Tích hợp quản lý thẻ phòng (thẻ từ)

Hướng dẫn sử dụng
Tính năng Tích hợp quản lý thẻ phòng (thẻ từ)

Hiểu được nhu cầu cần quản lý, giám sát, KiotViet Hotel ra mắt tính năng tích hợp quản lý thẻ từ dành cho khách hàng KiotViet sử dụng gói chuyên nghiệp, cao cấp, giúp đem lại rất nhiều lợi ích cho việc kinh doanh:

- Tránh nhân viên gian lận: Chỉ cần theo dõi trên phần mềm KiotViet là có thể biết giờ khách check-in check-out, dễ dàng trong việc quản lý và tính tiền. Hạn chế tối đa việc nhân viên gian lận gây thất thoát doanh thu.

- An toàn cho hệ thống điện: Khi khách hàng mở thẻ vào phòng khi đó nguồn điện cũng sẽ được cấp điện theo, đảm bảo được tối đa sự an toàn của hệ thống điện và khi khách ra khỏi phòng, điện cũng sẽ được ngắt tiết kiệm được điện năng tiêu thụ.

- Giảm bước thao tác cho Lễ tân, tránh nhầm lẫn: Nếu sử dụng song song 2 phần mềm Quản lý khách sạn và Quản lý thẻ từ riêng, lễ tân phải thực hiện 2 lần thao tác trên cả 2 hệ thống. Do vậy, việc tích hợp sẽ giúp giảm 50% thao tác hàng ngày cho Lễ tân: Nhận phòng, Trả phòng, Đổi phòng, Mở thêm thẻ phòng mới, Báo mất thẻ, Thay đổi thời gian lưu trú.

Thao tác thực hiện cụ thể như sau:

I. Thiết lập tính năng

- Trên màn hình Quản lý, bạn kích Thiết lập (1) -> chọn Thiết lập cửa hàng (2)

-  Trong khối Thiết lập quản lý bạn chọn Phòng(3), kích vào biểu tượng   để bật tính năng Tích hợp quản lý thẻ phòng (thẻ từ) (4)

-   Bạn kích vào Chi tiết (5) -> chọn chi nhánh áp dụng tính năng (6) -> Lưu (7).

II. Phần mềm kết nối KiotViet SmartLock Connector

-  Khi thiết lập sử dụng khóa thẻ phòng, bạn chọn vào (1) để tải phần mềm về cài đặt.

- Lưu ý:

• Phần mềm KiotViet Hotel và phần mềm kết nối cần được cài đặt cùng thiết bị sử dụng phần mềm khóa từ.
• Hiện chỉ hỗ trợ kết nối với máy tính chạy hệ điều hành Window.

- Sau khi tải xuống hoàn tất, khởi chạy bộ cài vừa được tải xuống để cài đặt phần mềm kết nối lên máy tính

- Sau khi cài đặt thành công, bạn chọn Chạy (4) hoặc nếu đã đóng thì mở ứng dụng KiotViet SmartLock Connector  đã được cài đặt. Phần mềm kết nối có giao diện như sau

- Ở lần chạy đầu tiên, bạn cần chọn đường dẫn đến phần mềm khóa từ đang cài đặt trên máy.

-  Để kết nối được phần mềm KiotViet Hotel với phần mềm khóa từ và các tính năng khi kết nối hoạt động được bình thường, cả phần mềm kết nối, phần mềm khóa từ và KiotViet Hotel phải cùng cài đặt và đang chạy trên cùng một thiết bị máy tính. Bạn có thể kích chọn Kiểm tra thiết bị để kiểm tra các phần mềm có đang được cài đặt và chạy trên cùng thiết bị đó không.

III. Gán mã khóa phòng cho phòng

- Bạn khởi động phần mềm khóa từ trên máy và đăng nhập như bình thường. Khi thêm mới hay xem danh sách phòng (Creat/Manager GuestRooms) trên phần mềm khóa từ sẽ có thông tin Lock No. chính là mã khóa của phòng.

- Sau khi bật tính năng Tích hợp quản lý thẻ phòng (thẻ từ), khi xem danh sách phòng có thêm cột mã khóa của phòng.

- Khi thêm mới hay cập nhật thông tin phòng, bạn có thể thêm mã khóa chính là Lock No. trên phần mềm khóa từ cho từng phòng:

• Thêm mới:

• Cập nhật:

- Ngoài ra bạn có thể sử dụng file để Import lên phần mềm, file mẫu có dạng như sau:

- Lưu ý: Để tính năng hoạt động được bình thường, mỗi mã khóa chỉ gán cho một phòng duy nhất và phải chính xác mã khóa của phòng đó trên phần mềm khóa từ

IV. Các thao tác với thẻ phòng trên màn hình Lễ tân

1. Tạo thẻ khi nhận phòng

- Thao tác nhận phòng khi thêm đặt phòng mới hoặc nhận phòng từ đặt phòng đã đặt trước. Hệ thống sẽ hiển thị popup Tạo thẻ phòng để Lễ tân có thể tiến hành tạo thẻ cho từng phòng

- Lúc này, bạn đặt thẻ trắng lên đầu đọc ghi thẻ và bấm Tạo thẻ (1)

- Nếu thẻ được đặt lên đầu đọc ghi thẻ đang có thông tin (không phải thẻ trắng). Hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo. Bạn có thể chọn Tiếp tục để ghi đè thông tin của phòng mới lên thẻ

- Khi tạo thẻ thành công, hệ thống hiển thị trạng thái: “Tạo thẻ thành công”. Lúc này, bạn có thể đưa thẻ cho khách để mở phòng hoặc tiếp tục Tạo thẻ cho những phòng khác trong đoàn (nếu có). Hoặc bấm Thêm thẻ (2) để tạo thêm thẻ mới cho phòng.

- Bấm Xong(3) khi hoàn tất thêm thẻ phòng để tắt pop-up.

2. Tạo thêm thẻ cho phòng đã nhận

- Khi xem đặt phòng hoặc xem chi tiết đặt phòng, bạn chọn   -> Tạo thẻ phòng

- Hệ thống sẽ mở pop-up Tạo thẻ phòng. Nếu phòng đã được tạo thẻ trước đó sẽ có trạng thái: Thẻ đang sử dụng, còn nếu chưa được tạo thẻ sẽ có trạng thái: Chưa tạo thẻ. Bạn thao tác Tạo thẻ(3)/ Thêm thẻ(4) tương tự như thao tác tạo thẻ khi nhận phòng để tạo thẻ cho phòng bạn đang chọn.

- Bấm Xong khi hoàn tất thêm thẻ phòng để tắt pop-up

3. Cập nhật thẻ khi đổi phòng

- Sau khi đổi phòng, hệ thống hiển thị pop-up Cập nhật thẻ phòng để tạo thẻ mới hoặc cập nhật thẻ từ phòng cũ sang phòng mới. Bạn đặt thẻ lên đầu ghi đọc thẻ và bấm Cập nhật thẻ (1)

- Nếu bạn sử dụng thẻ phòng cũ để cập nhật, hệ thống hiển thị cảnh báo. Bạn chọn Tiếp tục để cập nhật thông tin phòng mới lên thẻ

- Khi tạo thẻ thành công, hệ thống hiển thị trạng thái: Cập nhật thành công. Lúc này, bạn có thể đưa thẻ cho khách để mở phòng. Ngoài ra, bạn có thể bấm Thêm thẻ (2) để tạo thêm thẻ mới cho phòng

- Bấm Xong (3) khi hoàn tất thêm thẻ phòng để tắt pop-up

4. Cập nhật thẻ khi thay đổi giờ trả phòng

- Tương tự như khi đổi phòng, nếu bạn thao tác thay đổi giờ trả phòng của đặt phòng, sau khi lưu lại hệ thống sẽ hiển thị pop-up Cập nhật thẻ phòng.

- Bạn đặt thẻ phòng lên đầu đọc ghi thẻ và bấm cập nhật thẻ cho từng phòng, trạng thái của thẻ phòng đã được cập nhật sẽ chuyển thành: Cập nhật thành công. Lúc này, bạn có thể đưa thẻ cho khách để mở phòng. Ngoài ra, bạn có thể bấm Thêm thẻ (2) để tạo thêm thẻ mới cho phòng và bấm Xong (3) khi đã hoàn tất.

5. Xóa thẻ khi trả phòng

- Khi hoàn tất thao tác trả phòng, hệ thống sẽ hiển thị pop-up Xóa thẻ phòng. Bạn đặt thẻ phòng lên đầu đọc ghi thẻ và bấm Xóa thẻ (1) cho từng phòng.

- Sau khi xóa thẻ thành công, hệ thống hiển thị trạng thái: Xóa thẻ thành công. Nếu phòng có nhiều hơn 1 thẻ, bạn có thể tiếp tục đặt thẻ lên đầu đọc ghi thẻ và bấm Xóa thẻ để xóa nốt các thẻ còn lại.

- Bấm Xong (2) khi đã xóa hết thẻ phòng để tắt pop-up.

6. Xử lý mất thẻ

- Khi xem đặt phòng hoặc xem chi tiết đặt phòng, bạn chọn  (1) -> Xử lý mất thẻ (2) -> hệ thống sẽ hiển thị pop-up Xử lý mất thẻ phòng (3)

- Đặt thẻ trắng lên đầu đọc ghi thẻ và bấm Thêm thẻ mới (4)

- Sau khi thêm thẻ mới thành công, hệ thống hiển thị trạng thái: Thêm thẻ mới thành công. Lúc này, bạn có thể đưa thẻ mới cho khách để mở phòng. Ngoài ra, bạn có thể bấm Thêm thẻ (5) để tạo thêm thẻ cho phòng và bấm Xong(6) khi đã hoàn tất.

- Sau khi thẻ mới này được sử dụng để mở phòng, các thẻ cũ được tạo trước đó đều không thể sử dụng để mở phòng nữa