Xem mục lục
Thiết lập tính năng
- Tính năng Quản lý nhân viên giúp gian hàng quản lý công việc mỗi nhân viên theo từng giao dịch mà không cần cấp quyền cho nhân viên đó truy cập vào phần mềm.
- Số lượng nhân viên được sử dụng phụ thuộc vào gói hợp đồng mà gian hàng mua.
- Gian hàng có thể có quản lý nhân viên với đầy đủ tính năng: chấm công, tính lương, hoa hồng và cấp tài khoản cho nhân viên tùy theo nhu cầu quản lý thực tế.
- Ngay khi khởi tạo gian hàng thành công trên KiotViet, hệ thống sẽ tự động tạo 1 nhân viên với thông tin khi bạn đăng ký gian hàng. Thông tin của nhân viên này được gắn với tài khoản KiotViet có vai trò admin là chủ gian hàng.
- Để thiết lập chấm công, tính lương chi tiết, bạn vào menu Nhân viên (1) -> chọn Thiết lập chung (2):
- Màn hình hiển thị như sau:
- Khi bạn lần đầu sử dụng tính năng nhân viên, màn hình khởi tạo sẽ hỗ trợ bạn tạo đủ và tuần tự các thông tin và thiết lập cần thiết.
- Có 3 cách để hiển thị màn hình khởi tạo, bao gồm:
- Trên màn hình Quản lý, bạn chọn Nhân viên -> chọn 1 trong các menu, kích Trải nghiệm ngay
- Bạn cũng có thể vào từ màn hình Nhân viên -> Thiết lập chung -> Khởi tạo
- Với gian hàng sử dụng gói Chuyên nghiệp - Cao cấp, bạn cũng có thể bấm vào nút Khởi tạo ngay tại góc dưới bên phải các màn hình thuộc tính năng Nhân viên.
- Hệ thống hiển thị màn hình với 3 bước thiết lập cơ bản. Bạn có thể theo dõi tỷ lệ hoàn thành trên thanh Khởi tạo và thông tin chi tiết trên các mục, cụ thể theo thứ tự từ trên xuống dưới như sau:
- Thiết lập Nhân viên xong: 25%
- Thiết lập Chấm công xong: 75%
- Thiết lập Tạo bảng tính lương xong: 100%
- Bạn kích Tạo nhân viên
- Hệ thống hiển thị màn hình Thêm mới nhân viên. Tại đây, bạn
- Nhập các thông tin cơ bản (1) như:
- Tên nhân viên
- Số điện thoại
- Chi nhánh trả lương:
- Mặc định là chi nhánh đăng nhập, bạn có thể chọn lại.
- 1 nhân viên chỉ được trả lương trên 1 chi nhánh.
- Chi nhánh làm việc: Mặc định là chi nhánh đăng nhập, bạn có thể chọn nhiều chi nhánh
- Kích +Thêm nhân viên (2) và điền các thông tin tương ứng hoặc kích
(3) để xóa nhân viên. - Kích Lưu (4) để ghi nhận thông tin
- Lưu ý: Sau khi Lưu, hệ thống hiển thị số lượng nhân viên đã tạo, bạn có thể kích chọn Xem danh sách nhân viên để xem chi tiết.
- Bạn kích Cài đặt chấm công
- Hệ thống hiển thị màn hình Cài đặt chấm công. Tại đây, bạn
- Chọn số lượng ca làm việc 1 ngày
- Chỉnh sửa thông tin (nếu cần) -> kích Tiếp tục
- Hệ thống chuyển đến màn hình Đặt lịch làm việc, dựa trên nhân viên và những ca đã tạo ở bước trên. Tại đây, bạn có thể đặt lịch làm việc theo từng ngày:
- Hoặc lặp lại:
- Khi bạn chọn đặt lịch làm việc Lặp lại:
- Nếu bạn KHÔNG tích chọn Kết thúc: hệ thống tự động tạo lịch làm việc không giới hạn. Lưu ý:
- Hệ thống mặc định tạo lịch làm việc trước cho tối đa 93 ngày.
- Trong vòng 10 ngày trước ngày kết thúc hiển thị trên popup Thêm mới/ Cập nhật lịch làm việc, hệ thống sẽ tạo tiếp lịch làm việc cho 30 ngày tiếp theo với điều kiện:
- Nhân viên có dữ liệu chấm công trong vòng 15 ngày liền trước.
- Ngày kết thúc lịch làm việc sau ngày hiện tại.
- Nếu bạn tích chọn Kết thúc: hệ thống sẽ không tự động tạo lịch làm việc sau thời gian kết thúc. Bạn có thể đặt lịch tối đa 93 ngày.
- Hệ thống hỗ trợ đặt lịch cho nhân viên trên nhiều ca làm việc. Lưu ý: các ca làm việc của cùng 1 nhân viên có thời gian trùng không quá 12 giờ. Nếu thời gian trùng của các ca lớn hơn 12 giờ, hệ thống sẽ thông báo: Lịch làm việc bị trùng với lịch làm việc đã có khác của nhân viên và không cho đặt lịch.
- Sau đó kích Lưu để ghi nhận thông tin. Hoặc kích Bỏ qua để không ghi nhận.
- Thiết lập chấm công là thao tác thiết lập hình thức ghi nhận chấm công cho nhân viên, bao gồm Máy chấm công, Chấm công bằng mã QR, Chấm công thủ công.
- Bạn kích vào Cài đặt (1) -> hệ thống chuyển sang màn hình Thiết lập chấm công (2).
- Để xem hướng dẫn về chấm công vân tay và chấm công QR bằng điện thoại, bạn kích chi tiết trên từng dòng -> hệ thống hiển thị thông tin tương ứng.
- Bạn kích Tạo bảng lương
- Hệ thống hiển thị màn hình Thiết lập bảng lương
- Chọn ngày bắt đầu của kỳ lương hàng tháng -> chọn Tiếp tục
- Xác nhận để hệ thống tự động tạo bảng lương hàng tháng hoặc bỏ tích nếu muốn chủ động tạo bảng lương -> chọn Tiếp tục
- Lựa chọn Có nếu Nhân viên có được hưởng hoa hồng theo sản phẩm thêm ngoài lương chính -> chọn Tiếp tục
- Xác nhận các ngày nghỉ lễ được hưởng lương hoặc bỏ chọn nếu có ngày nghỉ lễ không được hưởng lương -> kích Tạo bảng lương
- Trên cửa sổ Thêm bảng tính lương, bạn chọn:
- Kỳ hạn trả lương
- Kỳ làm việc
- Phạm vi áp dụng:
- Tất cả nhân viên
- Tùy chọn
- Kích Lưu
- Sau khi thiết lập thành công, bạn có thể kích Xem danh sách bảng lương (4) -> hệ thống mở màn hình Bảng lương (2).
- Hệ thống hiển thị danh sách ca làm việc của cửa hàng ở tất cả chi nhánh và sắp xếp ưu tiên ca làm việc của chi nhánh đang đăng nhập lên đầu.
- Để thêm mới ca làm việc, bạn kích Thêm ca làm việc (1) -> nhập thông tin ca làm việc (2) -> kích Lưu (3) để ghi nhận thông tin.
- Lưu ý: hệ thống hỗ trợ thiết lập Thời gian cho phép nhân viên chấm công ngoài thời gian của ca làm việc. Khi nhân viên chấm công ra, vào trên máy chấm công, trong khoảng thời gian thiết lập này, hệ thống sẽ tự động đồng bộ thông tin ghi nhận vào đúng ca làm việc.
- Ngoài ra, để hỗ trợ người dùng thao tác linh động trên phần mềm, hệ thống còn hỗ trợ thêm mới ca làm việc tại màn hình Chấm công: bạn kích vào biểu tượng 
bên cạnh Ca làm việc (1) -> nhập thông tin ca làm việc (2) -> kích Lưu (3) để ghi nhận thông tin
- Để cập nhật – ngừng hoạt động ca làm việc, bạn kích vào biểu tượng 
cạnh tên ca làm việc (1) -> chỉnh sửa thông tin ca làm việc (2) -> kích Lưu (3) để ghi nhận thông tin.
- Nếu lịch làm việc không có chi tiết làm việc nào thuộc về ca làm việc đã Ngừng hoạt động, thì sẽ ẩn ca làm việc này.
- Hệ thống không cho phép đặt thêm lịch làm việc cho ca làm việc đã Ngừng hoạt động.
- Tương tự thao tác thêm mới, bạn có thể cập nhật – ngừng hoạt động ca làm việc tại các màn hình:
- Màn hình Chấm công: bạn kích vào biểu tượng cạnh tên ca làm việc (1) -> chỉnh sửa thông tin ca làm việc (2) -> kích Lưu (3) để ghi nhận thông tin.
- Bạn chỉ có thể xóa một ca làm việc nếu ca làm việc đang không gắn với dữ liệu chấm công nhân viên. Để xóa ca làm việc, bạn có thể:
- Chọn xóa khi mở màn hình Cập nhật ca làm việc
- Hoặc kích chọn
ngay trên tên ca làm việc
- Thao tác tương tự trên màn hình Chấm công
- Hệ thống hỗ trợ thiết lập tự động tính đi muộn, về sớm, làm thêm giờ và ghi nhận thời gian chấm công cho nhiều ca làm việc.
- Ghi nhận giờ chấm công: bạn lựa chọn theo 1 trong 2 cách:
- Theo giờ bắt đầu và kết thúc ca: khi thực hiện chấm công thủ công trên màn hình Chấm công -> hệ thống hiển thị mặc định Giờ vào và ra theo giờ bắt đầu và kết thúc ca tương ứng, bạn có thể chỉnh sửa thông tin
- Theo giờ chấm công thực tế: khi thực hiện chấm công thủ công trên màn hình Chấm công -> hệ thống hiển thị mặc định Giờ vào và ra theo thời gian người dùng thao tác tích chọn, bạn có thể chỉnh sửa thông tin.
- Bật/ tắt Tự động chấm công. Nếu bật:
- Hệ thống sẽ tự động chấm công cho nhân viên mỗi ngày theo thời gian bắt đầu và kết thúc của ca làm việc.
- Hệ thống ẩn thiết lập Cho phép chấm 1 lượt Vào - Ra khi làm nhiều ca liên tục.
- Bật/ tắt Cho phép chấm 1 lượt Vào - Ra khi làm nhiều ca liên tục: Nếu nhân viên có nhiều ca làm việc trong ngày và gian hàng mong muốn nhân viên chỉ cần chấm công 1 lần vào và 1 lần ra thì hệ thống tự động ghi nhận thời gian ra, vào tương ứng của tất cả các ca làm việc, bạn bật: Tự động ghi nhận thời gian chấm công -> điền số ca tối đa và thời gian tối đa giữa 2 ca (tính từ thời gian ra của ca trước đến thời gian vào của ca sau). Ví dụ: nhân viên có 2 ca làm việc: ca 1 (7:00 – 12:00), ca 2 (13:00 – 17:00). Nhân viên chỉ cần chấm công Vào ca 1 và Ra ca 2 -> hệ thống sẽ tự động ghi nhận Ra ca 1 lúc 12:00 và Vào ca 2 lúc 13: 00.
- Cài đặt đi muộn – về sớm: Bạn kích Chi tiết -> tích và nhập thời gian Tính đi muộn sau, về sớm trước -> kích Lưu.
- Cài đặt làm thêm giờ: Bạn kích Chi tiết -> tích và nhập thời gian Tính làm thêm giờ trước ca, sau ca -> kích Lưu.
- Chấm công trên điện thoại di động: Ngoài chấm công qua vân tay trên máy chấm công hoặc thao tác chấm công thủ công trực tiếp trên phần mềm, hệ thống còn hỗ trợ chấm công bằng thiết bị di động của nhân viên. Để sử dụng tính năng này, gian hàng cần bật tính năng Chấm công trên điện thoại di động (1) -> nhấn vào đây để lấy mã QR (2)
- Bạn chọn Chi nhánh cần chấm công và điền thông tin (3) -> kích Lưu (4)
- Lưu ý:
- Thông tin về địa chỉ, khu vực, phường xã của chi nhánh mặc định theo thông tin trong Quản lý chi nhánh. Bạn có thể nhập lại các thông tin này nếu cần.
- Phạm vi (m): là khoảng cách có thể chấm công từ 1 vị trí chấm công đã được định trước, tính theo đơn vị mét.
- Hệ thống sẽ ghi nhận xác nhận GPS của chi nhánh đó và tạo mã QR để chấm công
(1). Bạn có thể thay đổi 
(2)/ xóa 
(3) thông tin hoặc thêm mới (4) địa chỉ của chi nhánh cần chấm công bằng thiết bị di động.
- Chi tiết thao tác chấm công trên thiết bị di động, bạn xem tại hướng dẫn Chấm công trên điện thoại di động.
- Hệ thống hỗ trợ thiết lập tính lương với giao diện như sau
- Ngày tính lương: Bạn kích Chi tiết để thiết lập ngày bắt đầu kỳ lương hàng tháng. Đây cũng là ngày bắt đầu tính công cho nhân viên có kỳ lương hàng tháng.
- Số giờ của ngày công chuẩn: Bạn điền số giờ công chuẩn mỗi ngày. Dữ liệu này sẽ dùng để tính lương cho nhân viên áp dụng tính lương theo công tháng.
- Cài đặt nửa công: Bạn bật 
tính năng và điền thời gian làm việc dưới số giờ cụ thể nếu muốn thiết lập tính nửa công cho nhân viên.
- Ví dụ: ngày công chuẩn: 8 giờ, tính nửa công khi nhân viên làm việc <= 4 giờ 30 phút. Nhân viên chấm công tổng thời gian làm việc: 4 giờ 00 phút => hệ thống tính hôm đó nhân viên làm nửa công. Trên bảng lương, mỗi ngày làm nửa công sẽ được tính là 0.5 công.
- Lưu ý: Với ngày làm việc ghi nhận nửa công, hệ thống vẫn tính giờ làm thêm (nếu chấm công ngoài khoảng thời gian của ca làm việc) nhưng KHÔNG tính đi muộn, về sớm (nếu có thiết lập).
- Tự động tạo bảng tính lương: bạn bật tính năng nếu muốn hệ thống tự động tạo bảng lương theo thời gian chi trả lương của gian hàng.
- Bảng lương sẽ được tạo vào 00h00 ngày bắt đầu kỳ lương mới
- Ví dụ: Ngày bắt đầu kỳ lương hàng tháng vào Ngày 01 thì vào 00h00 ngày 01 hàng tháng hệ thống sẽ tự động tạo bảng lương.
- Để bảng lương tự động có thể được tạo thì cần thỏa mãn các điều kiện như sau:
- Bắt buộc ít nhất phải có 1 nhân viên có thiết lập lương
- Chưa tồn tại bảng lương có ngày bắt đầu và kết thúc trùng với kỳ lương
- Ngày bắt đầu và kết thúc của bảng tính lương không được phép sửa
- Lưu ý: Gian hàng vẫn có thể chủ động tạo bảng (nếu muốn) trong khi thiết lập tự động tạo bảng lương.
- Thiết lập Mẫu lương: Hệ thống hỗ trợ áp dụng nhanh cùng 1 cách tính lương cho nhiều nhân viên theo mẫu lương có sẵn bao gồm các thông tin về lương hoa hồng, thưởng, phụ cấp và giảm trừ.
- Các mẫu lương này được sử dụng trên màn hình Thiết lập lương của nhân viên.
- Để thêm mới mẫu lương, bạn kích Chi tiết (1) -> Tạo mới (2)
- Với gian hàng chưa có mẫu lương
- Với gian hàng đã có mẫu lương
- Bạn tiếp tục điền các thông tin (3) bao gồm:
- Các thông tin bắt buộc: tên Mẫu áp dụng.
- Các thông tin nếu có: Hoa hồng, Thưởng, Phụ cấp, Giảm trừ.
- Bạn kích Lưu (4) để ghi nhận thông tin.
- Để cập nhật mẫu lương, trên Danh sách mẫu lương, bạn kích chọn
(1) trên tên mẫu lương -> cập nhật thông tin (2) -> Lưu (3)
- Bạn chọn Đồng ý để lưu thông tin và cập nhật lại thông tin cho các nhân viên có áp dụng cùng mẫu lương hoặc chọn Bỏ qua nếu chưa muốn thay đổi thông tin.
- Để xóa mẫu lương, trên Danh sách mẫu lương, bạn kích chọn
(1) trên tên mẫu lương -> chọn Đồng ý (3) để xác nhận xóa.
- Ngoài ra, sau khi kích chọn
trên Danh sách mẫu lương (1) trên tên mẫu lương bạn có thể chọn Xóa (2) -> Đồng ý (3) để xác nhận xóa mẫu lương.
- Lưu ý: Thao tác thêm mẫu lương còn được hỗ trợ ngay khi bạn thao tác Thiết lập lương trong Nhân viên -> hân viên -> thêm/ cập nhật chi tiết nhân viên. Chi tiết tại đây.
- Bạn có thể xem thông tin, thêm mới, cập nhật, xóa kỳ lễ tết của gian hàng
- Để thêm mới kỳ lễ tết, bạn kích chọn Thêm ngày nghỉ, lễ tết (1) -> nhập thông tin (2) -> kích Lưu (3) để ghi nhận.
- Để cập nhật thông tin kỳ lễ tết, bạn kích vào tên kỳ lễ tết (1) -> nhập thông tin (2) -> kích Lưu (3)
- Để xóa kỳ lễ tết, bạn có thể kích vào tên kỳ lễ tết (1) -> kích Xóa (2) hoặc kích vào biểu tượng cạnh tên kỳ lễ tết -> kích Đồng ý (3) để xác nhận thông tin xóa
Như vậy, KiotViet đã thực hiện xong phần hướng dẫn Thiết lập tính năng Quản lý nhân viên.
Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài tư vấn bán hàng 1800 6162, tổng đài hỗ trợ phần mềm 1900 6522 hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: hotro@kiotviet.com để được hỗ trợ và giải đáp.
Chúc Quý khách thành công!
Tài liệu được cập nhật mới nhất ngày 01/03/2024
KiotViet - Phần mềm quản lý bán hàng phổ biến nhất
- Với 300.000 nhà kinh doanh sử dụng
- Chỉ từ: 6.000đ/ ngày
