Bật mí kinh nghiệm tự setup quán cafe cho người mới kinh doanh

Chi phí thuê đội setup quán cafe quá cao là một khó khăn trong khi cửa hàng của bạn có quy mô không lớn. Thế nên, cách tốt hơn hết bạn nên tự tay setup cho quán cafe của mình để tiết kiệm tiền trong giai đoạn đầu kinh doanh. Song, việc tự tay setup mà không trang bị đầy đủ kiến thức thì cũng rất dễ gặp rủi ro. Với kinh nghiệm KiotViet đưa ra dưới đây, bạn hoàn toàn có thể áp dụng cho quán cafe của mình.

Xác định các khoản chi phí cho việc setup quán cafe

Khi mới bắt đầu setup quán cafe nhiều chủ đầu tư thường giữ tư tưởng là làm đến đâu tính đến đó dẫn đến hậu quả thiếu hụt ngân sách hay chi quá mạnh tay. Do vậy, việc xác định chi phí setup ban đầu rất quan trọng giúp bạn tránh được các khoản phát sinh không ngờ ảnh hưởng đến quá trình vận hành quán cafe.

Về cơ bản, bạn cần quan tâm xác định và tính toán có kế hoạch 2 khoản chi phí đó là: Chi phí cố định (gồm tiền thuê mặt bằng, nội thất, cơ sở vật chất, máy móc, thiết bị quản lý,...) và chi phí xoay vòng (gồm phí duy trì hàng tháng cho việc trả tiền điện nước, nhân viên, wifi, nguyên liệu,...). Xác định càng chính xác giúp bạn có một lộ trình sử dụng vốn một cách khoa học nhất, từ đó có thể yên tâm phát triển lâu dài cho quán cafe.

Xem thêm: 4 phương pháp kinh doanh quán cafe hiệu quả nhanh chóng

Nghiên cứu khách hàng và mô hình hoạt động của quán

Nghiên cứu khách hàng và mô hình hoạt động của quán

Tùy vào mô hình kinh doanh, sản phẩm đồ uống, địa điểm quán cafe của bạn mà tệp khách hàng tiềm năng cũng sẽ khác nhau. Khi bạn xác định đầy đủ thông tin về nhân khẩu học, thói quen, sở thích, hành vi uống,... của khách hàng, bạn sẽ có một định hướng cụ thể cho mô hình hoạt động của quán cafe.  

Ví dụ như cafe sách thì hướng đến các bạn trẻ, sinh viên,... địa điểm bạn mở cửa hàng ở khu vực có nhiều cơ quan, văn phòng, thì quán cafe thì quán cafe lịch sự, trang nhã,, bán những thức uống phổ biến cho người đi làm là một lựa chọn hợp lý.

Ngoài ra, từ định hình mô hình kinh doanh của quán cafe bạn cũng có thể xác định được khi setup quán cafe bạn cần chuẩn bị cơ sở vật chất, máy móc, thiết kế, menu,... như nào là phù hợp nhất.

Xây dựng menu phù hợp với khách hàng

Có rất nhiều yếu tố thu hút khách hàng đến quán cafe nhưng lý do khiến họ quay lại thêm lần nữa chính là đồ uống. 

Một vài yếu tố bạn cần lưu tâm trước khi xây dựng menu cho quán cafe như khách hàng là ai, mô hình hoạt động như thế nào, địa điểm của quán ở đâu,... Từ đó bạn sẽ có một hướng xây dựng menu đồ uống phù hợp nhất với nhu cầu của khách hàng. Ví dụ như, bạn không thể xây dựng một menu đồ uống đắt tiền cho đối tượng học sinh, sinh viên được.

Một đồ uống ngon và hấp dẫn phụ thuộc phần lớn vào công thức và bàn tay pha chế tài ba của bạn hoặc nhân viên. Trước khi xây dựng một menu hoàn chỉnh cho quán cafe, bạn hãy dành nhiều thời gian trải nghiệm đồ uống của quán cafe tương tự để hiểu được họ đang sở hữu những loại đồ uống gì và đánh giá xem bản thân có thể làm tốt hơn được không? 

Bên cạnh đó, hợp tác với đơn vị cung cấp nguyên vật liệu phù hợp cũng giúp bạn bán hàng ổn định và đồ uống luôn giữ được chất lượng tốt. Bạn cũng cần đến sự tư vấn, gợi ý từ các chuyên gia trong nghề để có một menu đồ uống phong phú và hấp dẫn khách hàng nhất. 

Hơn nữa, bạn hãy chú trọng sáng tạo những thức uống đặc biệt gắn với tên tuổi, thương hiệu của mình ngay từ giai đoạn setup quán cà phê để thu hút khách hàng.

Xem thêm: Bật mí 4 Mẹo thiết kế quán cafe có diện tích nhỏ cho chủ kinh doanh

Tuyển dụng và đào tạo nhân viên trong thời gian đầu

Tuyển dụng và đào tạo nhân viên trong thời gian đầu

Nếu là một người trong nghề pha chế lâu năm và đến nay đứng ra kinh doanh thì bạn có thể tự đứng ra đào tạo hướng dẫn cho những nhân viên mới vào của mình. Tuy nhiên, nếu bạn là một người tay ngang trong ngành thì chắc chắn sẽ gặp không ít khó khăn.

Trong giai đoạn đầu mở cửa hàng, nếu không có kinh nghiệm tốt hơn hết bạn nên tuyển chọn nhân viên có kinh nghiệm lâu năm trong nghề và trả cho họ một mức lương hậu hĩnh. Nhân viên đó sẽ giúp việc vận hành quán cafe được suôn sẻ và tiết kiệm được những chi phí không cần thiết.

Những nhân viên dày dặn kinh nghiệm sẽ thay bạn đào tạo người đến sau về các vấn đề liên quan đến phục vụ, dạy pha chế đúng cách, các quy trình liên quan tới bán hàng,... 

Hãy chú tâm vào quản lý cửa hàng

Khi bắt tay vào setup cho quán cafe bạn cần phải xây dựng quy trình vận hành chỉnh chu, hiệu quả và biết cách quản lý nếu muốn hoạt động lâu dài. Một số công việc căn bản bạn cần kiểm soát chặt chẽ như sau:

- Quy trình phục vụ khách hàng, từ khi bước vào cửa đến khi thanh toán ra về.

- Hệ thống quản lý doanh thu.

- Quy trình quản lý nguyên vật liệu nhập xuất, tồn kho.

- Báo cáo doanh thu hoạt động định kỳ.

- Bảng tính lương và các quy trình, nội quy quản lý nhân viên.

- Nguyên tắc ứng xử, cách thức xử lý tình huống thường gặp dành cho sự cố.

Để quản lý tốt nhất các công việc trên bạn nên sử dụng ngay phần mềm quản lý quán cafe. Phần mềm hỗ trợ bạn quản lý doanh thu chi phí chặt chẽ, xem báo cáo mọi lúc mọi nơi, rút ngắn quy trình phục vụ,... Từ đó, bạn sẽ dễ dàng kinh doanh quán cafe đạt được hiệu quả cao.