Quản lý đặt phòng

  Hướng dẫn sử dụng

Tính năng Quản lý đặt phòng

I. Xem lịch đặt phòng

Giao diện này cho phép người dùng xem lịch sử dụng phòng ở 2 chế độ là Lưới thời gian và Sơ đồ phòng

1. Sơ đồ phòng

​- Bạn chọn biểu tượng  để xem lịch theo dạng Sơ đồ.  

• Phòng sẽ được sắp xếp theo khu vực và cho phép bạn nhận biết tình trạng loại phòng trống/ đã có khách ở qua các màu sắc rõ ràng
• Khi xem lịch đặt phòng dạng sơ đồ, bạn có thể chọn  trên từng phòng để cập nhật trạng thái Sạch/Chưa dọn cho phòng. 

- Trên màn hình này, bạn có thể tùy chọn điều kiện xác định phòng “Sắp đến”, thao tác như sau:

2. Lưới thời gian

- Bạn chọn biểu tượng  để xem lịch theo dạng Lưới

• Xem đặt phòng theo Lưới thời gian giúp quản lý phòng trống, đang có khách, sắp trả, đã đặt để có kế hoạch dọn dẹp, đón tiếp phù hợp
• Khi xem lịch đặt phòng dạng lưới, bạn có thể chọn vào biểu tượng  hoặc  trước tên phòng để cập nhật trạng thái Sạch/Chưa dọn cho phòng

-  Giao diện Xem lịch hiển thị lịch sử dụng dịch vụ của khách hàng, bạn có thể: 

- Lọc xem theo phòng, mã đặt phòng, hạng phòng, khách hàng, khu vực hoặc tình trạng phòng cụ thể (1)

- Lọc theo trạng thái khách sử dụng theo 1 trong các lựa chọn: Đặt trước – Đang sử dụng – Đã trả phòng (2)

- Hiển thị danh sách theo ngày, tuần hoặc tháng (3). Hệ thống mặc định chọn Tuần.

II. Đặt phòng trước

KiotViet hỗ trợ người dùng có thể nhanh chóng đặt lịch bằng nhiều cách:

- Thêm đặt phòng nhanh khi đang thao tác trên màn hình Xem lịch(1)

- Chọn + Đặt phòng mới (2) để mở Đặt phòng chi tiết.

Thao tác cụ thể như sau:

1. Trên màn hình xem lịch

- Bạn chọn vào khoảng trống khi xem lịch dạng lưới thời gian hoặc phòng trống khi xem lịch dạng sơ đồ phòng để chọn phòng muốn thêm đặt phòng -> hệ thống mở ra pop-up Đặt/nhận phòng nhanh

- Nếu bạn cần thêm đặt phòng với nhiều phòng thay vì 1 phòng cụ thể, bạn chọn -> hệ thống mở ra pop-up Chọn phòng -> tại đây bạn có thể chọn khách thuê theo giờ hoặc theo ngày, chỉnh sửa thời gian nhận/ trả phòng khách sử dụng, điền số lượng phòng cần đặt trên các Hạng phòng còn phòng trống -> bấm Xác nhận -> hệ thống quay trở lại pop-up Đặt/nhận phòng nhanh.

- Trên pop-up Đặt/nhận phòng nhanh, bạn có thể thực hiện các thao tác: ghi nhận thông tin khách hàng (1), thời gian nhận/ trả phòng(2), có thể chọn thêm phòng(3) khách sử dụng, cập nhật thông tin khách lưu trú(4), chọn kênh bán (5), bảng giá áp dụng(6), thêm ghi chú (7), ghi nhận tiền khách tạm ứng cho đặt phòng (8) -> kích Nhận phòng hoặc Đặt trước (9)

- Lưu ý:

• Phiếu thu từ khách thanh toán tạm ứng cho đặt phòng sẽ có phương thức thanh toán mặc định là tiền mặt. Nếu cần chọn phương thức thanh toán khác, bạn chọn biểu tượng  (1) -> điền số tiền khách thanh toán (2) -> chọn phương thức thanh toán (3), lúc này các phương thức thanh toán còn lại sẽ ẩn đi -> chọn tài khoản nhận (4) nếu cần -> Xong (5) để cập nhật thông tin

​

• Hệ thống hỗ trợ thêm mới khách hàng ngay trên pop-up. Bạn kích dấu cộng để thêm thông tin khách hàng (1) -> thêm thông tin (2) -> Lưu (3)

• Nếu cần thay đổi các thông tin khác cho đặt phòng như thêm hàng hóa, dịch vụ, cập nhật giảm giá phòng… bạn chọn Thêm tùy chọn để tiếp tục thao tác trên màn hình Đặt phòng chi tiết.

• Nếu Nhận phòng/ Đặt trước cho đặt phòng chưa gắn với khách hàng (Khách lẻ), hệ thống sẽ hiện pop-up cảnh báo, bạn chọn Đồng ý để hoàn thành đặt phòng với thông tin Khách lẻ, hoặc Bỏ qua để tiếp tục thêm thông tin khách hàng vào đặt phòng.

2. Đặt phòng chi tiết

- Trên màn hình Lễ tân bạn chọn + Đặt phòng mới (1) -> hệ thống chuyển sang màn hình Đặt phòng chi tiết cho Đặt phòng 1 (2)

- Bạn chọn  -> hệ thống mở ra pop-up Chọn phòng. Trên pop-up Chọn phòng bạn có thể chọn khách sử dụng theo giờ hoặc theo ngày, chỉnh sửa thời gian nhận/ trả phòng khách sử dụng(1), điền số lượng phòng cần đặt trên các Hạng phòng còn phòng trống(2) -> bấm Xác nhận(3) để thêm số lượng phòng đã chọn ở trên vào Đặt phòng 1

• Sau khi đã chọn phòng bạn có thể chọn lại  để mở lại pop-up Chọn phòng để thêm các phòng khác vào Đặt phòng.

• Để xóa phòng khỏi đặt phòng, bạn chọn x sau tên phòng muốn xóa (2) -> hệ thống hiện pop-up xác nhận Xóa hạng phòng. Bạn chọn Đồng ý nếu chắc chắn muốn xóa hoặc Bỏ qua.

• Với mỗi phòng trên đặt phòng, bạn có thể chọn lại phòng trống khác cùng hạng phòng (1), chọn khách sử dụng theo giờ hoặc theo ngày(2), chỉnh sửa thời gian nhận/ trả phòng khách sử dụng(3), thêm ghi chú cho phòng(4), thay đổi đơn giá, giảm giá (5), hoặc tìm kiếm để thêm hàng hóa/ dịch vụ cho phòng (6)

• Lưu ý:
  • Bạn không thể thêm hàng hóa, dịch vụ vào đặt phòng chưa thêm bất kỳ Phòng nào.
  • Nếu Nhận phòng/ Đặt trước cho đặt phòng chưa gắn với khách hàng (Khách lẻ), hệ thống sẽ hiện pop-up cảnh báo, bạn chọn Đồng ý để hoàn thành đặt phòng với thông tin Khách lẻ, hoặc Bỏ qua để tiếp tục thêm thông tin khách hàng vào đặt phòng.

• Một đặt phòng có thể có nhiều phòng nhưng chỉ gắn với 1 thông tin Khách hàng duy nhất, và thông tin thanh toán là tính chung của tất cả phòng trong Đặt phòng đó.

​- Để chọn Khách hàng gắn với đặt phòng, bạn chọn Tìm khách hàng (1) hoặc dùng phím tắt F4 -> tìm kiếm theo tên, mã, hoặc số điện thoại của Khách hàng -> hệ thống gợi ý các kết quả phù hợp(2) -> bạn chọn Khách hàng để thêm vào Đặt phòng.

• Lưu ý:
  • Hệ thống hỗ trợ thêm mới khách hàng ngay trên pop-up. Bạn kích dấu cộng để thêm thông tin khách hàng (1) -> thêm thông tin (2) -> Lưu (3)

• Bạn chọn (1) để cập nhật số lượng khách và thông tin giấy tờ khách lưu trú trong đặt phòng

• Số lượng khách (2): Bạn có thể chọn  hoặc  để tăng giảm hoặc chọn vào điền trực tiếp số lượng khách Người lớn/ trẻ em.
• Để thêm nhanh giấy tờ khách lưu trú, bạn chọn (3), hệ thống mở ra pop-up thêm thông tin khách lưu trú. Bạn điền các thông tin giấy tờ của khách hàng(4), sau đó bấm Lưu(5).

• Bạn có thể chọn biểu tượng(1) -> Tải ảnh lên (2) để tải lên ảnh giấy tờ đã lưu trên thiết bị. Hoặc nếu thiết bị của bạn có kết nối camera, bạn chọn Chụp ảnh (3) -> khi đưa mặt trước giấy tờ ra trước camera, phần mềm sẽ tự quét các thông tin trên giấy tờ điền vào ô tương ứng

​

- Để thêm thông tin thanh toán cho đặt phòng, bạn chọn Thanh toán hoặc sử dụng phím tắt F9 (1)​

- Bạn có thể cập nhật các thông tin Giảm giá / Thu khác(2), điền số tiền Khách thanh toán và chọn phương thức thanh toán(3), thêm Ghi chú (4) cho đặt phòng. Sau đó chọn Nhận phòng hoặc Đặt trước (4) để hoàn tất thêm đặt phòng.

III. Điều chỉnh đặt phòng

- Trên màn hình Xem lịch, bạn kích vào xem chi tiết Lịch đặt phòng cụ thể và chọn 

  - Tại màn hình đặt phòng mở rộng, với các trạng thái khác nhau của đặt phòng, bạn có thể thực hiện các thao tác khác nhau để điều chỉnh đặt phòng, bao gồm:

• Thay dổi thông tin khách hàng(1)
• Nhận phòng/Trả phòng(2)
• Đổi phòng:
  • Đổi nhanh Phòng trống cùng hạng phòng(3.1)
  • Đổi phòng (3.2)
• Thêm phòng trong đặt phòng (4)
• Thay đổi giá phòng (5)
• Thời gian sử dụng phòng (6)
• Thay đổi đặt phòng theo ngày/theo giờ (7)
• Thêm/cập nhật/xóa dịch vụ, hàng hóa sử dụng trong từng phòng (8)
• Cập nhật ghi chú cho đặt phòng, phòng(9)
• Cập nhật kênh đặt phòng(10)
• Cập nhật bảng giá tính tiền phòng(11)
• Số lượng khách lưu trú và giấy tờ khách lưu trú(12)
• Hủy đặt phòng(13)
• In đặt phòng / In hóa đơn tạm tính (14)

- Lưu ý:

• Chỉ có đặt phòng Đã trả người dùng có thể thay đổi số lượng thời gian Ngày/Giờ tính tiền phòng.
• Đặt phòng Đang sử dụng chỉ thay đổi được thời gian trả phòng. Đặt phòng Đã trả không thay đổi được thời gian nhận trả phòng.
• Đặt phòng Đã trả không thể Đổi phòng và thay đổi kênh đặt phòng
• Đặt phòng Đã trả và hoàn thành hóa đơn thanh toán hệ thống không cho phép hủy đặt phòng. Bạn cần thực hiện hủy hóa đơn trước mới có thể thực hiện thao tác hủy đặt phòng

- Sau khi hoàn tất chỉnh sửa thông tin -> kích Lưu

• Ngoài ra, bạn có thể chọn nút Thanh toán để cập nhật thông tin thanh toán, sau đó kích Lưu

IV. Nhận phòng đã đặt trước

Nếu khách hàng đã đặt phòng trước, lễ tân có thể thao tác nhận phòng khi xem lịch hoặc khi điều chỉnh lịch đặt phòng. Thao tác cụ thể như sau:

1. Nhận phòng khi xem lịch

- Trên màn hình Xem lịch, bạn kích vào lịch đặt phòng của khách hàng có trạng thái Đã đặt trước (1) -> kích Nhận phòng (2) -> hệ thống mở pop-up Xác nhận nhận phòng(3) gồm tất cả các phòng trong đặt phòng.

- Trên pop-up Xác nhận nhận phòng, bạn chọn các phòng khách hàng nhận(1), điều chỉnh thời gian nhận, trả phòng (nếu cần)(2) và kích Xác nhận (3) hoặc Xác nhận và thêm TT khách (thông tin khách) để chuyển nhanh đến pop-up quản lý khách lưu trú.

- Trên pop-up quản lý khách lưu trú, bạn ghi nhận thông tin khách đặt phòng (Người lớn/Trẻ em) (1) và bổ sung thông tin giấy tờ khách lưu trú (2)

• Để bổ sung giấy tờ khách lưu trú, bạn chọn , hệ thống mở ra pop-up thêm thông tin khách lưu trú. Bạn điền các thông tin giấy tờ của khách hàng(1), sau đó bấm Lưu(2).

• Bạn có thể chọn biểu tượng(1) -> Tải ảnh lên (2) để tải lên ảnh giấy tờ đã lưu trên thiết bị. Hoặc nếu thiết bị của bạn có kết nối camera, bạn chọn Chụp ảnh (3) -> khi đưa mặt trước giấy tờ ra trước camera, phần mềm sẽ tự quét các thông tin trên giấy tờ điền vào ô tương ứng.

2. Nhận phòng khi điều chỉnh lịch đặt phòng

Trên màn hình điều chỉnh lịch đặt phòng, bạn chọn Nhận phòng (1) -> hệ thống hiện pop-up Xác nhận nhận phòng -> bạn chọn các phòng khách hàng nhận (2), điều chỉnh thời gian nhận, trả phòng(3) và kích Xác nhận (4) để hoàn thành Xác nhận nhận phòng

.

V. Đổi phòng

Nếu phòng ở trạng thái Đã đặt trước hoặc Đang sử dụng, lễ tân có thể đổi sang phòng trống khác khi xem lịch hoặc khi điều chỉnh lịch đặt phòng.

- Khi xem lịch dạng lưới thời gian hoặc sơ đồ phòng, bạn chọn phòng Đã đặt trước hoặc Đang sử dụng (1) -> chọn Đổi phòng(2) -> hệ thống mở ra pop – up Xác nhận đổi phòng(3)

      - Khi điều chỉnh lịch đặt phòng: bạn chọn  (1) -> Đổi phòng (2) -> hệ thống mở ra pop-up Xác nhận đổi phòng

- Trên pop-up Xác nhận đổi phòng, bạn chọn Hạng phòng (1) và Phòng(2) muốn đổi sang. Lúc này, bạn có thể đổi sang phòng trống bất kỳ cùng hạng phòng hoặc khác hạng phòng khách Đã đặt/ Đang sử dụng. Lựa chọn tùy chọn xác nhận giá phòng(3) -> Xác nhận(4) để hoàn tất Đổi phòng

- Hệ thống sẽ hiển thị thông báo đổi phòng thành công.

VI. Trả phòng và thanh toán

Với đặt phòng ở trạng thái Đang sử dụng, lễ tân có thể thao tác trả phòng khi Xem lịch hoặc khi Điều chỉnh lịch đặt phòng. Thao tác cụ thể như sau:

- Trên màn hình Xem lịch, bạn chọn lịch đặt phòng của khách hàng có trạng thái Đang sử dụng (1) -> kích Trả phòng (2).

- Hoặc trên màn hình Điều chỉnh lịch đặt phòng trạng thái Đang sử dụng, bạn chọn Trả phòng(1).

- Trên pop-up Xác nhận trả phòng, bạn chọn phòng cần trả(3), thời gian trả phòng (4) và kích Trả phòng (5.1)(nếu chưa trả hết phòng trong đặt phòng) hoặc Trả phòng và thanh toán (5.2)(khi trả hết phòng trong đặt phòng)

-  Nếu bạn đã trả hết phòng trong đặt phòng và thao tác Trả phòng và thanh toán, bạn kiểm tra lại các thông tin thanh toán(1) gồm: Người tạo, Thời gian tạo, Tổng tiền hàng, Giảm giá, Thu khác, Ghi chú, điền tiền Khách thanh toán và chọn Phương thức thanh toán. Sau đó bấm Hoàn thành (2) để tạo hóa đơn hoặc x để chỉnh sửa lại chi tiết lịch đặt phòng trước khi tạo hóa đơn.

- Với những đặt phòng Đã trả và chưa tạo hóa đơn thanh toán, khi xem lịch, bạn chọn vào đặt phòng đó (1) -> chọn Thanh toán(2). Bạn chỉ có thể tạo hóa đơn cho các đặt phòng đã trả hết phòng.

- Hệ thống chuyển sang màn hình điều chỉnh lịch đặt phòng. Để tạo hóa đơn bạn chọn Tạo hóa đơn(3) hoặc bấm phím tắt F9

- Bạn kiểm tra lại các thông tin thanh toán (4) -> kích Hoàn thành (5) tạo hóa đơn.

VII. Tách hóa đơn

KiotViet hỗ trợ người dùng tách nhiều hóa đơn cho một đặt phòng bằng tính năng Tạo hóa đơn một phần.

Bạn chỉ có thể tạo hóa đơn cho tiền phòng/sản phẩm dịch vụ/ phụ thu cho phòng ở trạng thái Đã trả.

Các thao tác cụ thể như sau:

- Trên màn hình Chi tiết đặt phòng, bạn chọn Thanh toán (1)

- Chọn Tạo hóa đơn một phần (2)

- Lựa chọn các hạng mục (3) cần thanh toán trong hóa đơn

- Cuối cùng, xác nhận lại các thông tin thanh toán(4) cho hóa đơn và bấm Hoàn thành(5) để tạo hóa đơn.

- Sau đó, bạn có thể lặp lại các bước trên để tạo hóa đơn nốt các hạng mục còn lại cho đặt phòng nếu muốn. Những đặt phòng đã tạo hóa đơn thanh toán 1 phần thì khi xem lại chi tiết đặt phòng, các hạng mục đã thanh toán sẽ có hiển thị kèm mã hóa đơn đã tạo.

- Lưu ý:

• Chỉ các phòng đã trả thì các hạng mục trong phòng đó mới có thể tách tạo hóa đơn thanh toán. Do vậy, trường hợp khách hàng chưa trả phòng nào thì sẽ không thể Tạo hóa đơn thanh toán.
• Các hạng mục đã được tạo hóa đơn thanh toán, thì sẽ không thể tiếp tục chọn để thanh toán trong hóa đơn khác nữa.

VIII. Hủy đặt phòng

Lễ tân có thể thực hiện hủy bỏ toàn bộ một đặt phòng khi xem lịch hoặc khi điều chỉnh đặt phòng

- Khi xem lịch: Bạn chọn xem chi tiết đặt phòng (1) -> chọn biểu tượng  (2)

- Khi điều chỉnh đặt phòng: Bạn chọn (1)

- Hệ thống hiện pop-up xác nhận Hủy đặt phòng -> bạn chọn Đồng ý để xác nhận hủy đặt phòng.

- Trong trường hợp đặt phòng đã có gắn với phiếu thanh toán trước đó, pop-up xác nhận Hủy đặt phòng sẽ có thêm tùy chọn Hủy các phiếu thanh toán gắn với đặt phòng(1). Bạn tích chọn nếu muốn hủy các phiếu thanh toán hoặc bỏ chọn nếu không hủy à chọn Đồng ý(2) để xác nhận hủy đặt phòng

- Vớt đặt phòng Đã trả và hoàn thành hóa đơn thanh toán hệ thống không cho phép hủy đặt phòng. Nếu vẫn cần hủy đặt phòng, bạn cần thực hiện hủy hóa đơn trước mới có thể thực hiện thao tác hủy đặt phòng.

Như vậy, KiotViet đã thực hiện xong phần hướng dẫn Quản lý đặt phòng

Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài tư vấn bán hàng 1800 6162, tổng đài hỗ trợ phần mềm 1900 6522 hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: hotro@kiotviet.com để được hỗ trợ và giải đáp.

Chúc Quý khách thành công!

Tài liệu được cập nhật mới nhất ngày 17/11/2023