KiotViet hỗ trợ kết nối gian hàng với các đơn vị vận chuyển: Giao nhanh - Thanh toán chuẩn - Đối soát rõ ràng

Phần mềm quản lý bán hàng tích hợp vận chuyển, phù hợp ngành kinh doanh bán lẻ, giúp cho chủ cửa hàng/quản lý quản lý các nghiệp vụ phát sinh tại cửa hàng và được tích hợp tính năng kết nối với các đơn vị vận chuyển như Giaohangnhanh, GHTK, VNPost, ViettelPost, Ahamove, J&TExpress… để tạo nên quy trình xử lý đơn chuyên nghiệp.

Tại sao tích hợp đơn vị vận chuyển trong phần mềm quản lý bán hàng là cần thiết?

• Tối ưu hóa quy trình giao nhận

Việc tích hợp đơn vị vận chuyển vào phần mềm quản lý bán hàng giúp tối ưu hóa quy trình từ khâu đặt hàng, xử lý đơn hàng cho đến giao hàng. Thay vì phải thao tác qua nhiều nền tảng khác nhau, tất cả các công đoạn này đều được quản lý trên một hệ thống duy nhất. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình xử lý đơn hàng.

• Tiết kiệm chi phí

Khi tích hợp các đơn vị vận chuyển vào hệ thống, chủ shop có thể dễ dàng so sánh chi phí vận chuyển của nhiều đơn vị khác nhau để lựa chọn phương án phù hợp nhất. Điều này giúp giảm thiểu chi phí vận chuyển, nâng cao lợi nhuận trong quá trình vận hành kinh doanh.

• Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Khách hàng ngày nay mong đợi sự nhanh chóng và chính xác trong quá trình giao hàng. Việc tích hợp đơn vị vận chuyển vào phần mềm quản lý bán hàng giúp đảm bảo thông tin giao hàng chính xác và kịp thời, từ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Các đơn vị vận chuyển tích hợp trong phần mềm quản lý bán hàng KiotViet:
+ Giao Hàng Nhanh (GHN)
+ Giao Hàng Tiết Kiệm (GHTK)
+ Viettel Post
+ VNPost
+ AhaMove
+ J&T
+ BEST Express
+ Ninja Van
+ EMS
+ Grab
+ Shopee Xpress
+ Be
Sự đa dạng này giúp chủ shop có nhiều lựa chọn phù hợp với nhu cầu và đặc thù kinh doanh của mình.

Xem thêm: Tạo website bán hàng ngay trên phần mềm quản lý KiotViet ngành FnB: Xem menu, lựa món ăn, đặt hàng trực tuyến nhanh chóng, tiện lợi

Cách thức hoạt động của tính năng tích hợp đơn vị vận chuyển trong phần mềm quản lý bán hàng KiotViet 

1. Tạo đơn hàng và chọn đơn vị vận chuyển

Khi tạo đơn hàng trên KiotViet, người dùng có thể chọn ngay đơn vị vận chuyển tích hợp trong hệ thống. Thông tin đơn hàng sẽ tự động được gửi đến đơn vị vận chuyển mà không cần phải nhập liệu thủ công.

2. Tự động tính toán chi phí vận chuyển

Phần mềm sẽ tự động tính toán chi phí vận chuyển dựa trên khối lượng, kích thước hàng hóa và khoảng cách giao hàng. Điều này giúp người bán dễ dàng cung cấp thông tin chi phí chính xác cho khách hàng.

3. Theo dõi tình trạng đơn hàng, hiển thị bản đồ hành trình, định vị tài xế giao hàng

Bản đồ hành trình từ địa chỉ shop đến địa chỉ người nhận sẽ được hiển thị rõ ràng, với số Km chính xác. Sau khi tạo đơn hàng, chủ shop chỉ cần click vào mã vận đơn và kích vào đường link hiện lên, lập tức bản đồ hành trình sẽ hiện ra cùng với hình ảnh định vị những tài xế hãng đang ở gần đó.

Một khi nhận đơn, vị trí của tài xế sẽ được định vị rõ ràng trên bản đồ, cho phép chủ cửa hàng theo dõi sát sao quá trình vận chuyển hàng. Đồng thời, trạng thái đơn hàng cũng liên tục được cập nhật với thời gian cụ thể, là cơ sở giúp chủ shop quản lý quá trình ship hàng chính xác.

4. Ứng COD liền tay

100% các đơn hàng có mức COD nằm trong khung giới hạn của các gói dịch vụ sẽ được tài xế ứng tiền lập tức. Các chủ kinh doanh đơn giản chỉ cần chuẩn bị hàng và nhận tiền khi xế đến, không cần chờ đối soát để nhận chuyển khoản, cũng không cần lo sợ tài xế “bùng tiền” hay thu thiếu tiền của khách. Việc giao hàng giờ đây vừa dễ dàng, vừa chắc chắn.

Hướng dẫn sử dụng Cổng vận chuyển KiotViet

KiotViet hỗ trợ tính năng tích hợp với Hãng vận chuyển (HVC). Ngay khi Hóa đơn được tạo, các yêu cầu giao vận tự động được chuyển tới HVC sau đó trạng thái giao hàng cũng được đồng bộ tự động theo cập nhật.

I. Thiết lập tính năng giao hàng

- Hệ thống hỗ trợ bật tính năng theo 2 cách:

Cách 1: Thao tác nhanh trên màn hình Quản lý

Cách 2: Thao tác trên màn hình Thiết lập cửa hàng

- Cụ thể như sau:

1. Màn hình Quản lý

Để bật tính năng (áp dụng với gian hàng chưa bật tính năng giao hàng hoặc đã bật tính năng giao hàng nhưng chưa Kích hoạt Cổng vận chuyển KShip), bạn kích chọn Giao hàng -> kích chọn Kích hoạt ngay.

Hệ thống hiển thị thông tin tương tự màn hình Thiết lập cửa hàng, bạn thực hiện tiếp các thao tác để lưu thiết lập.

2. Thiết lập cửa hàng

- Trong Thiết lập -> Thiết lập cửa hàng -> Giao dịch ->​ Giao hàng, trong Chi tiết bạn có thể tùy chọn bật hoặc tắt tính năng tự động tạo vận đơn thông qua HVC.

- Để bật tính năng:

Bạn tích vào Kích hoạt Cổng vận chuyển KShip

Bạn điền thông tin trên pop-up -> chọn Kích hoạt. Lưu ý:

+ Số điện thoại: Là thông tin bắt buộc. Hệ thống tự động lấy số điện thoại của cửa hàng trong mục Thông tin cửa hàng, nếu cửa hàng chưa nhập số điện thoại thì trường này sẽ để trống và yêu cầu phải nhập số điện thoai để kích hoạt.

+ Email nhận thông tin: Là email nhận thông báo từ KiotViet. Không bắt buộc nhập.

+ Mã voucher: Là mã voucher/ khuyến mại cửa hàng được KiotViet tặng khi kích hoạt tính năng giao hàng. Nếu không có mã voucher thì bỏ trống.

+ Địa chỉ lấy hàng: Mặc định theo địa chỉ cửa hàng trong mục Thông tin cửa hàng, bạn có thể thay đổi mà không ảnh hưởng đến địa chỉ thiết lập thông tin cửa hàng.

+ Sản lượng đơn: Mặc định là Ít hơn 5 đơn hàng/ngày, bạn có thể chọn sản lượng tương ứng của gian hàng.

Hệ thống hiện thông báo kích hoạt thành công, bạn đã có thể lên đơn giao hàng. 

Dùng thử miễn phí

Các câu hỏi thường gặp của chủ shop khi kích hoạt tính năng giao hàng trên phần mềm quản lý bán hàng KiotViet

1/ Quy định về thời gian đối soát, thanh toán của KiotViet đối với người dùng

 - Người Dùng đồng ý ủy quyền cho KiotViet:  

      • Thu hộ tiền hàng (COD) thông qua các Hãng Vận Chuyển 
      • Thanh toán tiền cước phí vận chuyển cho Hãng Vận Chuyển. 

 - Tiền COD và các khoản chi phí Người Dùng phải trả sẽ được tiến hành thanh toán 3 lần/tuần vào thứ 3, thứ 5 và thứ 7 hàng tuần.

      • Thanh toán ngày thứ 3 gồm toàn bộ các đơn hàng thành công vào các ngày thứ 6, thứ 7, chủ nhật của tuần liền trước đó;
      • Thanh toán ngày thứ 5 bao gồm toàn bộ các đơn hàng thành công các ngày thứ 2, thứ 3 cùng tuần;
      • Thanh toán ngày thứ 7 bao gồm toàn bộ các đơn hàng thành công các ngày thứ 4, thứ 5 cùng tuần.

- Hình thức: 

   • Thông tin về các đơn hàng được đối soát trong kỳ được gửi thông qua email doisoat.kiotviet@citigo.net
      • Phương thức thanh toán: Chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng Người Dùng đã đăng ký với KiotViet.

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách kích hoạt đơn vị vận chuyển trên phần mềm quản lý bán hàng

2/ Quy định về các loại hàng hóa được phép gửi hoặc cấm gửi của các hãng vận chuyển

Tất cả hàng hóa vận chuyển qua Dịch vụ giao hàng của KiotViet đều phải cam kết tuân thủ theo quy định của Pháp luật Việt Nam và quy định riêng của từng Hãng vận chuyển. Với các hàng hóa thuộc danh mục cấm theo quy định của Pháp luật Việt Nam và quy định của từng Hãng vận chuyển, KiotViet sẽ không chịu trách nhiệm nếu hàng hóa bị thu giữ, tiêu hủy, hay hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Người dùng sẽ chịu hoàn toàn trách nhiệm đền bù cho KiotViet/Hãng vận chuyển và trách nhiệm trước Pháp luật Việt Nam khi gửi hàng vi phạm Quy Định này và Pháp luật Việt Nam.

3/ Quy định về bồi thường của các hãng vận chuyển trong trường hợp hàng hóa mất mát/hư hỏng trong quá trình vận chuyển

KiotViet/HVC không có nghĩa vụ phải bồi thường Người dùng trong các trường hợp sau:

• Đơn hàng đã được phát theo thỏa thuận và người nhận không có khiếu nại gì về đơn hàng tại thời điểm nhận.
• Người dùng không chứng minh được việc gửi và suy suyển, hư hỏng của đơn hàng.
• Người dùng không thực hiện đúng các quy định về khiếu nại, giải quyết tranh chấp theo thỏa thuận và quy định của Luật Bưu chính.
• Thiệt hại xảy ra hoàn toàn do lỗi vi phạm của Người dùng hoặc do đặc tính tự nhiên, khuyết tật vốn có của đơn hàng.
• Đơn hàng/Vật phẩm trong đơn hàng không có hóa đơn, chứng từ hợp pháp, bị tịch thu hoặc tiêu hủy theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc pháp luật nước nhận.
• Các trường hợp bất khả kháng theo quy định của pháp luật. 

Tính năng tích hợp đơn vị vận chuyển trong phần mềm quản lý bán hàng KiotViet mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho nhà kinh doanh. Từ việc tối ưu hóa quy trình giao nhận, tiết kiệm chi phí, nâng cao trải nghiệm khách hàng cho đến việc cải thiện hiệu quả quản lý, tất cả đều góp phần giúp việc kinh doanh phát triển bền vững trong môi trường ngày càng cạnh tranh. Với sự hỗ trợ của KiotViet, việc quản lý bán hàng và vận chuyển chưa bao giờ trở nên dễ dàng và hiệu quả đến thế.