Kinh doanh nhỏ và vừa có nên thuê người quản lý thay mình?

Hai tuần trước, khi Hà Nội vừa bắt đầu cho các quán cafe, quán ăn được hoạt động trở lại. Tôi liền ghé qua quán người quen của một cậu em sinh năm 95 để ủng hộ thì thấy ngoài cổng dán tờ thông báo quán đóng cửa, cần sang nhượng mặt bằng. Rất bất ngờ với tờ thông báo, tôi gọi điện cho Minh (Tên chủ cửa hàng) để hỏi han và thế là hai anh em ngồi chia sẻ về câu chuyện start-up của Minh. 

Kinh doanh nhỏ và vừa có nên thuê người quản lý thay mình?

‘‘Thật ra dịch dã chỉ là một phần anh ạ, nguyên nhân chính khiến em phải đóng cửa quán là em thiếu kinh nghiệm quản lý, cứ nghĩ mình biết về marketing, mình kéo được khách đến là ok.’’

Minh bắt đầu cuộc trò chuyện bằng những vấn đề mà cả tuần nay khi đóng cửa quán em mới thực sự đúc rút ra. Vốn xuất thân không phải dân kinh doanh, gia đình cũng chẳng có ai làm kinh doanh, bố mẹ Minh đều là công nhân viên chức nhà nước đã về hưu còn Minh thì làm ngành quảng cáo, truyền thông. Tự đứng lên mở quán cafe với bạn, sau vì cãi nhau trong vấn đề góp vốn mà Minh quyết định một mình làm tất ăn cả. Tính cả thời điểm Hà Nội bị dịch phải giãn cách thì cho đến giờ quán cafe của em chưa mở được 1 năm đã phải đóng cửa. 

‘‘Cái dại đầu tiên của em là thiếu kỹ năng quản lý đã vội vàng mở quán, cứ nghĩ là mình lo phần marketing, quảng cáo bán hàng thôi còn thuê người có kinh nghiệm quản lý thay mình mấy cái bên trong quán là được. Chính từ đây họ cấu kết rút lõi của mình mà đến chính mình cũng không nắm được.’’ 

Quán dù nhỏ nhưng Minh vẫn quyết định ngay từ đầu là thuê một người quản lý sẽ túc trực tại quán hàng ngày, quán xuyến từ chuyện quầy bar đồ uống đến nhân viên, thu chi trong ngày. Mỗi ngày Minh đến quán vào một khung giờ nhất định để xem báo cáo bán hàng của ngày hôm qua và kiểm đếm doanh thu, người quản lý nói cần mua gì, nguyên liệu nào hết thì Minh sẽ gọi nhập hàng cái đó. Vì không rành về pha chế nên Minh không nắm rõ được định lượng nguyên liệu cho từng món đồ uống, chỉ thỉnh thoảng thấy một khoản gì đó phải chi liên tục thì Minh sẽ hỏi quản lý vì sao, lúc này họ giải thích rằng hàng bị hỏng hoặc hết đát phải bỏ đi,.. thì Minh cũng đành nghe theo. 

Nhiều chủ quán mới khởi nghiệp chọn thuê một quản lý có kinh nghiệm để điều hành thay

Doanh thu quán vẫn đều đều, nhờ Minh có kinh nghiệm quảng cáo, chạy các chương trình mới lạ để thu hút khách nên quán vẫn tăng trưởng mặc dù chậm. Thế nhưng cũng có không ít những tình huống dở khóc dở cười. 

Anh quản lý được Minh thuê, phải trả lương khá cao để làm giúp Minh các công việc thì giờ đây lại được các bạn nhân viên coi trọng hơn cả người chủ thực sự. Minh không hiểu vì sao các bạn ấy lúc nào cũng ca ngợi anh quản lý trước mặt mình, nghỉ phép dài ngày vắng mặt tại quán khi thấy ông chủ đến hỏi cũng chỉ nói đã báo cáo quản lý rồi. Ở quán cũng xảy ra một số việc về vấn đề khách phàn nàn dịch vụ chưa tốt, thái độ nhân viên không ổn. Những vấn đề này anh quản lý đều biết nhưng kỹ năng ứng xử thì không có, nhiều khách hàng feedback trên fanpage khiến Minh rất bực dọc, nhưng khi góp ý người quản lý cũng ậm ờ cho qua chuyện. 

‘‘Quản lý cấu kết cùng nhân viên ăn chia tiền khách thanh toán, không nộp lại cho em, sự việc đó có lẽ cũng phải rất lâu rồi em mới biết. Dù ở quán có lắp camera nhưng các bạn ý làm rất nhanh, hơn nữa lại có người quản lý phù phép báo cáo bán hàng cuối ngày trên file excel nên em gặp khó khăn trong việc phát hiện.’’

Khi doanh thu tăng nhưng các khoản chi phí cũng đều tăng thì Minh nhận thấy mình làm bao nhiêu mà vẫn chẳng thấy tiền đâu. Thậm chí là còn lỗ tiền chạy quảng cáo. Khách đến quán càng đông thì quản lý và nhân viên càng có nhiều cơ hội để rút lõi. Khi em ấy có đủ bằng chứng lật tẩy mọi việc để những người đó hết đường chối cãi cũng là lúc tình trạng kinh tế kiệt quệ, tâm trạng thì hết sức chán nản. 

Quản lý cùng nhân viên quán cấu kết rút lõi mà chính người chủ cũng không biết

Minh rút gọn với tôi 3 điều về bài học lần này của mình:

- Một là, khi quán còn nhỏ mình phải là người đích thân quản lý. 
- Hai là, người chủ quán không thể chỉ biết một thứ và làm tốt một thứ được mà phải biết tất cả mọi thứ trong quán. Thiếu kỹ năng nào thì phải học hỏi, tìm hiểu, luyện tập kỹ năng đó. Nếu không sẽ bị nhân viên cấu kết qua mặt rút lõi. 
- Ba là, quản lý theo kiểu truyền thống thì tỷ lệ thất thoát cao hơn rất nhiều quản lý bằng công nghệ. 

‘‘Sau này em mới biết người ta quản lý quán cafe bằng phần mềm quản lý bán hàng chứ không phải cách em làm là hàng ngày đến quán ngồi cộng trừ nhân chia. Bạn bè em khi mở quán dùng KiotViet để định lượng sẵn nguyên liệu cho từng món đồ uống, cứ thế dự trù nguyên liệu cho cả một tháng, chặt chẽ tới từng ly nước nhân viên khó lòng rút lõi được hoặc nếu có rút lõi thì mình so sánh với bảng cáo cáo tài chính trên ứng dụng sẽ phát hiện ra ngay. Có những bài học vì mình chủ quan mà phải trả giá đắt anh ạ.’’

Tôi tin chắc rằng, trong cuộc sống này sẽ có rất nhiều hạng người khác nhau, có những người quản lý bạn nhất định tin tưởng được nhưng những người tham lam cũng rất nhiều. Vậy nên, so với việc thuê ai đó quản lý thay mình thì những người làm chủ như Minh nên lựa chọn tin tưởng những con số, dùng công nghệ để quản lý cửa hàng một cách chặt chẽ và thông minh. 

(Bài viết theo quan điểm cá nhân của tác giả) 
Người viết: My Mai