Kiểm soát thu chi chuẩn chỉ với phần mềm quản lý phòng khám

Chủ kinh doanh đau đầu vì doanh thu từ dịch vụ khám chữa bệnh trong sổ sách thường sai lệch, công nợ nhà cung cấp thì rối tung? Đã đến lúc tối ưu kiểm soát thu chi với phần mềm quản lý phòng khám KiotViet!

1. Các phương pháp quản lý thu chi thường thấy ở phòng khám

1.1. Quản lý thu chi bằng sổ sách

Việc sử dụng sổ sách ghi chép doanh thu đã được nhiều phòng khám áp dụng từ lâu. Tuy nhiên, phương pháp thủ công này lại dễ dẫn đến sai sót, nhầm lẫn khi nhân viên chuyên trách ghi chú số liệu, gây khó khăn trong việc quản lý tài chính.

1.2. Quản lý thu chi bằng Excel

So với sổ sách truyền thống, Excel mang lại nhiều lợi ích hơn, chẳng hạn như dễ lưu trữ, chỉnh sửa, tra cứu nhanh và hỗ trợ tính toán thu chi tự động thông qua các công thức có sẵn.

Tuy nhiên, việc áp dụng Excel vào quản lý thu chi đòi hỏi người dùng phải ghi nhớ và sử dụng nhiều hàm công thức phức tạp.

Hơn nữa, tính bảo mật của file Excel không cao, chỉ cần một sai sót nhỏ như nhập sai số liệu hoặc thay đổi hàm tính cũng có thể dẫn đến kết quả bị lệch. Điều này không chỉ tốn thời gian mà còn không đảm bảo hiệu quả trong quá trình vận hành kinh doanh.

2. Rủi ro từ việc áp dụng các hình thức quản lý thu chi truyền thống

2.1. Không có khả năng theo dõi theo thời gian thực

Một phòng khám thường bao gồm nhiều dịch vụ từ khám bệnh đến bán thuốc nên doanh thu và chi phí phát sinh liên tục trong ngày. 

Ví dụ như: vào buổi sáng, phòng khám tiếp nhận bệnh nhân đến khám tổng quát, thực hiện xét nghiệm máu và siêu âm. Mỗi dịch vụ này sẽ tạo ra một khoản doanh thu riêng. Cùng lúc đó, phòng khám cũng phải chi trả các khoản như tiền nhập thuốc mới, vật tư y tế hoặc phí vận hành máy móc xét nghiệm.

Do đó, nếu chỉ sử dụng phương pháp ghi chép sổ sách hoặc quản lý bằng file Excel, chủ phòng khám sẽ phải chờ đến cuối ngày hoặc cuối tháng mới có thể tổng hợp chính xác dòng tiền ra vào thực tế tại cơ sở kinh doanh của mình.

Điều này gây khó khăn trong việc kiểm soát tình hình theo thời gian thực. Đặc biệt khi xảy ra trường hợp thất thoát doanh thu, việc đối chiếu lại từng khoản thu chi, kiểm tra từng giao dịch cũ cũng sẽ tốn nhiều thời gian và thậm chí không thể truy xuất dữ liệu chính xác. 

2.2. Dễ thất thoát doanh thu do gian lận nội bộ

Tại hầu hết phòng khám, việc thu tiền từ các dịch vụ thăm khám, bán thuốc, kiểm tra sức khỏe,.. thường do nhân viên thu ngân hoặc kế toán phụ trách. Nếu không có hệ thống kiểm soát chặt chẽ, nguy cơ thất thoát tài chính do gian lận nội bộ là rất cao. Một số trường hợp có thể xảy ra như: nhân viên thu tiền nhưng không tạo hóa đơn, ghi chép sai số liệu để trục lợi cá nhân; khai khống chi phí hoặc chỉnh sửa dữ liệu sau khi giao dịch hoàn tất. Hậu quả là doanh thu thực tế bị giảm mà chủ phòng khám không hay biết. 

2.3. Không đảm bảo an toàn, dễ mất dữ liệu

Một trong những rủi ro lớn nhất khi quản lý thu chi bằng sổ sách là nguy cơ mất mát hoặc hư hỏng do: bị nước làm ẩm, giấy mốc theo thời gian. Khi dữ liệu bị thất lạc hoặc hủy hoại, chủ phòng khám không còn cơ sở để kiểm soát doanh thu, theo dõi công nợ để nắm bắt được chính xác tình hình tài chính kinh doanh.

Đối với các phòng khám sử dụng Excel để quản lý, mặc dù đây là phương pháp số hóa hơn so với sổ tay, nhưng vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro. Nếu không sao lưu thường xuyên, dữ liệu có thể mất do lỗi phần mềm, virus máy tính hay thao tác xóa nhầm. Một khi mất dữ liệu, chủ cơ sở kinh doanh sẽ không thể kiểm tra thu chi, gây ảnh hưởng đến các quyết định quan trọng.

3. Bí quyết kiểm soát thu chi chính xác, tránh sai sót với phần mềm quản lý phòng khám KiotViet 

3.1. Tích hợp quản lý bán hàng và thanh toán 

Một trong những ưu điểm lớn của phần mềm quản lý KiotViet là tích hợp tính năng  quản lý bán hàng, thanh toán trên cùng một hệ thống. Khi có giao dịch phát sinh như: khách hàng muốn dùng dịch vụ xét nghiệm máu, chụp x quang. Chỉ cần nhân viên nhập thông tin rồi chọn thanh toán, phần mềm sẽ tự động tạo hóa đơn bao gồm chi phí khám bệnh, các khoản phí mua thuốc, thông tin bệnh nhân, và in hóa đơn. Điều này đảm bảo tính chính xác, hạn chế gian lận và giúp chủ phòng khám dễ dàng theo dõi doanh thu một cách minh bạch, rõ ràng.

Bên cạnh đó, phần mềm còn hỗ trợ đa dạng các hình thức thanh toán như tiền mặt, thẻ, chuyển khoản và ví điện tử, mang lại sự tiện lợi cho khách hàng. Nhờ vậy, phòng khám có thể tăng tốc quá trình thanh toán, giảm thiểu sai sót và ghi nhận doanh thu một cách chính xác.

3.2. Cung cấp báo cáo doanh thu theo ngày/ tuần/ tháng

Với phần mềm quản lý phòng khám KiotViet, mọi khoản thu từ dịch vụ khám chữa bệnh, xét nghiệm, bán thuốc hay tư vấn chuyên sâu đều được hệ thống tự động ghi nhận vào báo cáo theo thời gian thực. Chủ phòng khám không còn phải mất hàng giờ để kiểm tra thu chi bằng sổ sách hay file Excel. Thay vào đó, chỉ với một vài thao tác trên điện thoại, máy tính, toàn bộ doanh thu trong ngày sẽ hiển thị rõ ràng trên màn hình, giúp chủ cơ sở kinh doanh nắm bắt tình hình tài chính một cách nhanh chóng và chính xác. 

Xem thêm: App quản lý doanh thu miễn phí tải về trên điện thoại, kiểm soát dòng tiền hiệu quả

Không chỉ cung cấp số liệu tổng thể, hệ thống còn hỗ trợ kiểm tra lợi nhuận theo từng danh mục dịch vụ, chẳng hạn như khám tổng quát, xét nghiệm máu, siêu âm hay tiêm chủng. Đây là cơ sở quan trọng cho việc điều chỉnh chiến lược kinh doanh, cải thiện chất lượng dịch vụ và phân bổ nhân sự hợp lý hơn.

Ngoài ra, phần mềm quản lý phòng khám KiotViet còn tự động tạo báo cáo về số lượng thuốc trong kho và số liệu bán ra của từng loại thuốc. Nhờ đó, chủ phòng khám có thể chủ động nhập hàng, cũng như phát hiện những lô thuốc cận date để có cách xử lý kịp thời. Không còn phải dựa vào cảm tính hay mất nhiều thời gian tổng hợp thủ công, giờ đây mọi quyết định đều sẽ được đưa ra dựa trên dữ liệu chính xác và đầy đủ từ hệ thống.

3.3. Thống kê công nợ của nhà cung cấp

Việc quản lý công nợ luôn là một thách thức lớn với các chủ phòng khám, đặc biệt là khi các chủ phòng khám phải thường xuyên làm việc với nhiều nhà cung cấp dược phẩm, thiết bị, vật tư y tế,… Hầu hết các giao dịch này đều có giá trị lớn và được thanh toán theo từng đợt. Nếu không kiểm soát tốt, việc quên hạn thanh toán sẽ khiến chủ cơ sở kinh doanh làm mất uy tín với đối tác hoặc chịu phí phạt do trả chậm. 

Với phần mềm quản lý bán hàng KiotViet, mọi vấn đề về công nợ đều được giải quyết dễ dàng và chuyên nghiệp. Hệ thống sẽ tự động thống kê công nợ của nhà cung cấp theo thời gian thực, cung cấp đầy đủ thông tin chi tiết như thời gian phát sinh, giá trị giao dịch, dư nợ hiện tại và phân loại giao dịch.

3.4. Quản lý sổ quỹ - chi phí thu, chi

Để có thể vận hành kinh doanh, các phòng khám còn có nhiều khoản chi phí khác như lương nhân viên, tiền thuê mặt bằng, điện nước, vật tư y tế hay chi phí marketing. Nếu không kiểm soát kỹ, các khoản chi tiêu này có thể trở thành gánh nặng tài chính và ảnh hưởng đến lợi nhuận của phòng khám.

Với KiotViet, mọi khoản thu chi đều được ghi nhận chi tiết. Chỉ với vài thao tác đơn giản trên màn hình, phiếu thu, phiếu chi sẽ được ghi nhận cũng như lưu lại vào hệ thống một cách rõ ràng. Tất cả số liệu như: quỹ đầu kỳ, tổng thu, tổng chi, tồn quỹ,.. được thể hiện rõ trên giao diện màn hình quản lý, giúp chủ phòng khám dễ dàng kiểm tra, theo dõi.

Ngoài ra, KiotViet còn giúp chủ cơ sở kinh doanh hạn chế những sai sót trong quá trình lập sổ quỹ. Thay vì phải ghi chép thủ công, mọi hoạt động thu chi giờ đây đã được hệ thống ghi nhận tự động và hiển thị rõ ràng. Điều này không chỉ giúp việc trích lục, tìm kiếm thông tin nhanh chóng mà còn đảm bảo tính minh bạch trong từng giao dịch. Qua đó, chủ phòng khám sẽ theo dõi dòng tiền ra vào theo từng ngày, từng tháng một cách chi tiết để đưa ra các quyết định chính xác, kịp thời hơn.

Chẳng hạn như, sau một ngày làm việc, chủ phòng khám có thể dễ dàng kiểm tra xem tổng doanh thu từ các dịch vụ khám chữa bệnh là bao nhiêu, đồng thời nắm được các khoản chi phí như nhập thuốc, mua vật tư y tế, hay thanh toán lương nhân viên.

4. Lợi ích từ việc áp dụng phần mềm KiotViet vào quản lý vận hành cho các chủ phòng khám

4.1. Tối ưu hiệu quả kinh doanh 

Với tính năng cập nhật thông tin nhanh chóng, chính xác, KiotViet giúp việc quản lý những khoản thu chi, doanh thu của phòng khám trở nên đơn giản và hiệu quả. 

Nhờ hệ thống báo cáo tài chính chi tiết, chủ phòng khám có thể theo dõi tình hình kinh doanh theo thời gian thực, xác định dịch vụ nào đang mang lại lợi nhuận cao để đưa ra chiến lược phát triển hợp lý.

Xem thêm: Phần mềm quản lý phòng khám: Nâng cao hiệu suất - Giảm chi phí quản lý

4.2. Tiết kiệm thời gian

Vận hành phòng khám đòi hỏi nhà kinh doanh luôn phải xử lý một khối lượng công việc lớn như: thống kê hồ sơ bệnh nhân, theo dõi thu chi từ các khoản phát sinh, dịch vụ khám chữa bệnh hay kiểm soát kho dược phẩm. Với tính năng cập nhật dữ liệu theo thời gian thực, phần mềm quản lý KiotViet giúp chủ phòng khám và nhân viên chuyên trách làm việc nhanh chóng, chính xác, hạn chế tối đa sai sót. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian xử lý công việc, giảm áp lực vận hành mà còn đảm bảo phòng khám hoạt động một cách trơn tru và hiệu quả.

4.3. Mang lại trải nghiệm dịch vụ tốt cho khách hàng

Nhờ tính năng ghi nhận đầy đủ, chính xác các dịch vụ khách đã sử dụng và hỗ trợ thanh toán nhanh chóng, phần mềm quản lý bán hàng KiotViet giúp chủ phòng khám nâng cao trải nghiệm dịch vụ, tạo ấn tượng chuyên nghiệp cũng như giữ chân khách hàng quay lại trong những lần thăm khám tiếp theo.

Dùng thử miễn phí

Việc áp dụng KiotViet vào quản lý phòng khám mang lại nhiều lợi ích từ tối ưu kinh doanh đến nâng cao trải nghiệm khách hàng. Nếu phòng khám đang cần một trợ thủ quản lý thông minh, tiết kiệm chi phí, KiotViet chính là sự lựa chọn hoàn hảo!