KiotViet ra mắt tính năng giao hàng (COD), quản lý giao hàng

Phần mềm KiotViet với tính năng quản lý giao hàng (COD) giúp khách hàng có thể dễ dàng, nhanh chóng tính phí giao hàng cũng như quản lý giao hàng đơn giản với các đối tác giao hàng (giao hàng nhanh, lazada, shoppe .v.v.v.

1. Các bước để thiết lập quản lý giao hàng, tính phí giao hàng:

Để đáp ứng nhu cầu của các khách hàng kinh doanh và có cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa, KiotViet đã nghiên cứu và cho ra mắt tính năng tính phí giao hàng (COD). Để sử dụng tính năng mới này, bạn làm như sau:

- Đầu tiên, trong mục thiết lập, bạn chọn thiết lập cửa hàng --> thiết lập tính năng.

- Bạn đánh dấu vào ô Sử dụng tính năng tính phí giao hàng (COD) để kích hoạt tính năng.

- Sau khi tính năng đã được kích hoạt, bạn sẽ thấy ô Trọng Lượng xuất hiện trong cửa sổ thông tin hàng hóa. Tại đây bạn có thể điền trọng lượng của mặt hàng để sử dụng khi tính toán phí giao hàng. KiotViet không quy định đơn vị để cửa hàng sử dụng thống nhất cùng một đơn vị theo quy ước của cửa hàng (kg, g). 

- Để tiến hành sử dụng giao hàng, bạn tạo hóa đơn bán hàng hoặc tạo và xử lý đơn đặt hàng như bình thường, Sau đó tích chọn vào nút Giao hàng, hệ thống sẽ hiển thị thêm mục giao hàng trên giao diện hóa đơn:

- Tại đây, bạn có thể điền các thông tin cần thiết cho việc giao hàng:

+ Đối tác giao hàng: đơn vị hoặc cá nhân sẽ thực hiện việc giao hàng, bạn có thể chọn từ những đối tác có sẵn hoặc tạo mới một đối tác bằng việc ấn vào nút dấu +, hệ thống sẽ hiện ra cửa sổ thêm đối tác giao hàng:

+ Người nhận: Nếu thông tin khách hàng đã có trong hệ thống và bạn điền tên khách hàng vào hóa đơn, hệ thống sẽ tự động cập nhật tên người nhận là tên khách hàng. Bạn vẫn có thể thay đổi được thông tin này theo ý muốn.

+ Địa chỉ người nhận.

+ Điện thoại người nhận.

+ Khu vực: Hệ thống hỗ trợ tìm kiếm tới các khu vực tại các tỉnh thành nhanh chóng theo tên.

+ Trọng lượng của hàng hóa.

+ Kích thước hàng hóa.

+ Loại dịch vụ: sẽ có 3 lựa chọn là Giao thường / Giao nhanh / Giao trong ngày.

+ Phí giao hàng: dựa trên trọng lượng, kích thước và loại dịch vụ giao hàng để tính toán phí giao hàng theo chính sách của cửa hàng.

*Lưu ý: Hiện tại KiotViet mặc định không tính ghi nhận giá trị phí giao hàng này vào kết quả hoạt động kinh doanh. Vì vậy nếu cửa hàng muốn tính toán chi phí giao hàng vào kết quả kinh doanh, người dùng có thể tạo một sản phẩm dịch vụ riêng lấy tên là phí giao hàng và thêm sản phẩm này vào đơn hàng. 

+ Trạng thái: Trên giao diện hóa đơn sẽ có 2 trạng thái của đơn hàng là Chưa giao hàng và Đang giao hàng.

*Lưu ý: Bạn vẫn có thể hoàn thành phiếu mà không bắt buộc phải điền toàn bộ thông tin giao hàng bởi trong nhiều trường hợp công việc lập hóa đơn và công việc điều phối đơn hàng được đảm nhận bởi hai người khác nhau.

2. Cách xem và quản lý quá trình giao hàng, trạng thái giao hàng:

- Sau khi điền các thông tin cần thiết, bạn chỉ việc nhấn Thanh toán để cập nhật thông tin hóa đơn vào hệ thống. Lúc này, để theo dõi thông tin đơn hàng, trong Giao dịch bạn chọn Hóa đơn:

- Tại đây, bạn sẽ thấy cột trạng thái hiển thị các trạng thái của các đơn hàng: Chưa giao hàng, Đang giao hàng, Hoàn thành, Không giao được, Đã hủy.

- Với các phiếu ở trạng thái Chưa giao hàng và Đang giao hàng, bạn vẫn có thể thay đổi các thông tin giao hàng. Để thay đổi thông tin đơn hàng bạn chỉ việc chọn đơn hàng đó và chỉnh sửa thông tin bạn muốn.

- Với các phiếu ở trạng thái hoàn thành và không giao được thì bạn không thể thay đổi thông tin giao hàng nữa.

- Bạn có thể lọc các đơn hàng theo trạng thái bằng cách tích chọn vào trạng thái mà bạn muốn lọc.

* Lưu ý:

+ Tồn kho của mặt hàng sẽ được tự động giảm đi khi bạn chọn chúng vào giao hàng, dù cho đơn hàng đang ở trong trạng thái Chưa giao hàng.

+ Khi đơn hàng ở trong trạng thái không giao được hoặc đã hủy, bạn sẽ không thể thay đổi thông tin giao hàng được nữa. Khi đó số lượng tồn kho của các mặt hàng có trong đơn sẽ được hoàn trả lại như trước khi có giao dịch.

- Ngoài ra, muốn quản lý giao hàng của đối tác thì trong menu Đối tác, một mục Đối tác giao hàng cũng được thêm vào để bạn quản lý thông tin các những đơn vị giao hàng.

- Màn hình Đối tác giao hàng hiện ra như sau:

+ Để thêm đối tác giao hàng bạn chọn nút + Đối tác giao hàng, cửa sổ thêm đối tác giao hàng sẽ hiện ra giống như khi bạn thêm đối tác giao hàng tại hóa đơn bán hàng.

+ Các thao tác với đối tác giao hàng cũng được thực hiện tương tự như với khách hàng hoặc nhà cung cấp, cụ thể như cập nhật thông tin, xem lịch sử giao dịch hoặc xóa.

+ Bạn có thể tìm kiếm hoặc sắp xếp các đối tác theo nhóm, theo thông tin cơ bản, theo trọng lượng hàng hóa đã giao, theo chi phí các đơn hàng hoặc theo số lượng các đơn hàng.

+ Bạn có thể thay đổi trạng thái đơn hàng của từng đối tác giao hàng bằng cách chọn đối tác và thay đội trạng thái trong tab Lịch sử giao hàng:

*Lưu ý: Với hai trạng thái Không giao được và Đã hủy của đơn hàng.

+ Trong trường hợp bạn đã liên lạc với đơn vị vận chuyển vào giao hàng cho khách nhưng vì lý do nào đó khách hàng không có ở địa điểm nhận hàng khiến đối tác giao hàng không thể hoàn thành đơn hàng, bạn sẽ vẫn phải mất phí giao hàng cho đối tác giao hàng, dù cho không giao được hàng cho khách. Khi đó, bạn có thể đặt trạng thái của đơn hàng là Không giao được, khi đó hóa đơn và các phiếu thanh toán liên quan sẽ bị hủy.

+ Nếu khách hàng thay đổi ý định và không muốn giao hàng nữa, bạn có thể đặt trạng thái đơn hàng là Đã hủy. Mọi hóa đơn và phiếu thanh toán liên quan sẽ bị hủy, và bạn cũng không phải mất phí giao hàng cho đối tác giao hàng. Bạn chỉ có thể chọn trạng thái này trong menu Đối tác giao hàng.

Video hướng dẫn chi tiết tính năng của phần mềm quản lý giao hàng: 

Nếu quý khách gặp bất cứ vấn đề gì trong quá trình sử dụng phần mềm, vui lòng liên hệ tổng đài miễn phí 1800 6162 hoặc email tới địa chỉ: hotro@kiotviet.com để được hỗ trợ trong thời gian ngắn nhất.