Quản lý Đặt phòng mobile hotel

Hướng dẫn sử dụng
Tính năng quản lý Đặt phòng

Đây là tính năng trên ứng dụng KiotViet Hotel  giúp người dùng theo dõi được tình trạng sử dụng của các phòng và đặt phòng. Cụ thể như sau:

I. Sơ đồ phòng

Giao diện Sơ đồ phòng cho phép bạn kiểm tra nhanh được tình trạng sử dụng của các phòng ở thời điểm hiện tại:

- Trên menu tính năng, bạn chạm Sơ đồ phòng (1) -> ứng dụng sẽ hiển thị màn hình sơ đồ phòng (2)

- Để thiết lập hiển thị màn hình Sơ đồ phòng, bạn thao tác như sau 

• Thiết lập phòng Sắp đến/ Sắp trả (2): bạn có thể thiết lập khoảng thời gian trước thời gian khách nhận phòng hoặc trả phòng để phòng hiển thị ở trạng thái Sắp đến/ Sắp trả. Với phòng Sắp đến: phòng đó sẽ không hiển thị trên màn hình Phòng trống nữa.
• Thiết lập Xem theo Hạng phòng/ Khu vực (3): Trên màn hình sơ đồ phòng sẽ hiển thị thêm dòng Hạng phòng/ Khu vực theo thiết lập để lọc cùng tình trạng sử dụng

- Ứng dụng hỗ trợ xem theo tình trạng sử dụng phòng: Phòng trống,, Sắp đến, Có khách và Sắp trả cùng số lượng phòng tương ứng mỗi trạng thái. Bạn có thể đồng thời lọc tình trạng sử dụng phòng (3) và khu vực hoặc hạng phòng (4) (tùy theo thiết lập) để xem sơ đồ phòng

• Khi xem Phòng trống, bạn có thể chạm chọn phòng trống để Thêm đặt phòng.
• Khi xem phòng Có khách, bạn có thể chạm chọn phòng đang có khách để Xem chi tiết đặt phòng.

- Trên mỗi phòng sẽ có 2 trạng thái Sạch và Chưa dọn. Bạn chạm  hoặc    để cập nhật trạng thái cho phòng.

- Bạn có thể chạm biểu tượng  để tìm kiếm phòng theo các điều kiện: Tên phòng, Hạng phòng, Trạng thái.

- Nếu khách sạn có in sẵn tên phòng thành QR lên thẻ phòng hoặc chìa khóa để thuận tiện cho việc tìm kiếm phòng, thao tác tìm kiếm như sau: bạn chạm vào biểu tượng   -> sau đó đưa mã QR ra trước camera để quét -> hệ thống tìm kiếm theo tên phòng trên QR và trả ra kết quả trên màn hình sơ đồ phòng

II. Lịch đặt phòng

1. Xem lịch đặt phòng

Đây là tính năng giúp người dùng theo dõi quá trình sử dụng phòng của khách sạn qua 1 khoảng thời gian. KiotViet hỗ trợ 3 kiểu thông tin hiển thị:

- Dạng lưới ngày: xem đặt phòng trên lịch trong một ngày cụ thể

- Dạng lưới tuần: xem đặt phòng trên lịch trong một tuần

- Hoặc danh sách: xem danh sách các đặt phòng một khoảng thời gian tùy chọn.

Chi tiết như sau: 

- Lưới thời gian ngày:

• Khi xem đặt phòng theo lưới ngày, bạn chạm biểu tượng  để chọn ngày tháng muốn hiển thị để xem lịch đặt.

- Lưới thời gian tuần

• Khi xem đặt phòng theo lưới tuần, bạn chạm biểu tượng  để chọn ngày tháng và ngày trong tuần muốn hiển thị để xem lịch đặt.

- Danh sách

• Khi xem đặt phòng theo danh sách, bạn chạm biểu tượng  để chọn thời gian muốn xem danh sách các đặt phòng.

- Khi xem Lịch đặt phòng dạng lưới ngày hoặc lưới tuần, bạn có thể thiết lập hiển thị Lưới thời gian xem theo hạng phòng hoặc theo khu vực, thao tác như sau:

- Khi xem Lịch đặt phòng dạng lưới tuần hoặc lưới ngày. Bạn có thể chạm vào biểu tượng  hoặc  trước tên phòng để cập nhật trạng thái Sạch/Chưa dọn cho phòng.

2. Tìm kiếm đặt phòng 

- Trên màn hình lịch đặt phòng, bạn chạm biểu tượng   -> ứng dụng hỗ trợ tìm kiếm đặt phòng theo các điều kiện: Tên khách hàng, Mã đặt phòng, Tên phòng, Trạng thái, Trạng thái tạo hóa đơn.

3. Xem chi tiết đặt phòng 

- Khi chạm vào đặt phòng trên màn hình xem Lịch đặt phòng hoặc chạm vào phòng Sắp đến, Có Khách, Sắp trả khi xem Sơ đồ phòng -> ứng dụng chuyển sang màn hình Chi tiết đặt phòng gồm các thông tin như sau:

- Tùy thuộc vào trạng thái của đặt phòng, mà người dùng có thể thực hiện các thao tác trên đặt phòng khi xem chi tiết:

• Với đặt phòng Đã đặt trước: Bạn có thể xem lịch sử hóa đơn (1), điều chỉnh thông tin chung của đặt phòng (2), quản lý khách lưu trú (3), nhận phòng (4), ngoài ra còn có thể thực hiện các thao tác khác khi chạm vào trong menu tùy chọn gồm đổi phòng, in đặt phòng, gửi email điều chỉnh đặt phòng, xem lịch sử cập nhật trên đặt phòng và hủy đặt phòng (5)

• Với đặt phòng Đang sử dụng: Bạn có thể xem lịch sử hóa đơn (1), điều chỉnh thông tin chung của đặt phòng (2) nhưng không thể thay đổi giờ nhận phòng, quản lý khách lưu trú (3), trả phòng(4) chuyển về trạng thái trước (5) cho phòng, và các thao tác khác trong menu tùy chọn gồm đổi phòng, in đặt phòng, xem lịch sử cập nhật trên đặt phòng và hủy đặt phòng (6)

• Với đặt phòng Đã trả phòng(3):
• Nếu chưa thanh toán hết: bạn có thể xem lịch sử hóa đơn (1), điều chỉnh thông tin chung của đặt phòng (2) nhưng không thể thay đổi phòng và thay đổi thời gian nhận trả phòng, quản lý khách lưu trú (3), tạo hóa đơn thanh toán (4), chuyển về trạng thái trước (5) cho phòng, và các thao tác khác trong menu tùy chọn gồm tạo hóa đơn một phần, in đặt phòng, xem lịch sử cập nhật trên đặt phòng (6), nếu muốn hủy đặt phòng, bạn cần hủy hóa đơn đã tạo trước.

• Nếu đã thanh toán hết: bạn có thể xem lịch sử hóa đơn (1), chỉ có thể thay đổi số lượng khách lưu trú và thông tin khách lưu trú (2), ngoài ra có thể in đặt phòng và xem lịch sử cập nhật trên đặt phòng (3), nếu muốn hủy đặt phòng, bạn cần hủy hóa đơn đã tạo trước.

III. Đặt phòng mới

- Trên menu tính năng, bạn chạm  (1) -> chọn Đặt phòng mới (2) -> Trên màn hình Chọn phòng bạn chọn số lượng phòng khách đặt trong Hạng phòng còn phòng trống, bảng giá áp dụng, khách thuê theo ngày/ theo giờ và thời gian nhận trả phòng (3) -> chạm Xác nhận (4) để thêm phòng đã chọn vào đặt phòng.

- Hoặc trên màn hình Sơ đồ phòng (1), khi xem Phòng trống(2), bạn chạm chọn phòng trống(3).

- Ứng dụng mở màn hình Thêm đặt phòng với thông tin mặc định là Khách lẻ.

- Nếu cần thay đổi khách hàng, bạn chạm vào khách hàng (1) -> tìm kiếm để chọn khách hàng(2)

• Khi chọn khách hàng thêm vào đặt phòng, nếu khách hàng chưa được lưu thông tin trên hệ thống, bạn có thể tạo nhanh khách hàng mới, thao tác như sau:

• Với khách hàng đã có thông tin trên hệ thống, sau khi thêm vào đặt phòng, bạn chạm vào tên khách (1) -> ứng dụng hiển thị 1 số thông tin của khách hàng gồm: số điện thoại, nợ hiện tại, điểm, lịch sử đặt phòng và hóa đơn -> bạn chọn:
  • Xóa khỏi đơn (2): xóa khách hàng khỏi đặt phòng, đưa về Khách lẻ.
  • Đổi khách hàng (3): đổi sang khách hàng khác.

-  Bạn chạm (2) để cập nhật số lượng khách lưu trú và thông tin khách lưu trú.

• Để thay đổi số lượng khách lưu trú (1): trên từng dòng Người lớn/trẻ em bạn chọn  hoặc  để tăng giảm số lượng hoặc chạm vào để nhập số lượng
• Để thêm giấy tờ khách lưu trú, bạn thao tác như sau: chọn biểu tượng  (2) -> điền các thông tin giấy tờ của khách lưu trú hoặc chạm vào biểu tượng   (3), sau đó đưa mặt trước giấy tờ ra trước camera và bấm nút chụp -> chọn Đồng ý để quét các thông tin trên giấy tờ -> Lưu (4). Hoặc chọn  (5) sau đó đưa mặt trước giấy tờ ra trước camera và bấm nút chụp -> chọn Đồng ý để quét các thông tin trên giấy tờ -> Lưu (4)
• Sau khi cập nhật xong thông tin khách lưu trú, bạn chạm Lưu (6) để quay lại màn hình Thêm đặt phòng

- Nếu khách cần đặt nhiều phòng, bạn chạm + Phòng(3) -> ứng dụng chuyển sang màn hình Chọn phòng, bạn thao tác chọn Hạng phòng còn phòng trống để thêm phòng vào đặt phòng.

- Bạn chọn (4) lựa chọn bảng giá áp đã tạo trên hệ thống để áp dụng cho đặt phòng. Bảng giá áp dụng cho giá phòng, 1 đặt phòng chỉ áp dụng được 1 bảng giá, nếu phòng không có trong bảng giá áp dụng sẽ được tính tiền theo bảng giá chung.

- Bạn chạm (5) để Thêm dịch vụ, sản phẩm cho từng phòng trong đặt phòng.

• Nếu không tích Chọn nhiều(5.1): sản phẩm được chọn(5.2) sẽ được thêm vào đặt phòng và sau khi chọn 1 sản phẩm sẽ quay lại màn hình đặt phòng.
• Nếu bạn  tích Chọn nhiều(5.1): có thể chọn nhiều sản phẩm (5.2) để thêm vào đặt phòng, sau đó bấm Thêm (5.3) để quay về màn hình đặt phòng.

- Bạn chạm (6) để xem chi tiết phòng đặt:

• Trên màn hình chi tiết phòng đặt, bạn có thể:
  • Thay đổi hình thức lưu trú theo Ngày / Giờ / Đêm.

• Thay đổi Phòng trống cùng Hạng phòng.

• Thay đổi thời gian nhận phòng, trả phòng.

• Điều chỉnh Đơn giá, giảm giá theo VND/%, và giá mỗi ngày

• Thêm Ghi chú cho phòng

​

• Bạn chạm Xong để quay lại màn hình Thêm đặt phòng

- Tại màn hình thêm đặt phòng, bạn chạm vào từng dòng tương ứng để chọn lại Kênh bán, Nhân viên đặt, Thời gian đặt, và Ghi chú cho đặt phòng (7). Thời gian đặt sẽ mặc định là thời gian khi bắt đầu thao tác Thêm đặt phòng.

- Bạn có thể đính kèm hình ảnh/ tài liệu cho đặt phỏng, thao tác như sau: chạm Chọn file tải lên (8) -> Tải ảnh lên hoặc Tải tài liệu lên -> chọn file trên máy và bấm Thêm. Bạn có thể đính kèm tối đa 3 file hình ảnh / tài liệu cho mỗi đặt phòng.

- Sau khi hoàn thành chi tiết Thêm đặt phòng, bạn chạm Thanh toán(9) để tiếp tục -> ứng dụng chuyển sang màn hình Thanh toán.

• Trên màn hình Thanh toán, Tổng tiền hàng được tính bằng Tổng tiền thuê của các phòng đã đặt ở chi tiết Thêm đặt phòng và tổng giá bán các dịch vụ, sản phẩm đã thêm trên đặt phòng.
• Bạn chạm (1) để thay đổi Giảm giá và Thu khác nếu cần, chạm (2) để điền tiền khách thanh toán và phương thức thanh toán. Nếu thông tin khách hàng đã có email, bạn có thể tích chọn có Gửi Email xác nhận đặt phòng (3) cho khách hay không. Sau đó chọn Nhận phòng nếu khách nhận phòng ngay, hoặc Đặt trước để hoàn thành Thêm đặt phòng (4).

IV. Điều chỉnh đặt phòng

- Khi xem đặt phòng chưa tạo hóa đơn, bạn có thể cập nhật 1 số thông tin trong chi tiết đặt phòng

1. Thông tin khách lưu trú

- Khi xem chi tiết đặt phòng, bạn chạm (1) để thay đổi thông tin khách lưu trú

• Để thay đổi số lượng khách lưu trú: trên từng dòng Người lớn/trẻ em bạn chọn  hoặc  để tăng giảm số lượng hoặc chạm vào để nhập số lượng (1)
• Để thêm giấy tờ khách lưu trú, bạn thao tác như sau: chọn biểu tượng  (2) -> điền các thông tin giấy tờ của khách lưu trú hoặc chạm vào biểu tượng  , sau đó đưa mặt trước giấy tờ ra trước camera để quét các thông tin trên giấy tờ (3) -> Lưu (4). Hoặc chọn  (5) sau đó đưa mặt trước giấy tờ ra trước camera và bấm nút chụp -> chọn Đồng ý để quét các thông tin trên giấy tờ -> Lưu (4). Hoặc chọn  (5) sau đó đưa mặt trước giấy tờ ra trước camera và bấm nút chụp -> chọn Đồng ý để quét các thông tin trên giấy tờ -> Lưu (4)
•  Sau khi cập nhật xong thông tin khách lưu trú, bạn chạm Lưu (5) để quay lại màn hình Xem chi tiết đặt phòng

2. Đổi phòng

- Nếu đặt phòng ở trạng thái Đã đặt trước hoặc đang sử dụng, bạn có thể đổi phòng khác cho đặt phòng đang xem. Bạn chọn  (1) -> ứng dụng chuyển sang màn hình Đổi phòng lưu trú, nếu đặt phòng ở trạng thái Đang sử dụng, bạn cần chọn tùy chọn thời gian của phòng đang sử dụng (2) bạn chọn Hạng phòng/ Phòng muốn đổi sang (3). Lúc này, bạn có thể đổi sang phòng trống bất kỳ cùng hạng phòng hoặc khác hạng phòng khách Đã đặt/ Đang sử dụng. Nếu phòng chọn đổi khác hạng phòng với phòng đang được Đặt trước/ Đang sử dụng, bạn cần lựa chọn tùy chọn xác nhận giá phòng(4)  -> Xác nhận đổi (5) để cập nhật thông tin

- Lưu ý: Nếu bạn chọn tùy chọn tính thời gian sử dụng ở cả 2 phòng:

• Phòng cũ:
  • Có trạng thái đã trả
  • Các dịch vụ, hàng hóa đã được sử dụng trong phòng trước khi thực hiện đổi và thời gian đã sử dụng phòng vẫn được ghi nhận cho phòng cũ
• Phòng mới: tiếp tục tính giờ sử dụng với giờ bắt đầu là giờ thao tác Đổi phòng

- Với các thông tin khác của đặt phòng, trên màn hình xem chi tiết Đặt phòng, bạn chạm -> Màn hình mở ra giống thao tác Thêm đặt phòng

- Tại đây, bạn có thể thay đổi 1 số thông tin bao gồm:

• Thay đổi Khách hàng cho đặt phòng(1).
• Thêm Phòng(2) trống vào đặt phòng
• Lựa chọn bảng giá áp dụng cho đặt phòng (3)
• Thêm dịch vụ, sản phẩm(4).
• Thay đổi Kênh bán, Thu ngân, Ghi chú, Chọn file tải lên. Riêng Thời gian đặt chỉ có thể lùi về thời gian trước đó(5).

• Bạn chọn (6) để mở ra màn hình Chi tiết phòng đặt. Tại đây bạn có thể thực hiện các thao tác chỉnh sửa tương tự khi thêm đặt phòng

• Thay đổi hình thức lưu trú theo Ngày / Giờ / Đêm.

• Thay đổi Phòng trống cùng Hạng phòng.

• Thay đổi thời gian nhận phòng, trả phòng.

• Điều chỉnh Đơn giá, giảm giá theo VND/%, và giá mỗi ngày

• Thêm Ghi chú cho phòng

​

• Bạn chạm Xong để quay lại màn hình Chỉnh sửa đặt phòng

- Lưu ý:

• Với phòng Đã đặt trước: bạn có thể cập nhật thời gian nhận, trả phòng.
• Với phòng Đang sử dụng: bạn có thể cập nhật thời gian trả phòng.
• Với phòng Đã trả: bạn không thể cập nhật thông tin phòng.

- Chạm Thanh toán (7) để tiếp tục, và chỉnh sửa các thông tin trên màn hình Thanh toán (8) nếu cần cập nhật thông tin thanh toán. Sau đó bấm Lưu (9)để hoàn tất cập nhật.

4. Đổi trạng thái phòng

- Khi đặt phòng ở trạng thái Đang sử dụng hoặc Đã trả nhưng chưa thanh toán hết, ứng dụng hỗ trợ người dùng dổi trạng thái phòng về trạng thái trước đó.

- Thao tác như sau: Khi xem chi tiết đặt phòng chạm (1) -> Đồng ý (2) để đưa phòng về trạng thái trước: Đang sử dụng -> Đã dặt trước, hoặc Đã trả -> Đang sử dụng.

V. Nhận phòng

Bạn có thể nhận phòng khi Thêm đặt phòng hoặc nhận phòng với các đặt phòng Đã đặt trước

- Khi xem lịch đặt phòng, với các đặt phòng ở trạng thái Đã đặt trước, hoặc khi xem sơ đồ phòng các phòng Sắp đến, bạn có thể chạm xem chi tiết đặt phòng để thao tác Nhận phòng.

• Xem đặt phòng dạng lưới thời gian:

• Xem đặt phòng dạng danh sách:

• Xem sơ đồ phòng Sắp đến

- Ứng dụng chuyển sang màn hình xác nhận nhận phòng, bạn có thể chọn lại thời gian nhận, trả phòng(3) và chạm Xác nhận(4) để hoàn tất nhận phòng. Lúc này, đặt phòng chuyển sang trạng thái Đang sử dụng.

- Nếu đặt phòng gồm nhiều phòng, bạn có thể chọn phòng cần nhận phòng hoặc tất cả phòng đặt (1) -> chọn thời gian nhận, trả phòng(2) -> chạm Xác nhận(3) để hoàn tất nhận phòng

VI. Trả phòng và thanh toán

1. Trả phòng

- Khi xem Sơ đồ phòng hoặc xem Đặt phòng, với các đặt phòng ở trạng thái đang sử dụng, bạn có thể chạm xem chi tiết đặt phòng để thao tác Trả phòng.

• Xem Sơ đồ phòng

• Xem Đặt phòng
  • Khi xem dạng lưới thời gian:

• Khi xem dạng danh sách:

- Ứng dụng chuyển sang màn hình Xác nhận giờ trả phòng, bạn chạm (5) nếu cần thay đổi giờ trả phòng (thời gian trả không được lớn hơn thời gian hiện tại) và chạm Xác nhận (6) để xác nhận trả phòng. Lúc này, đặt phòng chuyển sang trạng thái Đã trả.

- Nếu đặt phòng gồm nhiều phòng, bạn có thể chọn phòng cần trả phòng hoặc tất cả phòng đặt để trả (1) -> chọn thời gian trả phòng(2) -> chạm Xác nhận(3) để hoàn tất trả phòng.

2. Tạo hóa đơn một phần

KiotViet hỗ trợ người dùng tách nhiều hóa đơn cho một đặt phòng bằng tính năng Tạo hóa đơn một phần. Bạn chỉ có thể tạo hóa đơn cho tiền phòng/sản phẩm dịch vụ/ phụ thu cho phòng ở trạng thái Đã trả. Thao tác cụ thể như sau:

- Trên màn hình Chi tiết đặt phòng, bạn chọn  (1) -> Chọn Tạo hóa đơn một phần (2)

- Lựa chọn các hạng mục (3) cần thanh toán trong hóa đơn rồi chọn Thanh toán (4)

- Cuối cùng, xác nhận lại các thông tin thanh toán (5) cho hóa đơn và bấm Hoàn thành (6) để tạo hóa đơn.

- Sau đó, bạn có thể lặp lại các bước trên để tạo hóa đơn nốt các hạng mục còn lại cho đặt phòng nếu muốn. Những đặt phòng đã tạo hóa đơn thanh toán 1 phần thì khi xem lại chi tiết đặt phòng sẽ có hóa đơn đã tạo trong lịch sử hóa đơn, và các hạng mục đã thanh toán sẽ có hiển thị kèm mã hóa đơn đã tạo.

- Lưu ý:

• Chỉ các phòng đã trả thì các hạng mục trong phòng đó mới có thể tách tạo hóa đơn thanh toán. Do vậy, trường hợp khách hàng chưa trả phòng nào thì sẽ không thể Tạo hóa đơn thanh toán.
• Các hạng mục đã được tạo hóa đơn thanh toán, thì sẽ không thể tiếp tục chọn để thanh toán trong hóa đơn khác nữa.

3. Tạo hóa đơn thanh toán

- Sau khi Xác nhận giờ trả phòng của tất cả phòng trong đặt phòng Đang sử dụng hoặc khi bấm Tạo hóa đơn khi xem chi tiết đặt phòng Đã trả phòng mà chưa tạo hóa đơn thanh toán, ứng dụng chuyển sang màn hình Thanh toán để tạo hóa đơn.

- Bạn chạm (1) để thay đổi Giảm giá và Thu khác nếu cần, chạm (2) để điền tiền khách thanh toán và phương thức thanh toán. Sau đó chọn Hoàn thành (3) để lưu lại hóa đơn thanh toán

VII. Hủy đặt phòng

Khi mở Xem chi tiết đặt phòng bạn có thể thực hiện hủy đặt phòng. Thao tác như sau:

- Bạn chọn  (1) -> Hủy đặt phòng (2)

- Hệ thống lúc này sẽ mở ra pop-up xác nhận hủy đặt phòng -> bạn chọn Hủy đặt để hoàn tất hủy đặt phòng

• Nếu đặt phòng chưa thanh toán tạm ứng:

• Nếu đặt phòng đã có thanh toán tạm ứng, hệ thống sẽ hiển thị thêm tùy chọn Hủy các phiếu thanh toán liên quan, bạn tích chọn nếu muốn hủy hoặc bỏ tích chọn nếu muốn giữ phiếu thanh toán.

- Lưu ý:

• Việc giữ lại phiếu thanh toán của đặt phòng đã hủy có thể làm sai lệch công nợ của khách hàng.
• Bạn chỉ có thể hủy với các đặt phòng chưa tạo hóa đơn thanh toán. Nếu đặt phòng đã tạo hóa đơn thanh toán, bạn cần hủy hóa đơn trước sau đó mới có thể hủy đặt phòng.

Như vậy, KiotViet đã thực hiện xong phần hướng dẫn sử dụng quản lý Đặt phòng trên mobile.

Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài tư vấn bán hàng 1800 6162, tổng đài hỗ trợ phần mềm 1900 6522 hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: hotro@kiotviet.com để được hỗ trợ và giải đáp.

Chúc Quý khách thành công!

 Tài liệu được cập nhật mới nhất ngày 31/12/2023