Tổng hợp kinh nghiệm quản lý khách sạn nhà hàng hiệu quả X2

Quản lý khách sạn nhà hàng là một công việc đòi hỏi nhiều kỹ năng, làm thể nào để quản lý khách sạn hiệu quả? Có những kinh nghiệm quản lý khách sạn, nhà hàng nào trong thực tế giúp các chủ kinh doanh vượt qua đối thủ cạnh tranh, nâng cao hiệu suất hoạt động và sinh lời cao. Khám phá ngay tại bài viết này. 

--- Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet chia sẻ kiến thức hữu ích đến với bạn ---

Kinh nghiệm quản lý khách sạn nhà hàng giảm chi phí, tăng lợi nhuận

1. Quản lý khách sạn cần thiết lập quy trình chuyên nghiệp 

Quy trình quản lý là yếu tố quan trọng hàng đầu trong công việc quản lý khách sạn nhà hàng. Tùy thuộc vào những mô hình khách sạn/nhà hàng khác nhau mà quy trình sẽ được tổ chức khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản thì hoạt động giữa các bộ phận khác nhau đều cần được xây dựng theo tiêu chuẩn nhất định. 

Xem thêm: Phần mềm tính tiền nhà hàng, quán ăn ĐƠN GIẢN + DỄ DÙNG

>> HIỆN NAY, các nhà hàng, Bar Cafe  đã chuyển sang dùng Phần mềm quản lý nhà hàng thay vì cách quản lý thủ công. Điều này giúp GIẢM THẤT THOÁT đáng kể

Xem thêm: Phần mềm quản lý nhà hàng PHỔ BIẾN NHẤT hiện nay 

Quy trình là thước đo then chốt cho từng bộ phận và sự kết hợp giữa các bộ phận trong khách sạn/nhà hàng với nhau. Xây dựng quy trình chuyên nghiệp sẽ giúp người quản lý nắm rõ toàn bộ công việc diễn ra tại khách sạn, nhà hàng. Bao gồm tiến độ công việc của từng vị trí, nhân viên đang làm gì? Bộ phận nào gây ảnh hưởng chất lượng? Sự kết hợp giữa các bộ phận càng nhanh chóng, trơn tru thì chứng tỏ quy trình quản lý khách sạn của bạn đang tốt. Trường hợp ngược lại cũng dễ dàng cho người quản lý tìm ra lỗ hổng để khắc phục ngay, tránh các thiệt hại kéo dài gây ảnh hưởng đến uy tín cũng như kết quả kinh doanh của nhà hàng/ khách sạn đó. 

Dùng thử miễn phí

2. Quản lý khách sạn nhà hàng - Quản lý tài chính chặt chẽ 

Bất kỳ một công việc kinh doanh nào, ngành nghề nào cũng cần quản lý tài chính chặt chẽ bởi đây là thước đo thành công của một cơ sở kinh doanh. Nếu hoạt động kinh doanh thắng lợi, khách sạn luôn luôn lấp kín công suất phòng, nhà hàng luôn luôn đông khách nhưng trên thực tế số tiền mang về, doanh thu lợi nhuận không tốt thì đây chính là vấn đề lớn. 

Lỗ hổng có thể nằm ở việc quản lý thu chi khách sạn, nhà hàng không chính xác, kịp thời. Nhân viên gian lận rút lõi, lợi dụng việc người chủ không có mặt để trục lợi, ví dụ như cho khách thuê phòng nhưng không ghi nhận doanh thu mà bỏ tiền túi, lợi dụng giờ cao điểm khách đông, chủ quán thanh toán chậm để lấy tiền của khách rồi không giao lại cho chủ, tự động báo cáo sai gây thất thoát,.. 

BẠN CÓ BIẾT các nhà hàng, khách sạn đã chuyển sang dùng Phần mềm tính tiền nhà hàng, khách sạn thay vì cách quản lý thủ công. Điều này giúp GIẢM THẤT THOÁT đáng kể

Bài toán tài chính không chỉ cần được làm chặt ở việc kiểm soát thất thoát nội bộ mà người chủ còn cần phải nắm được các chỉ số này liên tục, kịp thời để chủ động điều chỉnh hoạt động kinh doanh. Lấy ví dụ như một khách sạn cho thuê phòng khoảng một tháng gần đây thường xuyên trống khách vào các tối thứ 2,3. Dựa vào báo cáo hoạt động kinh doanh, so sánh nguồn thu các tháng, người chủ có thể tìm ra nguyên nhân khiến doanh thu đi xuống, chính xác ngày nào, giờ nào phòng trống để đưa ra chiến lược khuyến mãi, kích cầu khách thuê phòng. 

Quản lý khách sạn cần lưu ý điều gì? Cách quản lý khách sạn hiệu quả

MIỄN PHÍ dùng thử

3. Huấn luyện kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống cho nhân viên 

Ngành dịch vụ có liên kết mật thiết, phụ thuộc rất lớn vào yếu tố con người. Làm thế nào để quản lý khách sạn hiệu quả, kinh nghiệm quản lý khách sạn là phải đào tạo đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, tận tình, có kỹ năng xử lý tình huống tốt và khả năng giao tiếp làm hài lòng khách hàng. Người nhân viên giống như bộ mặt của khách sạn, nhà hàng đó, khách hàng tiếp xúc với nhân viên cảm thấy hài lòng, có thiện cảm thì họ sẽ trở lại sử dụng dịch vụ và góp phần lan tỏa hình ảnh tốt về thương hiệu. 

Một số tiêu chuẩn, huấn luyện kỹ năng giao tiếp cho nhân viên như:
- Tiêu chuẩn về ngoại hình, trang phục, cử chỉ lịch thiệp
- Nhã nhặn, lễ phép trong lời nói, tận tâm phục vụ khách hàng
- Kỹ năng giao tiếp khéo léo, xử lý tình huống linh hoạt
- Đức tính trung thực, cầu toàn, chịu được áp lực công việc 
- Khả năng bao quát công việc, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề

Xem thêm: Phần mềm quản lý khách sạn phổ biến nhất - Đơn giản dễ dùng 

4. Ứng dụng công nghệ vào quản lý khách sạn nhà hàng

Một trong những kinh nghiệm quản lý khách sạn nhà hàng hữu hiệu nhất hiện nay là ứng dụng công nghệ để quản lý thay vì cách quản lý truyền thống kém hiệu quả như trước đây. Phần mềm quản lý khách sạn nhà hàng KiotViet được nhiều chủ cơ sở kinh doanh tin dùng vì giúp họ giải quyết được tất cả các vấn đề đang gặp phải, cụ thể như sau: 

4.1. Quản lý thu chi khách sạn nhà hàng chính xác, liên tục 

Với tính năng tự động cập nhật doanh thu theo thời gian thực, phần mềm quản lý khách sạn KiotViet giúp các chủ nhà hàng, nhà nghỉ, khách sạn, homestay kiểm soát doanh thu mọi lúc mọi nơi. Chỉ cần mở điện thoại có ứng dụng quản lý khách sạn/nhà hàng của KiotViet lên, bạn lập tức nắm được tổng số tiền thu được ở thời điểm ngay lúc đó. Nếu muốn xem báo cáo doanh thu chi tiết hoặc so sánh với các ngày tương tự trong tuần, tháng, năm,... chỉ cần nhấn nút đơn giản trên điện thoại, phần mềm sẽ cập nhật đầy đủ. 

Sử dụng app KiotViet - Quản lý thu chi khách sạn dễ dàng, nhanh chóng

4.2. Giám sát tình hình kinh doanh mọi lúc mọi nơi 

Sử dụng công cụ quản lý khách sạn thông minh, chủ cơ sở kinh doanh chỉ cần đăng nhập vào phần mềm quản lý khách sạn nhà hàng hoặc app quản lý của KiotViet là biết chính xác số lượng phòng đang được sử dụng, số phòng trống, số phòng đã có khách đặt trước. Đồng thời nhân viên phục vụ dễ dàng thực hiện thao tác thanh toán trên hệ thống, dựa theo giờ check-in, check-out của khách sẽ hiển thị số tiền phòng chính xác, ngăn chặn thất thoát, báo cáo hệ thống tự động, quản lý dễ dàng. 

Phần mềm quản lý khách sạn KiotViet - Giám sát kinh doanh mọi lúc mọi nơi

4.3. Quản lý chấm công tính lương nhân viên 

Phần mềm quản lý thu chi khách sạn không những giúp chủ cơ sở kinh doanh quản lý doanh thu, tình hình kinh doanh dễ dàng mà còn hỗ trợ quản lý nhân viên hiệu quả. Ứng dụng cho phép kết nối máy chấm công, tích hợp tính lương cho nhân viên dựa trên báo cáo hệ thống. Đối với những cơ sở lưu trú thuê nhân viên theo giờ, làm ca linh hoạt có thể dựa vào dữ liệu trích xuất trên phần mềm để trừ tiền hoặc cộng tiền tăng ca phù hợp, không cần ghi chép, tính toán thủ công như trước đây. Bên cạnh đó, KiotViet cũng có tính năng trích xuất hoa hồng cho nhân viên, thưởng tiền cho nhân viên môi giới dựa trên mỗi khách hàng/ đoàn khách đăng ký sử dụng dịch vụ lưu trú. 

Hiện nay, phần mềm quản lý khách sạn nhà hàng KiotViet đang có chương trình trải nghiệm dùng thử hoàn toàn Miễn Phí 10 ngày. Đăng ký dùng thử ngay tại đây:

MIỄN PHÍ dùng thử

4.4. Thiết lập và quản lý chương trình khuyến mãi

Quản lý khách sạn nhà hàng thường sẽ có rất nhiều chương trình khuyến mãi, voucher giảm giá hoặc chiết khấu được thực hiện. Nếu chỉ dựa trên cách quản lý kiểu cũ thì nhân viên sẽ rất dễ nhầm lẫn khi áp dụng chương trình khuyến mãi, giảm giá cho khách. Hoặc chính người quản lý cũng khó khăn trong việc tính toán, nắm bắt thông tin. Đây là kẽ hở để nhân viên rút lõi. Tuy nhiên nếu sử dụng phần mềm quản lý khách sạn thì 100% thông tin chương trình được công khai minh bạch, khi thanh toán, hệ thống sẽ ghi nhận những khách hàng nào được giảm tiền, giảm bao nhiêu, áp dụng chương trình nào, ai là nhân viên tạo hóa đơn thanh toán này. Điều này giúp nhân viên không nhầm lẫn trong áp dụng chương trình khuyến mãi, đồng thời giúp người chủ tổng hợp nắm bắt thông tin, truy xuất lịch sử tạo đơn, kiểm tra chính xác kết quả của chương trình khuyến mãi. 

4.5 Quản lý tình trạng dọn dẹp linh hoạt

Một tính năng rất nổi bậtcủa phần mềm quản lý khách sạn KiotViet đó là quản lý buồng phòng thông minh. Lễ tân cũng có thể xem lịch sử sử dụng phòng giúp quản lý phòng trống/đang có khách/sắp trả phòng/đã đặt trước để có kế hoạch dọn dẹp và đón tiếp phù hợp. Nhân viên buồng phòng dễ dàng nhận yêu cầu kiểm phòng, dọn phòng nhanh chóng qua app trên điện thoại. Theo dõi và chủ động chuyển trạng thái dọn phòng (chưa dọn/sạch) trên hệ thống, rút ngắn thời gian tiếp nhận thông tin từ lễ tân tới bộ phận buồng phòng. 

Phần mềm cũng hỗ trợ quản lý chi tiết các sản phẩm cố định trong phòng như: khăn tắm, ga giường,...& các sản phẩm phụ thu, tự động cập nhật tồn kho và thêm vào hóa đơn khi khách trả phòng và thanh toán. 

Trên đây là những kinh nghiệm quản lý khách sạn nhà hàng hiệu quả mà các chủ cơ sở lưu trú nên áp dụng. Hãy theo dõi các bài viết trên website KiotViet.vn để đọc thêm nhiều kiến thức hữu ích nhé.