KPI quản lý kho bao gồm những công việc gì?

KPI (Key Performance Indicator - chỉ số đo lường hiệu suất) là một công cụ để đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng. Không chỉ được sử dụng nhiều trong các công việc về tài chính, kinh tế, KPI còn được áp dụng hiệu quả trong việc đo lượng hiệu quả quản lý kho. Vậy KPI quản lý kho gồm các tiêu chuẩn nào và được thực hiện ra sao, cùng theo dõi qua bài viết dưới đây nhé.

--- Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet chia sẻ đến bạn kiến thức hữu ích ---

Xem thêm: 6 kỹ năng quản lý kho nhất định phải có của nhân viên kho hàng

1. Các yêu cầu cần có trong KPI quản lý kho

1.1. Các tiêu chuẩn để đưa vào bảng đánh giá KPI

Đầu tiên để thực hiện đúng và hiệu quả KPI quản lý kho, nhà quản lý phải đặt ra những tiêu chuẩn để đưa vào bảng đáng giá KPI. Những tiêu chuẩn này hỗ trợ cho quản lý kho đánh giá và đo lường hiệu quả làm việc của nhân viên chính xác nhất.

1.1.1. KPI về tuân thủ nguyên tắc xuất nhập

Nhân viên thực hiện các công việc trong kho luôn phải đảm bảo KPI được giao

Nhân viên khi thực hiện các công việc trong kho luôn phải đảm bảo chỉ thực hiện việc xuất/nhập kho khi có chứng từ hợp lý. Trong đó các chỉ tiêu đánh giá cụ thể bao gồm:

• Đảm bảo kiểm đếm đúng số lượng, chủng loại hàng nhập/xuất kho
• Giám sát chặt chẽ chất lượng hàng nhập kho. Thông báo cấp trên trực tiếp hay người phụ trách mua hàng ngay khi phát hiện chất lượng hàng nhập không đảm bảo đúng yêu cầu
• Cấp phát kịp thời nguyên vật liệu cho bộ phận sản xuất theo yêu cầu.
• Đảm bảo hàng hóa phải được xuất hàng đúng theo quy định và việc xuất hàng, chất xếp hàng hoá lên phương tiện vận chuyển được thực hiện nhanh chóng theo đúng tiến độ và số lượng, chủng loại yêu cầu.
• Tuân thủ đúng các quy định, hướng dẫn công việc liên quan đến việc nhập/xuất hàng hoá

  Xem thêm: Quy trình quản lý kho theo ISO áp dụng sao cho đúng?

1.1.2. KPI về sắp xếp và bảo quản hàng hóa

Đây là tiêu chuẩn yêu cầu nhân viên phải tuân thủ đúng quy định về cách sắp xếp và bảo quản hàng hóa trong kho. Các tiêu chí cụ thể:

• Bảo quản tốt hàng hóa tránh bụi bặm, chuột, côn trùng… hay các nhân tố khác làm ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa. Báo cáo tình hình hàng hóa trong trường hợp hư hỏng, kém chất lượng hay có nguy cơ hư hỏng.
• Đảm bảo các hoạt động chuẩn bị cần thiết để công tác kiểm kê định kỳ được thực hiện thường xuyên.
• Bảo quản số lượng hàng hóa phụ trách tránh mất mát, thất thoát.

1.1.3. KPI về sổ sách chứng từ và vệ sinh kho bãi

Các nhân viên trong kho phải đảm bảo cập nhật kịp thời và đầy đủ vào sổ sách các nội dung khi phát sinh nghiệp vụ nhập/xuất kho theo quy định.

• Cập nhật số liệu vào thẻ kho chính xác, kịp thời. Đối chiếu thẻ kho định kỳ với kế toán theo đúng quy định.
• Cập nhật thẻ sản phẩm lưu kho theo đúng quy định.
• Lưu trữ và bảo quản tốt các sổ sách, chứng từ và thẻ kho theo quy định.

1.1.4. KPI về mức hoàn thành công việc được giao

Đây là chỉ số để đánh giá mức độ hoàn thành công việc được giao của nhân viên. Dựa vào phần trăm hoàn thành công việc cũng như đánh giá về thái độ làm việc của nhân viên, nhà quản lý sẽ dựa vào đó để đánh giá tiêu chuẩn này.

Xem thêm: Mẫu file excel KPI quản lý kho

1.2. Sắp xếp tầm quan trọng của từng tiêu chí và đánh giá

Với mỗi tiêu chí đánh giá, quản lý kho sẽ tiến hành đánh giá và cho điểm dựa trên biểu hiện của nhân viên. Điểm số từ thấp đến cao bao gồm:

• 1 – Yếu: Không đạt yêu cầu tối thiểu
• 2 – Trung bình: Đạt yêu cầu tối thiểu
• 3 – Khá: Đạt yêu cầu công việc
• 4 – Giỏi: Đạt yêu cầu và vượt trội
• 5 – Xuất sắc: Hoàn toàn vượt trội

Sau khi đã có điểm số đầy đủ, nhà quản lý cần tiến hành nhân điểm số của từng tiêu chuẩn với trọng số tương ứng và lấy tổng để ra kết quả đánh giá cuối cùng. Tầm quan trọng của từng tiêu chuẩn đánh giá có thể được sắp xếp như sau:

2. Làm sao để thực hiện KPI quản lý kho hiệu quả?

2.1. Xác định rõ yêu cầu công việc của quản lý kho

Quản lý kho là hoạt động liên quan trực tiếp đến việc tổ chức, bảo quản và quản lý hàng hóa vật tư, đảm bảo tính liên tục của công việc kinh doanh. Như vậy yêu cầu của quản lý kho đó là phải đảm bảo vệ sinh kho hàng sạch sẽ, hàng hóa trong kho luôn được bảo quản tốt nhất, số lượng hàng hóa ở mức tồn kho tối thiểu để đáp ứng nhu cầu khách hàng cũng như số liệu được ghi chép đầy đủ.

Chỉ khi xác định rõ yêu cầu công việc, quản lý kho cũng như nhân viên mới có thể thực hiện công việc hiệu quả nhất và đánh giá KPI chính xác.

2.2. Đưa ra các tiêu chuẩn đánh giá có thể lượng hóa được

Các tiêu chuẩn đánh giá KPI cần được đưa ra dựa trên yêu cầu của công việc. Bên cạnh đó những tiêu chuẩn này cũng cần lượng hóa được trong quá trình đánh giá. Như vậy nhà quản lý mới có thể đánh giá bằng số liệu một cách chính xác, hạn chế tình trạng đánh giá bằng cảm tính thiếu tính khách quan, khoa học.

Xem thêm: Sơ đồ quản lý kho hàng - vật tư đầy đủ, tránh thất thoát cho cửa hàng

2.3. Quy trình đánh giá KPI khách quan

Để thực hiện KPI quản lý kho hiệu quả, quản lý kho cần xây dựng quy trình đánh giá KPI khách quan:

• Bước 1: Đánh giá kết quả thực hiện KPI
• Bước 2: Duyệt kết quả KPI
• Bước 3: Tổng hợp kết quả KPI
• Bước 4: Sử dụng kết quả KPI để thông báo đến nhân viên và lên kế hoạch phát triển hợp lý
• Bước 5: Lưu hồ sơ tại bộ phận nhân sự

2.4. Sử dụng phần mềm KiotViet hỗ trợ việc đánh giá KPI quản lý kho

2.4.1. Nhập số liệu khi nhập kho, xuất kho, kiểm kho chính xác, rõ ràng, minh bạch

Với phần mềm KiotViet, người dùng có thể dễ dàng nhập số liệu chính xác vào phần mềm thay vì nhập số liệu thủ công vào sổ sách. Điều này không chỉ hạn chế tình trạng nhầm lẫn, sai sót mà còn hỗ trợ hoạt động kiểm kho chính xác và rõ ràng hơn.

• Phiếu nhập kho: Khi có giao dịch nhập hàng phát sinh, nhân viên sẽ lập phiếu nhập hàng với các thông tin về thời gian, nhà cung cấp, nhân viên nhập, mã hàng hóa, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá. Việc lập phiếu cụ thể và chi tiết sẽ giúp quản lý kho dễ dàng tìm kiếm, theo dõi cũng như kiểm soát tình hình hàng hóa có trong kho.

Phiếu nhập hàng trong phần mềm KiotViet

• Phiếu kiểm kho: Trong phần mềm KiotViet, phiếu kiểm kho sẽ được tạo tự động khi thêm mới hàng hóa. Nhờ đó số liệu sẽ được cập nhật nhanh chóng và kịp thời nhất, đảm bảo tiến độ kinh doanh của cửa hàng.

Phiếu kiểm kho trong phần mềm KiotViet

2.4.2. Phân quyền nhân viên quản lý kho

Tính năng phân quyền nhân viên của KiotViet sẽ giúp chủ cửa hàng có thể phân quyền sử dụng cho từng nhân viên ứng với nhiệm vụ công việc như nhân viên kho hay nhân viên thu ngân.

Xem thêm: Kiến thức phân quyền nhân viên kho - wiki KiotViet

Điều này sẽ giúp hạn chế tình trạng vượt quyền của nhân viên tại kho cũng như tại cửa hàng. Bên cạnh đó nó cũng hỗ trợ quản lý đánh giá chính xác tình hình thực hiện công việc của nhân viên kho.

Tính năng phần quyền nhân viên của phần mềm KiotViet

KPI quản lý kho là cách đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên chính xác và khách quan, giúp công việc tại kho diễn ra thuận lợi hơn. Hy vọng những chia sẻ trên đã giúp các bạn hiểu hơn về KPI quản lý kho và cách thực hiện hiệu quả.