Kết nối hóa đơn điện tử

Hướng dẫn sử dụng tính năng

Kết nối hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là một trong những hình thức hóa đơn điện tử được quy định tại Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền sẽ mang lại nhiều lợi ích cho cả chủ cửa hàng và người mua hàng:

- Giúp chủ cửa hàng chủ động 24/7 trong việc lập hóa đơn hoặc xử lý sai sót khi có phát sinh bán hàng hóa, dịch vụ.

- Xử lý triệt để vướng mắc về độ trễ giữa thời điểm thanh toán và thời điểm lập hóa đơn.

- Không bắt buộc có chữ ký số.

Thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước và đáp ứng nhu cầu của các chủ cửa hàng, KiotViet ra mắt giải pháp hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, dành cho những khách hàng đã có tài khoản của các nhà cung cấp hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế phê duyệt là Viettel, Misa, VNPT và FPT.

Lưu ý: KiotViet hỗ trợ nghiệp vụ phát hành, chuyển hóa đơn với các giao dịch mới tạo, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Với các nghiệp vụ liên quan đến điều chỉnh, thay thế,…hóa đơn, gửi đến CQT, khách hàng thực hiện trực tiếp trên phần mềm xuất hóa đơn điện tử đang sử dụng.

Thao tác chi tiết với từng hệ thống hóa đơn điện tử như sau:

I. MISA meInvoice

1. Thiết lập tính năng

- Tại màn hình Quản lý, từ menu Thiết lập (1), bạn kích chọn Thiết lập cửa hàng (2).

- Trong khối Thiết lập quản lý, bạn chọn Giao dịch (3), kích vào biểu tượng  để bật tính năng Kết nối hóa đơn điện tử (4).

- Trên pop-up Thiết lập kết nối hóa đơn điện tử, bạn chọn MISA (5) -> nhập thông tin đăng nhập trên hệ thống MISA meInvoice (6) -> kích Lưu (7)

- Tùy chọn Cho phép phát hành hóa đơn điện tử ngay trên màn hình bán hàng trên KiotViet:

• Nếu bạn tích chọn: Hệ thống hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử ngay khi thanh toán trên màn hình bán hàng với điều kiện trên hệ thống MISA meInvoice gian hàng sử dụng:
  • Hình thức hóa đơn: Hóa đơn có mã của CQT

• Với gian hàng chưa thiết lập điều kiện thỏa mãn trên hệ thống MISA meInvoice -> KiotViet không hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử ngay trên màn hình bán hàng và hiển thị thông báo:

• Nếu không tích chọn: gian hàng chủ động chuyển hóa đơn từ KiotViet qua hệ thống MISA meInvoice và thực hiện thao tác phát hành trên MISA meInvoice.

- Sau khi bạn lưu thông tin đăng nhập trên hệ thống MISA meInvoice thành công, hệ thống sẽ tiếp tục hiển thị danh sách mẫu hóa đơn điện tử theo hình thức tương ứng đang được sử dụng trên tài khoản MISA meInvoice (trong Hệ thống -> Hồ sơ hóa đơn điện tử -> Tùy chọn hóa đơn điện tử -> Hình thức hóa đơn), bạn chọn mẫu hóa đơn cần chuyển thông tin từ KiotViet (8) -> chọn Lưu (9)

- Hệ thống hiện thông báo, bạn chọn Đã hiểu (10).

Lưu ý: Nếu có bất kỳ thay đổi nào về thông tin đăng nhập hoặc mẫu hóa đơn ở MISA, gian hàng vui lòng đăng nhập lại tài khoản và chọn đúng mẫu hóa đơn MISA tại màn hình Thiết lập cửa hàng của KiotViet.

2. Phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền (Mới)

Với gian hàng thiết lập Cho phép phát hành hóa đơn điện tử ngay trên màn hình bán hàng và tài khoản người dùng có quyền Phát hành hóa đơn điện tử (trong Giao dịch -> Hóa đơn)

trên màn hình Bán hàng sẽ hiển thị biểu tượng  tắt/bật chế độ Tự động phát hành hóa đơn điện tử

- Nếu tắt : hệ thống chỉ tạo hóa đơn trên KiotViet và không gửi thông tin sang hệ thống MISA meInvoice.

- Nếu bật :

• Khi người dùng thanh toán hóa đơn -> KiotViet sẽ đồng thời gửi thông tin sang hệ thống MISA meInvoice để phát hành hóa đơn điện tử.
• KiotViet hiển thị danh sách mẫu áp dụng xuất từ máy tính tiền -> bạn chọn mẫu áp dụng cần sử dụng ở lần đầu tiên. Lưu ý: thông tin mẫu áp dụng được ghi nhớ theo từng người dùng và từng thiết bị.

• Sau khi thanh toán đơn hàng online thành công hệ thống sẽ hiển thị trạng thái hóa đơn điện tử trong pop-up Xử lý hóa đơn điện tử dưới màn hình

• Để xem danh sách hóa đơn điện tử, bạn kích Xem chi tiết

• Tại đây, bạn có thể:
  • Xem thông tin hóa đơn: hệ thống hiển thị thông tin hóa đơn theo cú pháp: Mã hóa đơn KiotViet_ Tên khách hàng_4 số cuối của số điện thoại khách hàng (không hiển thị các thông tin không có dữ liệu).
  • Xem tình trạng các hóa đơn điện tử bao gồm:
    • Đã phát hành: phát hành hóa đơn điện tử thành công trên hệ thống MISA meInvoice.
    • Đang xử lý: hệ thống đang xử lý, hóa đơn điện tử chưa được phát hành -> không hỗ trợ xóa khỏi danh sách hiển thị.
    • Phát hành lỗi: hệ thống không phát hành được hóa đơn điện tử do xảy ra lỗi.
  • In hóa đơn điện tử với đơn có trạng thái Đã phát hành, gồm có:
    • Đường link tra cứu hóa đơn điện tử
    • Mã QR của đường link tra cứu hóa đơn điện tử
    • Mã tra cứu

• Kích  để xóa từng đơn hoặc tất cả các đơn, không muốn hiển thị trên pop-up Xử lý hóa đơn điện tử.

• Lưu ý: hệ thống không hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử với hóa đơn offline.

- Sau khi phát hành hóa đơn điện tử thành công trên KiotViet, để gửi thông tin đến cơ quan Thuế, gian hàng cần thực hiện thao tác trên MISA meInvoice theo các bước:

• Bước 1: Tích chọn Quản lý hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền trong Hệ thống -> Tùy chọn:

• Bước 2: Gửi hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền đến CQT:

​​​3. Tra cứu hóa đơn điện tử trên KiotViet

- Sau khi bật thiết lập kết nối hóa đơn điện tử với MISA thành công, trên màn hình Hóa đơn (Giao dịch -> Hóa đơn) sẽ hiển thị thêm cột Trạng thái HĐĐT

- Trạng thái của việc chuyển hóa đơn qua MISA tương ứng bao gồm:

• Đã chuyển: Là các hóa đơn đã được đánh dấu chuyển qua MISA thành công.
• Trống: Là các hóa đơn chưa từng được chuyển qua MISA hoặc đã được chuyển qua MISA nhưng thất bại.
• Đã phát hành: Là các hóa đơn đã phát hành hóa đơn điện tử thành công.
• Phát hành lỗi: Là các hóa đơn có lỗi, chưa phát hành được hóa đơn điện tử.

​- Trong chi tiết hóa đơn, nếu bạn cần xem hóa đơn điện tử đã phát hành, hoặc lấy thông tin tra cứu của hóa đơn đó, bạn kích chọn 

- Xem hóa đơn điện tử: hệ thống hiển thị ảnh hóa đơn điện tử tương ứng. Tại đây, bạn có thể:

• Tải về thiết bị với định dạng PDF.
• In hóa đơn điện tử.

- Tra cứu hóa đơn điện tử: bạn kích Sao chép để sao chép thông tin gửi đến khách mua tra cứu trên website của MISA:

​4. Chuyển hóa đơn từ KiotViet qua MISA meInvoice

Với gian hàng chưa phát hành hóa đơn điện tử ngay trên màn hình bán hàng, để chuyển hóa đơn từ KiotViet sang MISA, bạn thao tác như sau:

- Bạn tích chọn các hóa đơn cần chuyển (1) có trạng thái:

• Trạng thái hóa đơn: Hoàn thành, Đang xử lý và
• Trạng thái HĐĐT: trống

 - Chọn Thao tác (2) -> chọn Chuyển hóa đơn điện tử MISA (3)

- Bạn tiếp tục chọn Chuyển (4) để hệ thống thực hiện tiến trình chuyển hóa đơn sang MISA

• Nếu hóa đơn được chuyển thành công, hệ thống hiển thị thông báo:

• Nếu tất cả hóa đơn chuyển thất bại, hệ thống hiển thị thông báo, bạn kích Thử lại nếu muốn chuyển lại lần nữa các hóa đơn đã chọn.

• Nếu 1 phần hóa đơn chuyển thành công, hệ thống hiển thị thông báo, bạn kích Đóng để về màn hình danh sách Hóa đơn.

• Nếu có thay đổi thông tin đăng nhập (tài khoản, mật khẩu) từ MISA meInvoice mà người dùng chưa cập nhật lại trên KiotViet, hệ thống hiển thị thông báo, bạn chọn Đã hiểu để chuyến đến màn hình Thiết lập cửa hàng.

Lưu ý:

• Hệ thống hỗ trợ 1 lần chuyển tối đa 100 hóa đơn.
• Nếu hóa đơn có nhiều loại thu khác -> giá trị Thu khác đầu tiên (tính theo %) có mã chứa từ khóa bắt đầu là VAT (không phân biệt viết hoa, viết thường) và có giá trị theo tỉ suất: 0%, 5%, 8%, 10% sẽ được hiểu là thuế VAT của hóa đơn đó khi chuyển qua MISA.
• Nếu trong 1 lần chuyển có đồng thời cả hóa đơn không hợp lệ và hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị thông báo chi tiết về hóa đơn không thể chuyển, bạn có thể tiếp tục chuyển các hóa đơn hợp lệ.

• Nếu trong 1 lần chuyển chỉ có các hóa đơn không hợp lệ, hệ thống hiển thị thông báo sau:

• Tất cả các trường hợp hóa đơn không hợp lệ, chuyển lỗi đều có các thông báo tương ứng để hướng dẫn người dùng. Người dùng có thể kiểm tra lại thông tin trạng thái các hóa đơn: Chuyển thành công, thất bại tại Lịch sử thao tác.

- Sau khi chuyển hóa đơn thành công sang MISA, người dùng đăng nhập tài khoản của MISA để thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến phát hành, điều chỉnh, thay thế hóa đơn tại Hóa đơn -> Hóa đơn bán hàng.

- Hóa đơn được chuyển từ KiotViet qua MISA khi chưa phát hành sẽ có giao diện như sau:

II. VIETTEL - SInvoice (Mới)

1. Thiết lập tính năng

- Tại màn hình Quản lý, từ menu Thiết lập (1), bạn kích chọn Thiết lập cửa hàng (2).

- Trong khối Thiết lập quản lý, bạn chọn Giao dịch (3), kích vào biểu tượng  để bật tính năng Kết nối hóa đơn điện tử (4)

- Trên pop-up Thiết lập kết nối hóa đơn điện tử, bạn chọn VIETTEL (5) -> nhập thông tin đăng nhập trên hệ thống VIETTEL SInvoice (6) -> kích Lưu (7)

- Tùy chọn Cho phép phát hành hóa đơn điện tử ngay trên màn hình bán hàng trên KiotViet:

• Nếu bạn tích chọn: Hệ thống hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử ngay khi thanh toán trên màn hình bán hàng với điều kiện trên hệ thống VIETTEL SInvoice gian hàng lập thông báo phát hành được Cơ quan Thuế xác nhận với trạng thái Hoạt động có:
  • Hình thức hóa đơn: Hóa đơn có mã từ máy tính tiền
  • Loại hóa đơn sử dụng: được khởi tạo từ máy tính tiền

• Với gian hàng chưa thiết lập điều kiện thỏa mãn trên hệ thống VIETTEL SInvoice -> KiotViet không hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử ngay trên màn hình bán hàng
• Nếu không tích chọn: gian hàng chủ động tạo hóa đơn và thực hiện thao tác phát hành trên VIETTEL SInvoice.

- Sau khi bạn lưu thông tin đăng nhập trên hệ thống VIETTEL SInvoice thành công, hệ thống sẽ tiếp tục hiển thị danh sách mẫu hóa đơn điện tử theo hình thức tương ứng đang được sử dụng trên tài khoản VIETTEL SInvoice (trong Quản lý phát hành -> Khởi tạo thông tin doanh nghiệp -> Quản lý mẫu hóa đơn), bạn chọn mẫu hóa đơn cần chuyển thông tin từ KiotViet (8) -> chọn Lưu (9)

- Hệ thống hiện thông báo, bạn chọn Đã hiểu (10).

Lưu ý: Nếu có bất kỳ thay đổi nào về thông tin đăng nhập hoặc mẫu hóa đơn ở VIETTEL, gian hàng vui lòng đăng nhập lại tài khoản và chọn đúng mẫu hóa đơn VIETTEL tại màn hình Thiết lập cửa hàng của KiotViet.

2. Phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Với gian hàng thiết lập Cho phép phát hành hóa đơn điện tử ngay trên màn hình bán hàng và tài khoản người dùng có quyền Phát hành hóa đơn điện tử (trong Giao dịch -> Hóa đơn)

trên màn hình Bán hàng sẽ hiển thị biểu tượng  tắt/bật chế độ Tự động phát hành hóa đơn điện tử

- Nếu tắt : hệ thống chỉ tạo hóa đơn trên KiotViet và không gửi thông tin sang hệ thống VIETTEL SInvoice.

- Nếu bật :

• Khi người dùng thanh toán hóa đơn -> KiotViet sẽ đồng thời gửi thông tin sang hệ thống VIETTEL SInvoice để phát hành hóa đơn điện tử.
• KiotViet hiển thị danh sách mẫu áp dụng xuất từ máy tính tiền -> bạn chọn mẫu áp dụng cần sử dụng ở lần đầu tiên. Lưu ý: thông tin mẫu áp dụng được ghi nhớ theo từng người dùng và từng thiết bị.

III. VNPT-INVOICE

1. Thiết lập tính năng

- Tại màn hình Quản lý, từ menu Thiết lập (1), bạn kích chọn Thiết lập cửa hàng (2).

- Trong khối Thiết lập quản lý, bạn chọn Giao dịch (3), kích vào biểu tượng  để bật tính năng Kết nối hóa đơn điện tử (4).

- Trên pop-up Thiết lập kết nối hóa đơn điện tử, bạn chọn VNPT (5) -> nhập thông tin đăng nhập trên hệ thống VNPT (6) bao gồm:

• Link đăng nhập: Là đường link website đăng nhập vào hệ thống VNPT-Invoice của gian hàng đã được VNPT cung cấp khi ký kết hợp đồng.
• Mã số thuế: Là Mã số thuế doanh nghiệp đăng ký với Tổng cục Thuế.
• Tên đăng nhập/ Mật khẩu: Là thông tin đăng nhập tài khoản người phát hành hóa đơn điện tử trên VNPT-Invoice. Lưu ý: tài khoản này cần được phân quyền:
  • Phát hành theo lô
  • Phát hành chọn danh sách hóa đơn

• Link tra cứu: Là đường link website truy cập vào hệ thống VNPT-Invoice để tra cứu hóa đơn điện tử tương ứng với gian hàng đăng nhập, đường link này cũng được cung cấp bởi VNPT khi ký kết hợp đồng.
• Bạn kích Tiếp tục (7)

- Tùy chọn Phát hành hóa đơn điện tử ngay trên Màn hình bán hàng trên KiotViet:

• Nếu bạn tích chọn: Hệ thống hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử ngay khi thanh toán trên màn hình bán hàng.
• Nếu không tích chọn: gian hàng chủ động tạo hóa đơn và thực hiện thao tác phát hành trên VNPT.

- Sau khi ghi nhận thông tin đăng nhập trên hệ thống VNPT thành công, hệ thống sẽ tiếp tục hiển thị danh sách mẫu hóa đơn điện tử tương ứng đang được sử dụng trên tài khoản VNPT, bạn chọn mẫu hóa đơn cần chuyển thông tin từ KiotViet (8) -> chọn Lưu (9)

• Lưu ý: Mẫu hóa đơn phát hành từ máy tính tiền hợp lệ:
  • Là mẫu đã được Đăng ký phát hành và Đăng ký dải hóa đơn phát hành, Số lượng sử dụng còn lại > 0 (Trạng thái Đang sử dụng)

• Theo đúng quy định của CQT là mẫu hóa đơn có ký hiệu CabMcd. Trong đó: 
  • ab: 2 số cuối năm phát hành (Bắt buộc phải chọn mẫu hóa đơn theo đúng năm hiện tại).
  • cd: 2 ký tự tùy chọn của doanh nghiệp đăng ký với CQT để quản lý nội bộ.

- Hệ thống hiện thông báo, bạn chọn Đã hiểu (10).

Lưu ý: Nếu có bất kỳ thay đổi nào về thông tin đăng nhập hoặc mẫu hóa đơn ở VNPT, gian hàng vui lòng đăng nhập lại tài khoản và chọn đúng mẫu hóa đơn VNPT tại màn hình Thiết lập cửa hàng của KiotViet.

- Sau khi bật thiết lập kết nối hóa đơn điện tử với VNPT thành công, hệ thống sẽ hiển thị:

• Thêm cột HĐ chuyển VNPT trên màn hình Hóa đơn (Giao dịch -> Hóa đơn).
• Xuất file theo mẫu VNPT-EINVOICE: trên màn hình Khách hàng (Quản lý -> Đối tác -> Khách hàng) và màn hình Hóa đơn (Quản lý -> Hóa đơn).

2. Phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền (Mới)

- Với gian hàng thiết lập Cho phép phát hành hóa đơn điện tử ngay trên màn hình bán hàng và tài khoản người dùng có quyền Phát hành hóa đơn điện tử (trong Giao dịch -> Hóa đơn)

trên màn hình Bán hàng sẽ hiển thị biểu tượng  tắt/bật chế độ Tự động phát hành hóa đơn điện tử

- Nếu tắt : hệ thống chỉ tạo hóa đơn trên KiotViet và không gửi thông tin sang hệ thống VNPT - Invoice.

- Nếu bật :

• Khi người dùng thanh toán hóa đơn -> KiotViet sẽ đồng thời gửi thông tin sang hệ thống VNPT - Invoice để phát hành hóa đơn điện tử.
• KiotViet hiển thị danh sách mẫu áp dụng xuất từ máy tính tiền -> bạn chọn mẫu áp dụng cần sử dụng ở lần đầu tiên. Lưu ý: thông tin mẫu áp dụng được ghi nhớ theo từng người dùng và từng thiết bị.

• Nếu đơn sau khi thanh toán hệ thống có độ trễ, chưa phát hành ngay được hóa đơn điện tử -> trạng thái hóa đơn điện tử sẽ được cập nhật trong pop-up Xử lý hóa đơn điện tử dưới màn hình

• Để xem danh sách hóa đơn điện tử, bạn kích Xem chi tiết

• Tại đây, bạn có thể:
  • Xem thông tin hóa đơn: hệ thống hiển thị thông tin hóa đơn theo cú pháp: Mã hóa đơn KiotViet_ Tên khách hàng_4 số cuối của số điện thoại khách hàng (không hiển thị các thông tin không có dữ liệu).
  • Xem tình trạng các hóa đơn điện tử bao gồm:
    • Đã phát hành: phát hành hóa đơn điện tử thành công trên hệ thống VNPT - Invoice.
    • Đang xử lý: hệ thống đang xử lý, hóa đơn điện tử chưa được phát hành -> không hỗ trợ xóa khỏi danh sách hiển thị.
    • Phát hành lỗi: hệ thống không phát hành được hóa đơn điện tử do xảy ra lỗi.
  • In hóa đơn điện tử với đơn có trạng thái Đã phát hành, gồm có:
  • Đường link tra cứu hóa đơn điện tử
  • Mã QR của đường link tra cứu hóa đơn điện tử
  • Mã tra cứu

• Kích  để xóa từng đơn hoặc tất cả các đơn, không muốn hiển thị trên pop-up Xử lý hóa đơn điện tử.
• Lưu ý: hệ thống không hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử với hóa đơn offline.

- Sau khi phát hành hóa đơn điện tử thành công trên KiotViet, để gửi thông tin đến cơ quan Thuế, gian hàng cần thực hiện thao tác trên VNPT - Invoice: bạn chọn Lập hóa đơn -> Danh sách hóa đơn -> chọn hóa đơn muốn gửi -> kích  Gửi lên Thuế

3. Tra cứu hóa đơn điện tử trên KiotViet

- Sau khi bật thiết lập kết nối hóa đơn điện tử với VNPT thành công, trên màn hình Hóa đơn (Giao dịch -> Hóa đơn) sẽ hiển thị thêm cột Trạng thái HĐĐT.

- Trạng thái của việc chuyển hóa đơn qua VNPT tương ứng bao gồm:

• Đã chuyển: Là các hóa đơn đã chuyển qua VNPT thành công.
• Trống: Là các hóa đơn chưa từng được chuyển qua VNPT hoặc đã được chuyển qua VNPT nhưng thất bại.
• Đã phát hành: Là các hóa đơn đã phát hành hóa đơn điện tử thành công.
• Phát hành lỗi: Là các hóa đơn có lỗi, chưa phát hành được hóa đơn điện tử.

- Trong chi tiết hóa đơn, nếu bạn cần xem hóa đơn điện tử đã phát hành, hoặc lấy thông tin tra cứu của hóa đơn đó, bạn kích chọn 

- Xem hóa đơn điện tử: hệ thống hiển thị ảnh hóa đơn điện tử tương ứng. Tại đây, bạn có thể:

• Tải về thiết bị với định dạng PDF.
• In hóa đơn điện tử.

- Cách tra cứu hóa đơn điện tử: bạn kích Sao chép để sao chép thông tin gửi đến khách mua tra cứu trên website của VNPT:

4. Chuyển hóa đơn từ KiotViet qua VNPT-INVOICE

Với gian hàng chưa phát hành hóa đơn điện tử ngay trên màn hình bán hàng, để chuyển hóa đơn từ KiotViet sang VNPT, bạn thao tác như sau:

- Bạn tích chọn các hóa đơn cần chuyển (1) có trạng thái:

• Trạng thái hóa đơn: Hoàn thành, Đang xử lý và
• Trạng thái HĐĐT: trống

- Chọn Thao tác (2) -> chọn Chuyển hóa đơn điện tử VNPT (3)

- Bạn tiếp tục chọn Chuyển (4) để hệ thống thực hiện tiến trình chuyển hóa đơn sang VNPT

• Hóa đơn được chuyển thành công, hệ thống hiển thị thông báo:

• Nếu tất cả hóa đơn chuyển thất bại, hệ thống hiển thị thông báo, bạn kích Thử lại nếu muốn chuyển lại lần nữa các hóa đơn đã chọn.

• Nếu 1 phần hóa đơn chuyển thành công, hệ thống hiển thị thông báo, bạn kích Đóng để về màn hình danh sách Hóa đơn.

• Nếu có thay đổi thông tin đăng nhập (tài khoản, mật khẩu) từ VNPT mà người dùng chưa cập nhật lại trên KiotViet, hệ thống hiển thị thông báo, bạn chọn Đã hiểu để chuyến đến màn hình Thiết lập cửa hàng.

- Lưu ý:

• Hệ thống hỗ trợ 1 lần chuyển tối đa 100 hóa đơn.
• Nếu hóa đơn có nhiều loại thu khác -> giá trị Thu khác đầu tiên (tính theo %) có mã chứa từ khóa bắt đầu là VAT (không phân biệt viết hoa, viết thường) và có giá trị theo tỉ suất: 0%, 5%, 8%, 10% sẽ được hiểu là thuế VAT của hóa đơn đó khi chuyển qua VNPT.
• Tất cả các trường hợp hóa đơn không hợp lệ, chuyển lỗi đều có các thông báo tương ứng để hướng dẫn người dùng.
• Người dùng có thể kiểm tra lại thông tin trạng thái các hóa đơn: Chuyển thành công, thất bại tại Lịch sử thao tác.

- Sau khi chuyển hóa đơn thành công sang VNPT, người dùng đăng nhập tài khoản của VNPT để thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến phát hành, điều chỉnh, thay thế hóa đơn tại Lập hóa đơn -> Danh sách hóa đơn.

- Hóa đơn từ KiotViet sẽ chuyển qua VNPT theo Mẫu hóa đơn đã chọn tương ứng như sau:

5. Xuất file theo mẫu hóa đơn điện tử của VNPT-INVOICE

5.1. Màn hình khách hàng

- Khi bạn chọn File hoặc tích chọn khách hàng -> chọn Thao tác -> hệ thống hiển thị thêm chức năng Xuất file theo mẫu VNPT-EINVOICE

- Bạn kích chọn Xuất file theo mẫu VNPT-EINVOICE -> hệ thống hiển thị pop-up với các lựa chọn:

• File zip import VNPT-EINVOICE/ mới: sẽ xuất ra file danh sách khách hàng dưới dạng file zip xml, người dùng có thể dùng file này để import lên hệ thống VNPT. Lưu ý: Để phát hành hóa đơn điện tử được chính xác, bạn cần đảm bảo các thông tin về khách hàng được viết đúng đắn theo quy định của Cục thuế trước khi xuất file. Ví dụ:
  • Thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng (nếu khách hàng có mã số thuế) phải đầy đủ.
  • Mã khách hàng không có dấu, không chứa dấu cách hoặc ký tự đặc biệt để việc import được thuận lợi.
  • Số điện thoại, email cần điền đầy đủ để hệ thống có thể gửi hóa đơn điện tử về đúng địa chỉ người mua.​
• File excel VNPT-EINVOICE/ mới: sẽ xuất ra file danh sách khách hàng dưới dạng excel, người dùng có thể tham khảo các thông tin của khách hàng trong file này.

Lưu ý: file mới là file được định dạng theo thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính ban hành, có hiệu lực ngày 1/7/2022. Các gian hàng lựa chọn sử dụng file theo mẫu tương ứng trên hệ thống VNPT để thực hiện import thông tin thành công

- Bạn tiếp tục kích Xuất file để hệ thống tải xuống dữ liệu tương ứng

- Sau khi xuất file zip -> bạn thực hiện thao tác upload file dữ liệu khách hàng trên phần mềm VNPT

5.2. Màn hình hóa đơn

- Khi bạn chọn File hoặc tích chọn hóa đơn -> chọn Thao tác -> hệ thống hiển thị thêm chức năng Xuất file theo mẫu VNPT-EINVOICE

- Bạn kích chọn Xuất file theo mẫu VNPT-EINVOICE -> hệ thống hiển thị pop-up với các lựa chọn:

• File zip xml VNPT-EINVOICE/ mới: sẽ xuất ra file danh sách hóa đơn dưới dạng file zip xml để người dùng có thể import vào phần mềm VNPT. Lưu ý:
  • Hiện tại KiotViet đang hỗ trợ tạo hóa đơn điện tử (trên VNPT-EINVOICE) với dữ liệu hiển thị theo mẫu như sau:

• Để việc tạo dữ liệu được chính xác, các hóa đơn có thể import lên hệ thống VNPT phải KHÔNG chứa thông tin giảm giá hóa đơn, các giá trị thu khác.
• Nếu hóa đơn có nhiều loại thu khác -> giá trị Thu khác đầu tiên (tính theo %) có mã chứa từ khóa bắt đầu là VAT và có giá trị theo tỉ suất: 0%, 5%, 8%, 10% sẽ được hiểu là thuế VAT của hóa đơn đó.
• Thuế suất được tính theo giá trị thu khác hiển thị trong file tương ứng như sau:
  • 0: thuế 0%
  • 5: thuế 5%
  • 8: thuế 8%
  • 10: thuế 10%
• -1: không có thuế​

• ​​File excel VNPT-EINVOICE/ mới: sẽ xuất ra file danh sách hóa đơn dưới dạng excel, người dùng có thể tham khảo các thông tin của hóa đơn trong file này.
• Lưu ý:
  • Để xem thông tin và import thành công lên hệ thống VNPT, với trường hợp khách hàng là khách lẻ (không có mã trên KiotViet), khi xuất file .zip hoặc excel danh sách hóa đơn -> hệ thống hiển thị:
    • MaKhachHang: KHACHLEKHONGLAYHD.
    • TenKhachHang: Khách lẻ.
  • File mới là file được định dạng theo thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính ban hành, có hiệu lực ngày 1/7/2022. Các gian hàng lựa chọn sử dụng file theo mẫu tương ứng trên hệ thống VNPT để thực hiện import thông tin thành công.

- Bạn tiếp tục kích Xuất file để hệ thống tải xuống dữ liệu tương ứng

- Sau khi xuất file zip -> bạn thực hiện thao tác upload file dữ liệu hóa đơn trên phần mềm VNPT

IV. FPT-eInvoice

1. Thiết lập tính năng

- Tại màn hình Quản lý, từ menu Thiết lập (1), bạn kích chọn Thiết lập cửa hàng (2).

- Trong khối Thiết lập quản lý, bạn chọn Giao dịch (3), kích vào biểu tượng  để bật tính năng Kết nối hóa đơn điện tử (4)

- Trên pop-up Thiết lập kết nối hóa đơn điện tử, bạn chọn FPT (5) -> nhập thông tin đăng nhập trên hệ thống FPT-eInvoice (6) -> kích Lưu (7)

- Tùy chọn Cho phép phát hành hóa đơn điện tử ngay trên màn hình bán hàng trên KiotViet:

• Nếu bạn tích chọn: Hệ thống hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử ngay khi thanh toán trên màn hình bán hàng với điều kiện trên hệ thống FPT-eInvoice gian hàng có Loại HĐ: từ máy tính tiền với trạng thái Hiệu lực.

​

• Với gian hàng chưa thiết lập điều kiện thỏa mãn trên hệ thống FPT-eInvoice -> KiotViet không hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử ngay trên màn hình bán hàng
• Nếu không tích chọn: gian hàng chủ động tạo hóa đơn và thực hiện thao tác phát hành trên FPT-eInvoice.

2. Phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Với gian hàng thiết lập Cho phép phát hành hóa đơn điện tử ngay trên màn hình bán hàng và tài khoản người dùng có quyền Phát hành hóa đơn điện tử (trong Giao dịch -> Hóa đơn)

trên màn hình Bán hàng sẽ hiển thị biểu tượng  tắt/bật chế độ Tự động phát hành hóa đơn điện tử

- Nếu tắt : hệ thống chỉ tạo hóa đơn trên KiotViet và không gửi thông tin sang hệ thống FPT-eInvoice.

- Nếu bật :

• Khi người dùng thanh toán hóa đơn -> KiotViet sẽ đồng thời gửi thông tin sang hệ thống FPT-eInvoice để phát hành hóa đơn điện tử.
• KiotViet hiển thị danh sách mẫu áp dụng xuất từ máy tính tiền -> bạn chọn mẫu áp dụng cần sử dụng ở lần đầu tiên. Lưu ý: thông tin mẫu áp dụng được ghi nhớ theo từng người dùng và từng thiết bị.

Như vậy, KiotViet đã thực hiện xong phần hướng dẫn sử dụng Kết nối hóa đơn điện tử.

Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài tư vấn bán hàng 1800 6162, tổng đài hỗ trợ phần mềm 1900 6522 hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: hotro@kiotviet.com để được hỗ trợ và giải đáp.

Chúc Quý khách thành công!

Tài liệu được cập nhật mới nhất ngày 26/09//2024