Đặt lịch xóa giao dịch và thu chi

Hướng dẫn tính năng

Đặt lịch xóa giao dịch và thu chi

Tính năng này giúp gian hàng tối ưu hóa việc lưu trữ và quản lý dữ liệu bằng cách:

• Linh hoạt chọn dữ liệu xóa.
• Lưu trữ dữ liệu cũ dưới dạng file ZIP để dễ dàng truy xuất và so sánh khi cần.

Các điểm nổi bật:

• Chủ động đặt lịch quản lý dữ liệu ngay trên phần mềm.
• Linh hoạt thiết lập thời điểm hoặc chu kỳ quản lý dữ liệu phù hợp.

Áp dụng cho:

• Giao dịch với khách hàng: Hóa đơn, Đặt hàng, Trả hàng, Vận đơn.
• Giao dịch với nhà cung cấp: Nhập hàng, Đặt hàng nhập, Trả hàng nhập.
• Giao dịch nội bộ: Kiểm kho, Xuất hủy, Chuyển hàng, Sản xuất.
• Phiếu thu, phiếu chi.

Lưu ý: Tính năng chỉ có trên gian hàng đã ký hợp đồng, không có trên gian dùng thử

Thao tác cụ thể như sau:

I. Đặt lịch xóa dữ liệu

- Trên màn hình Quản lý, tài khoản admin của chủ gian hàng chọn Thiết lập -> Xóa dữ liệu gian hàng

- Trên tab Lịch xóa, bạn chọn Thêm lịch

- Bạn chọn Xóa giao dịch và thu chi -> kích Tiếp tục

- Bạn đọc kỹ các lưu ý của hệ thống -> tích chọn Tôi đã đọc kỹ và hiểu rõ các tác động của việc xóa dữ liệu -> kích Tiếp tục

- Bạn nhập mật khẩu vào gian hàng và số điện thoại chính trên hợp đồng để hệ thống xác thực thông tin

- Bạn nhập mã xác thực nhận được -> kích Tiếp tục

- Nếu chọn Xóa một lần:

• Phạm vi dữ liệu: Bạn chọn ngày cần xóa toàn bộ giao dịch, thu chi từ quá khứ đến hết ngày đã chọn.
• Ngày xóa: Bạn chọn ngày để hệ thống bắt đầu quá trình thực hiện lệnh xóa vào 00:00 của ngày đã chọn.
• Email: Bạn nhập email cần nhận file tổng hợp dữ liệu khi hệ thống hoàn tất xóa
• VD như hình bên dưới -> từ 00:00 ngày 08/11/2024 hệ thống sẽ xóa toàn bộ giao dịch và thu chi phát sinh đến hết ngày 31/12/2023.

- Nếu chọn Xóa định kỳ:

• Phạm vi dữ liệu: Toàn bộ dữ liệu có thời gian giao dịch đến ngày thực hiện xóa, không thay đổi được.
• Ngày xóa: Bạn chọn ngày để hệ thống bắt đầu quá trình thực hiện lệnh xóa vào 00:00 của ngày đó.
• Lặp lại: Bạn chọn 1 trong 3 khoảng thời gian:
  • 3 tháng/lần
  • 6 tháng/lần
  • 12 tháng/lần
• Kết thúc lặp lại:
  • Nếu bạn chọn Không bao giờ: Chuỗi xóa định kỳ sẽ không bao giờ kết thúc. Hệ thống sẽ luôn tự động xóa dữ liệu theo lịch đã thiết lập.
  • Nếu bạn chọn Vào ngày: Chuỗi xóa định kỳ sẽ kết thúc quá trình lặp lại vào ngày đã chọn. Kể từ ngày này, hệ thống sẽ không tự động xóa dữ liệu.
• Email: Bạn nhập email cần nhận file tổng hợp dữ liệu khi hệ thống hoàn tất xóa.
• VD như hình bên dưới -> bắt đầu từ 00:00 ngày 08/11/2024 hệ thống sẽ xóa toàn bộ giao dịch và thu chi phát sinh đến hết ngày 07/11/2024 và tiếp tục lặp lại sau 3 tháng.

- Sau khi bạn chọn Xong -> hệ thống hiện thông báo như sau:

- Vào 00:00 của ngày xóa, hệ thống tự động thực hiện:

• Tạo các phiếu kiểm kho và các phiếu cân bằng để tính toán lại số lượng tồn kho, giá vốn hàng hóa, điểm khách hàng và công nợ đối tác (khách hàng, nhà cung cấp, đối tác giao hàng).
• Xóa dữ liệu giao dịch và thu chi, cụ thể:
  • Giao dịch với khách hàng: Hóa đơn, Đặt hàng, Trả hàng, Vận đơn.
  • Giao dịch với nhà cung cấp: Nhập hàng, Đặt hàng nhập, Trả hàng nhập.
  • Giao dịch nội bộ: Kiểm kho, Xuất hủy, Chuyển hàng, Sản xuất.
  • Phiếu thu, Phiếu chi.
• Sau khi việc xóa hoàn tất, bạn sẽ nhận được thông báo và file tổng hợp dữ liệu kèm mật khẩu mở file qua email. Lưu ý: File dữ liệu đã xóa được lưu trữ trên hệ thống trong 7 ngày, bạn vui lòng tải xuống nếu cần lưu trữ trên thiết bị cá nhân.

II. Quản lý xóa dữ liệu

- Khi đặt lịch xóa thành công, nếu chưa đến ngày xóa -> Lịch xóa ở trạng thái Còn x ngày.

- Trong khoảng thời gian hệ thống chưa thực hiện xóa, chủ gian hàng có thể Sửa lịch hoặc Hủy lịch xóa.

- Khi hệ thống đang thực hiện xóa, Lịch xóa ở trạng thái Đang tiến hành xóa.

- Lịch xóa thực hiện thành công sẽ hiển thị trạng thái Đã hoàn tất.

- Bạn có thể Tải xuống dữ liệu giao dịch và thu chi đã xóa trong vòng 7 ngày kể từ ngày hoàn tất xóa.

- Lịch xóa bị hủy hiển thị như sau:

- Ngoài ra, bạn có thể kiểm tra lịch sử của mỗi lịch xóa dữ liệu bằng cách kích Xem chi tiết lịch sử thao tác của từng lịch xóa.

Như vậy, KiotViet đã thực hiện xong phần hướng dẫn tính năng Đặt lịch xóa giao dịch và thu chi.

Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài tư vấn bán hàng 1800 6162, tổng đài hỗ trợ phần mềm 1900 6522 hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: hotro@kiotviet.com để được hỗ trợ và giải đáp.

Chúc Quý khách thành công!

Tài liệu được cập nhật mới nhất ngày 13/11/2024