Mục lục

Thiết lập cửa hàng

Xem mục lục

Quản lý Coupon

Hướng dẫn sử dụng tính năng Quản lý Coupon

Coupon là phiếu giảm giá trực tiếp trên hóa đơn.

Lợi ích của coupon: Là phương tiện marketing hữu hiệu, là cầu nối giúp doanh nghiệp chăm sóc, gắn kết khách hàng thân thiết…được sử dụng rộng rãi trong các hoạt động kinh doanh…

Tính năng coupon của KiotViet nhằm:

- Hỗ trợ quản lý từng coupon một cách rõ ràng và thống nhất: từ việc quản lý các điều kiện sử dụng coupon theo đợt phát hành, cho đến phát hành, hủy từng coupon và theo dõi lịch sử của từng coupon đó trong các giao dịch liên quan.

- Sau khi cửa hàng tặng coupon cho khách hàng, KiotViet quản lý tất cả các giao dịch của khách hàng với cửa hàng liên quan tới coupon như: Thanh toán hóa đơn, Trả hàng, Đổi trả hàng kèm việc kiểm tra các điều kiện áp dụng và lưu thông tin chặt chẽ, cụ thể.

- Hệ thống thể hiện giá trị giảm giá hóa đơn của các coupon đã sử dụng trên từng đợt phát hành đồng thời thể hiện trên các báo cáo liên quan (báo cáo cuối ngày, báo cáo bán hàng, báo cáo tài chính...) để cửa hàng phân tích rõ hiệu quả kinh doanh sau các đợt phát hành.

- Ngoài ra, với các thiết lập linh hoạt như cho phép áp dụng kèm thanh toán bằng điểm, voucher… hoặc các chương trình khuyến mại khác giúp chủ cửa hàng sử dụng các đợt phát hành coupon một cách linh hoạt.

I. Thiết lập tính năng Coupon

- Trong màn hình Quản lý, từ menu Thiết lập (1) bạn chọn Thiết lập cửa hàng (2)

- Trong khối Thiết lập quản lý, bạn chọn Giao dịch (3), kích vào biểu tượng để bật tính năng Coupon (4).

- Bạn chọn Chi tiết (5) để thiết lập thông tin cho tính năng Coupon (6)

Áp dụng gộp với các chương trình khuyến mại khác:
- Nếu tích chọn: hệ thống cho phép sử dụng gộp cùng với các chương trình khuyến mại khi đã dùng coupon để thanh toán hóa đơn.
- Nếu không tích chọn: hệ thống không cho phép sử dụng gộp cùng với các chương trình khuyến mại khi đã dùng coupon để thanh toán hóa đơn.
Chọn Đồng ý (7) để hoàn tất thao tác.

II. Quản lý đợt phát hành coupon

- Tại màn hình Quản lý, từ menu Thiết lập (1), bạn chọn Quản lý coupon (2)

- Màn hình Coupon được hiện ra như sau:

- Hệ thống mặc định hiển thị danh sách các đợt phát hành coupon ở trạng thái đang được kích hoạt.

- Sử dụng bộ lọc coupon theo các thông tin: Mã, tên đợt phát hành, mã coupon hoặc trạng thái của đợt phát hành coupon.

1. Xem danh sách

- Xem thông tin chi tiết của đợt phát hành coupon nào, bạn kích vào đợt phát hành coupon đó, thông tin đợt phát hành coupon hiển thị chi tiết với 3 tab:

Tab 1: Thông tin: hiển thị các thông tin tổng quan như: mã đợt phát hành, tên đợt phát hành, thời gian áp dụng, giá trị coupon, Hàng/nhóm hàng mua, tổng tiền hàng tối thiểu, trạng thái và ghi chú đợt phát hành.

Tab 2: Danh sách coupon: hiển thị thông tin chi tiết các mã coupon của đợt phát hành, bạn có thể tìm kiếm (1) và lọc trạng thái (2) các mã coupon.

Tab 3: Lịch sử sử dụng: hiển thị thông tin về các giao dịch có sử dụng coupon.

- Cột Giá trị coupon là tổng giảm giá thực tế của các coupon đã sử dụng trong hóa đơn.

- Kích vào mã phiếu (1) để xem chi tiết của giao dịch đó (2)

2. Thêm đợt phát hành

- Trên màn hình Coupon, bạn kích vào nút + Thêm đợt phát hành mới

- Màn hình Thêm đợt phát hành coupon hiện ra như sau:

2.1. Thông tin

- Trên tab Thông tin, bạn nhập các thông tin của đợt phát hành coupon:

Mã đợt phát hành: là thông tin duy nhất, bạn có thể bỏ trống để hệ thống tự tạo sau khi lưu thông tin.
Tên đợt phát hành: bắt buộc nhập.
Giá trị coupon: là giá trị giảm giá áp dụng cho khách khi mua hàng.
Hiệu lực từ: là thời gian áp dụng coupon.
Tình trạng: chọn Kích hoạt hoặc Chưa áp dụng.
Hàng/nhóm hàng mua: Hóa đơn có chứa các hàng hóa này sẽ được thanh toán bằng coupon. Hệ thống hỗ trợ 2 cách chọn:
- Chọn 1 hoặc nhiều hàng hóa:

Trường hợp bạn chọn hàng hóa có nhiều thuộc tính, hệ thống sẽ hiển thị checkbox Hàng hóa cùng loại

Nếu bạn tích chọn: hóa đơn có chứa hàng hóa này và các hàng hóa cùng loại sẽ được thanh toán bằng coupon.
Nếu bạn không tích chọn: hóa đơn chứa hàng hóa này mới được thanh toán bằng coupon, các hàng hóa cùng loại không được thanh toán bằng coupon.

Chọn 1 hoặc nhiều nhóm hàng mua:

Tổng tiền hàng: Tổng tiền hàng tối thiểu để có thể thanh toán bằng coupon.
Ghi chú: nhập thông tin ghi chú về đợt phát hành.

2.2. Danh sách coupon

- Để chuyển qua tab Danh sách coupon, bạn cần lưu lại thông tin đợt phát hành bằng cách kích vào Đồng ý trên pop-up xác nhận lưu thông tin.

- Trên tab Danh sách coupon, bạn có thể thực hiện các thao tác thêm mới coupon, phát hành coupon, trả coupon, hủy coupon. Thao tác cụ thể như sau:

2.3. Thêm mới coupon

- Để thêm mới coupon, bạn kích chọn + Danh sách coupon (1) -> bạn nhập thông tin trên pop-up Thêm danh sách coupon (2) -> kích Xong (3) để hoàn thành việc thêm coupon hoặc Bỏ qua để không lưu thông tin.

Số lượng coupon: Số lượng coupon sẽ được tạo ra (tối đa 5000 mã).
Độ dài mã coupon: Mã coupon sẽ bắt đầu bằng ký tự “CP”. Độ dài mã coupon tính cả ký tự CP không được nhỏ hơn 8 và lớn hơn 30.

- Kích Lưu (3) để hoàn thành việc thêm coupon hoặc Bỏ qua để không lưu thông tin.

- Sau khi kích Lưu, hệ thống sẽ hiện danh sách coupon đã được tạo.

2.4. Phát hành coupon

- Để phát hành coupon, bạn tích chọn coupon (1) -> kích Thao tác (2) -> kích Phát hành coupon (3)

- Hệ thống chuyển trạng thái coupon thành Đã phát hành (4)

2.5. Hủy coupon

- Hệ thống chỉ cho phép hủy coupon ở trạng thái Chưa sử dụng

- Bạn kích vào mã coupon cần hủy (1) -> kích Thao tác (2) -> kích Hủy coupon (3)

- Hệ thống hiện thông báo:

Nếu bạn chọn Đồng ý: hệ thống hủy coupon.
Nếu bạn chọn Bỏ qua: hệ thống trở lại màn hình Thêm/Cập nhật đợt phát hành coupon.

3. Cập nhật đợt phát hành

- Từ màn hình Coupon, bạn kích vào đợt phát hành chọn Cập nhật (1) -> cập nhật thông tin trên các tab (2) -> kích Lưu để ghi nhận thay đổi hoặc kích Bỏ qua để hủy thay đổi.

3.1. Thông tin

- Nếu đợt phát hành coupon không có coupon nào đã phát hành hoặc đã sử dụng thì bạn có thể sửa được toàn bộ thông tin.

- Nếu đợt phát hành coupon đã phát sinh giao dịch bạn chỉ có thể sửa một số thông tin: Mã đợt phát hành, Tên đợt phát hành, Tình trạng, Ghi chú.

3.2. Danh sách coupon

- Bạn có thể thêm mới, phát hành, hủy các mã coupon.

4. Sao chép đợt phát hành

- Trên màn hình coupon, chọn đợt phát hành cần sao chép -> kích Sao chép

- Pop-up Thêm đợt phát hành coupon được mở ra. Hệ thống cho phép người dùng tạo nhanh một đợt phát hành coupon tương tự và người dùng có thể tùy chỉnh.

- Hệ thống mặc định gợi ý đợt phát hành coupon ở trạng thái Chưa áp dụng, nếu muốn Kích hoạt ngay thì tích chọn lại trạng thái.

- Sau đó kích Lưu để sao chép hoặc kích Bỏ qua để hủy sao chép.

5. Xóa đợt phát hành

- Hệ thống không cho xóa đợt phát hành đã có coupon được phát hành hoặc sử dụng.

- Trên màn hình Coupon, bạn chọn đợt phát hành cần xóa -> kích Xóa (1) -> chọn Đồng ý (2) để xóa đợt phát hành hoặc kích Bỏ qua để không xóa.

III. Thiết lập tích điểm

- Khi thiết lập tính năng tích điểm (trong Thiết lập -> Thiết lập cửa hàng -> Đối tác), bạn tích/bỏ tích chọn để thiết lập không/có tặng điểm cho khách khi hóa đơn giảm giá bao gồm giảm giá khi áp dụng thanh toán coupon.

IV. Màn hình bán hàng

1. Thanh toán hóa đơn

- Khi thanh toán hóa đơn, hệ thống hiển thị thêm thông tin giảm giá bằng Coupon. Bạn kích chọn Giảm giá (1)

- Bạn thao tác nhập mã coupon ở trạng thái Đã phát hành và nhấn phím enter (2)

- Lưu ý: Nếu nhập mã coupon ở trạng thái khác Đã phát hành và không trong điều kiện áp dụng của đợt phát hành -> hệ thống sẽ hiển thị thông báo và không cho áp dụng.

- Bạn kích Thanh toán (F9) để thanh toán hóa đơn. Nếu hóa đơn có chương trình khuyến mại, tùy theo thiết lập Tính năng coupon hệ thống sẽ cho phép hoặc không cho áp dụng gộp với các chương trình khuyến mại.

- Lưu ý:

Hệ thống hỗ trợ áp dụng 1 mã coupon trên 1 hóa đơn.
Hệ thống không hỗ trợ sử dụng coupon với hóa đơn thanh toán offline.
Sau khi thanh toán thành công, hệ thống cập nhật thông tin của coupon đó trong phần quản lý coupon:
- Trạng thái = “Đã sử dụng”.
- Ngày sử dụng = Thời gian giao dịch trên hóa đơn.

2. Sao chép hóa đơn

- Nếu hóa đơn gốc có sử dụng giảm giá coupon thì khi sao chép, hóa đơn sao chép không được áp dụng mã coupon và giá trị giảm giá tương ứng của coupon của hóa đơn gốc.

3. Trả hàng theo đơn

- Khi chọn trả hàng theo hóa đơn được giảm giá từ coupon, giá trị giảm giá trên phiếu trả là tổng giá trị giảm trên hóa đơn mua đã bao gồm coupon.

4. Đổi trả hàng

Khi thực hiện đổi trả hàng

- Phần trả hàng: giá trị giảm giá đã bao gồm coupon.

- Phần mua hàng: chưa hỗ trợ giảm giá từ coupon.

V. Quản lý hóa đơn

- Trên màn hình Giao dịch -> Hóa đơn -> hệ thống hiển thị thông tin chi tiết coupon đã áp dụng.

- Lưu ý: Nếu bạn hủy hóa đơn hoặc trả hàng theo hóa đơn, mã coupon đã áp dụng sẽ không được sử dụng lại.

VI. Báo cáo

- Hệ thống ghi nhận giá trị giảm giá coupon trên tất cả các báo cáo có hiển thị thông tin giảm giá, cụ thể:

Báo cáo cuối ngày: mối quan tâm: Bán hàng, Hàng hóa.
Báo cáo tài chính: mục Chiết khấu hóa đơn (2.1).
Báo cáo bán hàng: tất cả các mối quan tâm (kiểu hiển thị Báo cáo Ngang).
Báo cáo khách hàng: mối quan tâm: Bán hàng, Lợi nhuận, Hàng bán theo khách (kiểu hiển thị Báo cáo Ngang).
Báo cáo hàng hóa: tất cả các mối quan tâm.
Báo cáo nhân viên: tất cả các mối quan tâm (kiểu hiển thị Báo cáo Ngang).
Báo cáo kênh bán: tất cả các mối quan tâm (kiểu hiển thị Báo cáo Ngang).