hoặc thay đổi ngày khóa sổ về trước ngày giao dịch bằng cách truy cập vào phần Thiết lập tính năng khóa sổ.

1.3. Cập nhật hóa đơn

1.3.1. Cập nhật hóa đơn được tạo trước ngày khóa sổ

- Hệ thống không cho chỉnh sửa hoặc cập nhật đối với các hóa đơn có ngày giao dịch trước thời gian khóa sổ. Khi thực hiện thay đổi và kích Lưu, hệ thống sẽ thông báo lỗi.

1.3.2. Cập nhật hóa đơn được tạo sau ngày khóa sổ

- Với các hóa đơn đang có thời gian giao dịch sau ngày khóa sổ, hệ thống không cho phép thay đổi thời gian về trước ngày khóa sổ. Nếu bạn thực hiện thay đổi này, khi kích Lưu hệ thống sẽ thông báo lỗi.

1.4. Hủy hóa đơn

- Hệ thống không cho phép hủy các hóa đơn có ngày giao dịch trước thời gian khóa sổ. Nếu bạn thực hiện, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

2. Giao dịch: Trả hàng

2.1. Tạo mới phiếu trả hàng

- Nếu thời gian tạo phiếu trả hàng trước ngày khóa sổ thì khi kích Trả hàng hệ thống hiện thông báo lỗi.

2.2. Đồng bộ phiếu trả hàng Offline

- Hệ thống không cho phép đồng bộ đối với những phiếu trả hàng được tạo lúc offline mà có thời gian giao dịch trước ngày khóa sổ. Khi đồng bộ, hệ thống sẽ hiện thông báo lỗi.

- Ví dụ: Ngày khóa sổ là 21/10/2021, và giao dịch trả hàng Offline được tạo ngày 17/10/2021

- Nếu vẫn muốn đồng bộ được phiếu trả hàng này, cần Mở sổ cho chi nhánh này hoặc thay đổi ngày khóa sổ về trước ngày giao dịch bằng cách truy cập vào phần Thiết lập tính năng khóa sổ.

2.3. Cập nhật phiếu trả hàng

2.3.1. Cập nhật phiếu trả hàng được tạo trước ngày khóa sổ

- Hệ thống không cho phép cập nhật nếu phiếu trả hàng được tạo trước ngày khóa sổ. Khi thực hiện hệ thống sẽ hiện thông báo lỗi.

2.3.2. Cập nhật phiếu trả hàng được tạo sau ngày khóa sổ

- Đối với phiếu trả hàng đang có thời gian giao dịch sau ngày khóa sổ, hệ thống không cho phép bạn đổi thời gian về trước ngày khóa sổ. Khi thực hiện thì hệ thống sẽ hiện thông báo lỗi.

2.4. Hủy phiếu trả hàng

- Hệ thống không cho phép hủy các phiếu trả hàng có thời gian giao dịch trước ngày khóa sổ. Khi thực hiện, hệ thống sẽ thông báo lỗi.

3. Giao dịch: Nhập hàng

3.1. Tạo mới phiếu nhập hàng

- Hệ thống không cho phép bạn tạo phiếu nhập hàng có ngày giao dịch trước ngày khóa sổ. Khi thực hiện, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

- Ví dụ: Ngày khóa sổ là 21/10/2021, ngày giao dịch nhập hàng là 19/10/2021 thì hệ thống sẽ báo lỗi khi thực hiện.

3.2. Cập nhật phiếu nhập hàng

3.2.1. Cập nhật phiếu nhập hàng được tạo trước ngày khóa sổ

- Hệ thống không cho phép cập nhật các phiếu nhập hàng có thời gian tạo trước ngày khóa sổ. Khi thực hiện, hệ thống sẽ thống báo lỗi.

3.2.2. Cập nhật phiếu nhập hàng được tạo sau ngày khóa sổ

- Đối với các phiếu nhập hàng có thời gian tạo sau ngày khóa sổ, hệ thống sẽ không cho phép bạn thực hiện thay đổi thời gian tạo về trước ngày khóa sổ. Nếu thực hiện, khi lưu thông tin thì hệ thống sẽ báo lỗi.

3.3. Hủy phiếu nhập hàng

- Hệ thống không cho phép hủy các phiếu nhập hàng có thời gian tạo trước ngày khóa sổ. Nếu thực hiện, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

4. Giao dịch: Trả hàng nhập

4.1. Tạo mới phiếu trả hàng nhập

- Hệ thống không cho phép thực hiện giao dịch trả hàng nhập nếu thời gian tạo phiếu trước ngày chốt sổ. Nếu thực hiện, khi kích Trả hàng nhập, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

4.2. Cập nhật phiếu trả hàng nhập

- Hệ thống không cho phép cập nhật các phiếu trả hàng nhập có thời gian tạo trước ngày khóa sổ. Nếu thực hiện, khi kích Lưu thì hệ thống sẽ thống báo lỗi.

- Đối với các phiếu trả hàng nhập có thời gian tạo sau ngày khóa sổ, hệ thống sẽ không cho phép thay đổi thời gian tạo về trước ngày khóa sổ. Nếu thực hiện, khi kích Lưu thì hệ thống sẽ báo lỗi.

4.3. Hủy phiếu trả hàng nhập

- Hệ thống không cho phép hủy các phiếu trả hàng nhập có thời gian tạo trước ngày khóa sổ. Nếu thực hiện, hệ thống sẽ báo lỗi.

5. Giao dịch: Chuyển hàng

5.1. Chuyển hàng

- Tại chi nhánh có thiết lập tính năng khóa sổ, khi thực hiện tạo phiếu chuyển hàng có ngày giao dịch trước ngày khóa sổ, khi kích Hoàn thành thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

5.2. Nhận hàng

- Tại chi nhánh có thiết lập tính năng khóa sổ, khi thực hiện nhận hàng có ngày nhận trước ngày khóa sổ, khi kích Nhận hàng thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

6. Giao dịch: Xuất hủy

6.1. Tạo phiếu xuất hủy

- Hệ thống không cho phép tạo phiếu xuất hủy hàng hóa có ngày giao dịch trước ngày khóa sổ. Nếu thực hiện, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

6.2. Cập nhật phiếu xuất hủy

- Hệ thống không cho phép cập nhật các phiếu xuất hủy có thời gian xuất hủy trước ngày khóa sổ. Nếu thực hiện, khi kích Lưu thì hệ thống sẽ thống báo lỗi.

- Đối với các phiếu xuất hủy có thời gian tạo sau ngày khóa sổ, hệ thống sẽ không cho phép cập nhật thời gian tạo về trước ngày khóa sổ. Nếu thực hiện, khi kích Lưu thì hệ thống sẽ báo lỗi.

6.3. Hủy phiếu xuất hủy

- Hệ thống không cho phép bạn hủy phiếu xuất hủy có thời gian tạo phiếu trước ngày khóa sổ. Nếu thực hiện, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

7. Giao dịch: Kiểm kho

7.1. Tạo phiếu kiểm kho

- Hệ thống không cho phép bạn tạo phiếu kiểm kho có thời gian tạo phiếu trước ngày khóa sổ. Nếu thực hiện, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

7.2. Hủy phiếu kiểm kho

- Hệ thống chỉ cho phép bạn hủy phiếu kiểm kho có thời gian tạo sau ngày khóa sổ. Nếu bạn thực hiện hủy phiếu kiểm kho tạo trước ngày khóa sổ, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

8. Sản xuất hàng hóa

8.1. Tạo phiếu sản xuất

- Hệ thống không cho phép tạo phiếu sản xuất hàng hóa có ngày thực hiện sau ngày khóa sổ. Nếu thực hiện khi kích Hoàn thành hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

8.2. Cập nhật phiếu sản xuất

- Hệ thống không cho phép cập nhật các phiếu sản xuất có ngày thực hiện trước ngày khóa sổ.

- Đối với các phiếu sản xuất có ngày thực hiện sau ngày khóa sổ, nếu cập nhật ngày thực hiện về trước thời gian khóa sổ thì khi kích Lưu hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

9. Sổ quỹ

9.1. Phiếu thu

9.1.1. Tạo phiếu thu

- Hệ thống chỉ cho phép tạo phiếu thu có thời gian sau ngày khóa sổ. Nếu chọn thời gian của phiếu trước ngày khóa sổ, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

- Tương tự, khi tạo phiếu thu trên màn hình Thu Ngân, hệ thống cũng hiển thị lỗi nếu thời gian của phiếu trước ngày khóa sổ.

9.1.2. Cập nhật phiếu thu

- Hệ thống không cho phép cập nhật các phiếu thu có thời gian trước ngày khóa sổ.

- Đối với các phiếu thu có thời gian sau ngày khóa sổ, nếu thực hiện cập nhật về trước ngày khóa sổ thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

9.2. Phiếu chi

9.2.1. Lập phiếu chi

- Hệ thống chỉ cho phép lập phiếu chi có thời gian sau ngày khóa sổ. Nếu chọn thời gian của phiếu trước ngày khóa sổ, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

9.2.2. Cập nhật phiếu chi

- Hệ thống không cho phép cập nhật các phiếu chi có thời gian trước ngày khóa sổ.

- Đối với các phiếu chi có thời gian sau ngày khóa sổ, nếu thực hiện cập nhật về trước ngày khóa sổ thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

10. Đối tác

10.1. Khách hàng

10.1.1. Nợ cần thu từ khách

- Tạo điều chỉnh: Khi thực hiện điều chỉnh nợ cần thu từ khách, chỉ có thể chọn ngày điều chỉnh sau ngày khóa sổ. Nếu chọn ngày điều chỉnh trước ngày khóa sổ thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

- Cập nhật điều chỉnh: Đối với các phiếu điều chỉnh nợ cần thu từ khách được thực hiện trước ngày khóa sổ thì hệ thống không cho phép bạn chỉnh sửa. Còn đối với các phiếu điều chỉnh sau ngày khóa sổ, cũng không thể thực hiện thay đổi ngày tạo phiếu về trước ngày khóa sổ.

- Thanh toán: Khi thực hiện thanh toán cho khách, chỉ có thể chọn ngày tạo phiếu sau ngày khóa sổ. Nếu chọn ngày tạo phiếu trước ngày khóa sổ thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

- Cập nhật thanh toán: Đối với các phiếu thanh toán được thực hiện trước ngày khóa sổ thì hệ thống không cho phép chỉnh sửa. Còn đối với các phiếu thanh toán sau ngày khóa sổ, cũng không thể thực hiện thay đổi ngày tạo phiếu về trước ngày khóa sổ.

10.1.2. Lịch sử tích điểm

- Tạo phiếu điều chỉnh: Khi thực hiện điều chỉnh điểm tích lũy của khách, chỉ có thể chọn ngày điều chỉnh sau ngày khóa sổ. Nếu chọn ngày điều chỉnh trước ngày khóa sổ thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

- Cập nhật phiếu điều chỉnh: Đối với các phiếu điều chỉnh điểm được thực hiện trước ngày khóa sổ thì hệ thống không cho phép chỉnh sửa. Còn đối với các phiếu điều chỉnh sau ngày khóa sổ, cũng không thể thực hiện thay đổi ngày tạo phiếu về trước ngày khóa sổ.

10.2. Nhà cung cấp

10.2.1. Nợ cần trả nhà cung cấp

- Tạo phiếu điều chỉnh: Khi thực hiện điều chỉnh nợ cần trả nhà cung cấp, chỉ có thể chọn ngày điều chỉnh sau ngày khóa sổ. Nếu chọn ngày điều chỉnh trước ngày khóa sổ thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

- Cập nhật phiếu điều chỉnh: Đối với các phiếu điều chỉnh nợ cần trả nhà cung cấp được thực hiện trước ngày khóa sổ thì hệ thống không cho phép chỉnh sửa. Còn đối với các phiếu điều chỉnh sau ngày khóa sổ, cũng không thể thực hiện thay đổi ngày tạo phiếu về trước ngày khóa sổ.

10.2.2. Thanh toán nợ cho nhà cung cấp

- Tạo phiếu thanh toán: Khi thực hiện thanh toán nợ cho nhà cung cấp, chỉ có thể chọn ngày tạo phiếu sau ngày khóa sổ. Nếu chọn ngày tạo phiếu trước ngày khóa sổ thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

- Cập nhật phiếu thanh toán: Đối với các phiếu thanh toán được thực hiện trước ngày khóa sổ thì hệ thống không cho phép chỉnh sửa. Còn đối với các phiếu thanh toán sau ngày khóa sổ, cũng không thể thực hiện thay đổi ngày tạo phiếu về trước ngày khóa sổ.

10.3. Đối tác giao hàng

10.3.1. Lịch sử giao hàng

- Đối với các hóa đơn được tạo từ chi nhánh có sử dụng tính năng khóa sổ chỉ có thể cập nhật được thông tin giao hàng của các hóa đơn tạo sau ngày khóa sổ. Khi cập nhật thông tin giao hàng của hóa đơn tạo trước ngày khóa sổ, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

10.3.2. Nợ cần trả đối tác giao hàng

- Tạo phiếu điều chỉnh: Khi thực hiện điều chỉnh nợ cần trả đối tác giao hàng, chỉ có thể chọn ngày điều chỉnh sau ngày khóa sổ. Nếu chọn ngày điều chỉnh trước ngày khóa sổ thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

- Cập nhật phiếu điều chỉnh: Đối với các phiếu điều chỉnh nợ cần trả đối tác giao hàng được thực hiện trước ngày khóa sổ thì hệ thống không cho phép chỉnh sửa. Còn đối với các phiếu điều chỉnh sau ngày khóa sổ, cũng không thể thực hiện thay đổi ngày tạo phiếu về trước ngày khóa sổ.

- Cập nhật phiếu thanh toán: Đối với các phiếu thanh toán được thực hiện trước ngày khóa sổ thì hệ thống không cho phép chỉnh sửa. Còn đối với các phiếu thanh toán sau ngày khóa sổ, cũng không thể thực hiện thay đổi ngày tạo phiếu về trước ngày khóa sổ.

Như vậy, KiotViet đã thực hiện xong phần hướng dẫn tính năng Khóa sổ.

Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài tư vấn bán hàng 1800 6162, tổng đài hỗ trợ phần mềm 1900 6522 hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: hotro@kiotviet.com để được hỗ trợ và giải đáp.

Chúc Quý khách thành công!

Tài liệu được cập nhật mới nhất ngày 07/08/2023