Nhân viên

Hướng dẫn sử dụng tính năng Nhân viên

Đây là tính năng trên ứng dụng KiotViet Salon  giúp người dùng quản lý lịch làm việc và bảng tính lương của nhân viên.

I. Nhân viên

- Để xem được lịch làm việc, tài khoản người dùng cần được phân quyền nhân viên và xem danh sách nhân viên trên chi nhánh:

1. Tìm kiếm, lọc nhân viên.

- Trên menu Nhiều hơn (1), bạn chạm Nhân viên (2). 

- Ứng dụng sẽ hiển thị màn hình Nhân viên với danh sách các nhân viên của cửa hàng, đi kèm là thông tin bao gồm:

• Tên nhân viên

• Mã nhân viên tương ứng

• Tổng số lượng nhân viên làm việc ở chi nhánh.

- Tại đây, bạn có thể nhấn chọn biểu tượng   (3.1) để tìm kiếm nhân viên theo tên, mã (3.2). 

- Chi nhánh làm việc hiển thị mặc định là chi nhánh được chọn ở ngay màn hình chính (4.1). Bạn có thể chọn lại bằng cách nhấn vào biểu tượng (4.2) -> chọn chi nhánh mong muốn (4.3).

- Ngoài ra, ứng dụng hỗ trợ bạn lọc nhân viên theo hai điều kiện, bao gồm:

• Chi nhánh trả lương

• Phòng ban

- Để thao tác, bạn nhấn chọn biểu tượng (5.1) -> tích chọn vào điều kiện mong muốn (5.2) -> chạm Áp dụng (5.3) để hoàn tất thao tác.         

2. Xem thông tin chi tiết nhân viên

- Bạn nhấn chọn vào nhân viên cần xem trên danh sách (1), ứng dụng sẽ chuyển đến màn hình Chi tiết nhân viên (2), bao gồm các mục:

• Thông tin chung của nhân viên

• Thông tin lương

• Thông tin chấm công

- Xem thông tin chung của nhân viên:

• Bạn chọn biểu tượng  (2.1), ứng dụng chuyển sang màn hình chi tiết, hiển thị hai mục là Thông tin chính (2.2) và Thông tin bổ sung (2.3).

• Để gọi nhân viên, bạn nhấn chọn vào số điện thoại đã lưu (2.4), ứng dụng sẽ hiển thị pop – up để gọi trực tiếp cho nhân viên này (2.5).

- Xem thông tin Lương:

• Ứng dụng hỗ trợ hiển thị chi tiết ở hai mục là:

  • Thiết lập lương (3.1)

  •  Phiếu lương (3.2)

• Bạn nhấn chọn vào bảng lương cần xem, ứng dụng sẽ chuyển sang màn hình chi tiết (3.3) -> bạn chạm biểu tượng  (3.4) để xem thông tin hoa hồng ứng với nhân viên này (nếu cần).

• Ứng dụng hỗ trợ bạn hai tùy chọn để xem chi tiết hoa hồng nhân viên, bao gồm:

  • Xem theo hóa đơn

  • Xem theo hàng hóa

• Bạn chạm vào mục Chia sẻ (3.5) -> chọn kênh cần gửi (3.6) để chia sẻ ảnh bảng lương (nếu cần).

- Xem thông tin Chấm công:

• Bạn chạm vào mục Chấm công (4.1), sẽ có hai trường hợp:

  • Nếu nhân viên chưa có lịch làm việc, ứng dụng hiển thị:

• Nếu nhân viên đã có lịch, bạn nhấn chọn vào ca cần xem (4.2) và xem thông tin ở màn hình Chi tiết ca làm việc (4.3).

3. Thiết lập chung

- Tại màn hình Nhân viên, bạn chọn biểu tượng  (1), hệ thống hiển thị các mục thiết lập chung cho gian hàng.

3.1. Khởi tạo

- Bạn cũng bấm vào nút Khởi tạo (1) ngay tại màn hình Thiết lập chung. Hệ thống hiển thị màn hình với 3 bước thiết lập cơ bản. Bạn có thể theo dõi tỷ lệ hoàn thành trên thanh Khởi tạo và thông tin chi tiết trên các mục, cụ thể theo thứ tự từ trên xuống dưới như sau:

• Nhân viên (20%)

• Lịch làm việc (bao gồm Tạo ca & Xếp lịch - 60%)

• Chấm công (80%)

• Thiết lập bảng lương (100%)

- Tạo Nhân viên:

• Bạn chọn Tạo thêm nhân viên (1). Tại đây, bạn nhập các thông tin cơ bản (2) như:

  • Tên nhân viên

  • Số điện thoại

  • Chi nhánh trả lương: Mặc định là chi nhánh đăng nhập, bạn có thể chọn lại.1 nhân viên chỉ được trả lương trên 1 chi nhánh.

  • Chi nhánh làm việc: Mặc định là chi nhánh đăng nhập, bạn có thể chọn nhiều chi nhánh

• Kích +Thêm nhân viên (2) và điền các thông tin tương ứng hoặc kích biểu tượng  (3), chọn Thoát (3.1) để quay trở lại màn hình Khởi tạo.

• Sau khi nhập thông tin hoàn tất, bạn nhấn Tiếp tục (4). Hệ thống chuyển tới bước 2 là Thiết lập lương nhân viên. Tại đây, bạn tùy chỉnh mức lương, loại lương theo nhu cầu (5). Nếu muốn thiết lập nhiều hơn, bạn nhấn Chi tiết (5.1)

• Bạn cũng có thể tùy chọn các thiết lập nâng cao khác (5.2) -> chọn Lưu (6) để hoàn tất thao tác.

- Thiết lập Lịch làm việc:

• Bạn nhấn Tạo thêm ca làm việc (1). Tại đây, bạn chọn số lượng ca làm việc 1 ngày (2).

• Chỉnh sửa thông tin (nếu cần) (3) -> kích Tiếp tục (4).

- Thiết lập Chấm công: là thao tác thiết lập hình thức ghi nhận chấm công cho nhân viên và các tùy chỉnh tính đi trễ, về sớm.

• Tại tùy chọn đi muộn về sớm, bạn chọn Có hoặc Không tùy nhu cầu (2). Nếu chọn có, ứng dụng chuyển tiếp tới màn hình chọn thời gian áp dụng (2.1) -> chọn Tiếp tục (3). 

• Tại tùy chọn làm thêm, bạn chọn Có hoặc Không tùy nhu cầu (4). Nếu chọn có, ứng dụng chuyển tiếp tới màn hình chọn thời gian áp dụng (4.1) -> chọn Tiếp tục (5)

• Bạn chọn hình thức chấm công cho gian hàng (6).

- Bạn chọn Xem danh sách bảng lương (1), -> hệ thống hiển thị danh sách các bảng lương đã tạo (2).

• Trên màn hình Bảng tính lương, bạn chạm biểu tượng + (3) -> chọn +Tạo bảng lương (3.1).

• Ứng dụng chuyển sang màn hình Thêm bảng lương, bạn chọn Kỳ hạn trả lương (3.2) và Kỳ làm việc (3.3) -> chạm Tạo bảng lương (4)

• Để chốt bảng lương, bạn nhấn Chốt lương (5) trên bảng lương đã chọn.

• Để xóa bảng lương, trên màn hình Bảng tính lương đã chọn, bạn chạm biểu tượng   (1) -> chọn Hủy bảng lương để xác nhận thông tin (2)

3.2. Ca làm việc

- Hệ thống hiển thị danh sách ca làm việc của cửa hàng ở tất cả chi nhánh và sắp xếp ưu tiên ca làm việc của chi nhánh đang đăng nhập lên đầu.

- Thêm mới ca làm việc:

- Để thêm mới ca làm việc, bạn kích chọn biểu tượng +  (1) -> chọn Tạo ca (2), nhập thông tin ca làm việc (3) -> kích Lưu (4) để ghi nhận thông tin.

• Lưu ý: hệ thống hỗ trợ thiết lập Thời gian cho phép nhân viên chấm công ngoài thời gian của ca làm việc. Khi nhân viên chấm công ra, vào trên máy chấm công, trong khoảng thời gian thiết lập này, hệ thống sẽ tự động đồng bộ thông tin ghi nhận vào đúng ca làm việc.

- Chỉnh sửa ca làm việc:

• Để cập nhật – ngừng hoạt động ca làm việc, bạn kích vào biểu tượng   cạnh tên ca làm việc (1) -> chỉnh sửa thông tin ca làm việc (2) -> kích Lưu (3) để ghi nhận thông tin.

- Để xóa ca, bạn kích vào biểu tượng   cạnh tên ca làm việc (1) -> chọn Xóa ca (2) -> xác nhận Đồng ý (3) để ghi nhận thông tin.

• Đối với các ca đã phát sinh đặt lịch, hệ thống sẽ hiển thị pop – up thông báo chặn:

3.3. Chấm công

- Hệ thống hỗ trợ thiết lập tự động tính đi muộn, về sớm, làm thêm giờ và ghi nhận thời gian chấm công cho nhiều ca làm việc.

- Ghi nhận giờ chấm công: bạn lựa chọn theo 1 trong 2 cách:

• Theo giờ bắt đầu và kết thúc ca: khi thực hiện chấm công thủ công trên màn hình Chấm công -> hệ thống hiển thị mặc định Giờ vào và ra theo giờ bắt đầu và kết thúc ca tương ứng, bạn có thể chỉnh sửa thông tin

• Theo giờ chấm công thực tế: khi thực hiện chấm công thủ công trên màn hình Chấm công -> hệ thống hiển thị mặc định Giờ vào và ra theo thời gian người dùng thao tác tích chọn, bạn có thể chỉnh sửa thông tin.

- Bật/ tắt Tự động chấm công cho nhân viên. Nếu bật:

• Hệ thống sẽ tự động chấm công cho nhân viên mỗi ngày theo thời gian bắt đầu và kết thúc của ca làm việc.

• Hệ thống ẩn thiết lập Cho phép chấm 1 lượt Vào - Ra khi làm nhiều ca liên tục.

- Bật/ tắt Cho phép chấm 1 lượt Vào - Ra khi làm nhiều ca liên tục:

• Nếu nhân viên có nhiều ca làm việc trong ngày và gian hàng mong muốn nhân viên chỉ cần chấm công 1 lần vào và 1 lần ra thì hệ thống tự động ghi nhận thời gian ra, vào tương ứng của tất cả các ca làm việc, bạn bật: Tự động ghi nhận thời gian chấm công -> điền số ca tối đa và thời gian tối đa giữa 2 ca (tính từ thời gian ra của ca trước đến thời gian vào của ca sau).

• Ví dụ: nhân viên có 2 ca làm việc: ca 1 (7:00 – 12:00), ca 2 (13:00 – 17:00). Nhân viên chỉ cần chấm công Vào ca 1 và Ra ca 2 -> hệ thống sẽ tự động ghi nhận Ra ca 1 lúc 12:00 và Vào ca 2 lúc 13: 00.

• Cài đặt đi muộn – về sớm: Bạn kích vào biểu tượng   (1) -> bật tích Đi muộn, Về sớm nếu cần và chọn thời gian mong muốn (2).

• Cài đặt làm thêm giờ: Bạn kích vào biểu tượng   (1) -> bật tích Đi muộn, Về sớm nếu cần và chọn thời gian mong muốn (2).

- Chấm công trên điện thoại di động: Ngoài chấm công qua vân tay trên máy chấm công hoặc thao tác chấm công thủ công trực tiếp trên phần mềm, hệ thống còn hỗ trợ chấm công bằng thiết bị di động của nhân viên. Để sử dụng tính năng này, gian hàng cần bật tính năng Chấm công trên điện thoại di động (1) -> nhấn + (2) -> bạn nhập thông tin địa chỉ (3) -> chọn Lưu (4) để hoàn tất thao tác.

• Để chỉnh sửa mã QR cũ, tại màn hình Chấm công trên điện thoại, bạn chọn biểu tượng   (5). Tại đây, bạn có thể chỉnh sửa lại địa chỉ chi nhánh (5.1), đổi mã QR (5.2) hoặc chia sẻ (5.3) -> chọn Lưu (5.4) để hoàn tất thao tác.

• Để xóa mã QR, tại màn hình Chấm công trên điện thoại, bạn chọn biểu tượng  (6). Tại đây, bạn chọn Xóa (7)

3.4. Tính lương

- Hệ thống hỗ trợ thiết lập tính lương với giao diện như sau:

- Ngày bắt đầu kỳ lương hàng tháng: Bạn kích biểu tượng   (1) để thiết lập ngày bắt đầu kỳ lương hàng tháng. Đây cũng là ngày bắt đầu tính công cho nhân viên có kỳ lương hàng tháng.

- Số giờ của ngày công chuẩn: Bạn điền số giờ công chuẩn mỗi ngày. Dữ liệu này sẽ dùng để tính lương cho nhân viên áp dụng tính lương theo công tháng.

- Cài đặt nửa công: Bạn chọn   (1) để tắt/bật tính năng và điền thời gian làm việc dưới số giờ cụ thể nếu muốn thiết lập tính nửa công cho nhân viên.

• Ví dụ: ngày công chuẩn: 8 giờ, tính nửa công khi nhân viên làm việc <= 4 giờ 30 phút. Nhân viên chấm công tổng thời gian làm việc: 4 giờ 00 phút => hệ thống tính hôm đó nhân viên làm nửa công. Trên bảng lương, mỗi ngày làm nửa công sẽ được tính là 0.5 công.

• Lưu ý: Với ngày làm việc ghi nhận nửa công, hệ thống vẫn tính giờ làm thêm (nếu chấm công ngoài khoảng thời gian của ca làm việc) nhưng KHÔNG tính đi muộn, về sớm (nếu có thiết lập).

- Tự động tạo bảng tính lương: bạn bật  tính năng nếu muốn hệ thống tự động tạo bảng lương theo thời gian chi trả lương của gian hàng.

• Bảng lương sẽ được tạo vào 00h00 ngày bắt đầu kỳ lương mới

• Ví dụ: Ngày bắt đầu kỳ lương hàng tháng vào Ngày 01 thì vào 00h00 ngày 01 hàng tháng hệ thống sẽ tự động tạo bảng lương.

• Để bảng lương tự động có thể được tạo thì cần thỏa mãn các điều kiện như sau:

  • Bắt buộc ít nhất phải có 1 nhân viên có thiết lập lương

  • Chưa tồn tại bảng lương có ngày bắt đầu và kết thúc trùng với kỳ lương

  • Ngày bắt đầu và kết thúc của bảng tính lương không được phép sửa

• Lưu ý: Gian hàng vẫn có thể chủ động tạo bảng (nếu muốn) trong khi thiết lập tự động tạo bảng lương.

- Tự động cập nhật bảng tính lương: Bảng tính lương sẽ được tự động cập nhật mỗi ngày

- Thiết lập Mẫu lương: Hệ thống hỗ trợ áp dụng nhanh cùng 1 cách tính lương cho nhiều nhân viên theo mẫu lương có sẵn bao gồm các thông tin về lương hoa hồng, thưởng, phụ cấp và giảm trừ.

3.5. Hoa hồng và thưởng

- Hệ thống hỗ trợ thiết lập hình thức tính hoa hồng và thưởng cho nhân viên với giao diện như sau:

3.5.1. Nhân viên thực hiện dịch vụ

- Hệ thống hỗ trợ thiết lập hình thức tính hoa hồng cho nhân viên nếu có nhiều nhân viên cùng làm một dịch vụ, bạn có thể lựa chọn theo 2 cách:

- Nhận toàn bộ doanh thu dịch vụ: Nếu bạn chọn Nhận toàn bộ doanh thu dịch vụ mỗi nhân viên đều được nhận toàn bộ doanh thu của dịch vụ đã cùng làm .

- Chia doanh thu dịch vụ theo hệ số trên từng hóa đơn: Nếu bạn chọn tùy chọn này, doanh thu được chia theo hệ số cho các nhân viên trên từng hóa đơn, việc thiết lập tỷ lệ sẽ do người dùng thao tác khi bán hóa đơn.

- Lưu ý:

• Khi bạn không thiết lập hệ thống mặc định lựa chọn Nhận toàn bộ doanh thu dịch vụ.

• Khi thay đổi thiết lập chỉ ảnh hưởng các dữ liệu chưa chốt lương, dữ liệu đã chốt lương sẽ không thay đổi.

- Phân quyền điều chỉnh tỷ lệ: để có thể chỉnh tỷ lệ hoa hồng cho nhân viên trong đơn, nếu không dùng tài khoản Admin, bạn cần được phân quyền như sau:

3.5.2. Nhân viên tư vấn bán

- Hệ thống hỗ trợ thiết lập hình thức tính hoa hồng cho nhân viên nếu có nhiều nhân viên cùng tư vấn bán, bạn có thể lựa chọn theo 2 cách:

- Nhận toàn bộ doanh thu dịch vụ: Nếu bạn chọn Nhận toàn bộ doanh thu dịch vụ mỗi nhân viên đều được nhận toàn bộ doanh thu của dịch vụ đã tư vấn.

- Chia đều doanh thu dịch vụ: Nếu bạn chọn tùy chọn này, doanh thu được chia đều cho các nhân viên cùng tư vấn dịch vụ.

- Lưu ý:

• Khi bạn không thiết lập hệ thống mặc định lựa chọn Nhận toàn bộ doanh thu dịch vụ.

• Khi thay đổi thiết lập chỉ ảnh hưởng các dữ liệu chưa chốt lương, dữ liệu đã chốt lương sẽ không thay đổi.

3.5.3. Cách chia doanh thu trong Gói dịch vụ, liệu trình

- Hệ thống hỗ trợ thiết lập cách chia doanh thu trong Gói dịch vụ, liệu trình cho nhân viên nếu có nhiều nhân viên cùng thực hiện, bạn có thể lựa chọn theo hai cách như sau:

• Mặc định với toàn bộ gian hàng chọn Giá bán lẻ.

• Khi bạn chuyển sang Giá phân bổ, hệ thông ghi nhận doanh thu tính hoa hồng theo giá phân bổ của dịch vụ trong Gói. Thay đổi cài đặt sẽ áp dụng cho toàn bộ dịch vụ đã ghi nhận trong báo cáo.

- Hệ thống ghi nhận doanh thu của Gói trên màn hình Đối tác -> Thẻ dịch vụ: Doanh thu của Gói được ghi nhận sau khi trừ giảm giá hàng hóa và giảm giá hóa đơn (không tính trừ thẻ).

- Hệ thống ghi nhận giá của dịch vụ trong Gói trong Chi tiết hóa đơn như sau:

• Nếu người dùng chọn thiết lập theo Giá phân bổ, khi người dùng tạo hóa đơn sử dụng dịch vụ trong gói, hệ thống ghi nhận giá bán lẻ của dịch vụ kèm theo giá của dịch vụ trong gói.

• Công thức tính Doanh thu dịch vụ trong gói = (Đơn giá bán lẻ dịch vụ*Giá bán gói) / Tổng giá bán lẻ của Gói.

3.6. Quản lý lễ tết

- Bạn có thể xem thông tin, thêm mới, cập nhật, xóa kỳ lễ tết của gian hàng. Đây chính là cơ sở để tính lương cho nhân viên nếu bạn có thiết lập mức lương khác vào các ngày lễ, tết trong năm.

- Để thêm mới kỳ lễ tết, bạn kích chọn biểu tượng + (1) -> nhập thông tin (2) -> kích Lưu (3) để ghi nhận.

- Để cập nhật thông tin kỳ lễ tết, bạn kích vào tên kỳ lễ tết (1) -> nhập thông tin (2) -> kích Lưu (3).

- Để xóa kỳ lễ tết, bạn có thể kích vào tên kỳ lễ tết (1) -> nhấn Xóa (2) -> chọn Đồng ý (3) để xác nhận thông tin xóa.

II. Chấm công

- Để xem được thông tin chấm công trên ứng dụng, tài khoản người dùng cần được phân quyền Xem DS ở mục Lịch làm việc trên chi nhánh:

- Trên menu Nhiều hơn (1), bạn chạm Chấm công (2). 

- Để tùy chọn thời gian xem lịch, bạn chạm vào biểu tượng   (3), hệ thống hiển thị hai tùy chọn là theo Ngày và Tuần.

• Tùy chọn theo Ngày sẽ có giao diện như sau:

• Tùy chọn theo Tuần sẽ có giao diện như sau:

- Chi nhánh hiển thị mặc định là chi nhánh đăng nhập (5) -> bạn có thể chọn lại chi nhánh (6).

- Để xem thông tin chi tiết chấm công của từng nhân viên, bạn chạm vào chi tiết chấm công (7) -> hệ thống hiển thị màn hình Chi tiết làm việc (8)

III. Bảng lương

- Để xem được bảng tính lương, tài khoản người dùng cần được phân quyền Xem DS trong Bảng lương NV trên chi nhánh.

- Trên menu Nhiều hơn (1), bạn chạm Bảng tính lương (2), ứng dụng hiển thị danh sách bảng tính lương (3).

- Bạn chạm vào bảng lương cụ thể để xem thông tin chi tiết.

- Với bảng lương ở trạng thái Tạm tính, bạn có thể thực hiện Chốt lương (nếu tài khoản được phân quyền).

- Để xem chi tiết, bạn kích chọn vào phiếu lương của nhân viên cần xem (3), ứng dụng sẽ chuyển sang màn hình chi tiết phiếu lương (4).

1. Thêm bảng lương

- Để thêm được bảng tính lương, tài khoản người dùng cần được phân quyền Xem DS và Thêm mới trong Bảng lương nhân viên trên chi nhánh.

- Trên màn hình Bảng tính lương, bạn chạm biểu tượng  (1) -> chọn +Tạo bảng lương (2).

- Ứng dụng chuyển sang màn hình Thêm bảng lương, bạn chọn Kỳ hạn trả lương (2) và Kỳ làm việc (3) -> chạm Tạo bảng lương (4)

2.  Xóa bảng lương

- Để xóa được bảng tính lương, tài khoản người dùng cần được phân quyền Xem DS và Xóa trong Bảng lương nhân viên trên chi nhánh.

- Trên màn hình Bảng tính lương, bạn chạm vào bảng lương cần xóa (1) -> chạm biểu tượng   (2) -> chọn Hủy bảng lương để xác nhận thông tin (3)

3. Tìm kiếm/lọc

- Ứng dụng hỗ trợ tìm kiếm/lọc bảng lương theo các điều kiện: Chi nhánh, Trạng thái.

- Lọc theo Chi nhánh: Trên Bảng tính lương, bạn chọn Chi nhánh (1) -> tích chọn chi nhánh cần xem (2).

- Lọc theo Trạng thái: Trên Bảng tính lương, bạn chọn trạng thái cần xem (1) -> ứng dụng hiển thị danh sách bảng lương tương ứng với trạng thái đã chọn (2).

Như vậy, KiotViet đã thực hiện xong phần hướng dẫn sử dụng tính năng Nhân viên trên mobile.

Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài tư vấn bán hàng 1800 6162, tổng đài hỗ trợ phần mềm 1900 6522 hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: hotro@kiotviet.com để được hỗ trợ và giải đáp.

Chúc Quý khách thành công!

  Tài liệu được cập nhật mới nhất ngày 05/05/2024