Mục lục

Thiết lập cửa hàng

Xem mục lục

Quản lý Voucher

Hướng dẫn sử dụng tính năng Quản lý Voucher

Voucher là một dạng phiếu mua hàng và khách hàng có thể sử dụng voucher khi mua hàng tương đương như một phương thức thanh toán (Tiền mặt, Thẻ hoặc Chuyển khoản…)

Lợi ích của voucher: Là phương tiện marketing hữu hiệu, là cầu nối giúp doanh nghiệp chăm sóc, gắn kết khách hàng thân thiết…được sử dụng rộng rãi trong các hoạt động kinh doanh…

Tính năng voucher của KiotViet nhằm:

- Hỗ trợ quản lý từng voucher một cách rõ ràng và thống nhất: từ việc quản lý các điều kiện sử dụng voucher theo đợt phát hành, cho đến phát hành, trả, hủy từng voucher và theo dõi lịch sử của từng voucher đó trong các giao dịch liên quan.

- Sau khi cửa hàng tặng hoặc bán voucher cho khách hàng, KiotViet quản lý tất cả các giao dịch của khách hàng với cửa hàng liên quan tới voucher như: Thanh toán hóa đơn kèm việc kiểm tra các điều kiện áp dụng và lưu thông tin chặt chẽ, cụ thể.

- Quản lý hóa đơn kèm các báo cáo (báo cáo cuối ngày, báo cáo tài chính) có phân tích các số liệu như chi phí bán hàng liên quan tới voucher hoặc tổng khách thanh toán bằng voucher để cửa hàng phân tích rõ hiệu quả kinh doanh sau khi sử dụng voucher.

- Ngoài ra, với các thiết lập linh hoạt như cho phép áp dụng thanh toán gộp voucher, giúp chủ cửa hàng sử dụng các đợt phát hành voucher một cách linh hoạt.

I. Thiết lập tính năng voucher

- Trong màn hình Quản lý, từ menu Thiết lập (1) bạn chọn Thiết lập cửa hàng (2)

- Trong khối Thiết lập quản lý, bạn chọn Giao dịch (3), kích vào biểu tượng để bật tính năng Voucher (4).

- Hệ thống hiển thị pop-up, bạn kích Tôi đã hiểu và đồng ý với nội dung trên (5) -> kích Đồng ý (6)

II. Quản lý đợt phát hành voucher

- Tại màn hình Quản lý, từ menu Thiết lập (1), bạn chọn Quản lý voucher (2)

- Màn hình Voucher được hiện ra như sau:

- Hệ thống mặc định hiển thị danh sách các đợt phát hành voucher ở trạng thái đang được kích hoạt.

- Sử dụng bộ lọc voucher theo các thông tin: Mã, tên đợt phát hành, mã voucher, chi nhánh áp dụng hoặc trạng thái của đợt phát hành voucher.

1. Xem danh sách

- Xem thông tin chi tiết của đợt phát hành voucher nào, bạn kích vào đợt phát hành voucher đó, cửa sổ của đợt phát hành voucher sẽ được mở ra với đầy đủ thông tin chi tiết với 3 tab:

Tab 1: Thông tin: hiển thị các thông tin tổng quan như: mã đợt phát hành, tên đợt phát hành, thời gian áp dụng, mệnh giá, Hàng/nhóm hàng mua, tổng tiền hàng tối thiểu, trạng thái và ghi chú đợt phát hành.

Tab 2: Danh sách voucher: hiển thị thông tin chi tiết các mã voucher của đợt phát hành, bạn có thể tìm kiếm (1) và lọc trạng thái (2) các mã voucher.

Tab 3: Lịch sử sử dụng: hiển thị thông tin về các giao dịch có sử dụng voucher.

- Cột Giá trị voucher là tổng giá trị thực tế của các voucher đã sử dụng trong hóa đơn.

- Kích vào mã phiếu (1) để xem chi tiết của giao dịch đó (2)

2. Thêm đợt phát hành

- Trên màn hình Voucher, bạn kích vào nút + Thêm đợt phát hành mới

- Màn hình Thêm đợt phát hành voucher hiện ra như sau:

2.1. Thông tin

- Trên tab Thông tin, bạn nhập các thông tin của đợt phát hành voucher:

Mã đợt phát hành: là thông tin duy nhất, bạn có thể bỏ trống để hệ thống tự tạo sau khi lưu thông tin.
Tên đợt phát hành: bắt buộc nhập.
Mệnh giá: là giá trị để khách hàng thanh toán khi mua hàng. Bạn có hai lựa chọn:
- Mệnh giá tiền cố định là VND
- Theo % hóa đơn: nếu chọn tùy chọn này, hệ thống hiển thị thêm 1 trường thông tin nữa là Giá trị tối đa, nhằm giới hạn số tiền tối đa được thanh toán bằng voucher.

Tình trạng: chọn Kích hoạt hoặc Chưa áp dụng.
Áp dụng gộp nhiều voucher trên một hóa đơn:
- Nếu tích chọn:
  - Cho phép dùng nhiều voucher thuộc đợt phát hành đó để thanh toán.
  - Nếu dùng voucher ở nhiều đợt phát hành khác nhau mà chỉ 1 voucher trong số đó thuộc đợt phát hành không cho gộp thì sẽ không thể sử dụng.
- Nếu không tích chọn: hệ thống chỉ cho phép sử dụng một voucher khi thanh toán một hóa đơn
Hàng/nhóm hàng mua: Hóa đơn có chứa các hàng hóa này sẽ được thanh toán bằng voucher. Hệ thống hỗ trợ 2 cách chọn:
- Chọn 1 hoặc nhiều hàng hóa:

Trường hợp bạn chọn hàng hóa có nhiều thuộc tính, hệ thống sẽ hiển thị checkbox Hàng hóa cùng loại

- Nếu bạn tích chọn: hóa đơn có chứa hàng hóa này và các hàng hóa cùng loại sẽ được thanh toán bằng voucher.

- Nếu bạn không tích chọn: hóa đơn chứa hàng hóa này mới được thanh toán bằng voucher, các hàng hóa cùng loại không được thanh toán bằng voucher

- Chọn 1 hoặc nhiều nhóm hàng mua:

- Tổng tiền hàng: Tổng tiền hàng tối thiểu để có thể thanh toán bằng voucher.

- Ghi chú: nhập thông tin ghi chú về đợt phát hành.

2.2. Áp dụng

- Trên tab Áp dụng -> Thời gian áp dụng, bạn kích 1 trong 2 lựa chọn:

Hiệu lực từ: hệ thống mặc định 6 tháng, bạn chọn lại thời gian để chỉnh sửa hiệu lực.

Thời hạn sử dụng: bạn nhập thời hạn sử dụng, chọn theo ngày hoặc tháng kể từ ngày phát hành voucher.

- Trên tab Áp dụng -> Phạm vi áp dụng, bạn lựa chọn các điều điện để quy định phạm vi cho đợt phát hành voucher:

Lựa chọn một, một số Chi nhánh nhất định được áp dụng, hoặc áp dụng Toàn hệ thống.
Lựa chọn áp dụng theo tài khoản tạo, có thể áp dụng cho toàn bộ tài khoản tạo hoặc một số tài khoản nhất định.
Lựa chọn nhóm khách hàng được sử dụng, hoặc áp dụng cho tất cả khách hàng.

2.3. Danh sách voucher

- Để chuyển qua tab Danh sách voucher, bạn cần lưu lại thông tin đợt phát hành bằng cách kích vào Đồng ý trên pop-up xác nhận lưu thông tin.

- Trên tab Danh sách voucher, bạn có thể thực hiện các thao tác thêm mới voucher, phát hành voucher, trả voucher, hủy voucher. Thao tác cụ thể như sau:

2.3.1. Thêm mới voucher

- Hệ thống hỗ trợ 3 cách thêm mới: Thêm từng mã voucher, thêm theo danh sách voucher và Import theo file mẫu

- Thêm mới từng voucher

Để thêm mới từng mã voucher, bạn kích chọn + Voucher (1)

Hệ thống hiện pop-up Thêm voucher, bạn nhập Mã voucher (2) -> kích + Thêm voucher (3) để tiếp tục thêm mã voucher mới -> kích Lưu (4) để hoàn thành việc thêm voucher hoặc Bỏ qua để không lưu thông tin.

Lưu ý: nếu bạn nhập sai mã voucher, bạn kích vào biểu tượng để xóa mã voucher.

- Thêm mới danh sách voucher

Để thêm mới voucher theo danh sách, bạn kích chọn + Danh sách voucher (1)

Hệ thống hiện pop-up Thêm danh sách voucher, bạn nhập thông tin (2) -> kích Xong (3) để hoàn thành việc thêm voucher hoặc Bỏ qua để không lưu thông tin.
- Số lượng voucher: Số lượng voucher sẽ được thêm mới.
- Độ dài mã voucher: Lưu ý độ dài mã voucher khi trừ đi kí tự bắt đầu và kí tự kết thúc phải lớn hơn hoặc bằng 6 để đảm bảo độ dài tối thiểu và tính duy nhất của voucher
- Ký tự bắt đầu: Mã các voucher tạo ra sẽ bắt đầu bằng các ký tự này.
- Ký tự kết thúc: Mã các voucher tạo ra sẽ kết thúc bằng các ký tự này.
Kích Lưu (3) để hoàn thành việc thêm voucher hoặc Bỏ qua để không lưu thông tin.

Sau khi kích Lưu, hệ thống sẽ hiện danh sách voucher đã được thêm

- Import

Để import danh sách voucher bằng file excel, bạn kích chọn Import (1)

Hệ thống hiện pop-up Nhập voucher từ file dữ liệu, bạn tải về file mẫu để nhập thông tin (2) -> kích Chọn file dữ liệu để đưa thông tin vào hệ thống (3)

Mẫu file import như sau:

2.3.2. Phát hành voucher

- Để phát hành voucher, bạn tích chọn voucher (1) -> kích Thao tác (2) -> kích Phát hành voucher (3)

- Hệ thống hiện pop-up Phát hành voucher, bạn nhập thông tin (4)

Hình thức: chọn Bán hoặc Tặng.
Ngày phát hành: mặc định là ngày hiện tại, bạn chọn lại ngày phát hành voucher.
Nhóm người mua/ nhận: chọn một trong số nhóm người mua/ nhận bao gồm Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên hoặc Khác.
Tên người mua/ nhận
Giá bán: khi chọn hình thức Bán, bạn nhập giá bán cho 1 mã voucher. Khi chọn hình thức Tặng, giá bán sẽ mặc định = 0 và không cần thanh toán.
Phương thức thanh toán: chọn phương thức Tiền mặt, Thẻ hoặc Chuyển khoản.
Ghi chú

- Kích Xong để lưu thông tin (5)

- Lưu ý: nếu khi phát hành voucher, bạn chọn hình thức Bán, sau khi kích Xong -> hệ thống sẽ hiện ra thông báo

Nếu bạn chọn Đồng ý: hệ thống sẽ tự động tạo ra phiếu thu. Phiếu thu này không được hạch toán vào kết quả hoạt động kinh doanh.

Nếu bạn chọn Bỏ qua: hệ thống sẽ trở lại màn hình Phát hành voucher.

2.3.3. Trả lại voucher

- Nếu gian hàng cho phép trả lại voucher, bạn chọn vào mã voucher người mua trả lại. Hệ thống chỉ cho phép trả lại voucher ở trạng thái đã phát hành (1) -> kích Thao tác (2) -> kích Trả voucher (3)

- Hệ thống hiển thị pop-up Trả voucher, bạn nhập thông tin (4)

Ngày trả: mặc định là ngày hiện tại, bạn chọn lại ngày trả voucher.
Nhóm người trả: chọn một trong số nhóm người trả bao gồm Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên hoặc Khác.
Tên người trả
Giá trả: nhập giá trả cho 1 mã voucher.
Phương thức thanh toán: chọn phương thức Tiền mặt, Thẻ hoặc Chuyển khoản.
Ghi chú

- Kích Xong để lưu thông tin (5)

- Lưu ý: Khi thực hiện trả lại voucher, hệ thống cho phép nhập Giá trả = 0, khi thực hiện trả lại sẽ đổi lại trạng thái của voucher về Chưa sử dụng và không tạo phiếu chi.

- Hệ thống hiện thông báo (6):

Nếu bạn chọn Đồng ý: hệ thống sẽ tự động tạo ra phiếu chi. Phiếu chi này không được hạch toán vào kết quả hoạt động kinh doanh.

Nếu bạn chọn Bỏ qua: hệ thống sẽ trở lại màn hình Trả voucher.

Sau khi kích Đồng ý ở bước trên, hệ thống hiện thêm thông báo:

Nếu bạn chọn Bỏ qua: ngày phát hành không được giữ lại trên hệ thống (7.1)
Nếu bạn chọn Đồng ý: ngày phát hành vẫn được giữ lại trên hệ thống (7.2)

2.3.4. Hủy voucher

- Hệ thống chỉ cho phép hủy voucher ở trạng thái Chưa sử dụng

- Bạn kích vào mã voucher cần hủy (1) -> kích Thao tác (2) -> kích Hủy voucher (3)

- Hệ thống hiện thông báo:

Nếu bạn chọn Đồng ý: hệ thống hủy voucher
Nếu bạn chọn Bỏ qua: hệ thống trở lại màn hình Cập nhật đợt phát hành voucher

3. Cập nhật đợt phát hành

- Từ màn hình Voucher, bạn thao tác như sau:

- Kích vào đợt phát hành chọn Cập nhật

- Pop-up Cập nhật đợt phát hành voucher được mở ra.

- Bạn cập nhật thông tin trên các tab, sau đó kích Lưu để cập nhật. Hoặc kích Bỏ qua để hủy cập nhật.

3.1. Thông tin

- Nếu đợt phát hành voucher không có voucher nào đã phát hành hoặc đã sử dụng thì bạn có thể sửa được toàn bộ thông tin.

- Nếu đợt phát hành voucher đã phát sinh giao dịch bạn chỉ có thể sửa một số thông tin: Mã đợt phát hành, Tên đợt phát hành, Tình trạng, Áp dụng gộp nhiều voucher trên một hóa đơn, Ghi chú.

3.2. Áp dụng

- Nếu đợt phát hành voucher không có voucher nào đã phát hành hoặc đã sử dụng thì bạn có thể sửa được toàn bộ thông tin.

- Nếu đợt phát hành voucher đã phát sinh giao dịch hệ thống không cho phép cập nhật thông tin

3.3. Danh sách voucher

- Bạn có thể thêm mới, phát hành, trả, hủy các mã voucher.

4. Sao chép đợt phát hành

- Trên màn hình Voucher, chọn đợt phát hành cần sao chép -> kích Sao chép

- Pop-up Thêm đợt phát hành voucher được mở ra. Hệ thống cho phép người dùng tạo nhanh một đợt phát hành voucher tương tự và người dùng có thể tùy chỉnh.

- Hệ thống mặc định gợi ý đợt phát hành voucher ở trạng thái Chưa áp dụng, nếu muốn Kích hoạt ngay thì tích chọn lại trạng thái.

- Sau đó kích Lưu để sao chép hoặc kích Bỏ qua để hủy sao chép.

5. Xóa đợt phát hành

- Hệ thống không cho xóa đợt phát hành đã có voucher được phát hành hoặc sử dụng.

- Trên màn hình Voucher, bạn chọn đợt phát hành cần xóa -> kích Xóa (1) -> chọn Đồng ý (2) để xóa đợt phát hành hoặc kích Bỏ qua để không xóa.

III. Màn hình thu ngân

- Khi thanh toán hóa đơn, hệ thống hiển thị thêm phương thức thanh toán bằng Voucher. Bạn kích chọn Voucher (1)

- Hệ thống hiện pop-up Nhập mã voucher, bạn nhập mã voucher ở trạng thái Đã phát hành (2) -> kích Áp dụng (3)

- Lưu ý: nếu nhập mã voucher ở trạng thái khác Đã phát hành và không trong phạm vi áp dụng của đợt phát hành -> hệ thống sẽ hiển thị thông báo và không cho áp dụng.

- Tùy theo các điều kiện thiết lập Tính năng voucher, bạn có thể áp dụng 1 hoặc nhiều mã voucher trên 1 hóa đơn. Bạn chọn các phương thức thanh toán khác nếu cần và kích Xong (4) để trở lại màn hình Bán hàng.

- Bạn có thể xem thông tin chi tiết của mã voucher khi kích vào Voucher

- Bạn kích Thanh toán (F9) để thanh toán hóa đơn.

- Lưu ý:

Các phiếu thu thanh toán bằng voucher thì không hiển thị trong sổ quỹ.
Cập nhật thông tin của voucher đó trong phần quản lý voucher:
- Trạng thái = “Đã sử dụng”.
- Ngày sử dụng = Thời gian giao dịch trên hóa đơn.

IV. Báo cáo

1. Báo cáo cuối ngày

- Các mối quan tâm: Bán hàng, Thu chi: bộ lọc Phương thức thanh toán bổ sung thêm phương thức Voucher

- Mối quan tâm Tổng hợp có thêm cột Voucher

2. Báo cáo tài chính

- Khi thanh toán hóa đơn, Chi phí voucher sẽ được hạch toán vào kết quả hoạt động kinh doanh và hiện trên báo cáo tài chính trong mục Chi phí (6)

- Chi phí voucher = Giá trị voucher đã sử dụng khi thanh toán hóa đơn – Giá bán voucher.

- Trường hợp voucher được tặng, chi phí voucher = giá trị voucher đã sử dụng khi thanh toán hóa đơn.

V. Phân quyền

- Đối với tính năng quản lý voucher, hệ thống hỗ trợ các loại phân quyền tài khoản là: Xem danh sách, Thêm mới, Cập nhật, Xóa và Phát hành